期日遅れはうんざりという方、Asana にお任せください。

寄稿者 Caeleigh MacNeil の顔写真Caeleigh MacNeil2022年7月15日
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概要

期日は重要ですが、どうしても仕事を予定通りに完了できないということもあるでしょう。期日を逃すのはよい気がしませんが、それを避けるには、まず初めに逃してしまう理由を理解する必要があります。この記事では、期日を逃す一般的な原因、期日を逃さない方法、また期日を延期する必要があると分かっている場合に先手を打つ方法について説明します。

誰でも期日は逃したくないものですが、最善を尽くしていても仕事の遅れは発生してしまうものです。多すぎるミーティングや、優先順位がはっきりしていない、プロセスが不透明であるといった理由で、ナレッジワーカーは担当する仕事の 15% の期日を逃しています。期日を先延ばしにするのは気持ちのよいものではありませんが、避けられないときもあるのが現状です。

期日を逃すとストレスが溜まりますが、期日を完全に取り除くことは解決策ではありません。マネージャーとしてできる一番のことは、チームメイトがバーンアウトせずに、現実的に達成できそうな日付を設定できるようサポートすることです。チームメンバーが仕事に圧倒されていたり、期日を逃すことが避けられなくなったりしている場合は、タスクを優先付け、分割し、最も重要なタスクを完了できるようサポートします。

期日を逃すのがよくない理由とは?

期日が存在するのには理由があります。期日があると、タスクが完了されるタイミングを予測できるようになり、チームは正確に仕事を計画、整理できるようになるため、仕事をスムーズに進められるようになります。また、関係者が担当業務を完了させるモチベーションにもなるため、プロジェクトは、特定のタスクで行き詰まることなく、スムーズに進んでいきます。

期日を逃す頻度が多いことは、プロジェクトが失敗する一番の原因であり、以下のような問題を引き起こす場合があります。

  • 遅延を引き起こし、プロジェクトをリスクにさらす。

  • チームと部門間のワークフローを乱す。

  • ボトルネックを引き起こし、他のチームの作業をブロックしてしまう。

  • 次第に信頼が損なわれる。特に、ステークホルダーがチームにタスクを任せられないと感じるような場合。

  • チームの士気を下げてしまう。

期日がかえって害になる場合

期日は、チームが仕事を上手に管理するのを助力するためのものであり、仕事に押しつぶされそうな気持ちになったり、仕事が手に負えないと感じさせるためのものではありません。しかし、ステークホルダーがチームの意見を聞かずに期日を設定してしまうと、そうしたことが現実化する場合があります。結局のところ、期日はチームメンバーと一緒に設定した場合に一番の効果を発揮します。成果物が他部門のステークホルダーによってチームに割り当てられる場合は、特にそうです。期日に合意できれば、チームが実際に対応できる現実的な期日を設定できるため、絶えず依頼の対応に追われるということはなくなります。

それが可能でない場合やチームが具体的な業務のサポート役を担っている場合は、メンバー全員の照準がチームと会社の目標に定まっていると、事がスムーズに運びます。そうすればステークホルダーは、(メンバーの受信トレイに次から次へと「高優先度」タスクを送りつけるということはせずに) 会社全体の事業目標を支える本当に重要な作業を優先できます。

非現実的な期日が多すぎると、作業量に対するチームの主体性とコントロールが損なわれ、過労バーンアウトの原因にもなります。期日を頻繁に逃すチームメンバーは、結構な仕事量をこなしていても、いつも他のメンバーを失望させている気持ちになってしまいます。長期的には、チームの士気を引き下げることになります。

期日を逃す原因とは?

一般的な考えとは裏腹に、期日を逃すということは、必ずしも仕事の悪い習慣や生産性の問題が原因であるとは限りません。チームが期日を逃す原因は、以下を含め、さまざまなものがあります。

  • 優先度が不明確である: 最も優先度の高い作業や初めに取り組むべき作業を把握していない。

  • プロジェクトスコープが変更される: プロジェクトに成果物を追加したり、担当業務の期間中に要件を変更したりする

  • 計画が不十分である: 期日から遡って、何をいつまでに達成するのかを計画できていない。

  • 見積もりが不適切である: 特定のタスクの所要時間を把握していない。

  • 優先事項が競合している: チームが担当する高優先度タスクの数が多すぎる。

  • 期日が現実的でない: 土壇場のリクエストやタイトな納期など、チームが予定通りに作業を完了させることが現実的ではない状況。

  • 不測の障害が発生する: 作業の一時停止を余儀なくする事態。ソフトウェアのバグやチームメンバーの離脱、その他の予期せぬ問題。

  • ステークホルダーが責任を持って仕事に取り組んでいない: チームメンバーに予定通りに作業を完了してもらうことができない。特に、その作業が終わるまで次の作業が始められない場合。

