Come condurre un’analisi pre-mortem di un progetto

Durante l’invenzione della lampadina, Thomas Edison disse: “Non ho fallito, ho solo trovato 10.000 modi che non funzionano”. Ogni volta che creava una lampadina che non funzionava, Edison imparava qualcosa di nuovo su cosa non funzionava e cosa avrebbe dovuto provare in seguito. 

Capire cosa non funziona e provare qualcosa di nuovo è un ottimo modo per iterare e migliorare i processi. È esattamente ciò che fa un’analisi pre-mortem di progetto. Prima di iniziare il progetto, esegui un’analisi pre-mortem con il tuo team per immaginare cosa potrebbe andare storto. In questo modo, quando passi all'esecuzione del progetto, sai già cosa non funzionerà e cosa invece funzionerà. 

Cos'è l'analisi pre-mortem di un progetto?

Durante un’analisi pre-mortem (prima ancora di iniziare un progetto), il tuo team di progetto guarda avanti fino alla fine del progetto e immagina che sia fallito. Lavorando a ritroso dal punto di fallimento, il team può comprendere meglio i rischi del progetto e come evitarli man mano che il progetto avanza. 

I pre-mortem sono condotti dal project manager o dallo Scrum master, ma l’intero team di progetto partecipa al processo. Più prospettive diverse hai durante il pre-mortem, più è probabile che identificherai un potenziale rischio futuro e lo eviterai.

Se non hai mai sentito parlare di un pre-mortem, non sei l’unico. Molti team di progetto pianificano postmortem alla fine di un progetto, per fare il punto della situazione con il proprio team o capire cosa è andato storto, ma spesso un post mortem è troppo poco e troppo tardi. Al contrario, un pre-mortem identifica in modo proattivo i rischi del progetto e li affronta prima che si verifichino. 

Analisi pre-mortem e post-mortem a confronto

Come suggerisce il nome, i pre-mortem e i post-mortem si svolgono in fasi diverse della cronologia del progetto. Un’analisi pre-mortem viene effettuata prima dell’inizio del progetto. Queste sessioni di analisi servono come valutazioni proattive del rischio di un potenziale fallimento del progetto. 

Un post mortem, invece, è un’analisi di un progetto dopo che è stato completato. Potresti aver sentito parlare di post mortem anche come retrospettive, soprattutto dai team che utilizzano Scrum. A differenza di un’analisi pre-mortem, un’analisi post-mortem non riguarda sempre il fallimento del progetto. Queste sessioni si tengono più comunemente dopo che un progetto è andato storto, ma è anche possibile eseguire un post mortem di un progetto per estrarre eventuali insegnamenti che il team di progetto desidera condividere. 

Analisi pre-mortem e gestione dei rischi di progetto a confronto

Un’analisi pre-mortem ha uno scopo simile a quello di un processo di gestione dei rischi di progetto. Entrambi questi processi aiutano a identificare e prevenire i rischi di un progetto in maniera proattiva. La differenza principale è il modo in cui si affronta l’identificazione dei rischi. 

Durante il processo di gestione dei rischi di progetto, il tuo team identifica e monitora i potenziali rischi del progetto attraverso un registro dei rischi. Se un rischio identificato diventa realtà, il tuo team ha già un piano in atto per affrontarlo in modo efficiente ed efficace. 

In alternativa, durante un’analisi pre-mortem, il tuo team immagina che il progetto sia già fallito. L’analisi pre-mortem non riguarda tanto l’identificazione e la gestione dei rischi, quanto la visualizzazione di un rischio che si sta effettivamente verificando. Questa è una struttura mentale utile per alcuni membri del team. È liberatorio smettere di parlare al congiuntivo. Il responsabile del progetto prende quindi queste informazioni e le utilizza per ridurre i rischi o, in alcuni casi, creare un piano di gestione dei rischi del progetto.

I vantaggi del pre-mortem

Un pre-mortem, come qualsiasi piano di gestione dei rischi, aiuta te e il tuo team a prevenire il fallimento del progetto. Ma il framework specifico di un’analisi pre-mortem, in cui il team immagina che un errore sia già accaduto e lavora a ritroso da lì, ha alcuni vantaggi distinti. 

Con un'analisi pre-mortem di un progetto:

• Ottieni un senno di poi prospettico. Il potenziale senno di poi è quando immagini che qualcosa sia già accaduto. Secondo la ricerca, il senno di poi potenziale aumenta del 30% la capacità di identificare correttamente le ragioni dei risultati futuri. 

• Ridurre l’eccessiva sicurezza. A volte, desideri così tanto che un progetto che stai pianificando abbia successo che inconsciamente permetti ai tuoi pregiudizi di prendere il sopravvento e ignorare i rischi. Questo può accadere a chiunque, anche se si esegue un’analisi dei rischi del progetto. Un’analisi pre-mortem immagina che il progetto sia già fallito, quindi ti consente di fare brainstorming senza che l’eccessiva sicurezza offuschi la verità. 

