Jak wykorzystać ocenę ekspercką w zarządzaniu projektami

Podczas pracy nad każdym projektem napotykasz tematy, wyzwania lub pytania, których po prostu nie wiesz, jak rozwiązać. Właśnie wtedy potrzebny jest ekspert. Kierownicy projektów korzystają z osądów ekspertów, aby rozwiązywać złożone problemy podczas realizacji projektów o dużym znaczeniu. Eksperci ci mają wyjątkowe kwalifikacje do podejmowania decyzji w oparciu o wieloletnie doświadczenie. Dowiedz się, jak działa osąd eksperta i kiedy go wykorzystywać w swojej pracy.

Czym jest opinia eksperta w zarządzaniu projektami?

Osąd eksperta ma miejsce wtedy, gdy zwracasz się do eksperta, aby uzyskać fachową opinię. Jest to metoda szacowania wykorzystywana podczas planowania projektu, która opiera się na opinii eksperta w celu oszacowania ilościowych szczegółów projektu, takich jak osie czasu i potencjalne zasoby. 

Według Project Management Institute (PMI) opinia eksperta jest jednym z najczęściej stosowanych narzędzi do planowania zarządzania projektami. W przewodniku PMBOK® sugeruje się, że osąd eksperta jest potencjalnym narzędziem w każdym z sześciu procesów. Wiedza specjalistyczna jest kosztowna, więc zatrudnienie wykwalifikowanego pracownika w pełnym wymiarze godzin w celu wydania opinii eksperckiej nie zawsze jest opłacalne. Zamiast tego wiele firm zatrudnia ekspertów zewnętrznych do ukończonego oszacowania, wykorzystując ich do monitorowania i kontrolowania prac projektowych w określonych obszarach. 

Kiedy i jak korzystać z osądu eksperckiego

Jednym z powodów, dla których opinie ekspertów są tak powszechne, jest to, że można je stosować w różnych sytuacjach. To przydatny sposób na uzyskanie zewnętrznych statystyk dotyczących pracy, ale jest subiektywny i wymaga wytycznych. Często korzysta się z osądu eksperckiego, aby ułatwić zarządzanie zasobami. Ekspert może na przykład pomóc Ci określić, ile zasobów potrzebujesz, aby wprowadzić na rynek nowy produkt, funkcję, a nawet nową firmę, jeśli jesteś na etapie startupu.

Możesz również skorzystać z opinii ekspertów:

• Gdy stawka jest wysoka. Jeśli masz przed sobą projekt o dużym znaczeniu, warto uzyskać opinię ekspertów, zanim przejdziesz dalej.

• Przed rozpoczęciem planowania projektu. Jeśli przed utworzeniem planu projektu opracowujesz kartę projektu, możesz poprosić eksperta o jej przejrzenie i potwierdzenie, że projekt jest wykonalny. 

• Do zarządzania kosztami. Kiedy szacujesz koszty związane z wyceną produktu lub nawet zatrudnieniem, skorzystanie z pomocy eksperta pomoże Ci uzyskać jak najbardziej realistyczne dane.

• Podczas podejmowania decyzji. Możesz wykorzystać opinię eksperta w strukturze decyzyjnej, takiej jak RACI, lub podczas podejmowania rutynowych decyzji. Jeśli korzystasz z RAPID, posiadanie eksperta w roli decydenta pomaga w pełni wykorzystać opinie ekspertów.   

• W prognozowaniu. Eksperci mogą pomóc Ci ocenić czynniki, takie jak bieżące środowisko makro lub dopasowanie do rynku podczas prognozowania, aby pomóc Ci uzyskać dokładne oszacowanie potencjalnej sprzedaży.

• W zarządzaniu ryzykiem. Ekspert może przejrzeć i przeanalizować ocenę ryzyka, analizę ryzyka i reakcje na ryzyko, aby określić, jak wysokie ryzyko wiąże się z różnymi scenariuszami, dzięki czemu możesz przygotować się na każdy prawdopodobny wynik.

Kim są eksperci?

Eksperci będą różni w zależności od Twoich potrzeb – może to być każdy, od członka zespołu po konsultanta, którego zatrudniasz w wyjątkowej sytuacji. Ekspertami mogą być:

• Wewnętrzni członkowie zespołu projektowego. Twój zespół prawdopodobnie już składa się z ekspertów. To najłatwiejsze (i często pierwsze) miejsce, w którym można szukać ekspertów.

