Modello di analisi pre-mortem

Pensare a cosa potrebbe andare storto durante la realizzazione di un progetto prima ancora del suo avvio non sembra il migliore dei modi per iniziare, ma in realtà è una valida strategia che aiuta a identificare potenziali rischi e risultati futuri. In questo modo, avrai un piano pronto qualora quei problemi si verificassero effettivamente ed eviterai di farti prendere alla sprovvista. Questa è l'idea di base di un brainstorming pre-mortem. Usare un modello per il brainstorming pre-mortem è un modo semplice per iniziare, senza troppi grattacapi.

Cos'è l'analisi pre-mortem di un progetto?

L'analisi pre-mortem di un progetto è un tipo di brainstorming che i team conducono prima che un progetto inizi, al fine di prevedere le cause che potrebbero portare al suo fallimento. Si basa sul concetto di un potenziale senno di poi: riflettere su un possibile evento futuro come se fosse già accaduto. L'idea è di cercare eventuali esiti negativi e utilizzarli per meglio identificare e gestire i possibili rischi del progetto.

Cos'è un modello di analisi pre-mortem dei progetti?

Un modello di analisi pre-mortem è uno strumento duplicabile, che puoi utilizzare ogni volta che conduci un'analisi pre-mortem di un progetto per organizzare idee chiave e azioni risultanti dalla riunione pre-mortem. È meglio utilizzarlo in uno strumento di gestione del lavoro collaborativo. In questo modo, i membri del team di progetto possono contribuire al brainstorming in tempo reale e tutti possono utilizzarlo come lavagna virtuale.

Cosa include un modello di analisi pre-mortem? 

Modelli di analisi pre-mortem efficaci contengono tutti gli elementi importanti necessari per condurre una riunione pre-mortem di successo. Eccone alcuni:

• Attività o letture di preparazione: è importante fornire il contesto di una riunione pre-mortem, in modo che i membri del team di progetto possano condurre la propria mini-analisi pre-mortem e apportare il loro contributo durante il brainstorming.

• Ordine del giorno: condividendo in anticipo l'ordine del giorno della riunione, consenti al tuo team di avere tempo sia per il brainstorming individuale che per valutare gli argomenti da discutere durante il brainstorming.

• Categorie del brainstorming: due sono gli aspetti principali che il tuo team dovrà discutere durante l'analisi pre-mortem: potenziali rischi futuri e potenziali soluzioni a tali rischi.

• Probabilità di accadimento: per i potenziali rischi, si tratta di un'etichetta o di un identificatore che aiuta a indicare la probabilità che un rischio si verifichi. Ciò può aiutarti a definire meglio le priorità e pianificare il progetto in modo tale da ridurre al minimo i rischi. 

• Priorità: è la classifica dei rischi in ordine di importanza per il progetto. I rischi non sono tutti uguali, pertanto definire le priorità può aiutare il tuo team a concentrarsi sui problemi che contano di più. 

Vantaggi dell'utilizzo di un modello di analisi pre-mortem

L'utilizzo di un modello di analisi pre-mortem di un progetto può offrire al tuo team alcuni importanti vantaggi. Eccone alcuni:

• Garantisce coerenza: l'utilizzo di un modello fa sì che tutti conducano una riunione pre-mortem in modo simile. Con un uso coerente, tutti acquisiscono maggiore familiarità con il processo e una riunione pre-mortem diventa parte integrante del processo di pianificazione. 

• Riduce i rischi di progetto: mettere in pratica il senno di poi potenziale significa cercare regolarmente eventuali esiti negativi. In fin dei conti, questo impedisce che in futuro qualcosa vada storto, perché il tuo team si è preparato per l'evenienza.

• Incoraggia la collaborazione prima dell'inizio del progetto: quando tutti i membri del team di progetto svolgono insieme un'analisi pre-mortem, sono tutti sulla stessa lunghezza d'onda. L'utilizzo di un software di gestione del lavoro come Asana può aiutare i team a connettersi in tempo reale, in modo che i team che lavorano da remoto possano fare brainstorming insieme. 

Funzionalità integrate

• Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

• Brief del progetto. Il brief del progetto è un modo di comunicare dettagli e date importanti all'intero team. Assicurati che il tuo team possa accedere facilmente al brief del progetto mettendolo a disposizione in un'unica fonte di riferimento come Asana.

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto. 

• Figma. I team utilizzano Figma per creare flussi di utenti, wireframe, bozze di interfacce utente, prototipi e molto altro. Ora è possibile incorporare questi progetti grafici su Asana, in modo che il tuo team possa fare riferimento a quelli più recenti nei documenti dei relativi progetti. A differenza degli screenshot, gli elementi incorporati dinamici si aggiornano in tempo reale per mostrare le modifiche effettuate in un file grafico, facendo risparmiare il tempo impiegato a trovare i file giusti e ad aggiornare le immagini.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

Domande frequenti