新入社員のオンボーディング
新入社員が働き始めた時、大量の情報伝達や必要書類の記入、順調に職場に適応しているかの確認などで、膨大なメールのやり取りに忙殺されることがあります。一般的に、新入社員が 100% 生産性を発揮するまでにかかる期間は 8 か月。Asana のプロジェクトテンプレートを使用して、オンボーディングプロセス全体を追跡すれば、社員は自分のするべきことや情報が得られる場所がわかり、すぐに戦力になることができます。
記事に沿ってオンボーディングプロジェクトを構築しましょう。また、記事の下にあるリソースもご参照ください。
| 新入社員のオンボーディング用のリソース | リンク |
|---|---|
| Asana テンプレート | テンプレートを使用 |
| ケーススタディ | Dow Jones のマーケティングチーム、The Education Trust-West、および POMT が Asana で新入社員のオンボーディングを行い急成長している方法を見る |
オンボーディングプロジェクトの作成方法
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プロジェクトを作成してオンボーディングテンプレートとして使用してください。プロジェクトに「[名前] HR オンボーディングテンプレート」と名前を付けます。新入社員ごとにこのプロジェクトを複製し、社員名を入れてプロジェクト名を更新します。
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「福利厚生」「確定拠出年金」「IT」「参考資料」などのセクションを追加して、プロジェクトを整理します。
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各セクションに「福利厚生に加入」「確定拠出年金に加入」「コンピューターを会社のプリンターに接続」などのタスクを追加します。タスク説明には明確な指示を入力し、必要なファイルを添付して、@メンションで他のタスクやプロジェクトを参照できるようリンクします。「コンピューターの注文」などのタスクを適切な部署の社員に割り当てます。
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プロジェクトをテンプレートとして保存しましょう。プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックして、「テンプレートに変換」を選択します。新たに社員が入ったら、テンプレートをコピーするだけです。新入社員からのオンボーディングに関するフィードバックがあれば、テンプレートを更新し、全員にとってなるべくスムーズなオンボーディングを実現しましょう。
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オンボーディングプロセスに関わるチームメンバーをプロジェクトに招待して、タスクを割り当てます。
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新入社員は、オンボーディングに必要なタスクや書類を把握できます。またタスク内で直接質問をすることもでき、自信を持って次の段階に進むことができます。
オンボーディングプロジェクトを管理するためのヒント
複数の新入社員のオンボーディングプロセスをポートフォリオで追跡
大勢採用した場合は特に、採用責任者や新入社員のオンボーディングプロセスに関わる社員にとって全員の進捗を追跡するのは至難の業。一回限りのチャットでフォローアップを試みたり、わからないことがあれば質問をしてくるだろうと期待する代わりに、新入社員のオンボーディングプロジェクトをポートフォリオに追加して、全員の状況を把握しましょう。これにより 1 か所で最新状況を確認でき、問題の早期発見にもつながります。
チーム別のオンボーディングテンプレートを作成する
事務手続きと福利厚生のための人事プロジェクトに加えて、各チームまたはマネージャーはチーム別にオンボーディングテンプレートプロジェクトを作成しましょう。会社の目標とチームの目標を確認するためのタスクをテンプレートに含めると、新入社員は最初から方向性を理解してフルスピードで仕事ができます。チームのオンボーディングプロジェクトには、会社全体ではなく、その部署特有のタスクを含めることができます。各テンプレートに共通するタスクがある場合は、複数のプロジェクトにタスクを追加 (マルチホーム) できるので、仕事が重複したり新入社員が混乱したりすることがありません。
たとえば、セールスチームに販売パイプラインとリードスコアリングに関する文書があれば、テンプレート内にこれらをレビューするタスクを作成して、書類を添付しましょう。その他にも「ジョンとコーヒーミーティングをする」や「戦略計画を確認する」といったタスクも作成できます。適切なチームメイトにタスクを割り当てて、新しいチームメイトが円滑に適応できるようにします。
カスタムフィールドを使ってオンボーディングタスクを優先順位や種類別に分類
カスタムフィールドを使うと、重要な情報が明確になり、タスク内で簡単に目を通せるようになります。フィールド名と値はカスタマイズ可能で、特定の情報を取り込むためのドロップダウンや数値フィールド、テキストフィールドを作成できます。ドロップダウンでオンボーディングタスクの優先順位を示せば、新入社員は最初に取り組むべきことがわかります。
タスクを「実行可能」または「参照」として分類しておくこともできます。あとでカスタムフィールドによって検索やソートをかけられるので、新入社員がオフィス地図などの情報を見つけやすくなり、タスクを完了した後でも特定の情報を確認できます。
プロジェクト上部にある青色の「カスタムフィールドの追加」リンクをクリックして、カスタムフィールドをプロジェクトに追加してください。ここでコストなど追跡が必要なデータに関連するカスタムフィールドを作成・管理できます。