• Coinvolgere team interfunzionali. Poiché un’analisi pre-mortem coinvolge una varietà di stakeholder, non solo il team principale del progetto, offre nuove prospettive e fornisce preziosi approfondimenti sui potenziali rischi del progetto che altrimenti non verrebbero identificati. 

• Allinearsi sui rischi del progetto. Come la maggior parte dei piani di gestione dei rischi, un’analisi pre-mortem segnala i potenziali rischi del progetto. Quindi, quando lavori al progetto, tu e il tuo team siete più consapevoli degli ostacoli e potete identificare quei rischi più velocemente se si verificano.

Sei passaggi per utilizzare un'analisi pre-mortem

Per utilizzare la tecnica del pre-mortem, parti dal punto di fallimento per identificare i potenziali rischi con il tuo piano di progetto. Una volta identificati i rischi, fai un brainstorming sulla probabilità e la gravità di tali rischi. Il passaggio finale consiste nel prevenire i rischi probabili o gravi.

1. Crea un piano di progetto

Prima di immaginare cosa sia andato storto, è necessario avere un'idea generale di ciò che accadrà. È qui che entra in gioco il piano di progetto. Un piano di progetto è un modello degli elementi chiave che il tuo team realizzerà durante il progetto. 

Un piano di progetto si compone di sette parti:

1. obiettivi

2. metriche di successo

3. stakeholder e ruoli

4. ambito e budget

5. traguardi e risultati finali

6. cronologia e programma

7. Piano di comunicazione

Crea e condividi il tuo piano di progetto prima di eseguire un'analisi pre-mortem. Il tuo team deve capire esattamente qual è il piano di progetto per pensare a come potrebbe andare storto. A seconda della complessità dell'iniziativa, potresti anche condividere una roadmap di progetto, un project charter o un business case.

Ecco un esempio di piano di progetto per una campagna di marketing su Asana:

2. Invita gli stakeholder

Mentre pianifichi il tuo pre-mortem, invita chiunque abbia approfondimenti sul perché il progetto potrebbe fallire. Ciò include il tuo team di progetto principale, nonché eventuali partner di lavoro interfunzionali. È meno importante invitare gli sponsor o gli stakeholder esecutivi, poiché non sono così coinvolti nel lavoro quotidiano del progetto. Per identificare più facilmente chi invitare, crea un grafico RACI. 

Per continuare con il nostro esempio di piano di campagna di marketing, gli stakeholder rilevanti includono:

• Daniela, responsabile della campagna di marketing e dell'email marketing

• Kabir, il copywriter della campagna

• Barbara, responsabile della progettazione della campagna

• Bruno, il social media manager che supporta la campagna

• Kat, la responsabile dei video

3. Identifica i potenziali fallimenti del progetto

Una volta condiviso il piano di progetto e identificati gli stakeholder, è il momento di eseguire effettivamente il processo di analisi pre-mortem. La prima fase della riunione pre-mortem è la sessione di brainstorming, che è divisa in due parti. 

Per iniziare, ogni membro del team dovrebbe fare un brainstorming sui potenziali rischi del progetto in autonomia. Puoi farlo in tempo reale se il tuo team preferisce fare brainstorming nella stessa stanza, oppure puoi provare a farlo in modo asincrono nei giorni che precedono la riunione. Assicurati che i membri del team lo facciano da soli, in modo che non siano influenzati dalle idee degli altri. Il tuo team avrà tempo per confrontarsi e condividere idee in seguito.

In qualità di responsabile del progetto, assicurati che il tuo team si senta a proprio agio nel condividere tutti i propri pensieri. Alcuni rischi di progetto sono più personali di altri, ma ignorarli può influire negativamente sulla riuscita del progetto. Valuta la possibilità di stabilire delle norme di gruppo prima che tutti inizino a condividere le proprie idee, in modo che tutti si sentano a proprio agio nel condividere i propri pensieri.

Per esempio, il team della campagna di marketing identifica i seguenti motivi per cui la campagna potrebbe fallire: 

• I deliverable del progetto non vengono consegnati in tempo.

• I deliverable del progetto vengono consegnati in tempo, ma con errori ortografici e grafici.

• Il progetto supera il budget.

• Il messaggio della campagna riceve feedback negativi dai clienti, con conseguente pubblicità negativa.

• Le pagine di destinazione della campagna associate si bloccano e non sono disponibili nella settimana di lancio.

• Lo stile di progettazione della campagna del marchio viene copiato dai concorrenti.

• I tagli al budget di marketing influiscono sui risultati finali e sulla tempistica della campagna del marchio.

• La strategia creativa non è in sintonia con i clienti, portando a un mancato successo sul mercato e a una riduzione della percezione e del valore del marchio.

• Gli stakeholder non sono allineati sui risultati finali, il che porta a frustrazione durante il processo del progetto. 

4. Condividi i rischi

Una volta che i membri del team hanno scritto le loro idee individualmente, è il momento di condividerle con il gruppo. Assicurati che tu o un altro facilitatore del team documentiate tutte le idee in un'unica fonte di riferimento. Idealmente, questo processo dovrebbe essere visivo, in modo che i membri del team possano discutere i potenziali fallimenti e, se necessario, svilupparli. Prova a utilizzare una lavagna o uno strumento di brainstorming collaborativo per acquisire le idee di tutti.

