사전 분석 템플릿

프로젝트를 시작하기도 전에 프로젝트가 실패할 경우를 생각한다는 것은 좋지 않은 출발점으로 보일 수 있습니다. 하지만 실제로 이 방법은 잠재적 리스크와 향후 결과를 파악하는 데 유용한 스마트한 전략입니다. 이를 통해 문제가 발생할 때를 대비해 계획할 수 있습니다. 문제를 미리 파악하고 이에 대비하는 것은 프로젝트 사전 분석 브레인스토밍의 기본 아이디어입니다. 템플릿을 사용하여 사전 분석 브레인스토밍을 시작하면 간편하게 시작할 수 있습니다.

프로젝트 사전 분석이란?

프로젝트 사전 분석이란 팀이 프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트가 실패할 수 있는 여러 가지 경우를 예측하는 브레인스토밍의 한 유형입니다. 프로젝트 사전 분석은 앞을 내다본다는 개념을 기반으로 합니다. 즉, 미래에 일어날 수도 있는 일이 실제로 일어난 것으로 가정하고 이에 대비하는 것입니다. 프로젝트 사전 분석의 아이디어는 프로젝트가 실패할 수 있는 상황을 생각하고 이를 통해 발생할 수 있는 프로젝트 리스크를 미리 파악하고 대비하는 것입니다.

프로젝트 사전 분석 템플릿이란 무엇인가요?

사전 분석 템플릿은 복제 가능한 툴으로, 프로젝트 사전 분석을 수행할 때마다 사전 분석 미팅에서 도출한 주요 아이디어와 실행 과제를 체계적으로 정리하는 데 사용할 수 있습니다. 사전 분석 템플릿은 협업용 업무 관리 툴에서 가장 유용하게 사용할 수 있습니다. 이러한 툴에서 템플릿을 사용하면 프로젝트에 참여하는 팀원이 실시간으로 브레인스토밍을 할 수 있고 모두가 템플릿을 가상 화이트보드로 사용할 수 있습니다.

사전 분석 템플릿에 포함해야 하는 내용은 무엇인가요?

효과적인 사전 분석 템플릿에는 사전 분석 미팅을 성공적으로 진행하는 데 필요한 중요한 요소가 모두 포함되어야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 사전에 수행해야 할 일이나 읽어야 하는 자료: 프로젝트 팀원이 자체적으로 간단하게 사전 분석을 수행하고 이를 통해 얻은 아이디어를 브레인스토밍에 반영할 수 있도록 사전 분석 미팅의 배경 정보를 제공하는 것이 중요합니다.

• 미팅 안건: 미팅 안건을 미리 공유하면 팀원이 개별적으로 브레인스토밍할 수 있는 시간과 브레인스토밍시 논의할 주제를 분석할 수 있는 시간을 가질 수 있습니다.

• 브레인스토밍 카테고리: 팀이 사전 분석 미팅에서 도출해야 하는 두 가지 주요 사항이 있습니다. 바로 향후 발생할 수 있는 리스크와 이러한 리스크에 대한 해결책입니다.

• 발생 가능성: 발생할 가능성이 있는 리스크의 경우, ‘발생 가능성’은 해당 리스크가 발생할 가능성을 나타내는 라벨 또는 식별 정보입니다. 이를 통해 리스크를 최소화할 수 있는 방식으로 프로젝트의 우선순위를 지정하고 계획을 세울 수 있습니다.

• 우선순위: 우선순위는 프로젝트에 미치는 중요도에 따라 리스크의 순위를 매긴 것입니다. 모든 리스크가 동일한 우선순위에 놓여 있지 않으므로 리스크의 우선순위를 지정하면 팀이 가장 중요한 문제에 집중하는 데 도움이 됩니다.

사전 분석 템플릿의 이점

프로젝트 사전 분석 템플릿을 사용하면 팀이 다음과 같은 몇 가지 주요 이점을 얻을 수 있습니다.

• 일관성 제공: 템플릿을 사용하면 모두가 동일한 방식으로 사전 분석 미팅을 진행할 수 있습니다. 템플릿을 일관되게 사용하면 모두가 프로세스에 더욱 익숙해지고 사전 분석 미팅이 프로세스를 계획하는 한 과정이 됩니다.

• 프로젝트 리스크 완화: 미리 예측한다는 것은 실패할 가능성을 정기적으로 찾는 것을 의미합니다. 이를 통해 팀은 향후 부정적인 영향을 미칠 결과에 대비할 수 있으므로 이를 막을 수 있습니다.

• 프로젝트 시작 전 여러 팀 간의 협업 촉진: 프로젝트 팀의 모든 구성원이 함께 사전 분석을 완료하면 모두가 동일한 정보를 파악할 수 있습니다. Asana와 같은 업무 관리 소프트웨어를 사용하면 팀이 실시간으로 소통할 수 있어 원격으로 근무 팀도 함께 브레인스토밍에 참여할 수 있습니다.

포함된 기능

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

• 프로젝트 브리프: 프로젝트 브리프는 프로젝트 팀 전체에 중요한 세부 정보와 일정을 전달하는 수단입니다. 프로젝트 브리프를 Asana와 같은 일원화된 정보 소스에 두어 팀이 쉽게 액세스할 수 있도록 하세요.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

• Figma: 팀은 Figma를 사용하여 사용자 흐름, 와이어프레임, UI 목업, 시제품 등을 생성할 수 있습니다. 이제 이러한 디자인을 Asana에 추가하여 팀이 관련 프로젝트 문서에서 최신 디자인 작업물을 참조할 수 있습니다. 또한, 스크린샷과 달리 라이브 임베드는 디자인 파일의 변경 내용이 실시간으로 반영되어 정확한 파일을 찾고 이미지를 업데이트하는 번거로움을 덜어줍니다.

• Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

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