プロジェクト管理テンプレート

プロジェクトマネージャーが効率よく働くためには、仕事をきちんと整理する必要があります。しかし、一度にたくさんのプロジェクトを管理しなければならなくなると、どんなに几帳面な人でも一筋縄ではいきません。プロジェクト管理テンプレートを使えば、複数のプロジェクトを、チームの垣根を越えて、一貫した形式で管理できます。

プロジェクト管理テンプレートとは？

プロジェクト管理テンプレートは、一度に複数のプロジェクトを管理する際に役立つツールです。これは、複数のチームが関わる場合は特に便利です。すべてのチームが同じテンプレートを使ってプロジェクトを同じように管理することで、別のチームが管理しているプロジェクトも簡単に見つけられます。

プロジェクト管理テンプレートの作成には、プロジェクト管理ソフトウェアの使用がおすすめです。複数のプロジェクト管理ダッシュボードを行き来して、情報をリアルタイムで確認できるためです。たとえば、Asana でプロジェクト管理テンプレートを作成すれば、用途に応じてプロジェクトの表示形式を切り替えられます。プロジェクトのタイムラインを確認したいときはタイムラインビューに切り替えれば、仕事がすぐにガントチャート形式で表示されます。シンプルな表示がお好みであれば、各プロジェクトのタスクリストと同様、リストビューでプロジェクトを管理することもできます。

テンプレートは一度準備すれば、プロジェクト計画で誰がどのプロジェクトを担当するのか、どこでそのプロジェクトを管理するのか決める際に活用できます。テンプレートはプロジェクトマネジメントをパターン化できるだけでなく、ポートフォリオマネジメントにも役立ちます。ポートフォリオマネジメントでは一つのポートフォリオ内に多くのプロジェクトが存在するため、プロジェクト管理テンプレートを使うことでポートフォリオの作成方法や管理方法を整理できます。

プロジェクト管理テンプレートを使うメリット

プロジェクトの管理方法によって、仕事の整理状況や集中力は変わってきます。会社規模になると、この小さな変化が大きな影響をもたらします。チームや部署に関係なく、決まった方法でプロジェクトを効率よく管理できれば、会社全体の生産性も上がります。

他にも、プロジェクト管理テンプレートを使うと以下のようなメリットがあります。

• 一貫性を保てる: チームやリリースの種類に関係なく、一貫してテンプレートを使ってプロジェクトを管理することで、複数プロジェクトが関わる大きなリリースを、常に全く同じ方法で管理し、整理することができます。

• 仕事のための仕事を減らせる: プロジェクト管理テンプレートを使えば、目標達成に必要なプロジェクトをどのように管理し、調整するか考える時間を節約できます。

• カスタマイズできる: 必要に応じて、仕事のタイプに合ったプロジェクト管理テンプレートを作成できます。たとえば、製品開発プロセス専用のテンプレートを作成して、製品開発に必要なプロジェクトをリストアップすることも可能です。

プロジェクト管理テンプレートの用途

プロジェクト管理テンプレートを使うと、関連するプロジェクトを決まった形で管理できます。テンプレートを使って新規プロジェクトを管理すると、以下のようなプロジェクトの概要を把握できます。

• プロジェクトのステータス

• 保留中の成果物

• プロジェクトのタスクと説明

• 開始日、終了日、マイルストーンなどをはじめとしたプロジェクトのスケジュール

さらに、チームメンバー用に作成したプロジェクトの To-Do リストにも、プロジェクト管理ツールから直接アクセスできます。

たとえば新製品をリリースする場合、プロジェクト管理テンプレートを使うとこんなことができます。

1. 新製品のリリースへ向けて、新しいプロジェクトトラッカーを作成する

2. 製品ロードマップやプロジェクトの進行計画など、関連するプロジェクトを添付する

3. アジャイルスプリントをチームのプロジェクトトラッカーと連携させて、製品の開発状況をモニタリングする

プロジェクト管理テンプレートにあると便利な機能

プロジェクト管理ツールを使うことで、必要な機能の揃ったプロジェクト管理テンプレートを作成できます。便利な機能の例として、以下のようなものがあります。

• ガントチャート

• サブタスク

• プロジェクト管理ダッシュボード

• 期限

• ワークフロー

• 連携

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• ダッシュボード: ダッシュボードはプロジェクトレベルのタブで、日々の作業から視野を広げることによって、プロジェクトの進捗をすばやく把握するのに便利なグラフや視覚的要素が含まれています。ダッシュボードのチャートをカスタマイズすると、チームの作業に潜む潜在的な障害を即座に特定できるようになるため、滞りなくプロジェクトを先に進めることができます。ダッシュボードタブは、プロジェクトの進捗状況をさっと把握するための参考データとして使用するとよいでしょう。

• ポートフォリオ: ポートフォリオを使うと複数プロジェクトを一つのビューで整理し、管理できるため、すべてのプロジェクトの進捗状況を俯瞰的に確認したり、詳細を見てリスクアセスメントを行うことができます。さらに、進捗会議を開かなくてもプログラム全体の進捗情報を常にステークホルダーと共有できます。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Figma: Figma ではユーザーフロー、ワイヤーフレーム、UI モックアップ、プロトタイプなどを作成できますが、Figma for Asana を使えば、こうしたデザインを Asana に埋め込み、関連のプロジェクト文書の文脈と合わせて最新のデザインワークを参照できます。さらに、スクリーンショットとは異なり、ライブの埋め込みオブジェクトであるため、デザインファイルで行われた変更がリアルタイムで反映され、該当のファイルを探して画像を更新する余分な手間を省けます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

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