  • フォーカスタイムが足りない: ミーティングが多すぎる、また時間が足りなくて作業を完了できない。

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期日を逃さないようにする方法

期日を逃さないようにするということは、ただ無理やり生産性を高めるということではありません。仕事のペースを速めて、より多くの仕事を済ませようとするのではなく、問題の根本的な原因について考える方が賢明と言えます。そうすれば、働きすぎずに作業を予定通りに終わらせることができ、チームをバーンアウトさせてしまうこともありません。

以下に、期日を守る方法を紹介します。

1. 優先事項を明確にする

優先事項が明確にされていると、チームは最も重要な作業を把握できるため、重大なタスクを済ませてから次に進むことができます。これは、チームがたくさんの作業を抱えており、すぐにはそのすべてを処理できない場合に特に役立ちます。何とかしてすべての作業を済ませようとするのではなく、優先度の低いタスクの期日を先延ばしにしたり、他のチームに任せたりすることができないか確認してみましょう。

何から始めるべきか分からないという方のために、優先度を明確にする方法を紹介します。

  • 日々の作業を目標に紐づける: 日々のタスクとチームやビジネスの目標とのつながりを把握できると、重要なタスクとそうでないタスクを簡単に見分けることができます。たとえば、画像最適化プロジェクトが会社のウェブサイトの読み込み速度を改善する目標達成に貢献するものであれば、それを最優先することが道理にかなうでしょう。勤務時間を確保するには、社内チームのドキュメントを整理するといった重要度の低いタスクを優先事項から外すことができます。それは、優先度の低いタスクは放っておくということではなく、期日を先延ばしにして、チームが費やせる時間を増やすということです。

  • To-Do リストを優先する: 優先度設定は毎日行ってこそ最大の効果を発揮します。アイゼンハワーマトリクスを作成して、タスクを緊急度別および重要度別に整理してみましょう。この優先度設定テクニックを使用すると、タスクを 4 つのセクション (「やる」「任せる」「予定する」「削除する」) に分けられます。

アイゼンハワーマトリックステンプレートを作成する

2. プロジェクトと期日を追跡するシステムを用意する

常に期日を守るには計画が必要です。しかし、予定されている作業やその所要時間が分からないと、計画は立てにくくなります。必要な透明性を手にするには、すべてのプロジェクトと期日を 1 か所に整理するとよいでしょう。そうすれば、自分の担当業務や予定されている作業、各成果物を制作するための時間としてチームに割り当てられた時間を一目で確認できます。

プロジェクト管理ソフトウェアを使うのは、すべての作業を 1 か所で確認する便利な方法の 1 つです。Asana のマイタスクを使用すれば、自分に割り当てられた各タスクを 1 つのマスターリストで確認できます。Asana では、プロジェクトをポートフォリオと呼ばれるフォルダーで整理して、複数のステークホルダーが関与する大きなイニシアチブを追跡するということもできます。

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3. 期日には意味があることを確認する

期日は、恣意的なものであってはいけません。むしろ、チームメンバーは、予定通りに作業を完了させられるだけの背景情報 (とモチベーション) を持てるよう、具体的な期日が指定された理由を理解する必要があります。期日が意味のないものだとチームに分かってしまうと、それを満たそうとするプレッシャーが弱くなり、チームメンバーは、次第に期日を完全に無視するようになってしまう可能性があります。

期日を設定することには、常に目的があります。守る必要のある締め切りが実際にはない場合でもそうです。各月ごとに特定の数の記事を書き上げるといった、チームの目標やマイルストーンを達成するのにも役立ちます。各記事を予定通りに公開することを後押しする外的な圧力がなかったとしても、締め切りを設定しておけば、チームは独自のスケジュールを立て、常に作業を先に進めていけます。

4. 現実的な期日を設定する

必ず期日を守りたいのなら、作業を完了させるのに十分な時間を確保する必要があります。タスクの期日を設定するときは、以前に類似のタスクにもっと多くの時間がかかったと分かっていながらも、所要時間を少なく見積もってしまう「計画錯誤」という心理現象の餌食になってしまいがちです。過去の経験に基づいて現実的な期日を選ばずに、「今回は」違う、前回よりも速く作業ができる、と考えてしまう現象のことです。

計画錯誤を回避する最初のステップは、認識することです。その存在を認識しておけば、実際に計画錯誤に陥った場合に自分をもっとしっかりと認識できます。また、作業時間は必要と思う時間よりも少し多めに見積もっておいた方が無難でしょう。

5. 依存関係を理解する

プロジェクト依存関係とは、他のタスクの完了に依存するタスクのことです。たとえば、アプリ開発者は、製品のデザインを最終決定する前に、ユーザーによるテストを実施する必要があります。他のタスクを開始する前に実行する必要のあるタスクがあるため、最初のタスクが遅れると、その後のタスクも予定を遅らせなくてはいけなくなります。