Quando tutti sono pronti a condividere, fai il giro della stanza (o di Zoom) e chiedi a ciascun membro del team di condividere un’idea alla volta. Invece di lasciare che un membro del team legga tutti i fallimenti del suo progetto, incoraggialo a condividere una delle sue idee e poi passa alla persona successiva, e così via. In questo modo, tutti avranno la possibilità di parlare. Incoraggia i membri del team a evitare di ripetere le motivazioni, a meno che non abbiano qualcosa di significativo da aggiungere. 

5. Identifica i rischi con alta probabilità o gravità 

Non tutti i fallimenti del progetto elencati dal tuo team durante la sessione di brainstorming pre-mortem si verificheranno. Anche se dovesse accadere, potrebbe non essere abbastanza grave da influire sugli obiettivi del progetto. Alcuni fallimenti del progetto sono probabilmente troppo improbabili, mentre altri probabilmente non sono abbastanza grandi da avere un impatto sul progetto e causare un fallimento totale. Analizza l’elenco con il tuo team e identifica i fallimenti del progetto che hanno un’alta probabilità o un’alta gravità. 

Il numero di rischi che si presentano dipende dall'ambito e dall'impatto del progetto. In generale, dieci è un buon numero, ma potresti averne meno o più a seconda della tua situazione specifica. 

Ad esempio, durante il pre-mortem della campagna di marketing, il team identifica cinque rischi da affrontare:

• Alta probabilità: i risultati finali del progetto non vengono consegnati in tempo.

• Alta probabilità: il progetto supera il budget.

• Gravità alta: le pagine di destinazione della campagna associate si bloccano e non sono disponibili nella settimana di lancio.

• Gravità alta: la strategia creativa non è in linea con i clienti, portando a un mancato successo sul mercato e a una riduzione della percezione e del valore del marchio.

• Facile da risolvere: gli stakeholder non sono allineati sui risultati finali, il che porta a frustrazione durante la fase di esecuzione del progetto.

6. Rivedi e aggiorna il piano di progetto

Una volta terminata la riunione pre-mortem, prendi ciò che il team ha elaborato e applicalo al piano di progetto. Cerca i punti deboli nel piano di progetto che puoi rafforzare per evitare alcuni degli scenari di fallimento identificati dai membri del team. Questa è la tua occasione per ridurre i rischi e migliorare i risultati futuri, prima ancora che il progetto inizi. 

Se stai lavorando a un'iniziativa di grandi dimensioni, inserisci alcune delle azioni con maggiore probabilità o gravità in un registro dei rischi. Quindi, se hai apportato modifiche sostanziali o introdotto nuovi strumenti per mitigare il rischio, presenta le modifiche nel piano di progetto al tuo team, ai collaboratori interfunzionali e agli stakeholder esecutivi o agli sponsor del progetto.

Ad esempio, dopo il pre-mortem della campagna di marketing, ecco come affrontare ogni rischio:

• C'è un'alta probabilità che i risultati finali del progetto non vengano consegnati in tempo. Per prevenire questo rischio, visualizza il tuo lavoro in uno strumento simile a un diagramma di Gantt per visualizzare le attività su una cronologia e avere un'idea chiara di eventuali risultati finali o ostacoli. Per tenere informati gli stakeholder esecutivi, invia resoconti settimanali sullo stato del progetto per mantenere tutti allineati sull'avanzamento del progetto. 

• C'è un'alta probabilità che il progetto superi il budget. Per prevenire questo rischio, includi gli aggiornamenti del budget nei resoconti mensili sullo stato del progetto e assicurati che lo sponsor del progetto sia informato di tutti gli aggiornamenti del budget. Prima di avviare il progetto, reimposta il budget per assicurarti di avere un po' di riserva, nel caso in cui si presentassero dei problemi.

• Il crash delle pagine di destinazione della campagna influisce gravemente sul successo della campagna del marchio. Per prevenire questo rischio, lancia le pagine in un ambiente di staging la settimana prima per assicurarti che funzionino bene prima di condividerle con il pubblico. 

• La strategia creativa che non risuona con i clienti influisce gravemente sul successo della campagna del marchio, perché porta a una perdita di mercato e a una riduzione della percezione e del valore del marchio. Per prevenire questo rischio, includi la ricerca sulle persone del team di marketing del prodotto nel piano di progetto e nel brief di progetto, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. 

• Gli stakeholder del progetto possono sentirsi frustrati durante il progetto se non sono allineati sui risultati finali. Questo rischio è facilmente risolvibile con un piano di comunicazione e un'unica fonte di riferimento per tutte le informazioni sul progetto, come uno strumento di gestione del lavoro. 

Dopo l'analisi pre-mortem: cosa succede dopo? 

L'analisi pre-mortem ti aiuta a capire perché un progetto potrebbe fallire e a evitare che tali rischi si manifestino. Una volta terminato il processo, non resta che eseguire il progetto. Per assistenza su come iniziare e sulle best practice per la gestione dei progetti, consulta il nostro centro risorse per la gestione dei progetti.