프로젝트 성공을 위해 프로젝트 제약 조건 6가지와 이를 관리하는 방법

서커스 공연에서 곡예사들이 저울질을 하는 것을 본 적이 있나요? 그들은 어떻게든 여러 개의 접시를 공중에 우아하게 들고 있어 마치 마법을 부리는 것 같습니다. 하지만 균형을 잡는 데는 마법이 필요하지 않습니다. 집중과 기술만 있으면 됩니다. 공연자가 한 판을 잘못 잡으면 모든 판이 무너질 것입니다. 

서커스 공연과 마찬가지로 프로젝트 관리는 균형을 맞추는 작업입니다. 프로젝트 라이프 사이클 동안 시간, 비용, 위험 등 다양한 제약에 직면하게 됩니다. 효과적인 프로젝트 매니저로서의 업무 중 하나는 이러한 제약을 균형 있게 조정하여 프로젝트 성과를 높이는 방법을 배우는 것입니다. 이 글에서는 프로젝트 제약 조건에 대한 세부 정보를 살펴보고 이를 관리하는 방법을 설명합니다. 

프로젝트 제약이란?

프로젝트 제약 조건은 프로젝트 라이프 사이클 동안 고려해야 하는 일반적인 제한 사항입니다. 예를 들어, 비용 제약은 특정 프로젝트 예산으로 제한된다는 것을 의미하고, 시간 제약은 지정된 기간 내에 프로젝트를 완료된 해야 한다는 것을 의미합니다. 

대부분의 프로젝트 제약은 서로 영향을 미치므로 프로젝트 성공을 위해서는 제약 관리가 매우 중요합니다. 프로젝트 타임라인을 연장해야 한다고 판단되면 프로젝트를 완료된 비용도 더 많이 들 것입니다. 프로젝트의 시간과 비용이 늘어날 때 프로젝트 범위도 확장됩니다. 

프로젝트 관리 단계를 진행할 때 고려해야 할 6가지 일반적인 프로젝트 제약 조건이 있습니다. 이 글에서는 각 제약 조건에 대한 세부 정보를 살펴보고 이를 관리하는 방법을 설명합니다. 어떤 유형의 프로젝트를 진행하든 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 프로젝트 일정을 시각화하고 모든 프로젝트 제약을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 

프로젝트 관리의 3가지 제약

프로젝트 관리 삼각형 또는 철의 삼각형이라고도 하는 프로젝트 관리의 세 가지 제약은 범위, 비용, 시간입니다. 모든 프로젝트에서 이 세 가지 요소의 균형을 맞춰야 하며, 이 세 가지 요소는 서로 영향을 미치기 때문에 균형을 맞추는 것이 어려울 수 있습니다. 

범위, 비용, 시간을 균형 있게 조정할 때 절충안이 있으며, 프로젝트의 일관성과 기능을 유지하기 위해 무엇을 희생할 것인지 결정해야 합니다. 

예를 들어, 프로젝트의 예산과 시간 배분이 안정적으로 유지되는 경우에만 프로젝트가 범위 내에서 유지될 수 있습니다. 프로젝트를 더 짧은 시간에 완료하려면 예산을 조정할 수 없는 한 프로젝트의 균형을 맞추기 위해 범위도 줄여야 합니다.

범위

프로젝트 범위는 품질, 세부 정보, 결과물 측면에서 프로젝트의 규모를 의미합니다. 시간과 비용은 프로젝트 범위의 종속성입니다. 프로젝트 범위가 커질수록 프로젝트를 완료하는 데 더 많은 시간과 비용이 필요하기 때문입니다.

각 프로젝트 단계에서 범위 변동을 인지하고 이를 방지하기 위해 노력해야 합니다. 제작을 시작하기 전에 프로젝트 계획을 확정하고, 프로젝트 이해관계자로부터 모든 승인을 받아서 범위 변동을 방지하세요.

비용

비용 제약에는 프로젝트 예산 전체와 프로젝트에 필요한 재무적 가치가 포함됩니다. 비용 제약 조건이 될 수 있는 항목은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 비용

• 팀원 급여

• 장비 비용

• 시설 비용

• 수리 비용

• 자재 비용

예산을 현실적으로 유지하기 위해 많은 팀은 비용 비교 템플릿을 사용하여 예상치를 확정하기 전에 공급업체, 가격 책정 옵션 또는 리소스 비용을 비교합니다.

