프로젝트 사전 분석을 수행하는 방법

전구를 발명하던 중 Thomas Edison은 “나는 실패하지 않았다. 나는 단지 10,000가지의 효과가 없는 방법을 발견했을 뿐이다”라고 말했습니다. 에디슨은 전구를 만들 때마다 실패한 점과 다음에 시도해야 할 점에 대해 새로운 것을 배웠습니다. 

잘못된 점을 이해하고 새로운 것을 시도하는 것은 프로세스를 반복하고 개선하는 훌륭한 방법입니다. 프로젝트 사전 분석이 하는 일은 바로 이것입니다. 프로젝트를 시작하기 전에 팀과 함께 사전 분석을 수행하여 무엇이 잘못될 수 있는지 상상해 보세요. 그러면 프로젝트를 실행할 때 무엇이 효과가 없고 무엇이 효과가 있을지에 대한 지식을 더 잘 갖추게 됩니다. 

프로젝트 사전 분석이란?

프로젝트 사전 분석(프로젝트를 시작하기 전)을 진행하는 동안 프로젝트 팀은 프로젝트의 끝을 내다보고 프로젝트가 실패했다고 상상합니다. 실패 지점에서부터 역으로 작업함으로써 팀은 프로젝트 리스크와 프로젝트가 진행됨에 따라 이를 피하는 방법을 더 잘 이해할 수 있습니다. 

프로젝트 매니저 또는 스크럼 마스터가 프리모템을 주도하지만, 프로젝트 팀 전체가 프로세스에 참여합니다. 프리모템 동안 더 다양한 관점을 가질수록 잠재적인 미래의 위험을 식별하고 그 위험이 발생하지 않도록 예방할 가능성이 높아집니다.

프리모템에 대해 들어본 적이 없다면, 걱정하지 마세요. 많은 프로젝트 팀이 프로젝트 종료 시 사후분석을 계획하여 팀과 함께 보고하거나 무엇이 잘못되었는지 이해하려고 합니다. 하지만 사후 분석은 너무 적고 너무 늦은 경우가 많습니다. 대신 사전 분석을 통해 프로젝트 리스크를 사전에 파악하고 문제가 발생하기 전에 해결할 수 있습니다. 

프리모템 vs 포스트모템

이름에서 알 수 있듯이 사전 분석과 사후 분석은 프로젝트 타임라인의 서로 다른 단계에서 발생합니다. 사전 분석은 프로젝트 시작 전에 이루어집니다. 이러한 분석 세션은 잠재적인 프로젝트 실패에 대한 선제적인 리스크 평가를 수행합니다. 

반면 사후 분석은 프로젝트가 끝난 후의 프로젝트 분석입니다. 특히 스크럼을 운영하는 팀에서 사후 분석을 회고(retrospective) 라고 부르는 것을 들어본 적이 있을 것입니다. 프리모템과 달리 포스트모템은 항상 프로젝트 실패에 관한 것은 아닙니다. 이 세션은 일반적으로 프로젝트가 잘못된 후 진행되지만, 프로젝트 팀이 공유하고자 하는 학습 내용을 추출하기 위해 프로젝트 사후 분석을 수행할 수도 있습니다. 

프리모템 vs 프로젝트 리스크 관리

프리모템은 프로젝트 리스크 관리 프로세스와 유사한 목적을 수행합니다. 이 두 프로세스는 모두 프로젝트 리스크를 선제적으로 식별하고 예방하는 데 도움이 됩니다. 두 가지의 주된 차이점은 위험을 식별하는 방법입니다. 

프로젝트 리스크 관리 프로세스에서 팀은 리스크 관리 대장을 통해 잠재적인 프로젝트 리스크를 식별하고 모니터링합니다. 확인된 리스크가 실제로 발생하면 팀은 이를 효율적이고 효과적으로 해결하기 위한 계획을 이미 마련해 둡니다. 

반면, 사전 분석을 진행하는 동안 팀은 프로젝트가 이미 실패했다고 가정합니다. 사전 분석은 리스크를 식별하고 관리하는 것에 그치는 것이 아니라 실제로 발생하는 리스크를 시각화하는 것에 더 중점을 둡니다. 이는 일부 팀원에게 유용한 정신적 구조입니다. '만약에'라는 말로 말하지 않는 것이 자유롭습니다. 그런 다음 프로젝트 리더는 이 정보를 사용하여 리스크를 줄이거나 경우에 따라 프로젝트 리스크 관리 계획을 수립합니다.

