Asana を使用して環境保全と資金集めを強化する Stand.earth

昨年、60 億個を超えるスターバックスのカップが捨てられ、繊維産業では 3780 億リットルの水が使用され、クルーズ船はヨーロッパに存在するすべての車よりも 10 倍近く多い量の硫黄酸化物をヨーロッパ沿岸周辺に放出しました。これらが環境に及ぼす影響は相当なものですが、これはまた大きなチャンスでもあります。Stand.earth は企業と政府に対して環境を最優先することを推進し、働きかける環境保護非営利団体です。同団体にとって、コーヒーカップ、クルーズ船、ジーンズなどは産業に変化をもたらし、個人と企業が環境に及ぼす影響を最小化するチャンスを意味します。同団体は、人々が十分な知識に基づいた、持続可能な選択をより多くできるようにするために、この関心を高める活動を行っています。

どんな非営利団体でも、その仕事の大部分は資金調達に充てられます。Stand.earth では、その資金調達活動の 80% 近くを基金に集中しています。Stand.earth で Director of Development を務める Stephen Danner 氏は補助金チームを監督しており、同チームは同団体の補助金と資金を確保するために申請書と宣伝文言の作成を担当しています。これは時間的制約がある細かい作業で、チームは申し込みの締め切り日、コンプライアンス関連のニーズ、および必要な文書の長いリストを巧みに管理することが求められます。また、自分たちよりも規模が 10 倍もある大規模組織を相手に資金争いをする中規模の非営利団体としては、できるだけ説得力があり、物語風の、財政的、視覚化ストーリーを用いて、申請用紙を締め切り前に提出することが非常に重要です。しかし、チームにさらに多くのメンバーが加わり、プロジェクトや資金調達の機会が増えるにつれ、同団体は以下の内容に苦労していました。

• 情報が散在しているためにメンバー全員に共通認識を持たせることができない

• 申請書の提出を補助金申請の厳格な締め切り日に間に合わせることができない

• 情報の見落としが発生するため、緊急な機会や非正式なリクエストに対応できない。また、これはすでに毎月 15 件以上ある正式な申請書提出の対応にフル稼働している状況をさらに悪化させていた

結果的に、同チームは組織全体をスケーラブルな成長へと導く一元化されたワークマネジメントシステムを導入する必要があったのです。

より効果的に協働することを可能にする 1 つのツールを発見

Stand.earth の幹部チームは、組織が使用するプロジェクト管理ツールの数は多すぎる、そして 1 つのまとまりのある方法を用いて協働する必要があると感じていました。このフラストレーションに加え、チームは信頼できる情報源がなく、説明責任と当事者意識を欠いていました。これが原因でチームメイトはチームリーダーの期待通りにはフォローアップすることができず、社内カルチャーに影響が及び、チームの信頼が損なわれつつあることを示す最初の徴候が現れはじめました。

各チームが異なるツールを使用していたことが原因で情報が伝わらず、効率が悪くなっていたので、仕事を単一のプラットフォームツールに一元化する必要がありました。”

組織全体を単一のツールに一元化することは大規模な試みでしたが、計画、コラボレーション、およびメンバーたちの士気に大きなプラスとなるインパクトもありました。Stephen 氏は各メンバーのニーズと必要条件を集め、明確な評価基準を設けることから始めました。35 個の項目からなるリストは、プロジェクト管理機能、費用、連携ならびにオートメーション、さまざまなプロジェクトビュー、そしてゲストのアクセスにいたるすべてをカバーしました。

その後、チームから提案を集め、15 個の異なる可能性を検討しました。各ツールを評価した後、最有力として浮上したのが Asana でした。それはチームが必要としたすべての条件を満たし、そのシンプルさとインターフェイスはメンバーたちの賛同を得ていました。同チームは、Asana の機能を得る以外にも、Asana が提供する非営利団体向けの割引を手にすることもできました。

Asana の導入準備を進める中で、Stephen 氏は Asana の使用方法を従業員が学ぶためのトレーニング資料を作成しました。それにはトレーニングの録画が含まれており、今やすべての従業員がその視聴を義務付けられています。Stephen 氏は Asana の記事や動画といった他のリソースも提供しました。最後に、新しい従業員に Asana を紹介し、仕事の準備を固めるために、Asana のトレーニングを新入社員のオンボーディングプロセスに盛り込んでいます。

