Ganhe tempo com Asana

A Asana foi criada para ajudá-lo a fazer o seu trabalho, em vez de perder tempo se organizando para poder trabalhar. Para manter um fluxo de trabalho ágil, experimente estes recursos criados para ajudar a economizar tempo.

Importe seus planos de projetos das planilhas

O ideal é que a sua equipe deixe de planejar usando planilhas para começar a planejar diretamente na Asana, mas se você trabalha com outras equipes que usam planilhas, pode importá-las como projetos Asana através do nosso importador de CSV. O importador pega todas as suas linhas e colunas e as vincula a um projeto Asana com tarefas, responsáveis, datas de conclusão, e outros. Você pode adicionar as informações de um arquivo CSV a um projeto vazio, ou a um já existente.

Importe planilhas para a Asana com nosso importador de CSV para criar um projeto rapidamente

Em primeiro lugar, crie um novo projeto ou selecione um já existente. Para começar a importar, clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto, selecione Adicionar tarefas a partir de e selecione CSV. Em seguida, você começará a vincular as suas colunas da planilha na Asana com o auxílio da nossa ferramenta de importação.

Quer vincular também as informações em outras colunas ao seu projeto? Assegure-se de criar campos personalizados no seu projeto antes de importar o arquivo.

Em seguida, já pode começar a vincular suas colunas com os campos na Asana, e pronto! Chega de perder tempo para monitorar o seu trabalho da maneira que você precisa.

Edite em grupo com a seleção múltipla

Você provavelmente já usou a seleção múltipla em outros programas, e com a Asana ela é igualmente útil. Para selecionar várias tarefas ao mesmo tempo basta clicar, manter a tecla Shift pressionada e clicar na seta para cima ou para baixo.

Você também pode clicar na primeira tarefa e arrastar o cursor até à última. Ou ainda clicar na primeira tarefa, manter a tecla Shift pressionada e então clicar em cada tarefa que quer selecionar.

Depois de selecionar diversas tarefas ao mesmo tempo, você pode realizar ações em conjunto em todas elas:

  • Atribuir todas a uma mesma pessoa
  • Definir a mesma data de conclusão para todas
  • Arrastar e soltar em algum lugar
  • Atribuir Tags a todas as tarefas
  • Associar todas as tarefas a um outro projeto 
  • Marcar todas as tarefas como concluídas/não concluídas
  • Excluir ou juntar todas as tarefas
  • Adicionar um seguidor a todas as tarefas. Você pode também passar a seguir ou deixar de seguir todas de uma vez só.

Faça ações através dos atalhos do teclado

Umas das principais maneiras para ganhar tempo com Asana é aprender os atalhos do teclado. Você pode consultar todos os atalhos do teclado aqui ou digitando Cmd+/ ou Ctrl/ na Asana (sim, um atalho de teclado para os atalhos do teclado).

A maioria dos atalhos específicos na Asana são executados digitando Tab + (uma letra). Algumas letras lembram o recurso do atalho. Por exemplo, Tab+F adiciona um seguidor (do inglês “follower”).

Confira os nossos favoritos:

  • Tab+Q - Adição rápida de tarefas

  • Tab+M - Atribuir a mim

  • Tab+Y - Marcar como Hoje

  • Tab+X - Modo foco (dessa forma você visualiza apenas a tarefa em questão)

  • Tab+S - Adicionar uma subtarefa

  • Dois pontos (:) após o nome de uma tarefa - Transformar uma tarefa em título de uma seção

  • Tab+
 - Pular para a lista de tarefas/painel principal

  • H na caixa de entrada - Ocultar itens de leitura

Saiba mais: atalhos

Atribuir cópias de uma tarefa

Você pode atribuir cópias de uma tarefa a diversos colegas de equipe ou até mesmo a uma equipe inteira com apenas alguns cliques no campo do responsável pela tarefa. Clique no campo do responsável em qualquer tarefa, selecione o ícone para atribuir cópias e digite os nomes dos membros ou equipes a quem você quer atribuir as cópias.

Atribua cópias de uma tarefa sem ter o dobro do trabalho

As cópias de tarefa contêm as mesmas informações que a tarefa original. Se você se esquecer de algo e precisar editar todas de uma vez, use a seleção múltipla!

Quando atribuir cópias de uma tarefa:

  • Ao precisar de feedback sobre o seu trabalho, atribua cópias de uma tarefa de avaliação para que todos os interessados possam comentar ou aprovar.

  • Quando um trabalho de rotina precisa ser realizado, como abrir inscrições para receber benefícios, atribua cópias de tarefas para assegurar que todos da equipe cumpram o prazo e tenham todas as informações de que precisam.

  • Atribua cópias para cada membro da equipe para adicionar itens da pauta ao projeto de reunião semanal antes da próxima reunião.

Você pode fazer inúmeras cópias de qualquer tarefa, mas cada uma delas terá apenas um responsável.

Usar as respostas rápidas [#gl-quick-response}

Para confirmar ou aceitar a atribuição de uma nova tarefa, você pode usar as respostas rápidas prontas. Basta clicar na resposta que você quer e enviá-la como um comentário. Assim, quem atribuiu a tarefa a você saberá imediatamente que você confirmou o recebimento, se você tem alguma dúvida, ou quem é a melhor pessoa para atender àquela solicitação.

Use as respostas rápidas para confirmar tarefas, fazer perguntas ou sugerir um outro colega de equipe com facilidade

Acompanhar o trabalho com a Asana deve ser tarefa fácil e rápida, para que você possa usar seu tempo valioso fazendo o que é importante. Usar estes atalhos é uma forma de ganhar tempo e agilizar o uso da Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.