Een project-premortem uitvoeren

Toen Thomas Edison de gloeilamp uitvond, zei hij: "Ik heb niet gefaald, ik heb gewoon 10.000 manieren gevonden die niet werken." Elke keer dat hij een mislukte gloeilamp maakte, leerde Edison nieuwe dingen over wat niet werkte en wat hij vervolgens moest proberen. 

Begrijpen wat niet werkt - en iets nieuws proberen - is een geweldige manier om je processen te herhalen en te verbeteren. Dat is precies wat een project-premortem doet. Voordat je het project start, voer je een premortem uit met je team om je voor te stellen wat er mis kan gaan. Als je dan naar de projectuitvoering gaat, ben je beter uitgerust met de kennis van wat niet zal werken - en wat wel. 

Wat is een project-premortem?

Tijdens een premortem (voordat je zelfs maar aan een project bent begonnen), kijkt je projectteam vooruit naar het einde van een project en stelt zich voor dat het is mislukt. Door achteruit te werken vanaf het punt van falen, kan je team de projectrisico's beter begrijpen en hoe je ze kunt vermijden naarmate je project vordert. 

Premortems worden geleid door de projectmanager of Scrum master, maar het hele projectteam neemt deel aan het proces. Hoe diverser de perspectieven tijdens de premortem, hoe groter de kans dat je een potentieel toekomstig risico identificeert en voorkomt dat dat risico zich voordoet.

Als je nog nooit van een premortem hebt gehoord, dan ben je niet de enige. Veel projectteams plannen postmortems aan het einde van een project, om met hun team te debriefen of te begrijpen wat er mis is gegaan, maar vaak is een postmortem te weinig, te laat. In plaats daarvan identificeert een pre-mortem proactief de projectrisico's en pakt ze aan voordat ze zich voordoen. 

Premortems versus postmortems

Zoals de naam al doet vermoeden, vinden premortems en postmortems plaats in verschillende stadia van de projecttijdlijn. Een premortem vindt plaats voordat een project begint. Deze analysesessies dienen als proactieve risicobeoordelingen van mogelijke projectfouten. 

Een postmortem daarentegen is een analyse van een project nadat het project is afgelopen. Je hebt misschien ook wel eens gehoord dat postmortems retrospectives worden genoemd, vooral door teams die Scrum gebruiken. In tegenstelling tot een premortem gaat een postmortem niet altijd over een mislukt project. Deze sessies worden meestal gehouden nadat een project fout is gegaan, maar je kunt ook een projectpostmortem uitvoeren om alle lessen te extraheren die het projectteam wil delen. 

Premortem versus projectrisicobeheer

Een premortem heeft een vergelijkbaar doel als een projectrisicobeheerproces. Beide processen helpen je om proactief projectrisico's te identificeren en te voorkomen. Het belangrijkste verschil tussen de twee is hoe je het identificeren van risico's aanpakt. 

Tijdens het projectrisicobeheerproces identificeert en bewaakt je team potentiële projectrisico's via een risicoregister. Als een geïdentificeerd risico werkelijkheid wordt, heeft je team al een plan om het efficiënt en effectief aan te pakken. 

Als alternatief stelt je team zich tijdens een premortem voor dat het project al is mislukt. Een premortem gaat minder over het identificeren en beheren van risico's en meer over het visualiseren van een risico dat zich daadwerkelijk voordoet. Dit is een nuttige mentale structuur voor sommige teamleden. Het is bevrijdend om te stoppen met praten in 'wat als'. De projectleider neemt deze informatie vervolgens en gebruikt deze om risico's te verminderen of, in sommige gevallen, een projectrisicobeheerplan op te stellen.

De voordelen van premortems

Een premortem helpt jou en je team, net als elk risicobeheerplan, om projectfouten te voorkomen. Maar het specifieke raamwerk van een premortem - waarbij je team zich voorstelt dat er al een fout is opgetreden en vanaf daar achteruit werkt - heeft een paar duidelijke voordelen. 

Met een project-premortem kun je:

• Krijg prospectieve achteraf wijsheid. Een vooruitziende blik is wanneer je je voorstelt dat iets al is gebeurd. Volgens onderzoek verhoogt prospectieve achterafkijkendheid het vermogen om de redenen voor toekomstige resultaten correct te identificeren met 30%. 

• Verminder overmoed. Soms wil je zo graag dat een project dat je plant slaagt, dat je onbewust je vooroordelen laat overheersen en risico's negeert. Dit kan iedereen overkomen, zelfs als je een projectrisicoanalyse uitvoert. Een premortem stelt zich voor dat het project al is mislukt, zodat je kunt brainstormen zonder dat overmoed de waarheid overschaduwt. 

• Betrek cross-functional teams. Omdat een premortem een verscheidenheid aan belanghebbenden omvat - niet alleen het kernprojectteam - brengt het nieuwe perspectieven en biedt het waardevolle inzichten in potentiële projectrisico's die je anders niet zou identificeren. 

• Afstemmen op projectrisico's. Zoals de meeste risicobeheerplannen, signaleert een premortem potentiële projectrisico's. Dan, wanneer je aan het project werkt, zijn jij en je team je meer bewust van de blokkades en kun je die risico's sneller identificeren als ze zich voordoen.

