Asana を活用して自然環境の大切さを広め、保全活動に取り組む Wildlife Conservation Society

1895年に設立されたWildlife Conservation Society (WCS) は、世界で最も包括的な野生動物保護団体です。保護地域の管理や気候変動の抑制を支援するため、60 か国近くで 500 以上のプログラムを実施しています。 しかし、WCS は単独で活動しているわけではありません。 科学に基づく保全という使命を共有する数百のパートナー組織、ベンダー、地方自治体と協力しています。 

WCS のイニシアチブは複雑で、実行は困難です。特に、コラボレーターが非常に多く、非営利団体のリソースには限りがあるためです。 Asana を導入する前、プロジェクトのコントリビューターは、メール、スプレッドシート、さまざまなアプリなど、さまざまなツールを使って仕事を管理していました。 計画やコミュニケーションの方法が統一されていなかったため、可視性の問題が発生し、全員の作業が遅れていました。 

• 保護技術プロジェクトの複雑さが高まるにつれ、締め切りや予算に関するリスクが増大していました。 

• チーム間のテクノロジーの壁により情報のフローが制限され、リスクの特定や問題の未然防止が困難になり、リソースが不足していました。

• メールは多くの目的に使われていました。コミュニケーションに加えて、WCS はメールを使って仕事の管理、コミュニティからのリクエストの処理、文書の保管を行っていました。 チームメンバーは何百通もの受信メールを確認する必要があり、タスクに迅速に対応することが不可能になっていました。

WCS の Conservation Technology チームのエグゼクティブディレクターである Jonathan Palmer 氏は次のように述べています。「プロジェクトやタスクを管理するためのプロセスでは、仕事量を前向きに捉えることができませんでした。メールによるタスク管理に過度に依存していたため、チームメンバーは大量の情報を処理しきれないと感じていました。」

以前 IT 部門のグローバルテクノロジーのリーダーだった Jonathan 氏は、チーム間や外部のコラボレーターとの壁を打ち破る新しいワークマネジメントプラットフォームの探索を主導しました。 より生産性の高い職場環境があれば、WCS はプロジェクトを実行し、寄付者の貢献のインパクトを最大限に引き出せるようになるはずでした。

非営利団体は、リソースが許す範囲の 10 倍の仕事をこなそうとします。 一元的なコーディネーションがなければ、プロジェクトを予定通りに予算内で完了させることは困難です。特に、組織を超えた、マルチマトリックス型のチームで作業する場合はなおさらです。”

柔軟性を重視した設計: Asana で仕事を一元管理

Jonathan 氏は、すべてのチーム、パートナー、コンサルタントが、たとえ異なるテクノロジーやプロセスを使用していても、組織の境界を越えて仕事ができる単一のプラットフォームを探していました。 

“Asana は完璧なソリューションです。” と Jonathan 氏は言います。 “Asana は、人々を特定の手法に縛るのではなく、大切なタスクをより効率的に実行できるようにすることを目的としています。”    

Asana を使用することで、WCS のチームは、リアルタイムで更新される同じ共有タイムライン、文書、アクションアイテムにアクセスできるようになりました。 Google ドライブ、Office 365、Slack、WCS の社内システムなど、すでに使用している 10 個を超えるツールと連携しています。 

“IT チームにシステム連携を依頼することなく、複数の組織にまたがって仕事を進めることができます。” と Jonathan 氏は付け加えます。

組織の境界を打ち破り、自然保護のインパクトを高める 

現在、Asana は WCS 内の複数のグループの公式ワークマネジメントシステムとして使用されており、増え続ける外部コラボレーターと連携しながら、予定通りに、予算内でイニシアチブを実現するのに役立っています。 

組織は、新たな効率化と、オートメーション、フォーム、メールの代わりにプロジェクト内のコメントなどの Asana 機能の使用により、年間推定 8 週間の作業時間を節約しています。 コントリビューターは、Asana を介して他のユーザーとのコラボレーションを開始する回数は、平均して月に 2,700 回を超えています。 このような時間の節約により、WCS のリソースが解放され、チームはコストを増やすことなく、プロジェクトの規模とインパクトを拡大することができます。 

