As equipes de TI estão em grande demanda, especialmente pelo fato de empresas com recursos limitados estarem se esforçando para acompanhar a mudança no cenário digital. Saiba como a equipe de TI da Asana emprega processos padronizados para maximizar a eficiência e fazer mais com menos.
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A gestão de programas de TI não é uma tarefa fácil. É difícil promover a transformação digital com recursos limitados, especialmente quando as empresas se concentram em favorecer o rendimento obtível.
No entanto, processos e ferramentas melhores são essenciais para aumentar a eficiência dos negócios. As equipes de TI podem obter mais resultados com menos esforço quando adotam fluxos de trabalho simplificados e gestão de programas mais eficiente. É possível melhorar a segurança, lidar com os incidentes rapidamente e assegurar que os funcionários disponham das ferramentas de que precisam sem perda de tempo.
Use um modelo de gestão de programas de TI como primeiro passo para aumentar a eficiência dos processos.
É um guia reutilizável que ajuda as equipes a planejar, priorizar e executar projetos de TI. Os modelos padronizam a abordagem dos principais fluxos de trabalho, como a gestão de incidentes, o desligamento de software ou as solicitações de TI pelas equipes. Eles promovem práticas consistentes em toda a organização, esclarecendo o modo como os participantes de diversas áreas e a o departamento de TI devem trabalhar entre si.
Em vez de iniciar novos projetos de TI do zero, as equipes podem copiar o modelo e seguir um processo predefinido, registrando a conclusão das tarefas enquanto executam o projeto.
A gestão de programas de TI é um processo dinâmico, em constante evolução. É necessário realizar a triagem e a atribuição das solicitações, comunicar-se com os participantes, remover os obstáculos e solucionar os incidentes em tempo real. Os projetos e solicitações são constantemente modificados, tornando as planilhas estáticas do Excel ou do Google desatualizadas de forma bastante rápida. Por outro lado, é possível ver e administrar o trabalho em tempo real com o uso de uma plataforma de gestão do trabalho, como a Asana.
Saiba o que é possível fazer com um modelo digital de gestão de programas de Tl:
Criar um sistema de registros unificado para todo o trabalho de TI.
Ver rapidamente o status de cada projeto e remover os entraves conforme necessário.
Automatizar os fluxos de trabalho de TI para que a equipe gaste menos tempo com a gestão das tarefas e possa se concentrar nos trabalhos mais críticos.
Integrar outras ferramentas, como o ServiceNow e o Jira, aos seus fluxos de trabalho na Asana, o que permite acompanhar as informações em um só lugar.
Compartilhar relatórios de status com os participantes do projeto sem trabalho adicional.
Alternar entre as visualizações do projeto para examinar os fluxos de trabalho e os roteiros de TI por diferentes ângulos, como listas de tarefas, diagramas de Gantt, calendários ou quadros Kanban.
Atualizar com facilidade os cronogramas, os status e os responsáveis, conforme as circunstâncias mudam.
Anexar capturas de tela, documentos e planilhas relevantes.
A gestão de programas de TI abrange todos os projetos de TI em andamento. Por isso, é difícil criar um modelo único que se adeque a todas as situações. Vamos examinar alguns casos de uso específicos utilizados na Asana, e também como configurá-los.
Sem um sistema de recebimentos controlado, as necessidades podem não estar claras e informações essenciais podem ficar de fora. Para proporcionar uma melhor experiência ao cliente e aprimorar a qualidade dos dados coletados, usamos os formulários da Asana.”
O planejamento anual de TI envolve muitos participantes. Os líderes definem os orçamentos e os objetivos da empresa, enquanto as equipes solicitam novas ferramentas e suporte de TI, mas é necessário reunir e organizar todas essas informações durante o planejamento. Com um modelo de planejamento anual, você dispõe de um fluxo de trabalho predefinido que facilita o trânsito entre estas interações. Ele descreve quem deve participar de cada etapa, as decisões que devem ser tomadas e como a equipe deve avançar.
Na Asana, usamos um formulário padronizado de entrada de planejamento anual para gerir as novas solicitações de projetos da nossa equipe de TI. Depois que as partes interessadas enviam o formulário, as suas solicitações são automaticamente adicionadas a um projeto de planejamento anual e os membros da equipe apropriados são notificados e colocados a par dos acontecimentos.
Aqui estão alguns dos principais campos a incluir no seu formulário:
Nome de quem solicitou;
Departamento que solicitou;
Nome do projeto;
Descrição do projeto
Entregáveis do projeto;
Cronograma do projeto;
Pontos críticos ou problemas que este projeto solucionará;
Soluções alternativas atualmente em desenvolvimento para resolver esses problemas.
Depois de criar o seu formulário, configure automatizações para adicionar instantaneamente novas solicitações ao seu projeto de planejamento anual e atribuir tarefas de acompanhamento às partes interessadas apropriadas. Por exemplo, você pode atribuir tarefas de acompanhamento para uma avaliação inicial, análise de custo-benefício e aprovações.
Ao usar as Regras e criar esses fluxos de trabalho personalizados, fazemos com que a gestão de incidentes passe, de um elemento de trabalho incerto e estressante, a um processo controlado, gerido com bastante facilidade e tratado rapidamente.”
Quando ocorrem incidentes de TI, a pressão é constante. Os fluxos de trabalho padronizados oferecem à sua equipe um caminho claro para que você possa agir de forma rápida e decisiva.
Na Asana, simplificamos o nosso processo de gestão de incidentes com automatizações. Isso significa que, quando um determinado desencadeador é ativado, uma série de ações são automaticamente executadas. Por exemplo, configuramos automatizações para:
Registrar automaticamente os incidentes no momento em que acontecerem.
