프로젝트 회계: 프로젝트 비용 편익을 비교 검토하는 방법

프로젝트 매니저는 계획, 일정 수립, 조사, 보고에 이르기까지 모든 분야의 전문가입니다. 여기서 마스터해야 할 또 다른 기술이 있습니다. 바로 프로젝트 회계입니다. 

공식적인 직무 설명에는 '회계사'가 포함되어 있지 않을 수 있지만, 예산 책정 방법을 아는 것은 프로젝트 계획 및 리소스 할당의 필수적인 부분입니다. 프로젝트 기반 회계는 일상적인 거래와 수익을 측정하여 프로젝트의 비용 편익을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 비용이 가치보다 더 큰 프로젝트에 얽매이고 싶어 하는 사람은 없기 때문입니다.

프로젝트 회계란?

프로젝트 회계는 프로젝트의 라이프 사이클 동안 각 개별 결과물의 비용을 추적하는 방법입니다. 여기에는 프로젝트 매니저로서 프로젝트의 재무 상태와 이익률을 모니터링할 수 있는 재무 및 관리 회계 요소가 포함됩니다. 

이러한 유형의 회계는 프로젝트 수익성을 계산하는 데 도움이 될 수 있기 때문에 가치가 있습니다. 프로젝트의 비용과 잠재적인 수익원을 추적하면 결과물이 결과에 합당한 가치가 있는지 미리 판단할 수 있습니다. 이러한 세부 정보를 사용하여 자재, 인력, 시간 문제를 해결할 수 있습니다.

프로젝트 회계 vs. 재무 회계

프로젝트 회계와 재무 회계의 차이점은 무엇인가요? 프로젝트 기반 회계와 표준 재무 회계는 모두 비즈니스 비용과 수익을 추적하지만, 프로젝트 회계는 특정 프로젝트와 관련된 거래에 중점을 둡니다. 이 방법은 서로 다른 시스템, 프로세스, 보고 표준을 사용하여 차별화됩니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 시작일과 종료일을 설정합니다. 즉, 프로젝트가 시작되면 계정 추적이 시작됩니다.

• 결과물에 기반한 보고, 즉 특정 마일스톤이나 구매해야 했던 제품에 대한 지출을 추적합니다. 

• 작은, 특정 비용 세부 내역은 모든 개별 작업에 대한 비용을 나열하여 표시합니다.

• 비용 회계 또는 발생 회계를 사용하는지 여부에 관계없이 상호 교환 가능한 방법론은 이 프로세스에 영향을 미치지 않습니다. 

• 책임 공유: 프로젝트 회계는 프로젝트 관리와 회계의 혼합이기 때문에 두 가지 역할을 분할하거나 둘 중 하나가 모든 책임을 처리하도록 할 수 있습니다. 

프로젝트 회계 사용 시기

프로젝트의 모든 수준에서 세부 정보를 파악하려면 프로젝트 회계가 가장 좋은 방법입니다. 일일 비용, 경비, 청구 및 수익을 주의 깊게 모니터링하여 이 방법을 사용하여 예산을 최적화하고 특정 프로젝트의 재무 목표를 달성할 수 있습니다. 

다음과 같은 모든 프로젝트에 프로젝트 회계를 사용할 수 있습니다. 

• 재무 감사를 위한 준비 

• 일반적인 범위를 벗어난 새로운 프로젝트 수행

• 신규 제품 또는 서비스 개발

• 비즈니스 프로세스 및 기술 개선 구현

• 고유한 프로젝트에 대한 계약 업무 추적

건설 업계에서 프로젝트 회계를 어떻게 사용할 수 있는지 생각해 보세요. 홈, 사무실, 아파트 건물, 쇼핑 센터를 동시에 건설하는 경우, 한 곳에서 이러한 건설 프로젝트의 비용을 보고할 수 없습니다. 각 건물의 비용 편익을 명확하게 파악하려면 개별 프로젝트의 재무 및 예산을 추적해야 합니다.

프로젝트 회계를 사용하면 비용과 수익을 개별 프로젝트에 할당하여 각 프로젝트의 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있습니다. 

프로젝트 회계를 사용하는 방법

워크플로에 프로젝트 회계를 추가하면 프로젝트 관리 작업량을 간소화할 수 있습니다. 아래의 프로젝트 회계 프로세스 흐름을 따라 처음부터 끝까지 예산을 추적하세요.

프로젝트 회계 프로세스 흐름

프로젝트 회계에서는 재무 관리 기법을 사용하여 개별 프로젝트 예산을 정리, 할당 및 유지할 수 있습니다. 프로젝트 회계 프로세스 흐름은 6가지 주요 단계로 나뉩니다.  

개시

프로젝트를 시작하기 전에 초기 예산 추정과 비용 기반 분석을 완료된 상태여야 합니다. 개시 단계에서는 다음과 같은 질문을 던져볼 수 있습니다.

• 지금이 새로운 프로젝트를 시작하기에 적절한 시기인가요? 회사의 리소스, 요율, 재무 및 현재 프로젝트의 진행 상태를 잘 살펴보세요. 이 인사이트를 사용하여 다른 프로젝트가 리스크를 감수할 가치가 있는지 판단하세요.