프리모템의 이점

프리모템은 다른 리스크 관리 계획과 마찬가지로 팀이 프로젝트 실패를 방지하는 데 도움이 됩니다. 하지만 팀이 실패가 이미 발생했다고 가정하고 그 시점에서 역으로 작업하는 사전 분석의 구체적인 프레임워크에는 몇 가지 뚜렷한 이점이 있습니다. 

프로젝트 사전 분석을 통해 다음을 수행할 수 있습니다.

• 미래 예측. 잠재적 후견은 이미 일어난 일을 상상하는 것입니다. 연구에 따르면, 미래 예측은 미래의 결과에 대한 이유를 올바르게 식별하는 능력을 30% 증가시킵니다. 

• 과도한 자신감을 줄입니다. 때로는 프로젝트의 성공을 너무 바래서 무의식적으로 편견에 사로잡혀 위험을 무시하기도 합니다. 프로젝트 리스크 분석을 수행하더라도 누구에게나 발생할 수 있습니다. 프리모템은 프로젝트가 이미 실패했다고 가정하므로 과도한 자신감으로 진실을 가릴 필요 없이 브레인스토밍할 수 있습니다. 

• 교차 기능 팀을 참여시킵니다. 프리모템은 핵심 프로젝트 팀뿐만 아니라 다양한 이해관계자가 참여하기 때문에 새로운 관점을 제시하고, 그렇지 않으면 식별할 수 없는 잠재적인 프로젝트 리스크에 대한 귀중한 인사이트를 제공합니다. 

• 프로젝트 리스크에 대응합니다. 대부분의 리스크 관리 계획과 마찬가지로 사전 분석은 잠재적인 프로젝트 리스크를 표시합니다. 그런 다음 프로젝트를 진행할 때, 귀하와 팀은 장애물을 더 잘 인식하고 이러한 위험이 발생할 경우 더 빠르게 식별할 수 있습니다.

사전 분석을 사용하기 위한 6단계

프리모템 기법을 사용하려면 프로젝트 계획의 잠재적 리스크를 식별하기 위해 실패 지점에서부터 역방향으로 작업합니다. 리스크를 식별한 후에는 해당 리스크의 발생 가능성과 심각도에 대해 브레인스토밍합니다. 마지막 단계는 발생할 가능성이 높거나 심각한 리스크가 발생하지 않도록 예방하는 것입니다.

1. 프로젝트 계획 작성

무엇이 잘못되었는지 상상하기 전에 먼저 무슨 일이 일어날지에 대한 일반적인 감각이 필요합니다. 여기서 프로젝트 계획이 중요한 역할을 합니다. 프로젝트 계획은 팀이 프로젝트에서 달성할 핵심 요소의 청사진입니다. 

프로젝트 계획은 7가지 부분으로 구성되어 있습니다.

1. 목표

2. 성공 지표

3. 이해관계자 및 역할

4. 범위 및 예산

5. 마일스톤 및 결과물

6. 타임라인 및 일정

7. 커뮤니케이션 계획

사전 분석을 수행하기 전에 프로젝트 계획을 생성하고 공유하세요. 팀은 프로젝트 계획이 무엇인지 정확히 이해해야 프로젝트가 어떻게 잘못될 수 있는지 생각할 수 있습니다. 이니셔티브의 복잡도에 따라 프로젝트 로드맵, 프로젝트 헌장 또는 비즈니스 케이스 를 공유할 수도 있습니다.

예를 들어, Asana에서 마케팅 캠페인을 위한 프로젝트 계획은 다음과 같습니다.

2. 이해관계자 초대하기

프리모템을 계획할 때 프로젝트가 실패할 수 있는 이유에 대한 인사이트를 가진 사람을 초대하세요. 여기에는 핵심 프로젝트 팀과 교차 기능 업무 파트너가 포함됩니다. 프로젝트 후원자나 경영진 이해관계자는 일상적인 프로젝트 업무에 익숙하지 않기 때문에 초대하는 것이 덜 중요합니다. 초대할 사람을 파악하는 데 도움이 되도록 RACI 차트 를 작성하세요. 

마케팅 캠페인 계획의 예시를 계속 이어가면, 관련 이해관계자는 다음과 같습니다.

