「すべての従業員が仕事を効果的に行えるようにする方法や、人々が働くための力を与える環境を提供する方法について考えている非営利団体は非常に少ないのです。」と、WCSの保護技術部門エグゼクティブディレクターである Jonathan Palmer 氏は説明します。 「時間と予算には限りがあるため、チームの満足度や自主性を高めることは容易ではありません。しかし、チームは間違いなく私たちにとって最も大切なリソースです。」

WCS の Jonathan 氏のチームは、100 社を超えるパートナー、ベンダー、プロバイダーと協力し、今日の最大の自然保護の課題を解決するための最適なテクノロジーソリューションを見つけて実装しています。 需要と複雑さの増大、情報のサイロ化、そして「従来の」コミュニケーションやタスク管理のアプローチが拡張に対応できないことにより、ミッションクリティカルなプロジェクトが締め切りに間に合わないリスクが高まっていることに気づいたとき、彼は WCS 全体でコラボレーションを改善する方法を探し始めました。 

彼の主な目標は、プログラムマネージャー、ソフトウェア開発者、環境科学者、動物学者、ボランティア、その他の関係者など、WCS の人々に力を与えることでした。 そこで Jonathan 氏は、組織の境界を越えたコミュニケーションとコラボレーションを向上させるためのツールを探し始めました。

彼のチームは、シームレスなコラボレーションを実現し、透明性と説明責任を高め、仕事とリソースを追跡するために Asana を導入しました。 Asana を使用することで、WCS のチームはより効率的に連携できるようになり、さらにいくつかのメリットも得られています。従業員はキャリアアップの機会をより多く得られるようになり、支援するコミュニティからの信頼も高まりました。 

地域社会との信頼関係の構築

WCS のチームの 1 つであるイトゥリのオカピ野生生物保護区 (OWR) チームは、EU が資金提供する持続可能な野生生物管理プログラム(SWM) の支援を受け、野生生物の保護、食料安全保障、政策策定に焦点を当てた食料問題に対する持続可能なソリューションの開発を通じて、食料不安の軽減に向けて複数の国際機関と協力しています。 その仕事の一部は、WCS が政府パートナーやその他の団体を支援してプログラムを実施する保護地域で行われています。対象となるのは、マダガスカルのマキラ自然公園やコンゴ民主共和国のイトゥリにあるオカピ野生生物保護区など、15 か国にわたる地域です。

WCS は、すべてのパートナー、ホスト、コミュニティがその活動に満足できるよう努めていますが、不満が生じることは避けられません。 たとえば、環境の扱い、自分の権利、または自分が経験したやり取りについて、個人が懸念を表明したい場合があります。 「私たちがサービスを提供するコミュニティの多くのメンバーは、WCS が野生生物を保護するためにそこにいるのだから、WCS に責任があると感じることがあります。」と、SWM プログラムマネージャーの Caroline Abid 氏は説明します。 

SWM プログラムは、現地でソリューションを実施するために地域の支援に依存しているため、コミュニティとの関係はプログラムの成功に欠かせません。 苦情を迅速かつ敬意を持って解決することが不可欠であるため、WCS は Asana を使って支援するコミュニティからのフィードバックを処理しています。 

多国籍企業には、苦情を管理する手段が必要です。 1 件の苦情が適切に管理されていない場合、組織にとって大きなリスクをもたらす可能性があります。

Jonathan Palmer 氏、保護技術部門、エグゼクティブディレクター

これまで WCS は、紙のノートやスプレッドシートを使って苦情を収集・管理し、適切なスタッフにメールで送信していました。 その結果、対応に数週間かかることもあり、コミュニティメンバーの信頼を損なうリスクが生じていました。 保護区のホストおよびサポートをコミュニティに依存する WCS にとって、不満を持つメンバーがいることは、保護区が危険にさらされていることを意味する可能性があります。 

「コミュニティからの苦情に十分に対応できていなかったので、常に対応できるように Asana を使ってプロセスを改善しようと考えました。」と Caroline 氏は言います。 Asana を使うと、コミュニティメンバーは簡単に苦情を提出できます。 現在、コミュニティメンバーは WCS の現場スタッフに問題を伝え、そのスタッフがAsana のフォームを使って送信します。すると、専用プロジェクトに Asana タスクが作成され、苦情に迅速に対応するために必要なすべての情報が記載されます。 

