補助金の追跡

Asana で補助金申請パイプラインのプロジェクトを作成する方法

補助金申請パイプラインをすばやく作成するには、次の方法があります。

  1. 補助金申請パイプラインのテンプレートを使い、組織のニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. 補助金を追跡するために現在使用している既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana テンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

独自のパイプラインプロジェクトを一から構築したい場合や、Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらをご覧ください。

複数の現行の補助金申請を一度に管理する方法は?

テンプレートを使用する場合は次を行ってください。

  1. テンプレート内の [タスク例]複製し、名前を変更してから、プロジェクトに変換します。
  2. 次に、そのプロジェクトをポートフォリオに追加すれば、すべての補助金を 1 か所で管理、監視できます。

補助金申請プロジェクトを管理するためのヒント

プロジェクトを構築した後は、以下のヒントを活用し、補助金申請をパイプラインに追加するのに合わせてプロジェクトを管理しましょう。

1. 申請プロセス段階のセクションでプロジェクトを整理する

Asana のプロジェクトにセクションを追加する手順を示すスクリーンショット

セクションを作成して、どの補助金がパイプラインのどの段階にあるかを明確にしましょう。セクションは、「申請を検討中」「申請中」「保留中」など異なる段階の申請プロセスを表示したり、段階に合わせてタスクを分類するのに役立ちます。

申請の進捗に伴って、その申請のステータスを反映するようにタスクをセクションからセクションへと移動させてください。

2. タイムラインを使用して申請スケジュールと補助金のサイクルの計画を立てる

パイプラインに補助金を追加したら、申請の提出や更新が締切日に間に合うよう、期日を割り当てます。次に、締切日から逆算してプロセスの各段階に現実的な開始日と期日を設定します。タイムラインを使用すれば、スケジュールを視覚化して現実的な日程に調整し、正しい順序で仕事ができるように簡単にタスク間の依存関係を設定できます。変更が必要な場合は、タイムラインで簡単に新しい締切日にドラッグ & ドロップすることもできます。

3. 新しい機会をフォームで捉えて資金を調達する

新しい補助金の機会はどこから来るかわかりません。フォームを使用すればそれをすばやく収集して評価できます。フォームを作成して、機会を評価し承認するために必要な詳細を捉えましょう。フォームの送信後、フォームの入力項目はパイプラインのプロジェクトのタスクに変換されます。

組織全体やウェブサイト上でフォームのリンクを共有して、機会の発見や申し込みを簡単にしましょう。Asana のユーザーでなくてもフォームに記入できます。

4. カスタムフィールドで優先順位、承認、主要な詳細を明確にする

Asana にカスタムフィールドを作成、追加する手順を示す GIF

パイプラインに複数の補助金がある場合、どれが優先的で、どのくらいの助成金が期待できるかなどを確認することが必要となるでしょう。カスタムフィールドを使用すると、そのような詳細が一目瞭然になり、これらのフィールドは (スプレッドシートの列のように) プロジェクトの絞り込みやソートにも使用できます。助成金額、優先順位、段階、承認など、重要な詳細を確認するために必要なすべての項目に対して、フィールドを作成できます。

カスタムフィールド通知で承認を追跡する

Asana の承認カスタムフィールドを使用して補助金の承認と未承認を示すスクリーンショット

補助金申請は、一般的に何度もフィードバックを受けます。承認用のカスタムフィールドワークフローを使用すれば、助成金の承認状況を確認しやすくなります。プロジェクトに承認カスタムフィールドを追加し、通知をオンにするだけで、すべてのタスクフォロワーはフィールドが変更された場合に通知を受け取り、申請が承認されたりフィードバックが追加された場合に全員に情報が共有されます。

補助金パイプラインの進捗を報告するためのヒント

進捗ビューで定期的なステータス更新を 1 か所にまとめて投稿する

Asana の進捗ビューにステータス更新を投稿しているスクリーンショット

パイプラインの進捗や成長を把握しておくことは、十分な機会を獲得し、それらを順調に進めるために重要です。ステータスの更新を知るために長いメールスレッドや同僚へのその都度の質問に頼る代わりに、進捗ビューで定期的に更新を投稿しましょう。既存のタスク、プロジェクト、チームメイトを @メンションして、簡単に仕事を参照したり、進捗や障害を皆と共有したりすることができます。

複数の補助金プロジェクトを追跡中ですか?ポートフォリオにプロジェクトを追加して、1 か所でステータスを監視しましょう。

補助金を追跡するためのリソース

視覚的な情報を好む方や、他のユーザーが Asana をどのように利用しているかを知りたいという方のために、以下のリソースをご用意しました。

リソース リンク
補助金追跡テンプレート テンプレートを使用
ケーススタディ EarthEnableVenture for America および Hope for Haiti が Asana を使って補助金を管理している方法を見る
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