Jak przeprowadzić rozmowę końcową: szablon i przykłady

Gdy członek zespołu opuszcza firmę, aby podjąć pracę na nowym stanowisku, warto dowiedzieć się, dlaczego tak się dzieje. Rozmowa końcowa może dać odchodzącym pracownikom czas na krótkie wyjaśnienie przyczyn rezygnacji. Gdy stworzysz bezpieczną przestrzeń, w której będzie mógł mówić szczerze, poznasz przyczynę jego odejścia i ocenisz, czy przyczyniła się do tego firma.

Aby uzyskać cenne statystyki z rozmów końcowych, zadawaj przemyślane, otwarte pytania. Twoim celem powinno być sprawienie, aby rozmówca czuł się komfortowo i był skłonny do szczerości. Najlepsze rozmowy końcowe pomagają zrozumieć, co poszło nie tak, aby można było wzmocnić środowisko pracy i poprawić morale pracowników.

Czym jest rozmowa końcowa?

Rozmowa końcowa to indywidualna konwersacja między specjalistą ds. HR a pracownikiem, który decyduje się opuścić firmę. Jest to okazja, aby dowiedzieć się, dlaczego członek zespołu odchodzi i czy firma może coś poprawić. Gdy zrozumiesz przyczynę dobrowolnej rezygnacji, możesz opracować plan działania, aby lepiej zadbać o przyszłych pracowników.

Poza ustaleniem przyczyny rezygnacji, rozmowa końcowa pozwala dowiedzieć się, co odchodzący członek zespołu myśli o Twojej organizacji. Członkowie zespołu, którzy odchodzą, mogą czuć, że łatwiej jest być szczerym z pochwałami i krytyką dotyczącą procesów firmy, ich menedżera lub roli zespołu. 

Kto powinien przeprowadzić rozmowę końcową?

Zazwyczaj rozmowę końcową przeprowadza członek zespołu HR. Dzięki temu osoba, z którą przeprowadzana jest rozmowa, ma szansę porozmawiać z kimś spoza swojego bezpośredniego zespołu. Ponieważ dział HR nie jest zaangażowany w codzienne obowiązki służbowe, jego członek może służyć jako zaufany powiernik.

Dlaczego rozmowy końcowe są ważne?

Rozmowy końcowe są cenne dla firm, które dążą do ciągłego doskonalenia. Odchodzący członkowie zespołu mają bezpośrednie doświadczenie w tym, jak funkcjonuje firma i co ich zdaniem można poprawić. Ta rozmowa jest dla członków zespołu okazją do szczerej wypowiedzi.

Korzyści z przeprowadzania rozmów końcowych:

• Uzyskasz szczere opinie pracowników

• Znajdowanie przyczyny odejścia członka zespołu

• Uzyskasz statystyki dotyczące obszarów, które firma może poprawić

• Znajdowanie sposobów na poprawę wskaźników retencji pracowników

Zadaj pytania dotyczące doświadczeń członka zespołu w zakresie wdrażania, rozwoju i zarządzania zespołem. Przygotowując odpowiednie pytania z wyprzedzeniem, uzyskasz jasny obraz tego, jak czuje się członek zespołu.

7 typowych pytań do rozmowy końcowej

Wybrane przez Ciebie pytania do rozmowy końcowej będą prawdopodobnie zależeć od roli członka zespołu. Jeśli osoba rezygnująca zajmuje się przywództwem, możesz mieć inne pytania niż w przypadku współpracownika. 

Istnieje jednak kilka typowych pytań, które możesz zadać podczas rozmowy końcowej, aby uzyskać wszechstronne statystyki dotyczące tego, dlaczego członek zespołu odchodzi na nowe stanowisko i jak się z tym czuje.

1. Co skłoniło Cię do podjęcia decyzji o odejściu?

Pierwsze pytanie może być proste. Zapytaj, dlaczego członek zespołu zrezygnował i zobacz, co powie. Jeśli chcesz, aby członek zespołu rozwinął swoją odpowiedź, zadaj dodatkowe pytania na podstawie jego odpowiedzi. 

Powód odejścia danej osoby może wcale nie mieć związku z firmą. Kontynuuj rozmowę, zadając pytania dotyczące jego doświadczeń.

Możliwe pytania uzupełniające:

• Co skłoniło Cię do rozpoczęcia poszukiwania nowej pracy? 

• Czy jest coś, co mogłoby sprawić, że zmienisz zdanie?

2. Co robimy dobrze jako firma?

Rozpoczynając rozmowę od prostych pytań, dajesz odchodzącemu członkowi zespołu czas na poczucie się komfortowo. Często łatwiej jest członkowi zespołu wyrazić to, co lubi w firmie i swojej roli, zanim przejdzie do krytyki. 

