プロジェクト計画ソフトウェアのおすすめツール 9 選

チーム単位の小規模なプロジェクトから会社規模の大規模なプログラムまで、あらゆる Business イニシアチブにおいて、プロジェクト計画は欠かせません。 仕事を計画する効果的な方法がなければ、混乱が生じます。 従業員は誰が何をいつまでに行うべきかを把握できません。 タイムラインに遅延が発生します。 リソースに過負荷がかかります。 プロジェクトのスコープが、実現可能な範囲を超えてしまいます。 

しかし、プロジェクト計画ソフトウェアを使えば、そうならないための対策法は存在します。 適切なツールを使うことで、従業員はプロジェクトの最初の段階から最終的な納品まで、仕事を調整できます。これは、関係者や部門横断チームの数に関係なく当てはまります。

プロジェクト計画ソフトウェアとは？

プロジェクト計画ソフトウェア、チームが取り組む仕事の調整と実行をサポートするツールです。 仕事を整理できるため、従業員はいつまでに何をすべきかを計画できます。 理想的には、プロジェクト計画ソフトウェアは単一のプロジェクトを整理するだけではなく、 チーム間のギャップを埋めることで、部門横断的な関係者がビジネスに不可欠な取り組みにおいて容易にコラボレーションできるようにすることも求められます。 

プロジェクト計画ソフトウェアのメリット

適切なプロジェクト計画ソフトウェアを使用すると、より多くの仕事をよりスピーディにこなせます。 具体的には、次のようなメリットがあります。 

単一の記録システムを作成する

関係者の認識を最初から一致させることができます。 プロジェクト計画アプリを使うことで、チームはすべてのプロジェクト情報を 1 つのプラットフォームで整理できるため、すべての関係者が必要な情報を見つけられます。 優れたソリューションは、以下のような機能を備えているため、明確さを高められます。 

• 各プロジェクトをビジネスの全体目標に結びつける、明確な目標。 

• さまざまなアプリの情報を連携させる機能。チームメンバーはプロジェクト情報に一か所からアクセスできます。 

• 担当者と期日が設定されたタスク。全員が自分の担当業務と期日を把握できます。

• 依存関係:関連するタスクを結びつけることで、チームが適切な順序で仕事を完了できるようにします。  

• さまざまなビュー:かんばんボード、ガントチャート、カレンダー、タスクリストなど、さまざまなビューでプロジェクトを可視化し、情報を整理できます。 

プロセスを効率化できる

プロジェクト計画ソフトウェアを使用すると、チームは反復的な管理タスクや行き来するコミュニケーションに費やす時間を減らせます。 以下のような機能を備えた優れたソフトウェアを使うことで、時間を節約できます。 

• 仕事の割り当て、スケジューリング、トリアージを自動化するオートメーション。 

• プロジェクトテンプレートを使用して、チームがすばやく作業を開始し、組織全体のプロセスを標準化できるようにする。 

• 簡単なタスク承認と校正機能。関係者はタスクをすばやく確認、承認、フィードバックを提供できます。 

リアルタイムで方針転換

プロジェクトは計画通りに進まないものです。 優れたプロジェクト計画ソフトウェアには、チームが障害を予測し、その都度アプローチを調整するのに役立つ機能が備わっています。 たとえば、以下のような機能が考えられます。 

• プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで確認できるダッシュボード。イニシアチブが軌道に乗っていないことがわかれば、必要に応じて軌道修正できます。 

• リソース管理ツールを使って、マネージャーはチームの余力を可視化し、調整できます。 

• マイルストーン: プロジェクトのタイムライン上で主要な目標を特定できます。 

• ステータス更新機能を使って、チームはプロジェクトの変更を簡単に伝達できる。 

最高のプロジェクト計画ソフトウェア

プロジェクト計画ソフトウェアをお探しですか？ チームに最適なプロジェクト計画プラットフォーム 9 選をご紹介します。

Asana: 大企業におすすめ

現代のビジネスでは、チーム間のコラボレーションは不可欠です。リーダーが問題を迅速かつ効果的に解決したい場合は特にそうです。 実際、Deloitte によると、企業の 83% が部門横断チームを活用しています。 

部門横断プロジェクトの計画はどのような企業にとっても重要ですが、大企業では特に問題になりがちです。チームがさまざまな部署や階層に分かれ、サイロ化してしまいがちなためです。 そのため、大企業には単純な計画作成を超えたプロジェクト管理ツールが必要です。 大企業は、各取り組みに関わる関係者の数に関わらず、チームをまたいで機能し、部門横断的なコラボレーションを促進するソフトウェアを探す必要があります。

Asana は、企業向けの一連の製品を通じて、大規模な組織 (そして小規模な組織) がミッションクリティカルな仕事を実行するのを支援します。 目標、オートメーション、ワークフローなどの機能を使用すれば、チーム間の壁を取り払い、成果につながらない仕事を減らし、従業員が最も重要な仕事に集中できるようになります。 さらに、Asana には、データを安全に保つために不可欠なセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスの機能も備わっています。 

