리소스 평준화란? (기법 및 예시)

프로젝트가 계획한 대로 진행되지 않을 때가 있습니다. 리소스가 부족하여 프로젝트 결과물에 영향을 미치지 않도록 상황에 맞게 적절히 대응하는 방법을 찾아야 할 수 있습니다. 이럴 때 리소스 평준화가 필요합니다. 리소스 평준화를 실시하면 타임라인을 재조정하여 이용 가능한 리소스를 가지고 프로젝트를 완료할 수 있습니다. 이 기법을 사용하면 목적과 목표에 부합하도록 리소스를 할당할 수 있습니다.

리소스 평준화를 실시하려면 탄탄한 리소스 관리 기술이 필요하고 각 프로젝트에 필요한 사항을 빈틈없이 이해해야 합니다. 지금부터 이 기법을 더 효과적으로 활용할 수 있도록 예시와 따라할 수 있는 모범 사례를 통해 리소스 평준화 프로세스를 설명하겠습니다.

리소스 평준화란?

리소스 평준화는 이용 가능한 리소스를 가지고 프로젝트를 완료하기 위해 리소스가 과도하게 배정되거나 일정에 문제가 생기는 것을 해결하는 프로젝트 관리 기법입니다. 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 시간, 자료, 툴이 리소스에 해당합니다.

리소스 평준화의 목적은 프로젝트의 시간, 비용, 범위 제한 사항 내에서 작업하면서 이용 가능한 리소스를 최대로 활용하는 것입니다.

리소스 평준화는 프로젝트 매니저에게 어려운 과제일 수 있습니다. 같은 리소스가 여러 프로젝트에 필요한 상황에서 균형을 유지해야 하기 때문입니다.

팀에 무엇이 필요한지에 따라 다음과 같은 결과를 생각해 볼 수 있습니다.

• 현재 프로젝트 마감일을 지키는 것이 목표라면 이용 가능한 리소스를 더 많이 확보해야 할 수도 있습니다.

• 현재 이용 가능한 리소스를 가지고 프로젝트를 진행하는 것이 목표라면 프로젝트 마감일을 연장할 수도 있습니다.

리소스 평준화는 리소스를 과도하게 사용하는 일이 없도록 리소스 배정이나 프로젝트 일정을 조정합니다. 이를 통해 프로젝트 결과물의 품질을 유지할 수 있습니다.

리소스 평준화를 사용해야 하는 경우

리소스 평준화는 프로젝트가 성공적인 결과를 거두는 데 필요한 리소스를 확보할 수 있도록 하면서 리소스가 너무 적게 할당되는 것을 방지합니다. 이 기법은 프로젝트 관리뿐만 아니라 팀이 일과 삶의 균형을 유지하는 데도 도움이 됩니다. 리소스 평준화를 통해 팀이 이점을 얻을 수 있는 이유는 다음과 같습니다.

리소스를 최적화합니다

리소스 평준화를 통해 가지고 있는 리소스를 최대로 활용할 수 있습니다. 또한, 리소스가 추가로 필요한 프로젝트가 무엇인지 평가하고 마감일을 유연하게 조정할 수 있는 프로젝트가 무엇인지 파악할 수 있습니다.

적자를 최소화합니다

리소스 평준화는 프로젝트가 상당히 지연되는 것을 방지하여 비용과 인력의 손실을 최소화합니다. 이 기법을 활용하면 회사의 현재 작업 수용량과 재무 리소스를 초과하지 않고 리소스 수요를 관리할 수 있습니다.

작업이 과도하게 배정되는 것을 방지합니다

리소스가 과도하게 배정되면 과로로 이어질 수 있으며 팀원에게 부담이 될 수 있습니다. 리소스 평준화는 팀원에게 감당하기 어려울 만큼 많은 업무가 배정되지 않도록 업무가 과도하게 배정되는 문제를 해결하고 마감일을 조정하여 이와 같은 문제를 방지합니다.

프로젝트 결과물의 품질을 유지합니다

리소스 평준화를 실시하면 프로젝트 결과물의 품질을 동일한 수준으로 유지하여 리소스와 클라이언트의 기대치를 관리할 수 있습니다. 일반적으로 리소스 평준화는 예산 문제, 과도한 리소스 배정, 프로젝트 지연을 해결하는 데 도움이 되는 기법입니다.

리소스 평준화 예시

리소스 평준화를 팀에 실제로 적용하는 방법을 더 잘 이해할 수 있도록 예시를 준비했습니다.

