협업 툴이란?
다른 사람들과 협력하여 공동의 목표를 달성해야 하나요? 온라인 협업 툴이 핵심입니다. 단순히 이메일이나 채팅 앱과 같이 팀이 쉽게 커뮤니케이션을 하고 작업을 공유할 수 있는 툴도 있지만, 강력한 기능을 갖춘 툴을 사용하면 업무를 효율적으로 관리하고 더 생산적으로 협업할 수 있습니다.
온라인 협업 툴을 고려해야 하는 이유
여러 가지 이유로 협업에는 어려움이 따르기 마련입니다. 근무하는 장소와 시간이 다른 팀원이 있을 수 있습니다. 게다가 모든 업무가 여러 앱에 분산되어 있기도 합니다. 그 결과는 어떨까요?
가시성 부족
매니저, 리더, 팀원은 중요한 업데이트를 확인할 수 없어 놓치는 일이 많습니다.
모호한 목표
모든 사람이 정보를 검색하고, 어떤 업무를 해야 하는지 확인하고, 중복된 업무를 하는 데 시간을 낭비합니다.
부실한 계획
매니저와 리더는 팀이 어떤 업무를 수행하고 있는지 모르고 상태 미팅에 시간을 낭비합니다.
협업 툴로 팀의 역량 강화
뛰어난 협업 소프트웨어를 사용하면 업무를 한 곳에서 체계적으로 관리하여 커뮤니케이션과 정보 사일로를 제거할 수 있습니다. 모든 팀원이 누가 무엇을 수행하는지 파악할 수 있습니다. 또한, 쉽게 업무에 대해 논의하고, 아이디어를 공유하며, 기한 내에 프로젝트를 완료할 수 있습니다.
협업 툴 기능내 팀에 적합한 툴
물론 팀의 특정 요구 사항에 따라 다르지만, 뛰어난 협업 툴은 다음과 같은 기능을 제공해야 합니다.
파일 공유
파일(Google 문서, PDF, JPG 등) 공유는 팀이 협업하고 필요한 정보를 찾을 수 있는 하나의 "단일 정보 소스"를 만드는 데 필수입니다. 또한 애셋에 대한 세부 정보를 한 곳에 보관하기 위해 공유한 파일에 대해 논의할 수 있어야 합니다.
프로젝트 및 작업 일정 계획
작업을 배정하고 재배정하는 기능은 각 구성원이 우선순위를 파악하는 데 도움이 되며, 캘린더 및 기타 스케줄링 기능을 사용하면 팀이 계획을 토대로 협업하고, 진행 상태와 변경 사항에 대한 최신 정보를 얻을 수 있습니다.
업무 조율
마감일을 정하고, 필요에 따라 계획을 조정하고, 팀이 효율적으로 업무를 수행하려면 작업, 종속 관계, 마일스톤을 확인해야 합니다. 뛰어난 협업 툴을 사용하면 진행 상태를 항상 파악하고 마감일이 다가오거나 업무가 늦어지면 알림을 받을 수 있습니다.
원활한 커뮤니케이션
한 곳에서 프로젝트와 할 일 목록을 논의할 수 있다면 팀이 아이디어와 피드백을 실행하는 데 도움이 됩니다. 또한, 선택한 툴은 메시징 및 이메일 앱과 연동되어 팀이 선호하는 다양한 방식의 커뮤니케이션을 지원해야 합니다.
주요 프로젝트에는 진행되는 작업과 관련 인원, 완료해야 할 작업이 매우 많습니다. 하지만, Asana 덕분에 이 모든 일을 계획하고, 추적하고, 모든 구성원의 최신 상태를 파악할 수 있습니다.
—Maggie Green, 1A Auto 프로젝트 매니저
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