Modèle de graphique de projet

Objectifs, budgets, jalons, plans de communication… Commencer un nouveau projet est parfois un vrai marathon, même pour les chefs de projet les plus chevronnés.

Heureusement, inutile de tout reprendre du début à chaque fois ! Un modèle de graphique de projet constitue une base réutilisable à chaque nouvelle initiative. Ainsi, vous n’aurez plus peur d’oublier des étapes ou de mettre votre projet en danger.

Qu’est-ce qu’un graphique de projet ?

Un graphique de projet est une représentation visuelle de votre plan de projet. Il rassemble toutes vos tâches à accomplir au même endroit et illustre l’intégration de chaque livrable dans votre chronologie de projet. Également appelés diagrammes de Gantt, les graphiques de projet sont généralement représentés par des barres horizontales.

Ces barres correspondent à des tâches, et permettent d’identifier les dates de début et de fin de chaque livrable, tout en visualisant les dépendances entre les tâches. Ces graphiques peuvent également inclure les jalons clés du projet et préciser le membre d’équipe responsable de chacune des tâches représentées.

Qu’est-ce qu’un modèle de graphique de projet ?

Un modèle de graphique de projet, ou modèle de diagramme de Gantt, est un guide réutilisable qui permet de créer rapidement un graphique de projet à chaque nouvelle initiative. Il peut s’apparenter à un schéma représentant l’ensemble des étapes à suivre pour réussir à planifier, mettre en œuvre et accomplir les tâches de votre projet. Vous n’aurez donc pas besoin de tout reprendre du début à chaque fois et ne risquerez pas d’oublier une étape clé au démarrage d’un nouveau projet. Ce type de modèle vous permet de cartographier votre projet en renseignant les éléments propres à l’initiative en cours.

Les avantages d’un modèle numérique de graphique de projet

Penser qu’une feuille de calcul statique sur Excel suffit à assurer un suivi efficace de vos livrables est une utopie. En tant que chef de projet, vous aurez besoin d’un outil bien plus performant. En l’occurrence, un document évolutif pouvant être mis à jour à mesure que les membres de votre équipe accomplissent leurs tâches. Ainsi, chacun sera en mesure de visualiser la progression du projet tout au long de son cycle de vie.

Créer un modèle numérique de graphique de projet vous permet de limiter le temps passé à mettre à jour vos documents pour vous consacrer pleinement à l’accomplissement de vos tâches et atteindre vos objectifs. Adoptez un logiciel de gestion de projet ! Ainsi, plan et graphique de projet fonctionneront en synergie au sein d’un même document de travail, présenté de manière visuelle.

Créer votre modèle sur un outil de gestion de projet, et non au sein d’un document statique, vous permet de :

• Visualiser votre plan et conserver les informations du projet au même endroit.

• Réorganiser votre graphique, et mettre à jour les échéances et statuts si vos priorités évoluent.

• Suivre la progression du projet en temps réel.

• Communiquer avec les parties prenantes à propos de la planification du projet, son statut et ses livrables.

• Limiter les tâches redondantes, le graphique pouvant servir de plan de projet.

• Travailler en équipe sur vos livrables de projet et les suivre sur un même outil.

• Ne manquer aucune étape clé du projet.

• Joindre les documents, images ou feuilles de calcul pertinents.

Les éléments à inclure dans votre modèle de graphique de projet

Un modèle de graphique de projet efficace doit pouvoir être parcouru facilement par les parties prenantes et fournir toutes les informations de contexte nécessaires. Dans l’idéal, votre modèle doit permettre à chacune d’elles d’accéder immédiatement aux détails d’une tâche d’un simple clic. Outre un outil de visualisation des tâches, votre graphique constitue également une source unique de référence pour accéder aux données clés du projet.

Voici comment créer votre modèle de graphique de projet :

• Décomposez-le en sections : elles doivent correspondre aux différentes phases du projet, à savoir le démarrage, la planification, la mise en œuvre, le suivi de l’efficacité et la clôture. Ainsi, les parties prenantes bénéficient d’une vue d’ensemble de l’état d’avancement du projet, comprennent aisément ses différentes phases et s’assurent de consacrer suffisamment de temps à chacune d’elles.

• Créez un modèle de tâche standard prérempli : vous le retrouverez à chaque nouveau projet, sans que cela vous empêche d’ajouter des livrables supplémentaires. Votre modèle doit identifier les étapes clés à suivre pendant chaque projet, lesquelles constitueront votre feuille de route : rédaction d’un brief de projet, définition d’objectifs, etc. Les besoins de chaque entreprise sont différents, raison pour laquelle les membres d’équipe pourront ajouter des livrables supplémentaires en fonction des particularités du projet en cours.

• Représentez les dépendances entre les tâches : une tâche repose parfois sur l’accomplissement d’une autre. Ajouter des dépendances à votre modèle vous permet de planifier vos tâches dans le bon ordre, d’éviter les points de blocage et de vous assurer que votre équipe dispose des ressources nécessaires avant de démarrer chaque tâche.

• Définissez des jalons clés : il peut s’agir d’une réunion de lancement de projet ou encore d’une journée de lancement de produit. Les jalons représentent les étapes clés à franchir par votre équipe tout au long du processus de gestion de projet. Vous restez ainsi informé de l’état d’avancement du projet, notamment du lancement et de l’achèvement des différentes phases.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Hubspot : avec HubSpot Workflows, créez des tâches Asana automatiquement et utilisez toutes les données clients de HubSpot CRM pour élaborer des processus automatisés. Cette intégration vous permet de gérer le transfert d’activités entre équipes en quelques clics, par exemple lors de la clôture de transactions ou tickets sur HubSpot.

• Lucidchart : l’intégration Asana pour Lucidchart vous permet d’intégrer directement diagrammes, organigrammes et maquettes à vos projets Asana. Retrouvez tout le contexte clé entourant vos projets là où vous en avez besoin, sur Asana. Vos équipes ont ainsi accès aux bonnes informations tout au long de leurs activités, sans avoir à basculer d’une application à l’autre.

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