Modello di piano di implementazione

Iniziare con gli obiettivi aziendali nella fase di "non iniziati" e arrivare alla fase di "raggiunti" può sembrare un'impresa insormontabile. Per fortuna, un modello di piano di implementazione consente di suddividere il tuo obiettivo in fasi gestibili e realizzabili. Scopri come crearne uno.

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Facciamo un esempio: devi ristrutturare il bagno. Come pensi di procedere? Probabilmente non ti ci butterai a capofitto senza un piano in mente, con il rischio di ritrovarti con i pavimenti allagati e di spendere di più per la riparazione. Al contrario, passerai in rassegna tutte le fasi necessarie per trasformare il tuo vecchio bagno in uno nuovo di zecca ancora prima di iniziare i lavori.

Gli obiettivi aziendali seguono una logica simile. Per raggiungerli, hai bisogno di comprendere nei dettagli il susseguirsi di tutte le fasi, dall'inizio alla fine. In base al tuo obiettivo, la pianificazione delle fasi potrebbe sembrare un'impresa non da poco. Ed è qui che ti vengono in soccorso i modelli di piano di implementazione.

Cos'è un piano di implementazione?

Un piano di implementazione è una guida dettagliata che delinea tutte le fasi o le attività che tu e il tuo team dovrete portare a termine per raggiungere l'obiettivo aziendale, un'idea con un risultato o un esito raggiungibile. Questi piani aiutano a determinare il cosa e il come del tuo obiettivo, in modo che sia possibile suddividerlo in fasi traducibili in azioni e raggiungibili. Inoltre, i piani di implementazione evidenziano chi è responsabile di ciascuna attività, ed entro quando deve essere completata, in modo che il tuo team sia allineato e responsabilizzato. 

Il piano di implementazione dovrebbe essere creato durante la fase di pianificazione, prima dell'avvio dell'iniziativa (ovvero il progetto o il piano di azione intesi al raggiungimento dell'obiettivo specifico). Per saperne di più sulla creazione di un piano di implementazione, leggi il nostro articolo sulla creazione di un piano di implementazione.

Cos'è un modello di piano di implementazione?

Un modello di piano di implementazione è una risorsa riutilizzabile che puoi utilizzare come punto di partenza per identificare le fasi da completare per raggiungere i tuoi obiettivi. I modelli di piano di implementazione in formato digitale ti aiutano a visualizzare e monitorare tutte le fasi necessarie al raggiungimento del piano, e dato che sono riutilizzabili, puoi utilizzarli per creare un processo per il raggiungimento di obiettivi simili in futuro. Questo si traduce in meno attività superflue, definitivamente sempre un vantaggio.

Come usare un modello di piano di implementazione

Una volta creato il tuo modello di piano di implementazione di base, utilizzarlo è davvero semplice. Puoi semplicemente duplicarlo all'inizio di ogni iniziativa e quindi inserire le informazioni necessarie per raggiungere quello specifico obiettivo.

Per iniziare, diamo un'occhiata a cosa includere nel tuo modello di piano di implementazione di base.

Cosa includere in un modello di piano di implementazione

Il tuo modello di piano di implementazione di base servirà da roadmap per tutti gli obiettivi simili in futuro. La riutilizzabilità è il fattore chiave, quindi è bene considerare attentamente come definire il modello di base, in modo che sia possibile duplicarlo facilmente per tutte le altre iniziative. Di solito, questo significa includervi dei passaggi o delle fasi riutilizzabili anche per le altre iniziative. 

Il modo più facile per riuscirci è di suddividere il modello in fasi (per esempio ricerca, pianificazione ed esecuzione). Una volta identificate le fasi del processo, puoi aggiungere altri dettagli che utilizzerai per monitorare l'avanzamento verso il raggiungimento degli obiettivi specifici. 

Di seguito elenchiamo alcune informazioni essenziali che puoi includere nel tuo modello di piano di implementazione:

  • titolare di ciascuna attività o azione da attuare

  • data di inizio e scadenza dell'azione

  • durata dell'azione

  • stato dell'azione

  • priorità dell'azione

  • avanzamento dell'azione 

Successivamente, una volta avviata un'iniziativa specifica, potrai duplicare il modello e aggiungere le informazioni relative a tale obiettivo. Inoltre, potrai aggiungere le eventuali dipendenze relative alle attività che dipendono l'una dall'altra per il loro completamento e definire i traguardi per contrassegnare tappe specifiche della cronologia dell'obiettivo (per esempio quando viene completata una delle fasi). Con un modello di piano di implementazione, potrai raggiungere i tuoi obiettivi in pochissimo tempo. 