Gdy członek zespołu udzieli ogólnej odpowiedzi na temat tego, co firma zrobiła dobrze, poproś go o wyjaśnienie.

Możliwe pytania uzupełniające:

• Czy możesz rozwinąć swoją odpowiedź?

• Czy masz podać jakieś przykłady?

3. Co firma może poprawić?

Zapytaj rozmówcę o ogólne ulepszenia w firmie, które jego zdaniem możesz wprowadzić. To pytanie idzie w parze z odpowiedzią na temat tego, co firma robi dobrze. 

Wykorzystaj odpowiedzi, aby w naturalny sposób przejść do rzeczy, które mogą nie być tak pozytywnie oceniane. Możesz na przykład powiedzieć: „Wspodobał Ci się styl przywództwa Twojego przełożonego, ale czy jest coś w dynamice zespołu, co Twoim zdaniem można poprawić?”

Możliwe pytania uzupełniające:

• Powiedziałeś, że podobało Ci się [odpowiedź pracownika]. Czy jest coś w [cecha firmy], co Twoim zdaniem można poprawić?

4. Czy czułeś(-aś) się wspierany(-a) przez swojego menedżera?

W zależności od stanowiska odchodzącego członka zespołu, może on nie mieć unikalnej perspektywy na kulturę organizacji na wyższym szczeblu. Jednym z obszarów, z którym członek zespołu ma bezpośrednie doświadczenie, jest jego przełożony. 

Po ustaleniu, czy odchodząca osoba czuła się wspierana przez swojego menedżera, zapytaj, co jej menedżer robił dobrze, a co nie.

Możliwe pytania uzupełniające:

• Co pomogło Ci dobrze wykonywać swoją pracę, a co stanowiło przeszkodę?

• Czy uważasz, że przywództwo doceniło Twój wkład? Jeśli nie, jak Twoim zdaniem można to poprawić?

• Czy możesz podać przykłady, które pomogą Ci rozwinąć odpowiedź?

5. Czy uważasz, że miałeś(-aś) możliwość szkolenia i rozwoju?

Ważne jest, aby dowiedzieć się, czy Twoja firma odpowiednio przeszkoliła członków zespołu na ich stanowiska. Możliwości rozwoju zawodowego w firmie są również ważne dla utrzymania zespołu.

Wiele osób zmienia pracę, ponieważ chce rozwijać swoją karierę. Wykorzystaj odpowiedzi z wywiadów końcowych, aby ulepszyć swój plan szkoleń i programy rozwoju. Te ulepszenia mogą zmniejszyć rotację i pomóc zwiększyć wskaźniki retencji pracowników. 

Możliwe pytania uzupełniające:

• Co mogłoby poprawić Twoje doświadczenia związane ze szkoleniami?

• Co wzmocniłoby nasze możliwości rozwoju?

6. Czego oczekujesz od swojej następnej pracy?

Odchodzący członkowie zespołu mogą trzymać się pozytywnych opinii na temat swoich doświadczeń. Aby wyciągnąć wnioski z ich odejścia, zadawaj pytania na różne sposoby. Zapytaj, czego oczekuje na nowym stanowisku i na podstawie odpowiedzi porównaj, co oferuje Twoja firma. 

Na przykład członek zespołu może powiedzieć, że jego doświadczenia w firmie były pozytywne. Ale kiedy zapytasz o jego przyszłe oczekiwania, powie, że szuka lepszego pakietu świadczeń, większej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym lub nowej możliwości, która lepiej pasuje do jego ścieżki kariery. To sygnał, że warto ponownie ocenić kulturę organizacyjną i obciążenie pracą zespołu.

Możliwe pytania uzupełniające:

• Co w tym stanowisku nie pasowało do Twojej ścieżki kariery?

7. Czy [powód] sprawiłby, że ponownie rozważyłbyś swoją decyzję o odejściu?

Czasami członkowie zespołu odchodzą z powodu konkretnych niedociągnięć firmy. Członek zespołu może chcieć uzyskać wyższe wynagrodzenie lub dołączyć do innego działu. Zastanów się, czy jesteś w stanie spełnić te wymagania. 

Jeśli nie możesz spełnić wymagań pracownika, zastanów się, czy są one uzasadnione i czy są to rzeczy, które warto poprawić dla innych osób. Jeśli pracownik twierdzi, że nic nie powstrzyma go przed odejściem, wykaż się wyrozumiałością i zaakceptuj jego odpowiedź.

Możliwe pytania uzupełniające:

• W jakim scenariuszu rozważyłbyś/rozważyłabyś powrót?