시간

시간 관리는 프로젝트의 성공에 필수적이며, 프로젝트의 각 단계에서 직면하게 될 다양한 시간 제약이 있습니다. 프로젝트 타임라인을 늘리려고 하면 마감일 연장, 팀 캘린더 조정, 계획 수립 시간 단축과 같은 결과가 발생할 수 있습니다.

제약으로 이어질 수 있는 프로젝트의 시간 요소에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 전체 프로젝트 타임라인

• 프로젝트 수행 시간

• 내부 캘린더 및 목표

• 계획 및 전략에 배정된 시간

• 프로젝트 단계 수

범위, 비용, 시간은 철의 삼각형이라고 합니다. 왜냐하면 이 세 가지 제약을 프로젝트의 품질을 유지하면서 균형을 맞추는 것이 어렵기 때문입니다. 예를 들어, 예산을 삭감하거나 범위를 늘리는 경우, 시간 제약을 완화하여 이를 보완해야 할 가능성이 높습니다. 마감일을 연장하거나, 시간을 추가하거나, 이벤트 일정 템플릿 을 사용하여 프로젝트 일정을 조정하여 마일스톤을 가시적으로 유지하고 납품일을 현실적으로 유지할 수 있습니다.

고려해야 할 기타 일반적인 프로젝트 제약 조건

범위, 비용, 시간은 프로젝트 관리의 세 가지 제약 조건이지만, 프로젝트 라이프 사이클에서 발생할 수 있는 다른 세 가지 프로젝트 제약 조건인 리스크, 리소스, 품질이 있습니다.

리스크

프로젝트 리스크는 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 예기치 않은 사건을 의미합니다. 대부분의 프로젝트 리스크는 부정적이지만, 일부는 긍정적일 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트가 진행 중일 때 새로운 기술이 출시될 수 있습니다. 이 기술은 프로젝트를 더 빨리 완료하는 데 도움이 될 수도 있고, 시장에서 더 많은 경쟁을 유발하여 제품 가치를 떨어뜨릴 수도 있습니다. 

리스크 분석과 리스크 관리 전략을 사용하여 프로젝트 리스크를 파악하고 이를 방지할 수 있습니다. 다음과 같은 위험에 직면할 수 있습니다.

• 리소스 부족

• 실무적 문제

• 낮은 성과

• 명확성 부족

• 범위 변동

• 높은 비용

• 시간 부족

리스크 관리 대장 을 사용하여 각 프로젝트 리스크의 발생 가능성과 심각도를 평가한 다음, 가장 가능성과 심각도가 높은 리스크를 먼저 완화하세요.

리소스

리소스는 프로젝트 요구 사항에 비용이 들기 때문에 프로젝트의 비용 제약과 밀접하게 관련되어 있습니다. 적절한 리소스 할당이 없으면 프로젝트 품질이 저하되고, 예산이 증가하고, 타임라인이 지연될 수 있습니다. 

고려해야 할 몇 가지 리소스는 다음과 같습니다.

• 사람

• 장비 또는 자재

• 시설

• 소프트웨어

리소스 관리 계획을 사용하여 프로젝트의 모든 요소에 필요한 리소스를 확보하면 이러한 제약이 다른 프로젝트 영역에 부정적인 영향을 미치지 않도록 할 수 있습니다.

품질

프로젝트 품질은 프로젝트 결과물이 초기 기대치를 얼마나 잘 충족하는지를 측정하는 지표입니다. 프로젝트 품질은 프로젝트의 궁극적인 결과이기 때문에 모든 프로젝트 제약 조건은 프로젝트 품질에 영향을 미칩니다. 그러나 프로젝트 품질은 그 자체로도 제약 조건이 됩니다. 비용, 시간, 리소스, 리스크 또는 범위와 관련이 없는 프로젝트의 측면이 품질 저하로 이어질 수 있기 때문입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 커뮤니케이션 부족

• 부실한 디자인 또는 개발 기술

• 과도한 프로젝트 변경

높은 프로젝트 성과를 달성하려면 프로젝트 품질을 자체적으로 관리하는 동시에 다른 5가지 프로젝트 제약 조건의 균형을 맞춰야 합니다. 제약을 관리하지 못하면 프로젝트 품질이 저하되고 고객 만족도가 낮아질 수 있습니다.

