Szablon zamknięcia projektu

Zakończenia są ważne zwłaszcza w zarządzaniu projektami. Po osiągnięciu ostatniego kamienia milowego należy upewnić się, że wykonana zostały wszystkie zadania, udostępnić wyniki i podjąć decyzje dotyczące następnych kroków. 

Radość z pomyślnej realizacji projektu sprawia, że niektóre z tych kroków łatwo jest pominąć. Dzięki szablonowi zamknięcia projektu Twój zespół będzie miał pewność, że wszystkie niezbędne zadania zostały dokończone.

Czym jest szablon zamknięcia projektu?

Szablon zamknięcia projektu to przygotowany wstępnie przewodnik przedstawiający wszystkie kroki wymagane do pomyślnego ukończenia projektu. Szablon ten jest dla zespołu mapą drogową wyznaczającą drogę w każdym przedsięwzięciu, dzięki której wszyscy mogą sprawdzić czy zadania zostały wykonane, przeprowadzić ostatnie testy, sfinalizować budżet czy wysłać ostateczny raport do interesariuszy. 

Utworzenie szablonu wymaga wysiłku, ale później oszczędza zespołowi czas i pracę. Zamiast każdorazowo tworzyć proces kończenia każdego projektu od początku, możesz po prostu skopiować szablon, wypełnić go i rozpocząć pracę. 

Korzyści z cyfrowego szablonu zamknięcia projektu

Proces zamknięcia projektu obejmuje wiele zmiennych: od uzyskania poparcia po wykonanie ostatnich testów. Konieczność śledzenia tak wielu elementów sprawia, że statyczny szablon zamknięcia projektu szybko staje się nieaktualny, więc należy wciąż nad nim pracować, aby interesariusze byli na bieżąco. 

Dzięki utworzeniu cyfrowego szablonu zamknięciu projektu poświęcisz mniej czasu na aktualizację danych w Excelu, koncentrując się na pracy, która ma prawdziwe znaczenie. Szablon znajduje się w tym samym miejscu, w którym odbywa się praca, więc zamiast przełączać się między różnymi narzędziami, cały zespół może korzystać z jednego źródła wiedzy. 

Dzięki cyfrowemu szablonowi zamknięcia projektu możesz: 

• Pomóc całemu zespołowi ujednolicić proces zamknięcia projektu w każdym przedsięwzięciu.

• Sprawdzić w czasie rzeczywistym status zadań dotyczących zamknięcia projektu.

• Śledzić w jednym miejscu zatwierdzenia, kamienie milowe i zadania.

• Uniknąć konieczności przełączania się między różnymi narzędziami do komunikacji.

• Łatwo udostępnić interesariuszom proces zamknięcia projektu. 

• Uniknąć tworzenia osobnego raportu lub listy kontrolnej zamknięcia projektu.

• Przedstawić proces zamknięcia projektu pod postacią osi czasu, tablicy Kanban, listy lub kalendarza.

• Dołączyć kluczowe dokumenty projektu bezpośrednio do zadań – na przykład kartę projektu lub jego przegląd.

Co powinien zawierać szablon zamknięcia projektu?

Szablon zamknięcia projektu powinien przedstawiać wszystkie kroki niezbędne do pomyślnego zakończenia przedsięwzięcia. Każdy zespół jest inny, ale zazwyczaj zadania dotyczące zamknięcia projektu można podzielić na cztery grupy:  

• Zadania administracyjne: czynności logistyczne, takie jak sprawdzenie planu projektu, sfinalizowanie budżetu i wydajności projektu, zaktualizowanie dokumentacji oraz przeprowadzenie spotkania po zakończeniu projektu. 

• Plan testowania: czynności do wykonania w celu zmierzenia i udostępnienia wyników po rozpoczęciu projektu. Możesz na przykład chcieć zmierzyć wyniki po tygodniu lub miesiącu. 

• Zatwierdzenie projektu: uzyskanie zatwierdzeń potrzebnych do potwierdzenia, że projekt został ukończony i spełnia wymagane specyfikacje. 

• Przejścia: kolejne produkty końcowe projektu i pozostałe działania, które należy przypisać po zakończeniu projektu. 

Dodaj w swoim szablonie osobną sekcję dla każdej z tych grup. Aby wypełnić je zadaniami, wyobraź sobie, jak powinien wyglądać idealny proces zamknięcia projektu w Twoim zespole. Jakie zadania logistyczne należy wykonać, aby upewnić się, że wszystko zostało dopięte na ostatni guzik? W jaki sposób sprawdzić i udostępnić wyniki? Kto musi zatwierdzić zakończenie projektu, a które z pozostałych zadań należy przypisać do kogoś innego? 

Utwórz pola niestandardowe, aby śledzić status każdego zadania (takie jak „Nierozpoczęte”, „W toku” lub „Ukończone”), dodając tym samym jeszcze dokładniejsze informacje. Możesz także utworzyć kamienie milowe do śledzenia głównych osiągnięć w projekcie oraz użyć zatwierdzeń w Asanie, aby za pomocą jednego kliknięcia uzyskiwać od interesariuszy zatwierdzenia dotyczące ukończenia projektu. 

Podczas tworzenia szablonu pamiętaj, że nie musi on obejmować wszystkich informacji. Później możesz dodawać i zmieniać zadania, aby dostosować je do wymagań przyszłych projektów. 

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie.

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Salesforce. Usuń wąskie gardła, umożliwiając zespołom sprzedaży, sukcesu i obsługi klienta bezpośrednią komunikację z zespołami wsparcia w Asanie. Udostępniaj załączniki i twórz wykonalne, możliwe do śledzenia zadania w zakresie działań przedsprzedażowych. Połącz swoje zespoły wdrożeniowe i serwisowe z zespołami wsparcia w Asanie korzystając z usługi Service Cloud, aby zapewnić klientom najlepsze doświadczenia.

• Hubspot. Automatycznie twórz zadania w Asanie za pomocą HubSpot Workflows. Używając HubSpot Workflows możesz wykorzystać wszystkie dane klientów w HubSpot CRM w celu tworzenia zautomatyzowanych procesów. Integracja ta umożliwia płynne przekazywanie zadań pomiędzy zespołami, na przykład w przypadku zamknięcia transakcji lub zgłoszeń w HubSpot.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

Często zadawane pytania