Monday: 中小企業におすすめ

小規模な企業では、必ずしも高度なコラボレーション機能やセキュリティ機能を必要としない場合が多いものです。 多くの小規模企業は、使いやすいインターフェイスで簡単に始められる Monday.com を高く評価しています。 しかし、チームの成長に合わせて課題が生じる可能性があります。 

ClickUp: スタートアップにおすすめ

予算が限られている小規模なチームやスタートアップ企業に人気の ClickUp は、カラフルなインターフェイスが楽しく使えます。 すぐに使い始めるのは簡単ですが、チームの拡大や部門横断コラボレーションの重要性の高まりに伴い、課題に直面するユーザーもいるといいます。

Basecamp: 従来のプロジェクト管理に最適

1999 年に設立された Basecamp は、市場に出た最初のウェブベースのプロジェクト計画ツールの 1 つです。 プロジェクトマネージャーは、その堅牢なメッセージングプラットフォームを好みますが、適応性が優先される場合、Basecamp は限界を感じるかもしれません。 

Zoho Projects: 細部にこだわるプロジェクトに最適

このタスク管理ソフトウェアは、予算、タイムシート、タイムトラッキングなどの詳細を扱います。 特定のプロジェクト計画には最適ですが、大規模な組織では、チーム間のコラボレーションを拡大するにつれて、機能に限界を感じるかもしれません。 

Jira: 開発者におすすめ

このツールはソフトウェア開発に特化して設計されており、エピック、ユーザーストーリー、スプリントなど、アジャイルに特化した機能を備えています。 Jira はスクラムのようなアジャイル手法に適していますが、会社のすべてのチームで使用するには柔軟性が不足している可能性があります。 

Wrike: 顧客対応チームにおすすめ

Wrike は、使いやすいセキュリティ機能と権限を備えているため、顧客と社内チームの両方が安全に情報にアクセスできます。 つまり、社外のパートナーとの連携を重視するチームには役立ちますが、チーム間の連携を管理する上ではあまり効果的ではないかもしれません。

Trello: かんばんボードを好むチームにおすすめ

Trello は、独特のかんばんボードで知られています。小規模なチームは、かんばんボード上でタスクをドラッグ & ドロップしてステージ間を移動させることができます。 しかし、チームが成長を続け、さまざまなプロジェクト計画ビューが必要になると、Trello ではすぐに対応しきれなくなる可能性があります。

Smartsheet: スプレッドシート派の方におすすめ

Smartsheet は、スプレッドシートを愛用するチームにとって魅力的なツールです。 Microsoft Excel よりも多くの機能を提供します。たとえば、時間追跡やコラボレーション機能などがあります。 スプレッドシートを好まないチームもあるため、このツールは組織全体ではうまく機能しない可能性があります。 

効率を高める連携

一部のツールは、より強力なプロジェクト計画オプションと組み合わせた場合に最適に機能します。 たとえば、チームはプロジェクト計画のさまざまな側面を処理するために、インスタントメッセージングやデータストレージなど、多くの場合、いくつかのアプリケーションを使用します。 そうしたアプリを選択したプロジェクト計画ソフトウェアと連携させることで、チームのコラボレーションの効率を高められます。

連携を使用すると、プロジェクト情報を 1 か所に一元化できます。 つまり、部門横断チームが仕事でさまざまなツールを使用している場合でも、信頼できる唯一の情報源を維持できます。 

以下のツールは、プロジェクト計画ソフトウェアとの相性が抜群です。 選択したアプリと連携させることで、効率を高め、部門横断チームの連携を促進できます。 

Slack: つながりを維持する

インスタントメッセージは、チームの団結力を高めるのに役立ちます。リモートで働いている場合は特に効果的です。 Slack と連携するプロジェクト計画ツールを探せば、メッセージから詳細やアクションアイテムを取り込めるため、混乱の中で情報が失われることはありません。 

Slack 以外にも、ZoomやMicrosoft Teamsなどのツールもチームのつながりを強化します。 これらのアプリと連携するプロジェクト計画ソフトウェアを選択すれば、タスク、アクションアイテム、検索可能な文字起こし機能を使用して、会議をアクションにつながるものにでき��す。  

Google ドライブ: ドキュメントでコラボレーション

Google ドライブを使用すると、ファイルを安全に保存、共有し、共同作業を行えます。 コメントや提案などの機能を使用すると、チームは 1 つの Google ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションで簡単に共同作業を行えます。 ファイルが失われることなく、関係者がコメントを残したときに通知を受け取れるように、Google ドライブと効果的に連携するプロジェクト計画アプリを探しましょう。 