Asana は苦情を確認するための一元的な場所を提供するため、紙の記録や、以前は手作業で苦情を処理するために費やしていた時間を削減できます。 また、紙のメモやメールを使った長いコミュニケーションチェーンを経由するのではなく、苦情を WCS 内の適切な担当者に簡単に転送できるため、迅速な対応が可能になります。 タスクが適切な担当者に割り当てられると、提出されたフォームには必要な詳細がすべて含まれているため、担当者は対応に必要なすべての情報を手に入れることができます。 また、苦情が機密性の高いものである場合、WCS は Asana のプライバシー設定を使用して、表示を制限することができます。

Asana を使用して現地での対応を改善し、すべての苦情に迅速に対応できるようにしています。

Caroline Abid 氏、EU SWM プログラムマネージャー

Asana を使うことで苦情の処理が迅速になるため、地域コミュニティは問題が発生したときに安心して報告できるようになり、好循環が生まれます。コミュニティは WCS の保護活動に引き続き関与し、WCS は保護区域がある地域のコミュニティを支援し続けることができます。 これらの結果により、WCS は信頼を築くことができました。これは、組織が野心的な保全目標を達成する上で非常に重要なことです。 

従業員が新しい機会をつかめるようにする 

Asana によって WCS チームはメールから離れ、チームのサイロ化を解消し、可視性を高め、組織全体の情報や機会に、より多くのチームメンバーがアクセスできるようになりました。 デフォルトでチーム内のすべてのタスクとプロジェクトが公開されるため、新しいレベルの透明性が生まれました。 部門横断コラボレーションの機会が数多く生まれました。これは、新型コロナウイルス (COVID-19) によるパンデミックの最中、WCS が対面でのやり取りをそれほど多く行えなかったときに特に重要でした。 

Asana を使うことで、チームに「フラット化」効果が生まれたと Jonathan 氏は言います。 「チームをフラット化するということは、最も費用対効果の高い方法で物事を行う機会を最大化するということです」と Jonathan 氏は説明します。 「Asana がもたらす透明性により、チーム内の若手の意欲的なメンバーが、学習の機会を求めて手を挙げたり、より多くの責任を引き受けたり、自分の範囲を広げたりすることが可能になります。」 これは注目すべきことです。なぜなら、これまで大規模な組織では、単に情報の可用性やアクセスの容易さという理由で、本部に近い人々が機会を得ることが多かったからです。 Asana を使用することで、従業員はプロジェクトの可視性が高まり、タイムゾーンに関わらず非同期で貢献できるようになりました。 その結果、WCS では世界各地のチームメンバーによる、より多様な参加が見られます。

Asana のおかげで、WCS チーム全体が自信を持って関与し、それまで知らなかったかもしれない機会に挑戦できるようになりました。 また、さまざまな雇用市場で従業員を採用できるようになることで、賃金、出張、トレーニング時間などのリソースも節約できるため、WCS は予算を効率的に使ってより大きなインパクトを生み出すことができます。 

情報へのアクセスを向上させ、人々が機会に挑戦できるようにするツールがあることで、WCS は全員が参加できるようになり、インクルーシブ性が高まります。

Jonathan Palmer 氏、保護技術部門、エグゼクティブディレクター

人を中心に据えて約束を果たす

WCS は限られたリソースで多くのことを行っています。そのすべては、組織を支える人々、つまりスタッフとコミュニティメンバーによって可能になっているのです。 Asana を活用することで、WCS はコミュニティメンバーの声に耳を傾け、気にかけることができ、世界中の従業員がより多くの機会にアクセスできるようになりました。 これらの好ましい成果は、組織が多くのインパクトのある目標に向けてさらに前進するのに役立ち、組織の仕事の根幹をなす人々の意欲を高めました。

プロセスの堅牢性の向上と新たな透明性により、WCS は社内外で信頼を築き続けています。これは、WCS が支援する地域、野生生物、コミュニティを保護するために不可欠な要素です。