Asana を使用することで、非常に複雑なワークロードにも対応できるようになりました。 チームのプロジェクトがすべて正しい方向に進んでいることを朝起きてすぐに確認できるという安心感から、夜はぐっすりと眠れます。 単純なことのように聞こえるかもしれませんが、グローバル組織では大きな違いを生みます。”

従業員、ベンダー、パートナーが集まる 1 つのバーチャル組織

「Asana のおかげで、透明性が大幅に向上し、誰もが次の 1 週間の計画を共有できるようになりました。」と Jonathan 氏は言います。 これにより、ニューヨーク市の本社であろうと、保護区の現場であろうと、チームやタイムゾーンをまたいでアイデアを交換し合うことができます。 

WCS における Asana ユーザーの半数は社内の従業員で、残りの半数は社外の協力者です。 「すべてを 1 か所で管理することで、私のチーム、WCS の他の従業員、他の組織、ベンダーを含むバーチャル組織を運営することができます。」と Jonathan 氏は言います。 「タスクは、バーチャル組織のある部分から別の部分にプッシュされ、プロジェクト全体で相互の説明責任と責任があります。」 

タイムゾーンの異なる多数の組織やパートナー、ベンダーとのコラボレーションが複雑になり、気が散ることはもうありません。 Asana を使えば、見落としがなくなります。”

Jonathan 氏の Conservation Technology チームは、現場プログラムを実現し、重要な保護問題に対処するためのスケーラブルなテクノロジーソリューションを提供しています。これらのソリューションは、多くの場合、他の組織とのパートナーシップにより構築されています。 “Asana は境界のない構造をサポートすることで、より多くのパートナーシップへの拡大を可能にしてくれました。” と Jonathan 氏は言います。 彼のチームは、緊密なコラボレーターのリストに 3 社の新しいパートナーを追加し、2 社から 5 社に増やしました。 

コストを増やさずに WCS のキャパシティを高める非同期ワーク 

ニューヨークはこれまで Conservation Technology チームの中心地でした。複雑な仕事を管理するには、従業員とベンダーが同じタイムゾーンにいる必要があるように思われていました。 しかし、Asana を使うことで非同期的に働けるようになったため、Jonathan 氏はプロジェクトの遅延を心配することなく、世界中でスタッフを雇用し、ベンダーと連携できるようになりました。 プロジェクトの作業は、ジャカルタで月曜日の午前 7 時に始まり、米国で金曜日の終業時まで継続するなど、24 時間体制で運用されています。彼の分散型チームには、適切なスキルを持つ適切なメンバーが配置されており、拠点を活用することで予算を最大限に活用し、成果を高めています。 

たとえば、Jonathan 氏は、保護区の現場に常駐するフルタイムのスタッフを雇用することで、チームの人員を 30% 増やしました。これにより、コストを安定させながら、地域レベルでの組織のニーズをより適切にサポートすることが可能になりました。 

また、コンサベーションテクノロジーチームは、デザイン作業、ウェブ開発、DevOps、クラウドホスティングをサポートするコンサルタントとも連携しています。 Asana 導入前は、主要なベンダーはアメリカに拠点を置いていましたが、現在は南米、ヨーロッパ、アジアに拠点を置いています。コスト削減と運用効率の向上により、ベンダーの作業範囲は 35% 拡大しました。

Conservation Technology のイニシアチブに貢献する従業員、コンサルタント、パートナー組織が増えたことで、より野心的なプロジェクトに取り組むことが可能になりました。 たとえば、WCS の戦略の中心となる大規模プロジェクト「Nature's Stronghold Impact Platform」の調整に Asana を使用しました。これは、WCS の数百の保護区やパートナー組織からの詳細な指標を 1 か所で表示および提示するグローバルなデータレポートイニシアチブです。 この統一されたフロントは、寄付者と保護活動コミュニティ全体に対する WCS の仕事のインパクトを定量化します。 

「このプロジェクトは、当団体の資金調達戦略の中核であり、WCS に寄付されたすべての資金が自然保護に貢献していることを示すことで、組織全体のインテグリティを高めています。」と Jonathan 氏は語ります。