• 마케팅 캠페인 리더이자 이메일 마케팅 매니저인 Daniela

• 캠페인 카피라이터인 Kabir

• 캠페인의 디자인 리더인 Avery

• 캠페인을 지원하는 소셜 미디어 매니저 Blake

• 동영상 매니저 Kat

3. 잠재적인 프로젝트 실패를 식별합니다

프로젝트 계획을 공유하고 이해관계자를 식별했다면 이제 실제로 사전 분석을 실행할 차례입니다. 프리모템 미팅의 첫 번째 단계는 브레인스토밍 세션으로, 두 부분으로 나뉩니다. 

시작하려면 각 팀원이 잠재적인 프로젝트 리스크에 대해 브레인스토밍해야 합니다. 팀이 같은 공간에서 브레인스토밍을 선호한다면 실시간으로 진행하거나, 미팅 전날 비동기식으로 브레인스토밍을 진행할 수 있습니다. 팀원들이 다른 팀원의 아이디어에 영향을 받지 않도록 혼자서 브레인스토밍하도록 하세요. 팀은 나중에 아이디어를 비교하고 공유할 시간을 갖게 됩니다.

프로젝트 리더는 팀이 모든 생각을 편안하게 공유할 수 있도록 해야 합니다. 일부 프로젝트 리스크는 다른 리스크보다 더 개인적이지만, 이러한 리스크를 무시하면 프로젝트의 성공에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 모든 사람이 자신의 생각을 편안하게 공유할 수 있도록 모두가 아이디어를 공유하기 전에 그룹 규범을 수립하는 것이 좋습니다.

예를 들어, 마케팅 캠페인 팀은 캠페인이 실패할 수 있는 다음과 같은 이유를 식별합니다. 

• 프로젝트 결과물이 제때 나오지 않습니다.

• 프로젝트 결과물이 맞춤법 및 그래픽 오류와 함께 제때 출시됩니다.

• 프로젝트가 예산을 초과합니다.

• 캠페인 메시지에 대한 부정적인 고객 피드백이 있어 홍보 효과가 저조합니다.

• 연관된 캠페인 랜딩 페이지가 중단되어 출시 주에 사용할 수 없습니다.

• 브랜드 캠페인 디자인 스타일이 경쟁사에 의해 복제됩니다.

• 마케팅 예산 삭감은 브랜드 캠페인 결과물과 타임라인에 영향을 미칩니다.

• 크리에이티브 전략이 고객에게 공감대를 형성하지 못하여 시장을 놓치고 브랜드 인식과 가치가 저하됩니다.

• 이해관계자가 결과물에 대해 서로 다른 생각을 가지고 있어 프로젝트 프로세스 중에 좌절감을 느낄 수 있습니다. 

4. 위험 공유

팀원들이 개별적으로 아이디어를 작성했다면 이제 그룹과 공유할 차례입니다. 본인이나 다른 팀 진행자가 모든 아이디어를 일원화된 정보 소스에 기록해야 합니다. 이상적으로는 이 프로세스가 시각적이어야 합니다. 그래야 팀원들이 잠재적인 실패에 대해 논의하고 해당되는 경우 이를 바탕으로 구축할 수 있습니다. 화이트보드나 협업 브레인스토밍 도구를 사용하여 모든 사람의 아이디어를 수집해 보세요.

모든 사람이 공유할 준비가 되면 회의실(또는 Zoom)을 돌아다니며 각 팀원이 한 번에 하나의 아이디어를 공유하도록 하세요. 한 팀원이 프로젝트의 모든 실패를 읽도록 하는 대신, 아이디어 중 하나를 공유하도록 격려한 다음 다음 사람에게 이동하도록 권장하세요. 이렇게 하면 모두가 발언할 수 있습니다. 추가할 중요한 사항이 없는 한 팀원들이 이유를 반복하지 않도록 권장하세요. 

5. 발생 가능성이나 심각도가 높은 리스크를 식별합니다 

팀이 사전 분석 브레인스토밍 세션에서 나열한 모든 프로젝트 실패가 발생할 가능성은 없습니다. 실패가 발생하더라도 프로젝트 목표에 영향을 미칠 만큼 심각하지 않을 수 있습니다. 일부 프로젝트 실패는 가능성이 너무 낮을 수 있으며, 다른 프로젝트 실패는 프로젝트에 영향을 미치고 완전한 실패를 초래할 만큼 크지 않을 수 있습니다. 팀으로서 목록을 살펴보고 발생 가능성이나 심각도가 높은 프로젝트 실패를 식별하세요. 

