新入社員のオンボーディング

新入社員が働き始めた時、大量の情報伝達や必要書類の記入、順調に職場に適応しているかの確認などで、膨大なメールのやり取りに忙殺されることがあります。一般的に、新入社員が 100% 生産性を発揮するまでにかかる期間は 8 か月。Asana のプロジェクトテンプレートを使用して、オンボーディングプロセス全体を追跡すれば、社員は自分のするべきことや情報が得られる場所がわかり、すぐに戦力になることができます。

記事に沿ってオンボーディングプロジェクトを構築しましょう。また、記事の下にあるリソースもご参照ください。

新入社員のオンボーディング用のリソース リンク
Asana テンプレート テンプレートを使用
ケーススタディ Weploy が Asana で新入社員のオンボーディングを行い急成長している方法を見る

オンボーディングプロジェクトの作成方法

  1. プロジェクトを作成してオンボーディングテンプレートとして使用してください。プロジェクトに「[名前] HR オンボーディングテンプレート」と名前を付けます。新入社員ごとにこのプロジェクトを複製し、社員名を入れてプロジェクト名を更新します。

  2. 「福利厚生」「確定拠出年金」「IT」「参考資料」などのセクションを追加して、プロジェクトを整理します。

  3. 各セクションに「福利厚生に加入」「確定拠出年金に加入」「コンピューターを会社のプリンターに接続」などのタスクを追加します。タスク説明には明確な指示を入力し、必要なファイルを添付して、@メンションで他のタスクやプロジェクトを参照できるようリンクします。「コンピューターの注文」などのタスクを適切な部署の社員に割り当てます。

  4. プロジェクトをテンプレートとして保存しましょう。プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックして、テンプレートとして保存を選択します。新たに社員が入ったら、テンプレートをコピーするだけです。新入社員からのオンボーディングに関するフィードバックがあれば、テンプレートを更新し、全員にとってオンボーディングができるだけスムーズになるようにしましょう。

  5. オンボーディングプロセスに関わるチームメンバーをプロジェクトに招待して、タスクを割り当てます。

  6. 新入社員は、オンボーディングに必要なタスクや書類を把握できます。またタスク内で直接質問をすることもでき、自信を持って次の段階に進むことができます。

Asana の HR オンボーディングテンプレートプロジェクト

オンボーディングプロジェクトを管理するためのヒント

複数の新入社員のオンボーディングプロセスをポートフォリオで追跡

大勢採用した場合は特に、採用責任者や新入社員のオンボーディングプロセスに関わる社員にとって全員の進捗を追跡するのは至難の業。一回限りのチャットでフォローアップを試みたり、わからないことがあれば質問をしてくるだろうと期待する代わりに、新入社員のオンボーディングプロジェクトをポートフォリオに追加して、全員の状況を把握しましょう。これにより 1 か所で最新状況を確認でき、問題の早期発見にもつながります。

チーム別のオンボーディングテンプレートを作成する

事務手続きと福利厚生のための人事プロジェクトに加えて、各チームまたはマネージャーはチーム別にオンボーディングテンプレートプロジェクトを作成しましょう。チームのオンボーディングプロジェクトには、会社全体ではなく、その部署特有のタスクを含めることができます。各テンプレートのタスクの一部が同じ場合は、複数のプロジェクトにタスクを保存することができるので、仕事が重複したり新入社員が混乱したりすることがありません。

たとえば、セールスチームに販売パイプラインとリードスコアリングに関する文書があれば、テンプレート内にこれらをレビューするタスクを作成して、書類を添付しましょう。その他にも「ジョンとコーヒーミーティングをする」や「戦略計画を確認する」といったタスクも作成できます。適切なチームメイトにタスクを割り当てて、新しいチームメイトが円滑に適応できるようにします。

カスタムフィールドを使ってオンボーディングタスクを優先順位や種類別に分類

カスタムフィールドを使うと、重要な情報が明確になり、タスク内で簡単に目を通せるようになります。フィールド名と値はカスタマイズ可能で、特定の情報を取り込むためのドロップダウンや数値フィールド、テキストフィールドを作成できます。ドロップダウンでオンボーディングタスクの優先順位を示せば、新入社員は最初に取り組むべきことがわかります。

タスクを「実行可能」または「参照」として分類しておくこともできます。あとでカスタムフィールドによって検索やソートをかけられるので、新入社員がオフィス地図などの情報を見つけやすくなり、タスクを完了した後でも特定の情報を確認できます。

プロジェクト上部にある青色のカスタムフィールドの追加リンクをクリックして、カスタムフィールドをプロジェクトに追加してください。ここでコストなど追跡が必要なデータに関連するカスタムフィールドを作成・管理できます。

プロジェクトの上部の青色のリンクをクリックし、カスタムフィールドを作成

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。