数千人のユーザーをサポートし、需要を満たすために必要な予算を予測

Asana で仕事を管理しているもう 1 つのチームは、9 つの保護団体によるコラボレーションであるSMART Partnershipです。 このソフトウェアおよびサービス事業は、90 か国にある 1,000 以上の保護地域を支援しています。 SMART プログラムマネージャーの Monica Harris 氏は次のように述べています。「私たちのユーザーは、自国の公園や保護区を管理するために私たちのツールを選んだ世界中の政府や保護団体です。 これは大きな責任であり、私たちはユーザーのニーズに効率的かつタイムリーに対応したいと考えています。”

以前、SMART はスプレッドシートやメールを使って世界中のソフトウェアユーザーからのリクエストを管理していました。それらのリクエストは、深刻で緊急なものである場合があります。 “ナミビアのレンジャーから、現場で足止めを食らっていて、データをダウンロードする必要があるという連絡が来ることがあります。” と Monica 氏は言います。 「人々を失望させたくありません。」 しかし、Monica さんの少人数のチームは、適切なツールなしに膨大な量のリクエストに対応しようとしていたため、迅速に対応することは困難でした。

Asana は非常に頼れるツールです。 Asana なしでは、大量のリクエストをリアルタイムに処理することはできません。”

現在、SMART は Asanaフォームを使用して、サポート、ソフトウェアへのアクセス、バグ修正のリクエストを収集し、管理しています。 フォームの必須項目には、エラーのスクリーンショットなど、Monica さんのチームが問題を迅速に転送して解決するために必要なすべての情報が収集されるため、メールのやり取りは不要になります。

ユーザーに無料の SMART ソフトウェアを提供するにはコストがかかるため、Monica さんは Asana でレポートを使用して需要をモニタリングし、それに合わせて事前に予算とリソースを調整しています。 「予算内かどうか、または需要が高く、特定の活動に追加の資金が必要かどうかを運営委員会に報告することができます。」と Monica 氏は言います。

苦情への迅速かつ徹底的な対応

もう 1 つの WCS チームであるイトゥリのオカピ野生生物保護区 (OWR) チームは、EU が資金提供する持続可能な野生生物管理プログラム(SWM) の支援を受けて、苦情処理システムとして Asana を使用しています。 Jonathan 氏は次のように述べています。「多国籍組織には、苦情を管理する手段が必要です。 1 件の苦情が適切に管理されていないと、組織にとって大きなリスクを生み出す可能性があります。” 

EU SWM プログラムマネージャーの Caroline Abid 氏は次のように述べています。「苦情がすべて迅速に対処されるように、Asana を使って現地での対応を改善しています。」 苦情処理やエンドツーエンドのプロジェクトマネジメントに Asana を使用することで、WCS チームは効率的に仕事を進めることができ、コミュニティにより貢献し、地元の人々やパートナー組織との信頼関係を築くことができます。 

Asana は、今やるべきことに関する共通認識を与えてくれるので、管理や整理に費やす時間を減らし、現場でインパクトのある仕事に集中できます。”

世界中の自然環境に明るい未来を築く

Asana で業務を一元管理することで、WCS はスタッフ、ベンダー、外部コラボレーターの力を活用し、より多くのプロジェクトを費用対効果の高い方法で遂行しています。 

また、グループやプロジェクト間の透明性のおかげで、世界中のジュニアチームメンバーは、これまで WCS 本部近くの従業員にとってよりアクセスしやすかった機会に挑戦することができます。 この可視性により、WCS は従業員の能力を高め、グローバルチームとしての新しい働き方に移行することができます。 

Asana のおかげで、仕事を成し遂げることに集中できるようになり、プロジェクトを予定通りに、予算内で完了させ、お客様に満足していただけるようになりました。 それが大切なことです。”

Jonathan 氏と WCS は、大胆な保護プロジェクトを開始するにあたり、引き続き Asana でそれらを管理していきます。なぜなら、優れたワークフローは優れた実行につながり、優れた実行は、自然の貴重な場所を保護するために取り組むパートナー、支援者、コミュニティの間に信頼を生み出すからです。