新入社員のオンボーディング

新入社員が働き始めた時に、すべての必要情報の伝達や必要書類の記入、順調に職場に適応しているかを確実にするため、大量のEメールのやり取りが必須となり、また時に困難を要します。一般的に、新入社員が完全な生産性を発揮するまでには、8か月かかります 。Asanaでプロジェクトテンプレートを使用することで、入社プロセスの最初から最後までを管理することができます。社員は、自分が何をする必要があるのか、どこで情報を見つけるのかを把握することができ、すぐに活躍をすることができます。

記事に沿って入社プロジェクトを構築しましょう。また、記事の下にあるリソースもご参照ください。

採用プロジェクトの作成のためのリソース リンク
Asana が作成したテンプレート テンプレートを使用
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採用プロジェクトの作成方法

  1. プロジェクトを作成 して入社テンプレートとして使用してください。プロジェクトに “[名前] HR 入社テンプレート” と名付けます。新入社員ごとにこのプロジェクトを複製して、プロジェクト名を社員名に変更します。

  2.  “福利厚生,” “確定拠出年金,” “IT,” “参考資料.” などの セクション を追加して、プロジェクトの体系化を行います。

  3. 各セクションに “福利厚生に加入,” “確定拠出年金に加入,” “コンピューターを会社のプリンターに接続” などの タスク を追加します。タスク説明には、明確な指示を入力、必要なファイルを添付して、 @言及で、他のタスクやプロジェクトの参照をリンクします。“コンピューターの注文” などのタスクを適切な部署の社員に割り当てます。

  4. プロジェクトをテンプレートとして保存プロジェクトヘッダドロップダウン をクリックして、テンプレートとして保存します。そうすることで、新入社員が仕事を始めた際にも、テンプレートをコピーするだけでよくなります。新入社員からのフィードバックがあれば、テンプレートを更新し、全員ができる限りで最高の入社経験をできるようにします。

  5. プロジェクトに入社プロセスに関わるチームメンバーを招待 して、タスクを割り当てます。

  6. 新入社員は、入社に必要なタスクや書類仕事が把握できます。またタスク内で直接質問をすることもでき、自信を持って次の段階に進むことができます。

AsanaのHR 入社テンプレートプロジェクト

入社プロジェクト管理のコツ

新入社員が多い?入社プロセスをPortfolioで追跡

大勢が同時に始める時、採用責任者や新入社員の入社プロセスに関わる社員が全員の進捗状況を確認するのは困難です。一回限りのチャットでフォローアップを試みたり、わからないことがあれば質問をしてくるだろうと期待する代わりに、新入社員の入社プロジェクトをポートフォリオに追加 して、全員の状況を確認することができます。これにより、一か所で更新の確認ができ、問題の早期発見にも繋がります。

チーム別の新人研修テンプレートも作成する

事務処理と福利厚生のための人事プロジェクトに加えて、各チームまたは責任者はチーム別に入社テンプレートプロジェクトの作成ができます。チームの入社プロジェクトには、会社全体ではなく、その機能に固有のタスクを含めることができます各テンプレートのタスクの一部が同じ場合は、複数のプロジェクトにタスクを保存する ことができるので、作業が重複したり候補者が混乱したりすることはありません。

たとえば、セールスチームに販売パイプラインとリードスコアリングに関する文書があれば、テンプレート内にタスクを作成、確認をして文書の添付を行います。その他のタスクとして、「ジョンとコーヒーを飲む」や「戦略計画の確認」などの作成もできます。適切なチームメンバーにタスクを割り当て、新しいチームメイトが円滑に適応できるようにします。

種別や優先順位で新人研修タスクをカスタム項目で分類

カスタム項目 は重要な情報を明確にし、タスク内で簡単に目を通すことができます。項目名と値はカスタマイズ可能であり、特定の情報を取り込むためのドロップダウン、番号またはテキストフィールドを作成できます。入社の場合は、ドロップダウン優先順位を使用して入社タスクの重要性を示すことができ、新入社員は最初に取り組むべきことがわかります。

タスクを「実行可能」または「参照」として分類すると、後からカスタム項目から検索や並び替えができるようになり、新入社員がオフィス地図などの情報を見つけやすくしたり、タスクを完了した後でも特定の情報を保持することができます。

Add custom fields to your project by clicking the blueプロジェクト上部にある青色の カスタム項目の追加リンクをクリックして、カスタム項目をプロジェクトに追加してください。そこから費用や他の追跡が必要なデータなどのためのカスタム項目の作成や管理ができます。

プロジェクトの上部の青色のリンクをクリックし、カスタムフィールドを作成

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします (訳注: 現在は Tab+N でセクションを作成します)。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。