• 예산을 추정하기 위해 유사한 프로젝트 예산에서 무엇을 가져올 수 있나요? 예산과 비용 기반 분석을 계산하는 동안 과거 프로젝트의 정보를 사용하여 추정치를 구축할 수 있습니다. 제안된 프로젝트가 이러한 유형의 첫 번째 프로젝트인 경우, 위에서 아래로 추정치를 사용하여 전체 타임라인과 예산을 설정할 수 있습니다.

시작 단계의 목표는 관련 재무 데이터와 예측을 기반으로 사례를 구축하여 상위 경영진이 새로운 프로젝트를 수행하도록 조언하거나 권장하지 않는 것입니다. 또한 고객에게 프로젝트의 대략적인 추정치와 타임라인을 제공할 수도 있습니다. 

예산

예산 책정은 특정 목적을 위해 사용할 수 있는 자금의 양을 나타냅니다. 시작 단계가 완료된 후에는 프로젝트의 각 활동 그룹이나 카테고리에 할당할 예산을 결정합니다. 모든 결과물에는 할당된 비용이 있어야 합니다. 간접 비용과 간접 비용과 같이 비용 거래와 관련된 청구 불가능한 요소를 예산에 포함하는 것을 잊지 마세요. 

예산을 책정할 때 위험을 고려하는 것도 중요합니다. 공급 가격 인상과 같은 예상치 못한 비용에 대비하여 10%의 여유를 추가하는 것이 좋습니다. 

프로젝트의 다양한 수준에서 지출되는 금액을 추적하면 리소스와 지출이 얼마나 효율적으로 사용되고 있는지 모니터링할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트가 예산을 초과하지 않도록 할 수 있습니다. 

관리

프로젝트가 진행되는 동안 모든 거래를 처리하고, 재무 약속과 수익 인식을 추적하고, 청구 및 청구서를 실행하고, 수익성 보고서를 생성해야 합니다. 

이 단계는 프로젝트가 진행되는 동안 지속될 가능성이 높습니다. 이 프로세스를 간소화하려면 모든 프로젝트 재무를 업무 관리 플랫폼 과 같은 단일 정보 소스로 정리하여 전략적 목표에 더 집중할 수 있도록 하세요. 

프로젝트 회계의 관리 단계에서 역할을 수행하면 계획된 비용과 실제 비용, 이익, 수익을 쉽게 추적하여 프로젝트의 진행 상태를 명확하게 파악할 수 있습니다. 이 인사이트는 다음 단계에 도움이 될 것입니다. 

실행

예산 단계에서 예산을 카테고리로 구분했습니다. 이제 프로젝트를 더 세분화할 차례입니다. 실행 단계가 시작되면 각 팀원은 할당된 카테고리 내에서 프로젝트 작업을 수행합니다. 그런 다음 해당 카테고리에 설정된 예산을 각 작업에 할당해야 합니다. 이 시점에서 지출할 계획이었던 것과 프로젝트에 필요한 것의 차이를 확인할 수 있습니다.

신중한 모니터링이 없으면 대부분의 예산은 실행 단계에서 벗어나게 됩니다. 그 주된 이유 중 하나는 범위 변동, 즉 사전에 설정한 프로젝트 범위에 포함되지 않은 결과물이 추가되는 것입니다. 범위를 확인하려면 각 팀이 시간과 리소스를 어떻게 사용하고 있는지 정확하게 추적하는 것이 중요합니다. 

유지 관리

프로젝트 팀이 프로젝트 예산과 리소스를 실시간으로 지속적으로 검토, 검증, 업데이트할 수 있는 프로세스를 만드세요. 이렇게 하면 불일치를 신속하게 식별하고 예산 초과를 방지할 수 있습니다.

프로젝트에 참여하는 모든 사람은 작업에 소요된 시간을 정확하게 기록하거나 어떤 리소스를 어떤 용도로 사용했는지 기록하는 등 예산을 유지하는 역할을 합니다. 제품 예산은 모든 팀원이 가장 정확한 최신 정보를 얻을 수 있도록 실시간으로 업데이트해야 하며, 가끔씩 참고할 수 있는 고정된 시트가 되어서는 안 됩니다. 모든 프로젝트 카테고리가 완료된 후에는 예산 초과 문제를 해결하기 위해 심층적인 예산 분석을 수행하고 필요한 경우 자금을 재할당하세요. 

분석 및 보고서

프로젝트 회계 주기의 마지막 단계에서는 보고서를 기반으로 프로젝트의 총 비용, 수익, 이익률을 계산해야 합니다. 이는 경영진이 향후 유사한 프로젝트가 작업량에 합당한지 판단하는 데 도움이 됩니다. 