Encaminhar os incidentes para a pessoa certa na equipe certa.
Alertar os gerentes e apoiar os coordenadores em função da área impactada.
Monitorar os acordos de nível de serviço (SLAs).
Criar tarefas de acompanhamento para reuniões de retrospectiva.
Saiba como criar um modelo de gestão de incidentes e, em seguida, use automatizações para ajudar a sua equipe a responder da forma mais rápida e eficaz possível.
Ter um fluxo de trabalho claramente definido na Asana nos permite coordenar as partes interessadas, notificar os usuários, garantir o fim da responsabilidade financeira, arquivar ou preservar dados críticos para os negócios e garantir que todos os dados da Asana tenham sido removidos com segurança da plataforma.”
As equipes de TI devem determinar quando os aplicativos não servem mais a um propósito importante na sua empresa e, em seguida, desligá-los quando necessário. Ter um processo predefinido de desligamento de ferramentas pode ajudar a sua equipe a unir os pontos e a tornar a transição o mais tranquila possível para toda a empresa.
Na Asana, empregamos várias estratégias para monitorar o uso de ferramentas e gradualmente descontinuar o uso de aplicativos pouco úteis:
Criação de tarefas em massa: ao considerar o desligamento de uma ferramenta, é importante saber quem a está usando. Na Asana, a nossa equipe de TI atribui tarefas em massa a todos os usuários do aplicativo para confirmar se, e como, eles estão usando a ferramenta. Isso nos dá uma compreensão clara de como as equipes usam a ferramenta que está sendo avaliada.
Automatizações: em seguida, usamos automatizações para desencadear ações em cada tarefa dependendo da resposta do responsável pela tarefa. Se identificarmos que a ferramenta não é mais necessária, iniciamos o seu processo de desligamento.
Formulários: o desligamento de uma ferramenta envolve muitas partes interessadas, do departamento jurídico ao de operações de TI. Damos início ao processo com um formulário da Asana. Com base nas respostas do formulário, podemos então atribuir tarefas de acompanhamento às pessoas certas.
Dependências: durante o processo de desligamento, usamos dependências para notificar automaticamente as partes interessadas quando a sua parte já não estiver bloqueada pelo trabalho de ninguém e puderem então começar a trabalhar. Isso ajuda a acelerar o processo, reduzindo ambiguidades e verificações demoradas.
À medida que você cria os seus modelos de gestão de programas de TI, personalize os fluxos de trabalho da sua equipe com estes recursos e integrações de aplicativos.
Automatização. Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo no trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser melhor utilizado em trabalho qualificado e estratégico.
Formulários. Quando um formulário é preenchido e enviado, aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. O recebimento das informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder. Também é possível usar a lógica de ramificação, que modifica as perguntas de acordo com as respostas anteriores do remetente. Em última análise, os formulários ajudam a reduzir o tempo e o esforço necessários para gerir as solicitações recebidas, de forma que a sua equipe possa passar mais tempo realizando o trabalho que importa.
Construtor de fluxo de trabalho. Visualize o fluxo de trabalho da sua equipe e simplifique a colaboração entre as equipes com o Construtor de fluxo de trabalho. Este construtor é uma ferramenta que pode ser usada apenas com cliques, sem necessidade de códigos, e ajuda a visualizar e criar fluxos de trabalho eficazes e automatizados. Desenvolva com facilidade processos que conectam equipes de todos os níveis e pilares da sua organização. Além disso, é possível otimizar tarefas e manter a sintonia entre os colegas da equipe usando as integrações aos seus aplicativos favoritos (como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom e outros) diretamente nos fluxos de trabalho.
Portfólios. Os portfólios facilitam a organização e o monitoramento dos vários projetos da sua equipe em uma única visualização. Obtenha uma visão abrangente de como progridem todos os seus projetos e aprofunde-se quando quiser obter mais detalhes para lidar com os riscos identificados. Além disso, compartilhe atualizações entre os programas e mantenha as partes interessadas a par de tudo sem precisar agendar reuniões de atualização de status.
ServiceNow. Reduza o trabalho manual das equipes de TI que trabalham no ServiceNow com a criação automatizada de tarefas na Asana e visibilidade entre plataformas, proporcionando assim contexto e status em tempo real. As equipes de serviço internas que usam o ServiceNow para acompanhar e gerir os tíquetes dos funcionários recebem, com frequência, solicitações que exigem ação externa ao ServiceNow, tais como o atendimento às solicitações de hardware ou a resposta a uma pergunta sobre folha de pagamento. Esta integração facilita a conexão do ServiceNow com as ações e atualizações realizadas na Asana.
Zendesk. A integração entre a Asana e a Zendesk permite aos usuários criar com rapidez e facilidade tarefas da Asana diretamente a partir de tíquetes da Zendesk. Adicione contexto, anexe arquivos e vincule tarefas para acompanhar o trabalho que falta para resolver o tíquete. Além disso, a integração mantém a visibilidade entre os dois sistemas para que todos fiquem a par, independentemente da ferramenta que utilizam.
Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e as transferências de trabalhos. Crie rapidamente problemas no Jira a partir da Asana para que o trabalho seja transferido entre as equipes técnicas e comerciais no momento certo e de maneira perfeitamente integrada.
Slack. Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme perguntas rápidas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack.
Com a Asana, você pode criar e personalizar modelos para se adequar a qualquer caso de uso de TI. Confira alguns dos melhores modelos de TI da indústria:
Saiba como criar um modelo personalizável na Asana. Comece hoje mesmo.