Ganhe tempo com Asana

A Asana foi criada para ajudar você a trabalhar, em vez de perder tempo com a organização do trabalho. Para manter um fluxo de trabalho ágil, experimente estes recursos criados para ajudar a poupar o seu tempo.

Importe planos de projetos a partir de planilhas

O ideal é que a sua equipe deixe de fazer planos usando planilhas para começar a planejar diretamente na Asana, mas se você trabalha com outras equipes que usam planilhas, é possível importá-las como projetos da Asana através do nosso importador de CSV. O importador identifica as linhas e colunas e as vincula a um projeto Asana com tarefas, responsáveis, datas de conclusão, e outros. Você pode adicionar as informações de um arquivo CSV a um projeto vazio ou a um já existente.

Importe planilhas para a Asana com nosso importador de CSV para criar um projeto rapidamente

Em primeiro lugar, crie um novo projeto ou selecione um já existente. Para começar a importar, clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto, selecione Adicionar tarefas a partir de e selecione CSV. Em seguida, você começará a vincular as suas colunas da planilha na Asana com o auxílio da nossa ferramenta de importação.

Quer vincular também as informações em outras colunas ao seu projeto? Assegure-se de criar campos personalizados no seu projeto antes de importar o arquivo.

Em seguida, já pode começar a vincular suas colunas com os campos na Asana, e pronto! Chega de perder tempo para monitorar o seu trabalho da maneira que você precisa.

Crie formulários para novos pedidos

Perder tempo com detalhes básicos dos pedidos ou não começar com um brief de projeto claro atrasa o trabalho. Por isso, crie formulários para reunir logo de início os detalhes corretos para os briefings de projeto ou pedidos ad hoc. Os formulários são diretamente conectados a um projeto de pedidos para que sua equipe já comece com todas as informações necessárias.

Captura de tela de formulário de pedido de criação criado na Asana

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Edite em massa com a seleção múltipla

Você provavelmente já usou a seleção múltipla em outros programas, e com a Asana ela é igualmente útil. Para selecionar várias tarefas ao mesmo tempo, basta clicar, manter a tecla Shift pressionada e clicar na seta para cima ou para baixo.

Você também pode clicar na primeira tarefa e arrastar o cursor até a última. Ou ainda, clicar na primeira tarefa, manter a tecla Comando/Control pressionada, e então clicar em cada tarefa que quer selecionar.

Depois de selecionar múltiplas tarefas, você pode realizar ações em massa em todas elas:

  • Atribuir todas a uma mesma pessoa
  • Definir a mesma data de conclusão para todas
  • Arrastar e soltar em algum lugar
  • Atribuir Tags a todas as tarefas
  • Associar outro projeto a todas as tarefas
  • Marcar todas as tarefas como concluídas/não concluídas
  • Excluir ou juntar todas as tarefas
  • Adicionar um seguidor a todas as tarefas. Você pode também passar a seguir ou deixar de seguir todas ao mesmo tempo.

Faça ações através dos atalhos do teclado

Umas das principais maneiras para ganhar tempo com Asana é aprender os atalhos do teclado. Você pode consultar todos os atalhos do teclado aqui ou digitando Cmd+/ ou Ctrl/ na Asana (sim, um atalho de teclado para os atalhos do teclado).

A maioria dos atalhos específicos para a Asana são executados digitando Tab + (uma letra). Algumas letras lembram o recurso do atalho. Por exemplo, Tab+F adiciona um seguidor (do inglês “follower”).

Confira os nossos favoritos:

  • Tab+Q - Adição rápida de tarefas

  • Tab+M - Atribuir a mim

  • Tab+Y - Marcar como para Hoje

  • Tab+X - Modo foco (dessa forma você visualiza apenas a tarefa em questão)

  • Tab+S - Adicionar uma subtarefa

  • Tab+N - Criar uma nova seção

  • Tab+↵ - Pular para a lista de tarefas/painel principal

  • H na Caixa de entrada - Ocultar itens lidos

Saiba mais: atalhos

Atribua cópias de uma tarefa

Você pode atribuir cópias de uma tarefa a diversos colegas de equipe ou até a uma equipe inteira com apenas alguns cliques no campo do responsável pela tarefa. Clique no campo do responsável em qualquer tarefa, selecione o ícone para atribuir cópias e digite os nomes dos membros ou equipes a quem você quer atribuir as cópias.

Atribuir cópias de uma tarefa sem ter o dobro do trabalho

As cópias de tarefa contêm as mesmas informações que a tarefa original. Se você se esquecer de algo e precisar editar todas de uma vez, use a seleção múltipla!

Quando atribuir cópias de uma tarefa:

  • Quando precisar pedir feedback sobre o seu trabalho, atribua cópias de uma tarefa de avaliação a todos os membros relevantes para obter os seus comentários e aprovações.

  • Quando for preciso realizar um trabalho de rotina, como abrir inscrições para receber benefícios, atribua cópias da tarefa para se certificar que cada colega cumpra os prazos e disponha de todas as informações necessárias.

  • Atribua cópias antes das reuniões para que cada membro da equipe possa adicionar itens da pauta ao projeto da reunião semanal.

Você pode fazer inúmeras cópias de qualquer tarefa, mas cada uma delas terá apenas um responsável.

Regras

Quer reduzir o trabalho manual e repetitivo? Adicione regras a qualquer projeto para ajudar a atribuir tarefas, atualizar campos personalizados, e muito mais. Você também pode adicioná-las aos modelos, assim a sua equipe sempre começará com os passos e processos certos em mãos.

CAPTURA DE TELA do uso de uma regra na Asana para automatizar um processo

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.