Szablon i przykład rozmowy końcowej

Oto przykładowy formularz rozmowy końcowej i kwestionariusz dla odchodzących pracowników. Zawiera on potencjalne odpowiedzi, które możesz otrzymać, oraz sposoby na podjęcie dalszych działań w związku z nimi.

Użyj poniższego szablonu rozmowy końcowej, aby robić notatki i stworzyć plan poprawy. 

Jak przeprowadzić skuteczną rozmowę końcową

Skuteczne rozmowy końcowe są podstawą ciągłego doskonalenia strategii zaangażowania i zatrzymywania pracowników. Oto, jak specjaliści HR i menedżerowie mogą skutecznie zbierać cenne statystyki, jednocześnie utrzymując pozytywne relacje z odchodzącymi pracownikami.

Krok 1: przygotuj i zaplanuj rozmowę

Zacznij od przejrzenia opisu stanowiska pracownika, dokumentacji dotyczącej jego wyników, wszelkich przekazanych wcześniej informacji zwrotnych oraz listu rezygnacyjnego, jeśli został złożony. Opracuj ustrukturyzowany kwestionariusz oparty na typowych pytaniach z rozmowy końcowej, który posłuży jako przewodnik podczas konwersacji. Zarówno szablon przewodnika po rozmowie kwalifikacyjnej, jak i szablon karty wyników rozmowy końcowej pomagają uporządkować przepływ pytań i zebrać najbardziej przydatne informacje zwrotne.

Czas ma kluczowe znaczenie dla skutecznej rozmowy końcowej. Zaplanuj spotkanie na dzień zbliżony do ostatniego dnia pracy pracownika, ale nie na ostatni dzień, aby dać mu czas na zastanowienie się nad swoimi doświadczeniami bez presji zbliżającego się odejścia. Taki czas na rozmowę pozwala również na bardziej szczere i przemyślane dyskusje.

Krok 2: jasno zakomunikuj cel

Na początku rozmowy jasno określ jej cel: uzyskanie szczerej opinii w celu poprawy funkcjonowania organizacji. Podkreśl, że udostępnione informacje będą traktowane z zachowaniem poufności i szacunku. Przedstaw strukturę rozmowy, aby pracownik wiedział, czego się spodziewać.

Przeprowadź rozmowę końcową w prywatnym, komfortowym otoczeniu, aby ułatwić otwartą i szczerą dyskusję. Niezależnie od tego, czy odbywa się ona twarzą w twarz, czy za pośrednictwem rozmowy wideo, środowisko powinno zachęcać do szczerej opinii.

Krok 3. Zaangażuj się w otwarty dialog

Skorzystaj z przygotowanego kwestionariusza jako przewodnika, ale pozwól, aby konwersacja przebiegała naturalnie. Skoncentruj się na pytaniach otwartych, aby uzyskać szczegółowe statystyki dotyczące satysfakcji pracownika z pracy, powodów odejścia i sugestii dla firmy.

Kluczowe jest aktywne słuchanie. Zachęć pracownika do szczerości i otwartości, zapewniając go, że jego opinie są cenne i zostaną wykorzystane w sposób konstruktywny. Uznaj jego uczucia i doświadczenia bez osądzania lub obrony.

Krok 4: Omów rozwój kariery i informacje zwrotne na temat organizacji

Przeanalizuj ścieżkę kariery pracownika i przyszłe możliwości. Omów, w jaki sposób doświadczenie w firmie przygotowało pracownika do nowej roli i co można było zrobić lepiej, aby wesprzeć jego rozwój zawodowy w organizacji.

Zapytaj pracownika o jego opinię na temat pakietu świadczeń, inicjatyw dotyczących zaangażowania pracowników oraz o to, jakie ulepszenia mogłyby poprawić miejsce pracy dla obecnych i nowych pracowników.

Krok 5: zakończ rozmowę pozytywnym akcentem

Zakończ rozmowę pozytywnym akcentem, dziękując pracownikowi za jego wkład i życząc mu powodzenia w nowej pracy. Ten krok pomaga utrzymać dobre relacje i pozostawia otwarte drzwi do potencjalnego ponownego zatrudnienia w przyszłości.

Krok 6: udokumentuj informacje zwrotne i zaplanuj działania

Po rozmowie udokumentuj otrzymane informacje zwrotne i przeanalizuj je pod kątem wzorców i statystyk, które można wykorzystać w praktyce. Informacje te powinny być wykorzystywane do kształtowania praktyk kadrowych, poprawy środowiska pracy oraz doskonalenia strategii zatrzymywania najlepszych talentów i zapewniania wysokiego poziomu satysfakcji z pracy wśród przyszłych i bieżących pracowników.

