サイバーエージェントは、自律的な組織づくりと Asana の導入でアメブロの進化を促進

CyberAgent
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  • 会社設立
    • 1998年
  • 社員数
    • 4,853名(連結)
  • 利用者数
    • 2,500万人

株式会社サイバーエージェント プロダクトマネージャー 樋口 一裕 氏

サイバーエージェントは、1998年に設立されたインターネット企業で、連結社員数は5,000人近くにのぼります(2019年3月現在)。私が属するメディア管轄の「Ameba」は、350名ほどのメンバーで運営しており、そのうち、国内最大規模のブログサービス「アメブロ」は80名ほどのチームです。私はそこでプロダクトマネージャーを努めています。

イノベーションを起こせる仕組み作りは必須

アメブロは、今年で15年目になり、利用者は月間2,500万人に達し多くの人に愛され使われています。また同時に、長い歴史がある故に、サービスの仕組みやシステムが大規模でレガシーになってしまっている側面もあります。これは Ameba の課題の一つで、メンテナンスとアップデートを並行して進め、少しずつサービスを新しいものに差し替えていく必要があります。ブログという形には固執しすぎずに、イノベーションを起こす必要があるのです。しかし、新しいものを生み出そうとする意欲を、自然発生的に起こすのは簡単ではありません。だからこそ、イノベーションを起こせる仕組み作りは必須です。

そこで、半年前、アメーバブログのプロダクト開発部のプロダクトマネージャーになった際に、まずはプロダクト開発部の組織変更をしました。その際に、組織をサポートするツールとして、Asana を本格導入しました。

Cyberagent screenshot #1

プロダクトマネージャー を新設、サービスの変化を生み出せる組織へ

当時、アメブロにはプロダクトマネージャーは不在で、事業責任者がプロダクトに対しても責任を持っていました。結果として、ユーザーが欲しがっている機能の提供や改善、それを実現するための手法の採用などが取り入れられてなかったように感じました。 そこで、新たにプロダクトマネージャーをおいて、ユーザーの行動の変化を捉えて次の施策につなげられるアクショナブルな指標である KPI をもたせました。売上などの結果指標である KGIを見ている事業責任者との役割分担を明確にし、チーム内でフラットにおき、ユーザーの行動やサービス自体の変化を生み出せるように組織を変更しました。

チームの自律性をサポートする Asana

また全体を、一つのことにフォーカスした目標を持った 6〜10名程度のいくつかのスモールチームにわけました。チームによって参加する職種は異なりますが、プロダクトマネージャー、事業責任者、エンジニア、デザイナー数名で構成されています。各チームが裁量をもち、自由に進められる環境を目指しました。これを機能させる為にも、明確な役割分担は必須です。あとは各チームが責任を持って自由にアクションを推し進め目標であるKPIやKGI を達成すればいいようにしました。私ともう一名、事業責任者がフラットな位置関係で、各チームの成果を最大化できるように取りまとめています このようなチームに自律性を与える組織のコンセプトにも Asana は合っていました。またエンジニアと非エンジニアが一緒にチームを作っているため、誰でも分かりやすい UI であることも重要でした。

もともと、私が Asana を使い始めたのは、この直前の新規事業だった「REQU」を担当している時でした。当時は、別のプロジェクト管理ツールを導入していましたが、複雑だったり機能が多くて分かりづらいなど課題がありました。例えば、ワークフローの整備です。かんばん方式でやるにしても、ワークフローが動かしづらかったのです。またツールの使い方を変えたいと思っても、契約自体を変更する必要がある場合もあり、チームだけでコントロールしきれない問題が発生していました。そこで、Asana を試してみました

そして、Asana は

  • かんばん式でもリスト式でも、どちらも簡単に選択できる
  • UI/UX が考え抜かれている
  • 非エンジニアにもストレスなく使えるように設計されている
  • 機能が多すぎて分からなくなる問題も Asana なら解決できる

と感じ、使い始めることにしました。もちろん、Facebook のエンジニアが開発したツールということも知っていて、そうであれば開発には使い勝手が良いはずだと感じたのも事実です。

バックログ管理は自由にリストアップ、実施するものをかんばんボードへ移動

今の部署での Asana の使い方はさまざまですが、代表的な例を挙げると CRE (Customer Reliability Engineering) チームのバックログ管理があります。お客様の満足度をどのように向上していくかがこのチームの目標で、KPIは、例えば、お客様の課題を解決するアイデアを今期で5つ以上達成するなどです。

バックログ管理は、全てオープンにリストアップして、スプリントでやるものだけをかんばんに持っていく管理方法を取っています。誰でもリスト式の Asana 上のプロジェクトである「バックログ」に案を入れることができます。カスタマーサクセス(CS)からきたユーザーの要望だったり、または自分たちで気付いた点などを入れていきます。そして「バックログ」の中から、実施すると決めたものをかんばん式の Asana 上のプロジェクトである「スプリントボード」へ移動させます。これをチームでトリアージ(優先順位付け)して各週の方針を決めていきます。

Cyberagent screenshot #2

チーム編成と Asana で、バグや改善案に漏れ無く対応するプロセスを構築

以前は、プロダクトチームとカスタマーサクセスの連携は理想的な状態とは言えませんでした。カスタマーサクセスから上がってきたバグや機能改善案が放置される場合もありました。お客様への返答が放置されることはありませんが、きちんと調査した後の抜本的な解決方法ではないため、バグとしては残る場合がありました。バグや改善案に漏れ無く対応する体制とプロセスがありませんでした。

そこで、新しく CRE チームを作り、カスタマーサクセスとエンジニアが同じチームで一気通貫でやれるようにしました。さらに、見落としがないプロセスも Asana と共に新たに構築しました。バグの対応要否は、必ず毎日の打ち合わせで調査してチーム全員が Asana を見ながらトリアージを実施しています。Asana 画面で、リストをトリアージの前と後に分け一目瞭然にし、対応漏れを防いでいます。ビジュアル的にも理解しやすい管理が Asana で可能になりました。そして、対応すると決めたものは、担当者をアサインして期日を設定し管理してます。

“このように Asana は、CRE チームの課題解決やチーム内のプロセスにおいて、無くてはならないツールです。”

Asana 以前のバグ管理は、Slack に上がったものなどを Google スプレッドシートに書き出してやり取りをしていました。レビューも毎日ではなく週単位で、一時間ほど実施していました。これをバグ調査も含めて毎日30分に変えることで、バグも溜まることがなくなり、放置も起こらなくなりました。

Cyberagent screenshot #3

また、社内ツールの役割も明確にしました。Slack はコミュニケーション、Asana はタスク・プロジェクト管理、Github はソースコード周りです。小さな issue の場合は Asana にあげずに Github で完結させる場合もあります。esa というドキュメント管理に、Goodle Docs や Slide、そしてレポート系は Tableau や Google Data Studio を使っています。組織編成をして役割を明確にすると同時に、使うツールの目的や役割も整理しました。

この半年は、組織のデザインに時間を使ってきましたが、そこには Asana があり、組織が上手く機能するためのライフラインになってくれています。

この試みはこれからも続きます。様々な最新の組織デザインを学びつつ、今後も自分の組織をアップデートしていきたいです。 私の今の目標は、世の中が速いサイクルで進んでいく中、Amaba も同じ速度で進化し変わり続けることです。Ameba をより多くのユーザーにお使いいただき愛していただけるように、しっかり進化し続けていきます。

2019年3月

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進められます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握できます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進められます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握できます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現できます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化できます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認できます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進められます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡できます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着できます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!