6 stappen om een premortem te gebruiken

Om de premortem-techniek te gebruiken, werk je achteruit vanaf het punt van falen om potentiële risico's met je projectplan te identificeren. Zodra je risico's hebt geïdentificeerd, brainstorm je over de waarschijnlijkheid en de ernst van die risico's. De laatste stap is het voorkomen van waarschijnlijke of ernstige risico's.

1. Maak een projectplan

Voordat je je voorstelt wat er mis is gegaan, moet je eerst een algemeen idee hebben van wat er gaat gebeuren. Hier komt het projectplan in het spel. Een projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste elementen die je team tijdens het project zal bereiken. 

Een projectplan bestaat uit zeven delen:

1. Doelen

2. Succescijfers

3. Belanghebbenden en rollen

4. Scope en budget

5. Mijlpalen en deliverables

6. Tijdlijn en planning

7. Communicatieplan

Maak en deel je projectplan voordat je een premortem uitvoert. Je team moet precies begrijpen wat het projectplan is om na te denken over hoe het mis kan gaan. Afhankelijk van de complexiteit van het initiatief, kun je ook een projectroutekaart, projectcharter of business case delen.

Hier is bijvoorbeeld een projectplan voor een marketingcampagne in Asana:

2. Nodig belanghebbenden uit

Nodig tijdens het plannen van je premortem iedereen uit die inzichten heeft in waarom het project zou kunnen mislukken. Dit omvat je kernprojectteam, evenals eventuele cross-functional werkpartners. Het is minder belangrijk om projectsponsors of leidinggevende belanghebbenden uit te nodigen, omdat ze niet zo afgestemd zijn op het dagelijkse projectwerk. Maak een RACI-tabellen om te helpen bepalen wie je moet uitnodigen. 

Om ons voorbeeld van een marketingcampagneplan voort te zetten, zijn de relevante belanghebbenden:

• Daniela, de marketingcampagneleider en e-mailmarketingmanager

• Kabir, de tekstschrijver voor de campagne

• Avery, de ontwerpverantwoordelijke voor de campagne

• Blake, de social media-manager die de campagne ondersteunt

• Kat, de videomanager

3. Identificeer mogelijke projectfouten

Zodra je je projectplan hebt gedeeld en je belanghebbenden hebt geïdentificeerd, is het tijd om de premortem daadwerkelijk uit te voeren. De eerste stap van de premortem-vergadering is de brainstormsessie, die is opgesplitst in twee delen. 

Om te beginnen moet elk teamlid zelf brainstormen over mogelijke projectrisico's. Je kunt dit live doen als je team graag in dezelfde ruimte brainstormt, of probeer asynchroon te brainstormen in de dagen voorafgaand aan de vergadering. Zorg ervoor dat je teamleden dit zelf doen, zodat ze niet beïnvloed worden door het idee van een ander teamlid. Je team heeft later tijd om ideeën te vergelijken en te delen.

Zorg er als projectleider voor dat je team zich op zijn gemak voelt bij het delen van al zijn gedachten. Sommige projectrisico's zijn persoonlijker dan andere, maar het negeren van die risico's kan een negatieve invloed hebben op het succes van het project. Overweeg om groepsnormen vast te stellen voordat iedereen zijn ideeën begint te delen, zodat iedereen zich op zijn gemak voelt om al zijn gedachten te delen.

Het marketingcampagneteam identificeert bijvoorbeeld de volgende redenen waarom de campagne zou kunnen mislukken: 

• Projectdeliverables gaan niet op tijd uit.

• Projectdeliverables gaan op tijd uit met spelfouten en grafische fouten.

• Het project overschrijdt het budget.

• Er is negatieve feedback van klanten op de campagneboodschap, wat leidt tot slechte publiciteit.

• Bijbehorende campagnebestemmingspagina's crashen en zijn niet beschikbaar tijdens de lanceringsweek.

• De ontwerpstijl van de merkcampagne wordt gekopieerd door concurrenten.

• Marketingbudgetbezuinigingen hebben invloed op de deliverables en tijdlijn van de merkcampagne.

• De creatieve strategie resoneert niet met klanten, wat leidt tot een marktmisser en een vermindering van merkperceptie en waarde.

• Belanghebbenden zijn niet op één lijn wat betreft de deliverables, wat leidt tot frustratie tijdens het projectproces. 

4. Deel risico's

Zodra je teamleden hun ideeën individueel hebben opgeschreven, is het tijd om ze met de groep te delen. Zorg ervoor dat jij of een andere teamfacilitator alle ideeën documenteert in een central source of truth. Idealiter zou dit proces visueel moeten zijn, zodat teamleden de mogelijke fouten kunnen bespreken en er indien van toepassing op kunnen voortbouwen. Probeer een whiteboard of een tool voor gezamenlijke brainstormsessies te gebruiken om ieders ideeën vast te leggen.