Najlepsze praktyki dotyczące rozmów końcowych

Podczas przeprowadzania rozmów końcowych warto stosować najlepsze praktyki, aby odchodzący członek zespołu czuł się komfortowo. Kiedy stworzysz bezpieczne i przyjazne środowisko, otrzymasz bardziej szczere opinie.

Wskazówki, jak udoskonalić rozmowy końcowe:

• Wybierz odpowiedni czas: najlepszy czas na rozmowę z osobami, które złożyły wypowiedzenie, to ostatni dzień pracy. Dzięki temu członek zespołu może mówić szczerze, nie obawiając się, że może to wpłynąć na jego relacje w pracy. 

• Zachowaj swobodny ton: rozmowa powinna mieć określoną strukturę, ale nie musi być formalna. Reaguj na każdą otrzymaną odpowiedź, aby rozmowa wyglądała jak konwersacja. 

• Zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne: aktywnie słuchaj odpowiedzi członka zespołu, aby zrozumieć, co mówi. Chociaż słowa są ważne, zwróć uwagę na komunikację niewerbalną, taką jak mowa ciała, mimika i ton głosu.

• Prowadź konwersację: przed rozpoczęciem rozmowy przygotujesz listę pytań, ale rozmowa powinna przebiegać płynnie. Zamiast prowadzić konwersację w oparciu o swoje pytania, kieruj się odpowiedziami członka zespołu. 

• Zachęcaj do szczerości: aby uzyskać od członka zespołu szczere odpowiedzi, na początku rozmowy poproś go o otwartość. 

• Rób notatki: aby zapamiętać informacje zwrotne przekazywane przez członków zespołu, pamiętaj o robieniu notatek. Nie pozwól, aby robienie notatek zakłóciło przepływ rozmowy, ale zanotuj krótkie briefy, aby zapamiętać wszystkie otrzymane informacje zwrotne. 

Postaraj się, aby rozmowa końcowa była komfortowa. To okazja, aby uzyskać statystyki od odchodzącego członka zespołu.  

Wykorzystaj rozmowy końcowe, aby stworzyć lepsze miejsce pracy

Rozmowa końcowa jest niezwykle cennym narzędziem, jeśli jest przeprowadzana prawidłowo. To okazja dla Ciebie i odchodzącego członka zespołu do szczerej rozmowy bez żadnych zastrzeżeń. Jeśli uda Ci się nakłonić odchodzącego członka zespołu do otwartego mówienia o swoich doświadczeniach, otrzymasz konstruktywną opinię. Dzięki temu możesz poprawić środowisko pracy dla bieżących pracowników i zwiększyć ich satysfakcję.

Często zadawane pytania: rozmowa końcowa

Jaki jest cel rozmów końcowych?

Rozmowy końcowe dostarczają działom kadr istotnych statystyk dotyczących doświadczeń pracowników, pomagając im zrozumieć, dlaczego pracownik odchodzi, aby podjąć nową pracę. Informacje zwrotne są nieocenione dla poprawy kultury miejsca pracy i strategii zwiększania morale pracowników, co ostatecznie pomoże zatrzymać najlepszych specjalistów.

Czego można się spodziewać podczas rozmów końcowych?

Podczas rozmów końcowych pracownicy mogą spodziewać się indywidualnej, osobistej lub bezpośredniej konwersacji, która dotyczy ich satysfakcji z pracy i powodów poszukiwania nowych możliwości. Dyskusja może dotyczyć opisu stanowiska, środowiska pracy i czynników wpływających na poszukiwanie nowych możliwości. To szansa na pozytywne zakończenie współpracy i przekazanie informacji zwrotnych, które mogą poprawić doświadczenia przyszłych pracowników.

Czy podczas rozmowy końcowej należy mówić szczerze?

Szczerość podczas rozmowy końcowej jest niezbędna, aby przekazać organizacji informacje zwrotne potrzebne do zwiększenia zaangażowania pracowników i wprowadzenia zmian. Podczas procesu offboardingu ważne jest, aby zachować zarówno profesjonalizm, jak i szczerość, aby zagwarantować, że wszyscy rozstają się w dobrych stosunkach.

Czy rozmowy końcowe są obowiązkowe?

Rozmowy końcowe nie są powszechnie obowiązkowe. Wymagania w tym zakresie różnią się w zależności od organizacji. Niektóre firmy uważają je za niezbędne do ciągłego doskonalenia, podczas gdy inne mogą nie egzekwować ich tak rygorystycznie. Rozmowy te, niezależnie od tego, czy są sformalizowane za pomocą formularza, czy przeprowadzane bardziej nieformalnie, pomagają organizacji rozwijać się i poprawiać warunki dla nowych pracowników.