예시 1: 프로젝트 시작일 연기하기

디자이너가 클라이언트를 위해 목업을 만들어야 하는 프로젝트가 있습니다. 그런데 해당 디자이너에게 업무가 이중으로 배정되었으며 디자인 팀의 나머지 디자이너들도 진행하고 있는 작업이 있는 상황입니다. 프로젝트 팀은 디자이너가 작업을 수행할 수 있는 이틀 후에 프로젝트를 시작하기로 합니다. 해당 디자이너의 업무 속도가 빨라서 프로젝트 마감일은 동일하게 유지됩니다.

예시 2: 추가 리소스 확보하기

IT팀은 회사 컴퓨터가 감염된 바이러스에 대처하기 위해 많은 수의 IT 요청을 처리해왔습니다. 회사가 현재 사용하고 있는 바이러스 백신 소프트웨어가 바이러스를 막을 수 있을 만큼 강력하지 않기 때문에 팀은 컴퓨터를 고칠 수 있도록 새로운 바이러스 백신 소프트웨어에 투자하기로 합니다.

예시 3: 프로젝트 마감일 연기하기

마케팅 팀은 새로운 소셜 미디어 캠페인을 론칭하기 위해 소셜 미디어 매니저의 승인을 기다리고 있습니다. 하지만 해당 매니저는 현재 병가를 낸 상태입니다. 캠페인이 시급하지 않으므로 마케팅 팀은 매니저가 검토할 시간을 가질 수 있도록 캠페인 론칭일을 며칠 연기합니다.

마케팅팀, 영업팀, IT팀 등 모든 팀을 관리할 때 리소스 평준화 기법을 활용하면 리소스 문제를 수월하게 해결할 수 있습니다. 해결 방법을 선택했으면 팀에 계획을 알리세요. 미팅 템플릿을 사용하여 안건을 계획할 수 있습니다.

프로젝트 리소스 평준화

프로젝트 관리 기술에 프로젝트 리소스 평준화 기법을 추가하면 프로젝트를 더 효과적으로 관리하는 리더가 될 수 있습니다. 팀에 적용할 수 있는 리소스 평준화 전략은 다음과 같습니다.

크리티컬 패스 분석법

크리티컬 패스 분석법(Critical Path Method, CPM)은 리소스 제약을 고려하지 않고 프로젝트 기간을 계산하는 리소스 평준화 기법입니다.

이 기법은 각 활동을 시작하고 완료할 수 있는 가능한 한 가장 빠른 날짜와 가장 늦은 날짜를 계산하기 위해 종속 관계에 있는 프로젝트 활동을 논리적인 순서로 연결합니다. '크리티컬 패스'는 프로젝트를 성공적으로 끝내기 위해 완료해야 하는 소요 기간이 가장 긴 일련의 작업을 말합니다.

크리티컬 패스의 활동을 특정하고 나면 '플로트' 또는 일정의 유연성을 판단할 수 있습니다.

총 플로트는 프로젝트 완료일에 영향을 주지 않은 채 작업이 가장 빠른 시작일에서 얼마나 연기될 수 있는지를 나타냅니다.

• 계산 방법: (가장 늦은 완료일) – (가장 빠른 완료일) 또는 (가장 늦은 시작일) - (가장 빠른 시작일)

자유 플로트는 후속 활동의 시작일에 영향을 미치지 않은 채 작업을 연기할 수 있는 일수를 나타냅니다.

• 계산 방법: (후속 작업의 가장 빠른 시작일) – (현재 작업의 가장 빠른 완료일)

크리티컬 패스상의 작업 플로트는 0입니다. 즉, 한 작업이 연기되면 프로젝트의 나머지 작업 역시 연기된다는 것입니다.

예를 들어, IT팀이 현재 보안 시스템을 대체하는 프로젝트를 진행하고 있다고 가정해 보겠습니다. 팀은 두 개의 중요한(Critical) 작업과 두 개의 중요하지 않은(Noncritical) 작업을 특정했습니다.

중요한 작업:

• 2일 내로 전사에서 현재 보안 소프트웨어의 사용 중단하기

• 4일 내로 회사의 모든 디바이스에 새로운 소프트웨어 설치 및 테스트하기

중요하지 않은 작업:

• 1일 내로 소프트웨어 공급 업체와 구매 상세 정보 확정하기

• 2일 내로 새로운 소프트웨어의 사용 방법 가이드 만들기

이 예시에서 크리티컬 패스 활동은 프로젝트를 완료하기 위해 중요한 반면 중요하지 않은 작업은 선택 사항이 될 수 있기 때문에 가장 짧은 프로젝트 소요 기간은 6일입니다.

