Premortem-sjabloon

Nadenken over hoe een project kan mislukken voordat je begint klinkt als een slechte manier om aan de slag te gaan. In werkelijkheid is het echter een slimme strategie om je te helpen potentiële risico's en toekomstige resultaten te identificeren. Zo beschik je over een plan als die problemen zich voordoen en word je niet overrompeld. Dit is het basisidee van een project-premortem-brainstorm. Je kunt een sjabloon gebruiken om je te helpen met je premortem-brainstorm van start te gaan. Dit biedt je een gemakkelijke manier om zonder al te veel inspanning van start te gaan.

Wat is een project-premortem?

Een project-premortem is een soort brainstorm die je team uitvoert voordat een project begint om te anticiperen op de manieren waarop een project kan mislukken. Het is gebaseerd op het concept van de vooruitziende blik: nadenken over een mogelijke toekomstige gebeurtenis alsof die al heeft plaatsgevonden. Het idee is te zoeken naar mogelijke mislukkingen en die te gebruiken om potentiële projectrisico's beter te identificeren en te plannen.

Wat is een project-permorten-sjabloon?

Een premortem-sjabloon is een tool die kan worden gedupliceerd en dat je elke keer kunt gebruiken dat je een project-premortem uitvoert om de belangrijkste ideeën en actiepunten die voortkomen uit de premortem-vergadering te organiseren. Het is het beste om een premortem-sjabloon te gebruiken in een tool voor gezamenlijk werkbeheer. Op deze manier kunnen leden van het projectteam in realtime bijdragen leveren aan de brainstorm en kan iedereen het gebruiken als een virtueel whiteboard.

Waaruit bestaat een premortem-sjabloon?

Goede premortem-sjablonen omvatten alle belangrijke elementen die vereist zijn voor het uitvoeren van een succesvolle premortem-vergadering. Hiertoe behoren:

• Werk dat vooraf moet worden gedaan en materiaal dat vooraf moet worden gelezen: Het is belangrijk om context te bieden voor een premortem-vergadering, zodat de leden van het projectteam hun eigen kleine premortem-analyse kunnen uitvoeren en die gedachten tijdens de brainstorm kunnen inbrengen.

• Vergaderagenda: Wanneer je vooraf een vergaderagenda deelt, krijgen je teamleden de tijd om zowel individueel te brainstormen als de onderwerpen te analyseren waarover ze worden geacht te discussiëren tijdens de brainstorm.

• Brainstorm-categorieën: Er zijn twee dingen waarvan je wilt dat je team ze aandraagt tijdens de premortem: potentiële toekomstige risico's en potentiële toekomstige oplossingen voor deze risico's.

• Waarschijnlijkheid van voorkomen: Voor potentiële risico's is dit een label of identificatie om aan te geven hoe groot de kans is dat het risico zich voordoet. Dit kan je helpen je project beter te prioriteren en te plannen op een manier die het risico minimaliseert. 

• Prioriteit: Dit is de rangschikking van risico's in volgorde van het belang dat ze hebben voor je project. Niet alle risico's zijn gelijk. Het vaststellen van prioriteiten kan je team helpen zich te concentreren op de problemen die het belangrijkst zijn. 

Voordelen van het gebruik van een premortem-sjabloon

Het gebruik van een premortem-sjabloon voor een project kan je team enkele belangrijke voordelen bieden. Hier zijn een paar manieren waarop je kunt profiteren van een premortem-sjabloon:

• Biedt consistentie: Het gebruik van een sjabloon zorgt ervoor dat iedereen een premortem-vergadering op dezelfde manier houdt. Bij consequent gebruik raakt iedereen meer vertrouwd met het proces en wordt een premortem-vergadering een geïntegreerd onderdeel van het planningsproces. 

• Verkleind projectrisico's: Leren vooruitzien betekent regelmatig zoeken naar potentiële mislukkingen. Uiteindelijk voorkomt dit dat die negatieve toekomstige resultaten daadwerkelijk plaatsvinden, omdat je team zich erop heeft voorbereid.

• Stimuleert onderlinge samenwerking voordat het project begint: Als iedereen in het projectteam samen een premortem-oefening doet, garandeer je dat iedereen op één lijn zit. Het gebruik van werkbeheersoftware zoals Asana kan teams helpen in realtime met elkaar verbonden te zijn, zodat teams gezamenlijk kunnen brainstormen. 

Geïntegreerde functies

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

• Projectbriefing. Een projectbriefing is een manier om belangrijke details en datums aan je bredere projectteam mee te delen. Zorg ervoor dat je team gemakkelijk bij je projectbriefing kan door deze in een centrale bron van waarheid te zetten zoals Asana.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• Figma. Teams gebruiken Figma om gebruikersstromen, wireframes, UI-mocks, prototypes en meer te maken. Je kunt deze ontwerpen nu integreren in Asana, zodat je team het laatste ontwerpwerk kan bekijken in de context van gerelateerde projectdocumenten. En, in tegenstelling tot schermafbeeldingen, worden live-insluitingen in realtime bijgewerkt om wijzigingen in een ontwerpbestand weer te geven, waardoor de overhead die gepaard gaat met het zoeken naar de juiste bestanden en het bijwerken van afbeeldingen, wegvalt.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

Veelgestelde vragen