최종적으로 발생하는 리스크의 수는 프로젝트의 범위와 영향에 따라 달라집니다. 일반적으로 10개 정도가 적당하지만, 특정 상황에 따라 더 적거나 더 많을 수 있습니다. 

예를 들어, 마케팅 캠페인 프리모템 동안 팀은 해결해야 할 5가지 리스크를 식별합니다.

• 가능성 높음: 프로젝트 결과물이 제때 나오지 않습니다.

• 가능성 높음: 프로젝트가 예산을 초과합니다.

• 높은 심각도: 관련 캠페인 랜딩 페이지가 중단되어 출시 주에 사용할 수 없습니다.

• 높은 심각도: 크리에이티브 전략이 고객에게 공감대를 형성하지 못하여 시장을 놓치고 브랜드 인식과 가치가 저하됩니다.

• 해결하기 쉬움: 이해관계자가 결과물에 대해 잘못 이해하여 프로젝트 실행 단계에서 좌절감을 겪습니다.

6. 프로젝트 계획 검토 및 수정

프리모템 미팅이 끝나면 팀이 브레인스토밍한 내용을 프로젝트 계획에 적용합니다. 팀원이 식별한 실패 시나리오를 방지하기 위해 강화할 수 있는 프로젝트 계획의 약점을 찾으세요. 프로젝트를 시작하기 전에 리스크를 줄이고 향후 결과를 개선할 수 있는 기회입니다. 

대규모 이니셔티브를 진행 중이라면 발생 가능성이 높거나 심각도가 높은 실행 과제 중 일부를 리스크 관리 대장으로 변환하세요. 그런 다음, 실질적인 변경 사항을 만들거나 리스크를 완화하기 위해 새로운 툴을 도입한 경우, 프로젝트 계획의 변경 사항을 팀, 교차 기능 협업 참여자, 경영진 이해관계자 또는 프로젝트 후원자에게 제시하세요.

예를 들어, 마케팅 캠페인 사전 분석 후 각 리스크에 대처하는 방법은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 결과물이 제때 나오지 않을 가능성이 높습니다. 이러한 위험을 방지하려면 간트 차트와 같은 도구에서 작업을 확인하여 타임라인에서 작업을 시각화하고 결과물이나 방해 요소를 명확히 파악하세요. 경영진 이해관계자에게 정보를 제공하려면 주간 프로젝트 상태 보고서를 보내 모든 사람이 프로젝트 진행 상태를 파악할 수 있도록 하세요. 

• 프로젝트가 예산을 초과할 가능성이 높습니다. 이러한 위험을 방지하려면 월별 프로젝트 상태 보고서에 예산 업데이트를 포함하고 프로젝트 스폰서가 모든 예산 업데이트에 참여하도록 해야 합니다. 프로젝트를 시작하기 전에 예산을 재설정하여 문제가 발생할 경우를 대비하여 여유를 확보하세요.

• 캠페인 랜딩 페이지가 중단되면 브랜드 캠페인의 성공에 심각한 영향을 미칩니다. 이러한 위험을 방지하려면 공개하기 전 주에 스테이징 환경에서 페이지를 실행하여 제대로 작동하는지 확인하세요. 

• 고객에게 공감하지 못하는 크리에이티브 전략은 시장 실패와 브랜드 인식 및 가치 저하로 이어지기 때문에 브랜드 캠페인의 성공에 심각한 영향을 미칩니다. 이러한 위험을 방지하려면 제품 마케팅 팀의 페르소나 리서치를 프로젝트 계획과 프로젝트 브리프에 포함하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 합니다. 

• 프로젝트 이해관계자가 결과물에 대해 잘못 조율된 경우 프로젝트 중 좌절할 수 있습니다. 이러한 위험은 업무 관리 툴 과 같이 모든 프로젝트 정보에 대한 일원화된 정보 소스와 커뮤니케이션 계획 으로 쉽게 해결할 수 있습니다. 

사전 분석 후: 다음 단계는 무엇인가요? 

사전 분석은 프로젝트가 실패할 수 있는 이유를 이해하고 이러한 리스크가 표면화하는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 프리모템을 완료하면 이제 프로젝트를 실행하기만 하면 됩니다. 시작하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 모범 사례는 프로젝트 관리 리소스 허브 에서 확인하세요.