Przystępując do tworzenia harmonogramu tygodnia, ważne jest, aby wiedzieć, jakie zadania trzeba będzie wykonać. Jednak bez przypisywania tym zadaniom priorytetów, dat ukończenia i opisów, zadania te mogą pozostać niezrealizowane. 

Do tego właśnie służy szablon harmonogramu tygodnia.

Czym jest harmonogram tygodnia?

Podstawowa wersja harmonogramu tygodnia obejmuje rozplanowanie czasu na wykonanie swoich zadań w trakcie tygodnia. Efektywne harmonogramy tygodnia dodatkowo pomagają określić priorytet dla każdego zadania, datę jego ukończenia, stopień trudności oraz etap, na którym znajduje się praca. W ten sposób, niezależnie od dnia tygodnia, zawsze dokładnie wiesz, jakie zadania znajdują się na Twojej liście, i które z nich należy wykonać w pierwszej kolejności.

Czym jest szablon harmonogramu tygodnia?

Szablon harmonogramu tygodnia (zwany czasem szablonem planu tygodnia lub szablonem kalendarza tygodnia) to sposób na utworzenie i organizację harmonogramu na dany tydzień. Korzystając co tydzień z szablonu, aby utworzyć nowy harmonogram tygodnia, możesz opracować listę zadań do wykonania i w poniedziałek z samego rana wziąć się od razu do pracy. 

Korzyści z cyfrowego szablonu harmonogramu tygodnia

Wyszukaj w Google frazę „szablon harmonogramu tygodnia”, a pojawią się dziesiątki formularzy w Excelu do wydrukowania lub harmonogramy tygodnia w formie PDF do uzupełnienia. Problem polega na tym, że takie tygodniowe kalendarze umożliwiają zapisanie jedynie najbardziej podstawowych informacji dotyczących każdego zadania. 

Zazwyczaj jedno zdanie to za mało, aby opisać zadanie do wykonania. Musisz śledzić swoje zadania w perspektywie dłuższej niż tylko tydzień. Musisz też wiedzieć, do kiedy należy wykonać dane zadanie, jaki ma priorytet, a także jaki jest jego szerszy kontekst i czy ktoś inny współpracuje z Tobą nad tym zadaniem. Nie da się ująć wszystkich tych informacji w prostym drukowanym harmonogramie tygodnia. 

W przeciwieństwie do drukowanego kalendarza tygodnia utworzenie prostego szablonu harmonogramu tygodnia w narzędziu do zarządzania projektami umożliwi Ci:

• Podgląd wszystkich zadań w jednym miejscu

• Przełączanie pomiędzy planem dnia a kalendarzem tygodnia

• Śledzenie priorytetów dla każdego z produktów końcowych

• Zmianę dat ukończenia zadań w razie zmiany priorytetów

• Udostępnianie kontekstu interesariuszom

• Dołączanie do zadań odpowiednich dokumentów, takich jak Dokumenty czy Arkusze Google

• Współpracę z innymi członkami zespołu

• Śledzenie postępu w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę

• Analizowanie ukończonych zadań i list

• Usprawnienie zarządzania czasem

• Wgląd w plan tygodnia w czasie rzeczywistym

Co powinien zawierać cyfrowy szablon harmonogramu tygodnia?

Aby wykonać najważniejsze zadania, musisz je najpierw zidentyfikować. Brzmi banalnie, prawda? Jednak bez odpowiednich narzędzi może być trudne do osiągnięcia. 

Upewnij się, że Twój szablon harmonogramu tygodnia umożliwia dodawanie rozmaitych informacji do zadań, takich jak priorytet zadania lub czas potrzebny na jego ukończenie. W ten sposób, kiedy zalogujesz się rano, od razu skupisz się na realizacji zadań bez tracenia czasu na przeglądanie harmonogramu pracy.

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

Polecane aplikacje

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

• Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz przekształcić je w zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby połączyć je z innymi zadaniami.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Box. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Box, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

Często zadawane pytania