Ganhar tempo com a Asana

A Asana foi criada para ajudar você a trabalhar, em vez de perder tempo com a organização do trabalho. Para manter um fluxo de trabalho ágil, experimente estes recursos criados para ajudar a poupar o seu tempo.

Importe planos de projetos a partir de planilhas

O ideal é que a sua equipe deixe de fazer planos usando planilhas para começar a planejar diretamente na Asana, mas se você trabalha com outras equipes que usam planilhas, é possível importá-las como projetos da Asana através do nosso importador de CSV. O importador identifica as linhas e colunas e as vincula a um projeto Asana com tarefas, responsáveis, datas de conclusão, e outros. Você pode adicionar as informações de um arquivo CSV a um projeto vazio ou a um já existente.

GIF de como importar uma planilha, arquivo CSV ou dados de outra plataforma de gerenciamento de trabalho e transformá-los em um projeto Asana

Quer vincular também as informações em outras colunas ao seu projeto? Assegure-se de criar campos personalizados no seu projeto antes de importar o arquivo.

Em seguida, pode começar a vincular suas colunas com os campos na Asana, e pronto! Chega de perder tempo para monitorar o seu trabalho da maneira que você precisa.

Crie formulários para novos pedidos

Perder tempo com detalhes básicos dos pedidos ou não começar com um brief de projeto claro atrasa o trabalho. Por isso, crie formulários para reunir logo de início os detalhes corretos para os briefings de projeto ou pedidos ad hoc. Os formulários são diretamente conectados a um projeto de pedidos para que sua equipe já comece com todas as informações necessárias.

Captura da tela de formulário de um pedido de criação feito na Asana

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Edite em massa com a seleção múltipla

Você provavelmente já usou a seleção múltipla em outros programas, e com a Asana ela é igualmente útil. Para selecionar várias tarefas ao mesmo tempo basta clicar, manter a tecla Shift pressionada e clicar na seta para cima ou para baixo. Use a tecla Command ou Control para selecionar as tarefas individualmente.

Depois de selecionar múltiplas tarefas, você pode realizar ações em massa em todas elas:

  • Atribuir todas a uma mesma pessoa
  • Definir a mesma data de conclusão
  • Arrastar e soltar em algum lugar
  • Atribuir Tags a todas as tarefas
  • Associar outro projeto a todas as tarefas
  • Marcar todas as tarefas como concluídas/não concluídas
  • Excluir ou juntar todas as tarefas
  • Adicionar um seguidor a todas as tarefas. Você pode também passar a seguir ou deixar de seguir todas ao mesmo tempo.

Faça ações através dos atalhos do teclado

Umas das principais maneiras para ganhar tempo com Asana é aprender os atalhos do teclado. Você pode consultar todos os atalhos do teclado aqui ou digitando Cmd+/ ou Ctrl/ na Asana (sim, um atalho de teclado para os atalhos do teclado).

A maioria dos atalhos específicos para a Asana são executados digitando Tab + (uma letra). Algumas letras lembram o recurso do atalho. Por exemplo, Tab+F adiciona um seguidor (do inglês “follower”).

Confira os nossos favoritos:

  • Tab+Q - Adição rápida de tarefas

  • Tab+M - Atribuir a mim

  • Tab+Y - Marcar para Hoje

  • Tab+X - Modo foco (dessa forma você visualiza apenas a tarefa em questão)

  • Tab+S - Adicionar uma subtarefa

  • Tab+N - Criar uma nova seção

  • Tab+↵ - Pular para a lista de tarefas/painel principal

Atribua cópias de uma tarefa

Você pode atribuir cópias de uma tarefa a diversos colegas de equipe ou até a uma equipe inteira com apenas alguns cliques no campo do responsável pela tarefa. Clique no campo do responsável em qualquer tarefa, selecione o ícone para atribuir cópias e digite os nomes dos membros ou equipes a quem você quer atribuir as cópias.

As cópias de tarefa contêm as mesmas informações que a tarefa original. Se você se esquecer de algo e precisar editar todas de uma vez, use a seleção múltipla!

Quando atribuir cópias de uma tarefa:

  • Quando precisar pedir feedback sobre o seu trabalho, atribua cópias de uma tarefa de avaliação a todos os membros relevantes para obter os seus comentários e aprovações.

  • Quando for preciso realizar um trabalho de rotina, como abrir inscrições para receber benefícios, atribua cópias da tarefa para se certificar que cada colega cumpra os prazos e disponha de todas as informações necessárias.

  • Atribua cópias antes das reuniões para que cada membro da equipe possa adicionar itens da pauta ao projeto da reunião semanal.

Você pode fazer inúmeras cópias de qualquer tarefa, mas cada uma delas terá apenas um responsável.

Regras

Quer reduzir o trabalho manual e repetitivo? Adicione regras a qualquer projeto para ajudar a atribuir tarefas, atualizar campos personalizados, e muito mais. Você também pode adicioná-las aos modelos, assim a sua equipe sempre começará com os passos e processos certos em mãos.

CAPTURA DE TELA do uso de uma regra na Asana para automatizar um processo

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