補助金の追跡

Asana で補助金申請パイプラインのプロジェクトを作成する方法

補助金申請パイプラインをすばやく作成するには、次の方法があります。

  1. 補助金申請パイプラインのテンプレートを使い、組織のニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. 補助金を追跡するために現在使用している既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana テンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

独自のパイプラインプロジェクトを一から構築したい場合や、Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらをご覧ください。

複数の現行の補助金申請を一度に管理する方法は?

Asana のテンプレートを使用している場合:

  1. テンプレートにある[タスク例]複製してタスク名を変更し、プロジェクトに変換します。
  2. 次に、そのプロジェクトをポートフォリオに追加すれば、すべての補助金を 1 か所で管理、監視することができます。

補助金申請プロジェクトを管理するためのヒント

プロジェクトを構築した後は、以下のヒントを活用し、補助金申請をパイプラインに追加するのに合わせてプロジェクトを管理しましょう。

1. 申請プロセス段階のセクションでプロジェクトを整理する

Asana のプロジェクトにセクションを追加する手順を示すスクリーンショット

セクションを作成して、どの補助金がパイプラインのどの段階にあるかを明確にしましょう。セクションは、「申請を検討中」、「申請中」、「保留中」など異なる段階の申請プロセスを表示したり、段階に合わせてタスクを分類するのに役立ちます。

申請の進捗に伴って、その申請のステータスを反映するようにタスクをセクションからセクションへと移動させてください。

2. タイムラインを使用して申請スケジュールと補助金のサイクルの計画を立てる

パイプラインに補助金を追加したら、申請の提出や更新が締切日に間に合うよう、期日を割り当てます。次に、締切日から逆算してプロセスの各段階に現実的な開始日と期日を設定します。タイムラインを使用すれば、スケジュールを視覚化して現実的な日程に調整し、正しい順序で仕事ができるように簡単にタスク間の依存関係を設定することができます。変更が必要な場合は、タイムラインで簡単に新しい締切日にドラッグ & ドロップすることもできます。

3. 新しい機会をフォームで捉えて調達する

新しい補助金の機会はどこから来るかわかりません。フォームを使用すればそれをすばやく収集して評価することができます。フォームを作成して、機会を評価し承認するために必要な詳細を捉えましょう。フォームの送信後、フォームの入力項目はパイプラインのプロジェクトのタスクに変換されます。

組織全体やウェブサイト上でフォームのリンクを共有して、機会の発見や送信を簡単にしましょう。Asana のユーザーでなくてもフォームに記入することができます。

4. カスタムフィールドで優先順位、承認、主要な詳細を明確にする

Asana にカスタムフィールドを作成、追加する手順を示す GIF

パイプラインに複数の補助金がある場合、どれが優先的で、どのくらいの助成金が期待できるかなどを確認することが必要となるでしょう。カスタムフィールドを使用すると、そのような詳細が一目瞭然になり、これらのフィールドは (スプレッドシートの列のように) プロジェクトの絞り込みやソートにも使用できます。助成金額、優先順位、段階、承認など、重要な詳細を確認するために必要なすべての項目に対して、フィールドを作成できます。

カスタムフィールド通知で承認を追跡する

Asana の承認カスタムフィールドを使用して補助金の承認と未承認を示すスクリーンショット

補助金申請は、一般的に何度もフィードバックを受けます。承認用のカスタムフィールドワークフローを使用すれば、どの助成金の承認状況を確認しやすくなります。プロジェクトに承認カスタムフィールドを追加し、通知をオンにするだけで、すべてのタスクフォロワーはフィールドが変更された場合に通知を受け取り、申請が承認されたりフィードバックが追加された場合に全員に情報が共有されます。

補助金パイプラインの進捗を報告するためのヒント

進捗ビューで定期的なステータス更新を 1 か所にまとめて投稿する

Asana の進捗ビューにステータス更新を投稿しているスクリーンショット

パイプラインの進捗や成長を把握しておくことは、十分な機会を獲得し、それらを順調に進めるために重要です。ステータスの更新を知るために長いメールスレッドや同僚へのその都度の質問に頼る代わりに、進捗ビューで定期的に更新を投稿しましょう。既存のタスク、プロジェクト、チームメイトを @メンションして、簡単に仕事を参照したり、進捗や障害を皆と共有したりすることができます。

複数の補助金プロジェクトを追跡中ですか?ポートフォリオにプロジェクトを追加して、1 か所でステータスを監視しましょう。

補助金を追跡するためのリソース

視覚的な情報を好む方や、他のユーザーが Asana をどのように利用しているかを知りたいという方のために、以下のリソースをご用意しました。

リソース リンク
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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。