Dropbox: 大容量ファイルをクラウドに保存

大容量のファイルを扱う場合は、Dropbox が役に立ちます。 このアプリは、安全なクラウドストレージを提供するため、チームはすべてのコンテンツを 1 か所にまとめて保管し、誰とでも簡単に共有できます。 Dropbox をプロジェクト計画ツールと連携させることで、ファイルにアクセスしやすくなり、関係者にとってプロジェクト情報の信頼できる唯一の情報源となります。 

Zapier: 反復的なタスクを自動化

Zapierなら、コーディングの知識がなくても仕事を自動化できます。 このツールを使用すると、プロジェクト管理プラットフォームをソフトウェアツールと連携できるため、反復的な手作業を自動化できます。 

プロジェクト計画ソフトウェアに関するよくある質問

プロジェクト計画に最適なソフトウェアはどれですか？

大企業で働いている場合や、チームをスケールアップさせたい場合、部門横断チームの連携を重視している場合は、Asanaが最適な選択肢です。 複雑なプロジェクトから会社規模のイニシアチブまで、Asana を使用すれば、プロジェクトの完了までの時間を最大 60% も削減でき、またプロジェクトで発生するエラーを最大 90% も減らすことができます。 フォーチュン 100 企業* の 80% 以上が Asana を信頼し、Amazon、Affirm、日本航空、Sky をはじめとする世界的な企業が、戦略的イニシアチブの管理に Asana を活用しています。 

Asana は、単純なプロジェクト計画や To-Do リスト以上の機能を提供します。 組織全体で使用できるほど柔軟性があり、カスタマイズ可能で、チーム間のワークフローを合理化し、すべての仕事を一元管理するためのシステムを提供します。 

プロジェクト計画ソフトウェアとプロジェクト管理ソフトウェアの違いは何ですか？ 

プロジェクト計画ソフトウェアは、その名の通り、プロジェクトのロードマップの作成、依存関係の特定、リソース割り当ての計画、最終成果物の分解など、プロジェクトチームがイニシアチブの主要な詳細を整理するのに役立ちます。 

一方、プロジェクト管理ソフトウェアは、チームがプロジェクトを計画するのに役立つだけではありません。 従業員がイニシアチブの進行中に戦略をモニタリングし、調整するための手段も提供します。 たとえば、効果的なプロジェクト管理ソフトウェアは、チームが進捗状況を追跡し、プロジェクトのステータスに関する最新情報を共有し、ブロッカーを特定し、リソースを調整するのに役立ちます。 

新しいプロジェクトの計画から、そのプロジェクトを最初から最後まで実行することまで、両方ができるソフトウェアを選択することをおすすめします。 

コラボレーションツールを選択する際のポイント 

特定のユースケースに対応するソフトウェアに投資するのではなく、会社全体で使用できる柔軟性のあるプロジェクト管理ソリューションを探しましょう。 効果的なプロジェクト管理アプリは、タスク管理やプロジェクトの進捗管理に加え、チームや会社全体がコラボレーションできるデジタルワークスペースを提供します。 

新しいソフトウェアを評価する際は、次の点に注目しましょう。 

• 導入のしやすさ:ソフトウェアが直感的に使えないと、チームは導入しません。 製品のデモを見るか、製品のセールスチームとのセッションを予定して、ウェブ、デスクトップ、モバイルアプリなど、ソフトウェアの UI に慣れてください。 ソフトウェアにわかりやすいユーザーガイドが用意されていることを確認してください。 チームが急な学習曲線を強いらずに、自分たちで簡単にツールを使い始められることが重要です。 

• 投資収益率 (ROI):新しいアプリは、会社の収益を向上させるものであるべきです。 価格を調べるだけでなく、Nucleus Researchのレポートのように、さまざまなワークマネジメントツールによる時間短縮効果を定量化した独立したレポートを参考にしましょう。 

• セキュリティ:従業員がさまざまな場所やタイムゾーンで働いている場合でも、会社の情報を非公開に保つことが重要です。 データセキュリティは必須の機能です。リサーチを行い、ツールが IT チームが求めるセキュリティ基準を満たしていることを確認してください。 

• チームをまたぐユースケース:新しいソフトウェアによって、アプリケーションが増えすぎるようなことがないようにしましょう。 特定のチームでのみ使用できるツールを選ぶのではなく、幅広いユースケースに対応できる柔軟性のあるツールを探しましょう。 コラボレーションソフトウェアは、キャンペーンやプロジェクトの計画、仕事リクエストの管理、戦略計画など、チームを横断するワークフローを合理化するのが理想的です。

• 情報の追跡:情報が複数のアプリに分散していると、仕事を進めるのが難しくなります。 この問題を解決するには、プロジェクト計画ソフトウェアがすべての作業の記録を一元管理するシステムを作成し、従業員が必要なものを簡単に見つけられるように情報を一元化する必要があります。 

* 2022年 9月 7日時点のデータに基づきます。 Asana は、この数値の更新に関して一切の表明を行いません。