프로젝트가 예산을 초과했거나 그만한 가치를 지불해야 한다면 이러한 실수에서 교훈을 얻을 수 있습니다. 프로젝트가 완료된 후에는 보고서를 살펴보고 계획대로 진행된 것과 고려하지 못한 점을 기록하세요. 이를 통해 유지보수 프로세스를 간소화하거나 예산 비상금을 따로 확보하는 등 다음 프로젝트를 위해 개선해야 할 사항을 결정하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 기반 회계 모범 사례

적절한 프로젝트 기반 회계 프로세스를 사용하면 파이프라인의 모든 프로젝트를 감독할 수 있으며, 각 프로젝트의 가장 작은 측면을 세분화하여 비용과 수익을 확인할 수 있습니다. 프로젝트를 원활하게 진행하려면 다음 프로젝트 회계 원칙을 따르세요.

별도의 회계 시스템 사용

프로젝트 기반 회계는 조직의 일반적인 재무 회계 프로세스보다 훨씬 상세합니다. 이러한 프로젝트를 별도의 재무 계정에서 관리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 개별 프로젝트에 필요한 정보를 쉽게 정리하고 액세스할 수 있습니다. 

프로젝트를 시작하기 전에 완료된 예산 추정치

예산 예측은 성공적인 프로젝트 계획 프로세스의 일부가 되어야 합니다. 프로젝트가 시작되기 전에 이 단계를 완료하면 진행 상태를 측정하고, 잠재적인 문제를 인식하고, 프로젝트 이익이 비용보다 큰지 판단할 수 있는 근거가 됩니다.

리소스 관리에 집중하기

모든 프로젝트는 시간, 인건비, 자재를 포함한 리소스에 크게 의존합니다. 프로젝트 회계의 경우, 이러한 리소스를 할당하고 소비하는 방법을 아는 것은 예산이 설정된 한도 내에 있는지 추적하는 데 필수적입니다.

핵심 성과 지표(KPI) 파악하기

프로젝트의 가장 중요한 구성 요소가 계획대로 진행되도록 하려면 관련성이 높은 핵심 성과 지표를 측정해야 합니다. KPI는 프로젝트 매니저가 프로젝트 목표 달성을 기준으로 성과를 측정하는 데 사용할 수 있는 정량화 가능한 측정 지표입니다. 프로젝트 관리의 KPI의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 일정 성과

• 비용 성과

• 리소스 배정

• 예산 편차

• 고객 불만 사항

• 변경 요청 수

시간 추적

프로젝트 매니저는 시간은 돈이라는 것을 알고 있습니다. 작업에 소요된 시간을 추적하면 실시간 비용을 계산하고 작업 시간이 프로젝트 예측과 일치하는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 매니저는 타임시트 또는 시간 추적 소프트웨어를 사용하여 프로젝트 재무를 쉽게 보고하고 직원들이 시간을 어떻게 보내는지 확인할 수 있습니다. 

보고서 자주 작성하기

프로젝트 회계는 개별 프로젝트의 진행 상태와 일상적인 재무를 추적할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 재무 상태를 모니터링하고 잠재적인 문제가 속도를 늦추기 전에 이를 인식하기 위해 보고서를 자주 실행하여 이러한 과실을 활용하세요. 

프로젝트 기반 회계의 이점

프로젝트 기반 회계는 일일 세부 재무 추적을 통해 사용자와 이해관계자에게 다양한 이점을 제공합니다. 별���의 계정을 통해 재무 보고를 더 쉽게 관리할 수 있을 뿐만 아니라 프로젝트 회계는 프로젝트를 미리 정해진 범위 내에서 유지하는 데에도 도움이 됩니다. 

조직의 표준 회계 방식 외에도 프로젝트 회계를 사용하는 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 일일 비용 및 수익의 가시성 향상

• 청구, 비용, 미수 등 보다 정확한 계정 

• 두 프로젝트 간의 회계 차이를 추적할 수 있는 기능

• 프로젝트의 진행 상태와 수익성에 대한 실시간 업데이트

• 귀중한 인사이트를 사용하여 향후 프로젝트에 입찰

• 고객에게 제공할 청구 및 진행 상태에 대한 정확한 데이터 

• 개선된 리소스 관리

• 유사한 프로젝트의 범위와 가격을 결정하는 데 도움이 되는 예상 비용 대비 계산된 실제 비용

• 프로젝트 관리 개선을 통한 프로젝트 실패 위험 감소

프로젝트 회계는 건설 또는 엔지니어링 회사와 같은 계약 기반 비즈니스에서 가장 일반적으로 사용됩니다. 그러나 이 방법은 다양한 조직에 유용할 수 있습니다. 

예산 초과에 작별을 고하세요

모든 거래를 잘하는 사람이 바보가 되는 것은 아닙니다. 회사가 더 나은 비용, 경비, 수익 관리를 통해 이익을 얻을 수 있다면 프로젝트 회계를 시도해 볼 때입니다. 

프로젝트 회계를 관리 프로세스에 구현하는 것은 성공적인 결과와 예산 초과, 리소스 부족, 비용이 많이 드는 지연 사이의 차이점이 될 수 있습니다. Asana로 재무 업무를 효과적으로 관리하세요. 거래와 시간을 관리하고, 프로젝트 재무를 체계적으로 정리하고, 재무 보고서를 손쉽게 작성하세요. 또한 재무 워크플로를 자동화하고 재무 목표를 추적할 수 있습니다.