• Eksperci merytoryczni. Są to eksperci z głęboką bazą wiedzy na określony temat. Na przykład, jeśli zarządzasz firmą produkcyjną, prawdopodobnie zatrudnisz eksperta ds. zakupów, gdy będziesz szukać nowych potencjalnych dostawców. Eksperci merytoryczni mogą być konsultantami zewnętrznymi lub ekspertami wewnętrznymi. Korzyścią z zatrudnienia kogoś spoza organizacji jest to, że nie ma on uprzedzeń i może być bardziej obiektywny.

• Kierownicy projektów. Kierownicy projektów często mają głębokie zrozumienie swojej dziedziny. Korzystając z pomocy kierowników projektów jako ekspertów, uważaj na uprzedzenia wynikające z pracy w tej samej dziedzinie co Ty.

• Interesariusze projektu. Interesariusze mogą pochodzić z różnych środowisk i pełnić różne role. W rezultacie wielu z nich to eksperci. Nie obawiaj się korzystać z ich cennych opinii.

7 kroków do uzyskania opinii eksperta

Nie wystarczy po prostu porozmawiać z ekspertem. Aby współpraca była udana, musisz jasno określić, czego od niego oczekujesz. Jasno określając dane wejściowe, wyniki i oczekiwania dotyczące projektu, Ty i Twój ekspert możecie skorzystać z ustrukturyzowanego procesu oceny eksperckiej, który zadowoli wszystkich.

1. Zbadaj problem

Zanim zaangażujesz eksperta, musisz dokładnie zrozumieć swój problem. Upewnij się, że wiesz dokładnie, co zostało już ukończone, na czym polega problem i czego potrzebujesz od eksperta. 

2. Zapisz swoje pytania

Na tym etapie postaraj się być jak najbardziej szczegółowy. Im bardziej konkretne będą Twoje pytania, tym lepsze będą odpowiedzi eksperta. Opracuj jasne pytania, korzystając z wyników analizy przeprowadzonej w poprzednim kroku. Pytania mogą być złożone, ale powinny być wystarczająco jasne, aby ekspert mógł je zrozumieć i na nie odpowiedzieć.

3. Wybierz ekspertów

Wybierz ekspertów, którzy najlepiej odpowiadają potrzebom konkretnego problemu lub projektu. Na przykład, jeśli pracujesz nad dystrybucją produktów, zaangażuj ekspertów, którzy rozumieją łańcuch dostaw w Twojej branży i rynek docelowy. Następnie wyjaśnij im problem, udostępniając wszystkie zasoby i dokumenty projektowe, aby mieli wiedzę potrzebną do wydania skutecznej opinii. 

4. Prześlij pytania

Wyślij pytania do wybranych ekspertów. Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, możesz dołączyć odpowiednie analizy i dokumenty bezpośrednio do pytań. Gdy eksperci udzielą odpowiedzi, zobaczysz je w czasie rzeczywistym.

5. Przejrzyj i przeanalizuj ich opinie

Po otrzymaniu odpowiedzi od ekspertów musisz je przejrzeć i zdecydować, w jaki sposób wykorzystasz te informacje. Aby jeszcze bardziej ograniczyć stronniczość, możesz skorzystać z procesu wzajemnej weryfikacji, w którym bierze udział wielu ekspertów, aby mieć pewność, że otrzymujesz najdokładniejsze dane.

6. Zbierz oceny w jednym raporcie

Utwórz raport ze wszystkich otrzymanych ocen. Zapisz go jako jedno źródło informacji, aby móc łatwo udostępniać wyniki interesariuszom.

7. Przekaż wyniki

Po uporządkowaniu wyników wyślij je do wszystkich interesariuszy w celu sprawdzenia. Na tym etapie rozpocznie się również dyskusja na temat tego, czy potrzebna jest kolejna runda opinii ekspertów. Najczęściej proces ten jest powtarzany, jeśli interesariusze zauważą błędy lub będą mieli dodatkowe pytania.

Opinia eksperta ogranicza zgadywanie

Podczas szacowania kluczowych inicjatyw projektowych, produktowych lub firmowych nigdy nie będziesz mieć 100% pewności, ale korzystanie z pomocy ekspertów może pomóc Ci uzyskać wyniki, których potrzebujesz.