プロジェクトタイムラインを計画するときは、各タスクが正しい順序で完了されていくよう、依存関係を理解することが重要になります。そうすれば、ボトルネックの発生を防ぎ、作業を着実に進めていくことができます。

タイムラインテンプレートを作成する

6. 作業の邪魔を取り除き、集中力を高める

現代のハイペースな仕事環境において、集中を削ぐものの存在は、例外というよりも、いたって普通のことと言えるでしょう。ナレッジワーカーは、メールや Slack といった、さまざまなアプリの通知の対応に 1 日中追われています。実に、ナレッジワーカーの半数以上が、通知がきたらすぐに返信しなくてはいけないと感じており、3 分の 1 以上が、鳴り続ける通知音にうんざりしています。

通知を確認するたびに、集中力を失います。また失ったリズムを取り戻すのに、最大で 20 分もかかる場合があります。つまり、1 時間に Slack を 3 回チェックすることがあれば、その 1 時間では大切な仕事を全く処理できない場合があるということになります。

以下に、集中を削ぐものを制限し、集中力を高めるテクニックを紹介しますので、ぜひお試しください。

  • Slack やメールといったコミュニケーションアプリのサイレントモードを活用するよう、チームに働きかける。

  • スマホは引き出しの中や見えない所に置いて、メッセージや SNS をチェックする誘惑に駆られないようにしましょう。ある調査では、スマホが近くにあるのが目に入るだけで、集中力が吸い取られてしまうことが分かっています。

  • フロー状態や集中した状態での作業を促進すべく、カレンダー上でタイムブロックを設定し、その間はすぐに返信できないことを他のメンバーに知らせる。

  • アプリやツールをワークマネジメントプラットフォームに統一することによって、コンテキストの切り替えを減らす。

  • ミーティング監査を実施して、不要なミーティングを除去し、フォーカスタイムに使える時間を確保する。

記事: 集中する方法: 集中しにくい環境で物事を成し遂げるためのコツ

7. 時間管理戦略を試す

期日を守るには、自分の勤務時間を管理できなくてはいけません。あなたやチームの誰かが作業をつい先延ばしにしてしまうという場合は、タスクの順調な進行を助ける以下の時間管理戦略をどれか一つ選んで試してみましょう。

期日を逃したときの対処

誰にでも期日を逃すことはあります。自分自身を非難したり、誰かの責任にしたりする代わりに、以下のステップを実行することをチームメイトにすすめましょう。これらのステップは、作業を先に進め、目の前の状況に積極的に取り組み、ステークホルダーに及ぶ影響を最小限に抑えるのに役立ちます。

  1. 期日に間に合わないと思ったら、すぐに知らせる。報告は、早ければ早いほどベターです。早めに知らせることでステークホルダーは遅延に対応してスケジュールを調整できます。

  2. 何が起こったのかを説明する。期日を逃したときに、その説明をするのはよいことですが、何かのせいにせず、解決策を見い出すことに集中できるよう、説明は短くまとめましょう。

  3. 解決策を提供する。自分が期日を逃したことによって生じた不便について、どのような穴埋めができるかを考えましょう。たとえば、完璧ではなくてもその時点までに完成した成果物を提出したり、もっと磨きをかけるために期日を延ばしたりするといったことができます。

  4. 優先事項を確認して、新しい (現実的な) 期日を提案する。自分の抱えている仕事をすべて確認します。他にも担当業務があることを踏まえ、対象となっているタスクはいつ頃完了できるでしょうか?新しい期日を設定すれば、メンバーやステークホルダーは、期限の超過しているタスクについて気にかけたり、慌てて片付けようとしたりせずに、その後の計画を立てることができます。

  5. プロジェクトのタイムラインと依存関係を更新する。期日を逃したタスクが大規模なプロジェクトの一部である場合は、他のタスクの期日を調整して、まだ残りのすべてのタスクを完了させるのに十分な時間があることを確認します。たとえば、あなたがタスクを開始するのを他のメンバーが待っている場合は、あなたが期日を逃してしまうと、そのメンバーの仕事の期日も延ばす必要があるかもしれません。

  6. 自分を責めてはいけません。誰だって、期日を逃すことはあります。大切なのは、経験から学び、次回は違ったアプローチをするということです。

期日をツールとして活用する

期日は敵ではなく、むしろ整理ツールです。明確かつ現実的な期日を設定すれば、チームの取り組みをうまくコントロールし、プロジェクトをスムーズに進めることができます。つまり期日は、毎日の仕事にストレスを加えるものではなく、働き方を構造化して、メンバー全員の仕事をスムーズに進める便利なツールであるということです。

プロジェクト管理ツールを使って、メンバー全員が期日について共通認識を持てるようにしてみませんか?Asana を使用すると、タスクを割り当て、期日を設定できるほか、ステークホルダーは誰が何をいつまでに行うのかを明確に把握できます。

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