Als iedereen klaar is om te delen, ga dan de kamer rond (of Zoom) en laat elk teamlid één idee per keer delen. In plaats van één teamlid al zijn projectfouten te laten lezen, moedig hem aan om één van zijn ideeën te delen en dan naar de volgende persoon te gaan, enzovoort. Zo krijgt iedereen de kans om te spreken. Moedig teamleden aan om herhalende redenen te vermijden, tenzij ze iets belangrijks toe te voegen hebben. 

5. Identificeer risico's met een hoge waarschijnlijkheid of ernst 

Niet elke projectfout die je team tijdens de premortem-brainstormsessie noemt, zal waarschijnlijk gebeuren. Zelfs als het gebeurt, is het misschien niet ernstig genoeg om de projectdoelstellingen te beïnvloeden. Sommige projectfouten zijn waarschijnlijk te onwaarschijnlijk, terwijl andere waarschijnlijk niet groot genoeg zijn om het project te beïnvloeden en een totale mislukking te veroorzaken. Ga als team door de lijst en identificeer de projectfouten die een hoge waarschijnlijkheid of een hoge ernst hebben. 

Het aantal risico's dat je uiteindelijk hebt, hangt af van de omvang en impact van je project. Over het algemeen is tien een goed aantal, maar je kunt er minder of meer hebben, afhankelijk van je specifieke situatie. 

Tijdens de premortem van de marketingcampagne identificeert het team bijvoorbeeld vijf risico's die moeten worden aangepakt:

• Hoge waarschijnlijkheid: projectdeliverables worden niet op tijd afgeleverd.

• Hoge waarschijnlijkheid: Het project overschrijdt het budget.

• Hoge ernst: Bijbehorende campagne-landingspagina's crashen en zijn niet beschikbaar in de lanceringsweek.

• Hoge ernst: de creatieve strategie resoneert niet met klanten, wat leidt tot een marktmisser en een vermindering van merkperceptie en waarde.

• Makkelijk op te lossen: belanghebbenden zijn niet op één lijn wat betreft de deliverables, wat leidt tot frustratie tijdens de uitvoeringsfase van het project.

6. Herzien en bijwerken van het projectplan

Zodra de premortem-vergadering voorbij is, neem je wat het team heeft gebrainstormd en pas je het toe op het projectplan. Zoek naar zwakke punten in het projectplan die je kunt versterken om enkele van de falingsscenario's te voorkomen die je teamleden hebben geïdentificeerd. Dit is je kans om risico's te verminderen en toekomstige resultaten te verbeteren - nog voordat het project begint. 

Als je aan een groot initiatief werkt, vertaal dan enkele van de actiepunten met een hogere waarschijnlijkheid of hogere ernst in een risicoregister. Als je vervolgens substantiële wijzigingen hebt aangebracht of nieuwe tools hebt geïntroduceerd om risico's te beperken, presenteer je de wijzigingen in het projectplan aan je team, cross-functional medewerkers en uitvoerende belanghebbenden of projectsponsors.

Na de premortem van de marketingcampagne kun je bijvoorbeeld elk risico als volgt aanpakken:

• Er is een grote kans dat projectdeliverables niet op tijd worden afgeleverd. Om dit risico te voorkomen, bekijk je je werk in een Gantt-grafiek-achtige tool om taken op een tijdlijn te visualiseren en een duidelijk beeld te krijgen van eventuele deliverables of blokkades. Om leidinggevende belanghebbenden op de hoogte te houden, stuur je wekelijkse projectstatusrapporten om iedereen op één lijn te houden over de voortgang van het project. 

• De kans is groot dat het project het budget overschrijdt. Om dit risico te voorkomen, neem je budgetupdates op in maandelijkse projectstatusrapporten en zorg je ervoor dat je projectsponsor op de hoogte is van alle budgetupdates. Voordat je het project start, moet je het budget opnieuw instellen om ervoor te zorgen dat je wat over hebt, voor het geval er iets gebeurt.

• Het crashen van de campagne-landingspagina's heeft een ernstige impact op het succes van de merkcampagne. Om dit risico te voorkomen, lanceer je de pagina's de week ervoor in een testomgeving om ervoor te zorgen dat ze goed werken voordat je ze met het publiek deelt. 

• De creatieve strategie die niet resoneert met klanten heeft een ernstige impact op het succes van de merkcampagne, omdat het leidt tot een marktmisser en een vermindering van merkperceptie en waarde. Om dit risico te voorkomen, neem je persona-onderzoek van het productmarketingteam op in het projectplan en de projectbriefing, zodat iedereen op dezelfde lijn zit. 

• Belanghebbenden van het project kunnen tijdens het project gefrustreerd raken als ze niet op één lijn zitten wat betreft de deliverables. Dit risico is gemakkelijk op te lossen met een communicatieplan en een central source of truth voor alle projectinformatie, zoals een werkbeheertool. 

Na de premortem: wat gebeurt er nu? 

Een premortem helpt je te begrijpen waarom een project zou kunnen mislukken en voorkomt dat die risico's aan de oppervlakte komen. Zodra je klaar bent met je premortem, hoef je alleen nog maar het project uit te voeren. Voor hulp bij het aan de slag gaan, evenals beste praktijken voor projectbeheer, kun je onze bronnenhub voor projectbeheer bekijken.