Modelo de análise preliminar

Imaginar as diversas maneiras como um projeto pode correr mal parece uma receita para o desastre, mas, na verdade, essa é uma excelente forma de ajudar a equipe a elaborar soluções e mitigar o risco antes de surgir algum problema. Use este modelo de análise preliminar como auxílio para isso.

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Refletir sobre como um projeto poderia dar errado antes de começá-lo parece não ser o melhor ponto de partida, mas na verdade é uma estratégia inteligente para identificar possíveis riscos e resultados futuros. Dessa forma, você e a sua equipe já terão um plano caso surjam esses problemas e não estarão desprevenidos. Esta é a ideia básica por trás de um levantamento das possibilidades, e usar um modelo de auxílio ao debate de ideias para a sua análise preliminar é uma maneira fácil de começar sem grande esforço.

O que é uma análise preliminar de projeto?

Uma análise preliminar de projeto é um tipo de levantamento de ideias que a sua equipe pode realizar antes de dar início a um projeto para, assim, antecipar as maneiras como ele poderia dar errado. A análise se pauta por uma perspectiva a posteriori: refletir sobre um possível evento futuro como se ele já tivesse acontecido. A ideia é procurar brechas e usá-las para melhor identificar e planejar os possíveis riscos do projeto.

O que é um modelo de análise preliminar de projeto?

Trata-se de uma ferramenta replicável que você pode usar sempre que tiver de realizar uma análise preliminar de projeto para organizar as ideias principais e os itens de ação que surgirem como resultado da reunião de análise preliminar. O modelo em questão pode ser melhor aproveitado em uma ferramenta de gestão de trabalho colaborativo. Dessa forma, os membros da equipe do projeto podem contribuir para o levantamento de ideias em tempo real e todos podem usá-lo como lousa virtual.

O que incluir em um modelo de análise preliminar de projeto? 

Os bons modelos de análise preliminar contêm todos os elementos importantes necessários à realização exitosa de uma reunião de análise preliminar:

  • Trabalhos ou leituras preliminares: a contextualização é importante em uma reunião de análise preliminar, assim os membros de equipe do projeto podem realizar as suas próprias minianálises preliminares e apresentar as suas ideias no levantamento de ideias.

  • Pauta de reunião: compartilhar a pauta da reunião com antecedência dá à equipe tempo para fazer um levantamento de ideias em equipe e individualmente, bem como analisar os tópicos que esperam discutir durante o levantamento de ideias.

  • Categorias de levantamento de ideias: há dois aspectos em que a sua equipe deve trabalhar durante a análise preliminar: possíveis riscos futuros e possíveis soluções futuras para tais riscos.

  • Probabilidade de ocorrência: no caso dos riscos potenciais, esta é uma etiqueta ou identificador para ajudar a indicar a probabilidade de concretização do risco. Isto pode ajudar vocês a melhor priorizar e planejar o seu projeto de forma a minimizar os riscos. 

  • Prioridade: trata-se da classificação dos riscos por ordem de importância para o projeto. Nem todos os riscos se originam de igual forma, mas a priorização pode ajudar a sua equipe a enfocar os problemas mais importantes. 

Os benefícios do modelo de análise preliminar

A utilização de um modelo de análise preliminar de projeto pode proporcionar à sua equipe alguns benefícios importantes, como estes:

  • Proporciona consistência: um modelo garante que todos realizem uma reunião de análise preliminar de forma semelhante. Com o uso constante, todos ganham mais familiaridade com o processo, e uma reunião de análise preliminar se torna uma etapa integrada do processo de planejamento. 

  • Mitiga os riscos aos projeto: a prática de projeção futura implica em observação periódica para detectar possíveis falhas. Ao fim, isto evita a ocorrência daqueles possíveis resultados negativos futuros porque a sua equipe estará preparada para eles.

  • Incentiva a colaboração interdisciplinar antes do início do projeto: quando toda a equipe do projeto conclui um exercício de análise preliminar em conjunto, garante-se que todos estão em sintonia. Usar um software de gestão do trabalho como a Asana ajuda as equipes a interagir em tempo real, assim as equipes remotas podem juntas debater novas ideias. 

Recursos integrados

  • Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

  • Brief do projeto. O brief do projeto é uma maneira de comunicar detalhes e datas importantes para a equipe mais ampla do projeto. Certifique-se de que a equipe possa acessar com facilidade o brief do projeto ao disponibilizá-lo em um núcleo central de referência, como a Asana.

Aplicativos recomendados

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

  • Figma. As equipes usam a Figma para criar fluxos de usuário, wireframes, simulações de interface de usuário, protótipos e muitas outras coisas. Agora, é possível incorporar esses designs à Asana para que a sua equipe consiga consultar as peças de design mais atuais no contexto dos documentos do projeto. E, diferentemente do que ocorre com as capturas de tela, as integrações dinâmicas são atualizadas em tempo real, espelhando, assim, as alterações realizadas nos arquivos de design e eliminando os esforços relacionados à procura dos respectivos arquivos e à atualização das imagens.

  • Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes

Quais são as vantagens de realizar uma reunião de análise preliminar?

A realização de uma reunião de análise preliminar de projeto é uma forma de avaliar os riscos: a sua equipe toma o tempo necessário para propor ideias sobre coisas diferentes que podem potencialmente correr mal com o seu projeto antes mesmo de este começar. Isto dá tempo hábil para a sua equipe criar um plano de ação e descobrir como contornar entraves antes mesmo que isso se torne um problema.

Como usar o modelo para conduzir uma reunião de análise preliminar?

Criar um modelo numa plataforma de gestão de trabalho colaborativa é a melhor forma de utilizar um modelo de análise preliminar de projeto. Isto facilita a realização da análise preliminar porque você pode rapidamente replicar o seu modelo, adicionar uma pauta de reuniões e começar a utilizá-lo como uma lousa virtual.

Qual é a diferença entre uma reunião de análise preliminar e uma de retrospectiva?

Uma análise preliminar é uma sessão de levantamento de ideias que se realiza antes do início de um projeto para antecipar os riscos potenciais. Uma retrospectiva é uma reunião que se realiza após a conclusão de um projeto, na qual se analisa o que correu bem e as coisas que se pode melhorar no próximo projeto.

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