패스트 트래킹

클라이언트의 요구 사항을 충족하기 위해 마감일 당일이나 마감일 전에 프로젝트를 전달해야 할 때가 있습니다. 이러한 경우, 프로젝트의 속도를 높이기 위해 여러 작업을 병행하여 추진하는 패스트 트래킹을 사용할 수 있습니다. 패스트 트래킹은 활동의 일정이 어느 정도 동시에 진행할 수 있을 때만 활용할 수 있는 일정 단축 기법입니다.

예를 들어, 종속 관계가 있는 활동은 미루고 종속 관계가 없는 활동은 병행하여 진행할 수 있습니다.

디자인 팀이 웹사이트 목업을 마무리하는 동안 소프트웨어 개발 팀이 웹사이트의 백엔드를 구축하기 시작하는 상황을 패스트 트래킹의 예시로 들 수 있습니다. 패스트 트래킹 기법을 사용하면 업무를 일정과 예산에 맞춰 완료할 수 있지만 다시 작업해야 할 가능성도 높아집니다.

크래싱

패스트 트래킹을 적용할 수 없거나 충분히 효과적이지 않을 때는 크래싱 기법을 실행할 수 있습니다. 크래싱은 프로젝트의 타임라인을 단축하기 위해 프로젝트에 추가 리소스를 배정하는 기법입니다. 이 경우, 우선순위가 높은 작업의 필요를 파악하고 최소한의 비용으로 최대의 가치를 제공하는 리소스 옵션을 찾아야 합니다.

예를 들어, 마케팅 팀은 마감일이 이틀 앞당겨졌기 때문에 두 명의 카피라이터가 더 필요한 상황입니다. 여력이 되는 팀원이 없어서 프로젝트 매니저는 새로운 카피라이터를 찾는 데 시간을 할애하는 대신 전에 함께 일해 본 적이 있는 프리랜서 두 명을 고용하기로 합니다.

프로젝트 일정을 단축하기 위해 크래싱을 사용하기로 결정하기 전에 먼저 추가적인 리소스를 확보하는 것과 관련하여 매니저나 클라이언트에게 승인을 받아야 합니다.

크리티컬 체인 방법론

크리티컬 체인 방법론은 크리티컬 패스 분석법이 업그레이드된 버전입니다. 크리티컬 패스 분석법과 다르게 크리티컬 체인 방법론은 리소스의 제약을 고려합니다. 이 경우, 크리티컬 체인은 작업과 리소스의 종속 관계를 모두 고려하여 작업이 완료되기까지의 가장 긴 경로를 나타냅니다. 리소스는 한 번에 하나의 작업에만 배정할 수 있습니다.

이 방법론을 사용하여 프로젝트 일정을 계획하면 작업에 필요한 리소스의 목록을 작성하고 필요에 따라 리소스 활용 가능 여부를 다시 평가해야 합니다.

크리티컬 체인 방법론에서는 마지막 작업과 프로젝트 마감일 사이에서 크리티컬 체인 활동에 예상치 못한 상황이 발생하는 것을 대비하기 위한 여유 기간(Buffer)이 있습니다. 작업이 일찍 완료되면 여유 기간이 늘어납니다. 반대로 크리티컬 체인 활동이 지연되면 이 여유 기간이 사용되지만, 프로젝트 완료일에는 영향을 미치지 않습니다.

예를 들어, 콘텐츠를 일정에 맞춰 공개하기 위해 매니저는 필요한 리소스(작가, 편집자, 디자이너, 개발자)를 결정합니다. 매니저는 콘텐츠나 디자인 검토 과정에서 지연이 발생할 때를 대비해 5일의 여유 기간을 설정합니다.

크리티컬 체인 방법론은 프로젝트 기간과 리소스를 현실적으로 예측하여 리소스를 과도하게 배정하는 일 없이 프로젝트를 제시간에 완료하는 것을 목표로 합니다.

리소스 평준화 툴

리소스 평준화는 경험이 쌓일수록 더 수월하게 수행할 수 있습니다. 리소스 평준화 기법을 활용할 때 도움이 되는 팁과 함께 사용하면 좋은 툴을 소개합니다.

• 간트 차트 사용하기: 간트 차트는 프로젝트 일정을 시각화하는 막대 차트이며 크리티컬 패스를 식별하고 계획하는 데 사용하기 적합합니다. 작업 종속 관계, 시작일과 마감일, 프로젝트 기간을 개략적으로 파악할 수 있습니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 필요에 맞게 차트를 다시 구성하고 날짜를 조정할 수 있습니다.