Funzionalità integrate

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

  • Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi. 

  • Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

  • Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

App consigliate

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Zoom. Asana e Zoom stanno collaborando per aiutare i team a sfruttare al meglio le riunioni. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di tradurre le conversazioni in azioni e di accedere alle informazioni al termine della riunione. Le riunioni iniziano su Asana, con gli ordini del giorno condivisi per fornire visibilità e contesto su quello che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività all'interno di Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. E a riunione terminata, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare su Asana le trascrizioni e le registrazioni della riunione, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivedere la riunione quando necessario.

  • Miro. Collega Miro e Asana per ottimizzare i flussi di lavoro e avere un quadro completo di ogni progetto in un unico posto. Incorpora le lavagne di Miro nei brief di progetto di Asana, per consentire ai membri del team di interagire, visualizzarle, commentare o modificarle direttamente da Asana. Oppure allega una nuova lavagna di Miro, o una già esistente, a qualsiasi attività di Asana, per invitare automaticamente i collaboratori a visualizzare, commentare o modificare la lavagna. 

Vantaggi di un modello di piano di implementazione in formato digitale 

I modelli di piano di implementazione in formato statico, per esempio quelli creati in Excel, sono utili per visualizzare la cronologia e le attività a livello generale, ma non dispongono delle funzionalità necessarie per raggiungere davvero gli obiettivi. Al contrario, i modelli di piano di implementazione in formato digitale creati con uno strumento di gestione dei progetti consentono un monitoraggio e una gestione globali, dalla comunicazione all'avanzamento dell'obiettivo e ai potenziali ostacoli, tutto in un unico posto. 

Di seguito elenchiamo alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di un modello di piano di implementazione in formato digitale. 

  • Aumentare le possibilità di successo dell'obiettivo, suddividendo gli obiettivi generali in fasi traducibili in azioni e raggiungibili all'avvio dell'iniziativa. 

  • Monitorare l'avanzamento dell'obiettivo in diverse viste, tra cui le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt.

  • Monitorare e gestire facilmente tutte le fasi del progetto.

  • Individuare quale membro del team è responsabile di cosa e per quando. 

  • Visualizzare rapidamente i traguardi in programma o scaduti, per modificare di conseguenza le cronologie e il lavoro da svolgere. 

  • Monitorare l'avanzamento e lo stato di ciascuna azione da attuare o risultato finale.

  • Collaborare e comunicare facilmente con il tuo team di progetto e con gli stakeholder interni o esterni. 

Domande frequenti

Perché si dovrebbe usare un modello di piano di implementazione?

Un modello di piano di implementazione può aiutarti a raggiungere gli obiettivi aziendali, delineando tutte le fasi necessarie per portare a termine una data iniziativa. Se viene creato in uno strumento gestione dei progetti, un modello in formato digitale può anche servire da base riutilizzabile per iniziative simili, consentendo di risparmiare tempo e aiutando a creare un processo semplificato per il raggiungimento degli obiettivi. 

Cosa si dovrebbe includere in un modello di piano di implementazione?

Dato che servirà da guida per gli obiettivi futuri, il modello base dovrebbe contenere tutte le informazioni che desideri duplicare e includere per iniziative simili. Probabilmente, tra queste, vorrai riportare informazioni come le fasi dell'obiettivo, lo stato, la durata e la priorità delle azioni da attuare, nonché l'avanzamento e la fase attuale di ciascuna.

Perché si dovrebbe creare un piano di implementazione per i propri obiettivi?

Dovresti creare un piano di implementazione all'inizio del processo, quando stai ancora lavorando alla definizione degli obiettivi, alla valutazione dei rischi e all'assegnazione delle responsabilità. Per scoprire di più su come creare un piano di implementazione per un obiettivo specifico, consulta il nostro articolo sulla creazione di un piano di implementazione da zero.

Qual è la differenza tra un piano di implementazione e un piano strategico?

I piani strategici e i piani di implementazione vanno di pari passo. Un piano strategico delinea a livello generale le strategie da adottare per raggiungere un obiettivo aziendale. Un piano di implementazione è invece un piano d'azione dettagliato che include le azioni specifiche da attuare per il raggiungimento dell'obiettivo. Puoi vederla così: un piano strategico include cosa intendi fare e perché (di solito tali fattori vengono definiti dalla vision e dalla mission aziendali). Un piano di implementazione si occupa d'altra parte di come intendi raggiungere gli obiettivi, nonché di quando intendi procedere con le fasi necessarie, e chi ti aiuterà a raggiungerli. 

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