資金調達を増やすためにプロセスを改善する

Stand.earth は Asana を使用して組織全体のワークフローを合理化しました。たくさんの会議や成果物、複雑なタイムラインの管理、そして大量の作業を伴う仕事を、チーム全体で簡単に管理できるようになりました。

Stephen 氏と彼のチームは補助金管理プロセスのすべてを Asana で行っています。Salesforce との連携を基に、支援者の高い満足度を維持し、常に支援者のフォローアップをすることで、資金調達を増大させることができています。また、テンプレートプロジェクトを使用することにより、Stephen 氏はすべての成果物においてコンプライアンスに準拠しているという確信が持てています。最後に、チームカレンダービューでメンバー全員の責任や期日を確認できるので、チーム会議も早く終わります。

Asana を導入する前に Stephen 氏が抱えていた悩みの 1 つに、どこに焦点を合わせて、何を優先すればよいのかをチームに知らせるための一元化されたコミュニケーションチャンネルがなかったということが挙げられます。現在、彼は直属の部下たちと一緒に Asana で 3 か月分の仕事計画を立て、人事部と他のリーダーたちが使用できるモデルも作成しました。その結果、全員が結果を出すことに集中し、求められる結果を明確に知り、それぞれの担当業務を把握することができています。管理の詳細にとらわれる必要がなくなった Stand.earth の従業員は、より戦略的な会話をすることができるようになりました。戦略的に物事を考える余裕ができたことに加え、メンバー全員が仕事を自ら担当して、プロジェクトマネージャーとして活躍できるという自信も手にしています。

チームの説明責任が明確になったので、小さな詳細を見落とさないことに重点を置く必要はなくなり、組織全体で以前よりも多くの戦略的な会話ができるようになりました。”

Stephen 氏のチームは、Asana を使って請負業者やデザイナーといった社外パートナーとシームレスにコラボレーションができるようにもなりました。メールや共有ドキュメントに頼る代わりに、Stephen 氏は Asana のプライバシー機能やゲスト機能を使って、事務処理を一切増やさずに社外のコラボレーターを参加させることができます。Asana のおかげで、Stephen 氏は社外パートナーのオンボーディングに伴う管理タスクを省いて時間を節約し、誰かがアクセスするべきでない情報にアクセスしてしまうのではないかという懸念も払拭しています。

Asana を使用するようになって、運営効率を改善することができました。組織全体のストレスが緩和され、チームメンバーの間には信頼が生まれました。そして、仕事が以前より楽しくなりました。”

説明責任が成長、そして健康な地球をもたらすとき

Asana を使用するようになり、Stand.earth と Stephen 氏のチームは、以前よりも明確な説明責任を持ち、結果を重視し、期日を遵守して仕事ができるようになっただけでなく、合理化されたプロセスと一元化された情報のおかげで支給元の特定を新たに 10% 増大させることもできました。支援者の増加に加えて、出資者とのエンゲージメントを担当するチームと支援候補者に働きかけるチームの連携が改善されていることもあり、わずか 1 年で調達資金額を 17% も増加させることができました。彼らは大量の仕事を前にしても余裕をなくさず、出資者たちをフォローアップして関係を深めることができます。

Stephen 氏のチームの日常からズームアウトしてみると、彼らは資金を確保して環境に莫大なインパクトを与えていることがわかります。根本的なレベルで明確さを提供することで、タスクやカレンダーといった小さな要素が組織全体の目標に通じていることも見える化され、彼らは大きな変化を生み出すことができます。コーヒーカップからジーンズまで、私たちの生活に見られる小さな物が環境に対して非常に大きな影響を及ぼすのと同じように、Stephen 氏のチームの日々の働き方が、Stand.earth のミッション達成に大きなインパクトを与えているのです。

Asana を使用し始めて以来、私たちは 10% も多く新たな補助金支援候補者を特定し、17% も調達資金を増大させることができています。それは、私たちの仕事がうまく一元化され、より好適に調整され、効率もアップしているからです。”