프로젝트 제약을 관리하는 방법

프로젝트 제약 조건이 발생할 때 이를 관리하고 균형을 맞추는 데 사용할 수 있는 전략이 있습니다. 유연성과 협업을 장려하는 PMBOK 가이드의 프로젝트 관리 단계 및 애자일 방식과 같은 프로젝트 관리 방법론을 사용하는 것은 프로젝트 제약을 통제하는 몇 가지 방법입니다.

다음 팁을 사용하여 프로젝트 관리 계획을 강화할 수도 있습니다. 

1. 제약 조건을 이해하세요: 프로젝트 제약 조건이 무엇인지 이해하지 못하면 이를 관리할 수 없습니다. 프로젝트 제약을 파악하면 이를 중심으로 계획을 세울 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 계획 단계에서 직면할 수 있는 리스크와 필요한 리소스, 그리고 이러한 리소스에 드는 비용을 평가합니다.

2. 계획 및 전략 수립: 프로젝트 계획에서 가장 일반적인 6가지 제약을 모두 고려하면 앞으로의 일에 대해 더 나은 관점으로 나아갈 수 있습니다. 프로젝트 계획에는 제약을 완화하고 범위, 비용, 시간의 세 가지 제약을 균형 있게 유지하기 위한 전략이 포함되어야 합니다. 또한 프로젝트 리스크가 발생하는 것을 방지하는 등 추가적인 프로젝트 제약을 해결하기 위한 전략을 구현할 수 있습니다.

3. 프로젝트 품질 관리: 프로젝트 계획과 프로세스를 정기적으로 모니터링하여 프로젝트 품질을 관리할 수 있습니다. 팀이 프로젝트 실행 전반에 걸쳐 다양한 작업을 처리할 때 업무 관리 소프트웨어 를 사용하여 모든 사람이 계획대로 진행할 수 있도록 하세요. 변경 사항이 발생할 경우 범위 변동을 방지할 수 있도록 변경 관리 프로세스를 수립하세요.

4. 리스크 관리: 리스크 분석을 사용하여 잠재적인 프로젝트 리스크를 식별, 평가하고 이에 대비합니다. 강력한 리스크 관리 계획이 갖춰져 있으면 가장 큰 피해를 주는 프로젝트 리스크를 방지하고 예기치 않은 리스크에 대비할 수 있습니다.

5. 효과적인 커뮤니케이션: 팀 커뮤니케이션은 프로젝트 제약을 성공적으로 관리하는 데 필수적입니다. 강력한 커뮤니케이션이 없으면 다른 팀원이 자신도 모르는 사이에 열심히 일하는 데 방해가 되는 동안 제약의 균형을 맞추고 있다고 생각할 수 있습니다. 프로젝트의 모든 측면을 팀과 논의하면 팀이 함께 협력하여 프로젝트 목표를 달성할 수 있습니다. 

6. 유연성 수용: 프로젝트 제약을 효과적으로 균형 있게 조정하려면 유연해야 합니다. 범위 내에서 유지하기 위해 프로젝트 요소에 대해 타협해야 하는 경우가 있습니다. 유연하지 않으면 프로젝트 품질을 희생하게 됩니다. 고객이나 이해관계자의 만족을 유지하는 것이 최우선 순위여야 하며, 이는 필요할 때 타협안을 수락하는 것을 의미합니다. 

프로젝트 관리 툴로 제약 조건을 ���시간으로 확인하세요

프로젝트 품질이 이해관계자의 기대에 부응할 수 있도록 프로젝트 라이프 사이클의 모든 단계에서 프로젝트 제약을 추적하세요. 프로젝트 일정과 같은 하나의 프로젝트 제약을 조정해야 하는 상황이 발생하면 비용과 범위와 같은 다른 프로젝트 영역에 미치는 영향을 고려하고 필요에 따라 제약을 균형 있게 조정하세요. 

프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 프로젝트 제약을 실시간으로 시각화할 수 있습니다. 프로젝트 요소를 제어하고 다른 사람과 정보를 공유하는 효율적인 방법이 필요할 때 Asana 와 같은 프로젝트 관리 시스템에서 사용할 수 있는 도구를 사용하면 쉽게 할 수 있습니다.