プロジェクト終了テンプレート

プロジェクト管理において、幕引きは重要です。最終マイルストーンを達成しても、まだやり残したことがないか確認し、結果を共有して、次のステップを決める必要があります。

こうした手順は重要であるにもかかわらず、プロジェクトの成功の影に隠れてしまいがちです。しかしプロジェクト終了テンプレートがあれば、チームはスムーズに残務を片づけられます。

プロジェクト終了テンプレートとは？

プロジェクト終了テンプレートは、プロジェクトを万全な形で完了するために必要なすべてのステップをあらかじめ示したガイドです。チームがあらゆるプロジェクトで辿るロードマップとなり、これを使って、たとえば最終テストの実施、プロジェクト予算の確定、関係者への最終報告といった重要な To-Do の完了を全員が確認できます。

テンプレートをあらかじめ作成するには多少の手間がかかりますが、後々、チームの時間や労力の節約になります。テンプレートがあれば、プロジェクトが終わるたびに一から作成するのではなく、コピーして記入するだけで次の段階に進めます。

デジタルのプロジェクト終了テンプレートを使うメリット

プロジェクトの終了プロセスには、承認の取り付けや、最終テストの実施など、さまざまな不確定要素が含まれます。追跡するものが多いため、簡単に変更できないタイプのテンプレートではすぐに対応しきれなくなり、関係者に状況を知らせるために、頻繁に更新しなくてはなりません。

デジタルのプロジェクト終了テンプレートを作成すれば、Excel の表の更新にかける時間を重要な仕事に注げます。テンプレートを仕事が発生するのと同じ場所に保管すれば、さまざまなツールを行き来する必要なく、信頼できる唯一の情報源によって、チーム全員が仕事のステータスを追跡できます。

デジタルのプロジェクト終了テンプレートを使うと、次のことが可能になります。

• チーム全員が、すべてのプロジェクトについて、同一のプロジェクト終了プロセスに従う。

• プロジェクト終了に関するタスクの状況をリアルタイムで確認する。

• 承認、マイルストーン、タスクを 1 か所で追跡する。

• 複数のコミュニケーションツールを行き来する必要がなくなる。

• 関係者とのプロジェクト終了プロセスの共有が容易になる。

• 個別にプロジェクト終了に関する報告書やチェックリストを作成する必要がなくなる。

• プロジェクト終了プロセスを、タイムライン、かんばんボード、リスト、カレンダーなどの形式で表示する。

• プロジェクト憲章やプロジェクトの概要など、プロジェクトの重要な文書をタスクに直接添付する。

プロジェクト終了テンプレートに記載する情報

プロジェクト終了テンプレートには、プロジェクトを万全な形で完了するために必要なすべてのステップを記載します。チームごとに多少の差はあっても、プロジェクト終了に関するタスクは、一般的に次の 4 つのカテゴリに分類されます。

• 管理タスク: プロジェクト計画のレビュー、プロジェクト予算やプロジェクトベースラインの確定、文書の更新、プロジェクトのポストモーテム会議の開催といった、後方支援的なステップです。

• テスト計画: 製品のリリース後に、結果を測定し、共有するためのステップです。たとえば、1 週間や 1 か月後に結果を測定するといったことです。

• プロジェクトの承認: プロジェクトが完了し、要求される仕様を満たしていることを確認するために必要な承認です。

• 引き継ぎ: プロジェクトの成果物や、プロジェクト終了後に担当者への割り当てが必要な残りのアクションアイテムのフォローアップです。

テンプレートでは、こうした 4 つのカテゴリごとにセクションを作成します。各セクションにタスクを記入する際には、チームにとって理想的なプロジェクト終了プロセスを思い浮かべましょう。すべての残務を確実に完了するには、どんな管理タスクが必要か？成果物をテストし、結果を共有する方法は？プロジェクトの承認を出すべき人は誰か？どんな後処理のタスクをメンバーに割り当てる必要があるか？といったことを検討します。

さらに細かく設定するなら、カスタムフィールドを作成して、「開始前」「進行中」「完了済み」などタスクのステータスを追跡しましょう。さらにマイルストーンを設定すれば、プロジェクトの主要な成果を追跡できます。Asana の承認機能なら、関係者はボタンをクリックするだけで、プロジェクトの完了を簡単に承認できるので便利です。

テンプレートを作成する際は、すべてを完璧に仕上げなくても構いません。将来のプロジェクトに合わせて、いつでもタスクを追加したり調整したりできます。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• 承認リクエスト: 場合によっては、タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されるかどうか知る必要があります。承認リクエストとは、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」するオプションが備わった、Asana の特別なタスクです。これにより、タスクの担当者は、自分の仕事が承認されたかどうかを知り、とるべきアクションについて明確な指示を受け取れます。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Salesforce: セールスチーム、カスタマーサクセスチーム、そしてサービスチームそれぞれが自社のサポートチームと直接 Asana でコミュニケーションを取れるようにして、ボトルネックを解消します。添付ファイルを共有し、取引成立前のニーズを満たす実行可能かつ追跡可能なタスクを作成しましょう。Service Cloud を使用すると、導入チームとサービスチームを Asana のサポートチームと連携させて、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現できるようになります。

• Hubspot: HubSpot Workflows を使用すると、HubSpot CRM のすべての顧客データを使って自動化プロセスを作成し、Asana タスクを自動的に作成できます。この連携を行えば、たとえば取引やチケットのクローズ時にチーム間の仕事の引き継ぎを HubSpot でシームレスに行うことができます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。これらの取り組みを Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

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