• 프로젝트 관리 소프트웨어 활용하기: 일부 프로젝트 관리 소프트웨어는 리소스의 과도한 배정을 해결하는 데 도움이 되는 리소스 평준화 알고리즘을 제공합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 또한 팀원의 일정을 파악할 수 있는 가시성을 제공하여 일정이 충돌되고 작업이 이중으로 배정되는 상황을 사전에 방지하는 데 도움이 됩니다.

• 네트워크 다이어그램 그리기: 네트워크 다이어그램도 프로젝트의 일정을 시각적으로 나타내는 도구입니다. 네트워크 다이어그램은 작업 순서를 나타내는 일련의 상자와 화살표로 구성된 차트입니다. 네트워크 다이어그램은 일정을 계획하고 프로젝트 진행 상태를 추적하기 위해 사용할 수 있습니다. 일련의 상자를 연결할 때 각 상자는 기간이 정해진 작업을 나타내며, 크리티컬 패스와 크리티컬 패스가 아닌 것을 식별할 수 있습니다.

• 이전 프로젝트 참고하기: 지난 프로젝트 계획과 일정을 보관하면 이전에 수행했던 프로젝트와 비슷한 프로젝트를 진행할 때 더욱 정확한 프로젝트 계획을 수립할 수 있도록 참고할 수 있습니다. 성공적이었던 프로젝트나 성공적이지 못했던 프로젝트를 살펴봄으로써 각 작업에 얼마만큼 여유를 두어도 되는지 알 수 있고 필요한 리소스가 무엇인지 대략적으로 파악할 수 있어 프로젝트를 시작하기 전에 사용할 수 있는 리소스를 가늠할 수 있습니다.

• 필요한 리소스를 현실적으로 예측하기: 리소스 평준화는 프로젝트 범위를 사전에 명확하게 정의하고 필요한 리소스를 현실적으로 예측할 때 성공 확률이 더 높습니다.

더 정확하게 예측하기 위한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.

• 개인적인 편견을 줄이기 위해 팀이 예측을 실행합니다.

• 예측 프로세스에 잠재적인 프로젝트 위험을 포함합니다.

• 광범위한 가능성을 다룰 수 있도록 특정 값 보다는 범위로 예측합니다.

• 더 일관성 있게 예측하기 위해 매번 동일한 예측 기법을 사용합니다.

처음에 리소스를 잘 예측해 놓으면 나중에 문제가 발생했을 때 리소스 평준화를 크게 변경할 필요가 없습니다.

리소스 평준화 vs 리소스 유연화

리소스 평준화와 리소스 유연화 모두 리소스 관리 기법으로 간주됩니다.

두 기법의 주된 차이점은 우선시하는 프로젝트 제약 조건이 다르다는 것입니다. 리소스 유연화는 시간 제약을 우선시하는 반면 리소스 평준화는 리소스의 이용 가능 여부를 중시합니다.

예를 들면 다음과 같습니다. 어떤 작업을 하기 위해 8시간씩 5일 동안 일정을 계획했다고 가정해 보겠습니다. 하지만 작업을 완료하려면 30시간이면 충분하기 때문에 하루에 6시간으로 일정을 다시 계획합니다. 이렇게 하면 프로젝트 마감일에 영향을 끼치지 않으면서 다른 작업을 할 수 있는 여유 시간을 확보할 수 있습니다.

리소스 평준화는 리소스가 과도하게 배정될 때 사용되지만, 리소스 유연화는 리소스가 균등하게 배정되지 않을 때 사용됩니다. 리소스 평준화를 사용할 때는 프로젝트 일정을 유연하게 조정할 수 있지만, 리소스 유연화를 사용할 때는 프로젝트 일정이 이미 정해져 있습니다.

리소스의 과도한 배정을 해결하기 위해 리소스 평준화를 실행한 후에는 리소스 유연화를 실행하여 프로젝트 일정을 균등하게 조정할 수 있습니다.

리소스 평준화 스킬을 업그레이드하세요

제한된 리소스를 최대로 활용하려면 리소스 평준화 기법을 사용하여 이용 가능한 리소스를 배분함으로써 프로젝트를 기한 내에 완료할 수 있습니다.

이 전략을 IT 템플릿이나 마케팅 템플릿과 같이 맞춤 설정할 수 있는 템플릿과 함께 사용하여 프로젝트를 계획하고 일정을 수립하세요.

리소스 평준화 기법은 탄탄한 리소스 관리 스킬에 기반하지만, 업무 관리 소프트웨어를 사용하면 프로젝트 조율 능력을 한 단계 더 끌어올릴 수 있습니다.