Modèle de feuille de route de programme

Tout comme vous vous servez d’une carte pour repérer les nouveaux restaurants, villes ou encore activités que vous souhaitez découvrir lors d’un périple en voiture, une feuille de route de programme vous permet d’accéder à de nombreuses informations pertinentes. Elle vous indique sa progression, ses finalités, mais également toutes les techniques ou autres actions à traiter que les équipes mettent en œuvre pour aller de l’avant et atteindre les objectifs fixés. Avec ce modèle, encouragez les équipes à créer leurs propres feuilles de route standardisées. Il sera alors bien plus simple d’élaborer par la suite une feuille de route globale à l’échelle de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une feuille de route de programme ?

La feuille de route d’un programme offre une vue d’ensemble sur ce dernier. Les responsables en la matière utilisent cet outil stratégique pour mieux structurer les programmes et les relier à la stratégie commerciale, aux objectifs de l’entreprise ainsi qu’aux jalons clés. La manière dont ils contribuent aux initiatives à fort impact de l’organisation apparaît alors plus clairement. Ces feuilles de route aident les équipes à visualiser les informations générales d’un programme, c’est-à-dire le travail en cours et les projets planifiés à venir. Une fois la feuille de route d’un programme réalisée, les responsables de ce dernier peuvent l’utiliser pour élaborer des plans stratégiques et hiérarchiser le travail en déterminant notamment les composants qui s’intègrent aux projets de l’entreprise, et ce, afin d’y consacrer une bonne partie des ressources disponibles.

En quoi consiste un modèle de feuille de route de programme ?

Réutilisable, votre modèle s’apparente à une feuille de route de programme standard et permet de garantir une certaine cohérence. Ainsi, lorsque vous cherchez des informations relatives à un programme précis au sein d’un autre service, vous savez exactement où les trouver.

Si l’équipe marketing produit souhaite par exemple consulter les livrables attendus de la part de l’équipe d’ingénierie, elle peut alors se référer à la feuille de route du programme de ce service. En élaborant les feuilles de route sur la base d’un modèle commun à l’ensemble de l’organisation, et donc en les structurant de la même manière, il sera en effet bien plus facile de trouver la section correspondant aux livrables recherchés. Pour faire court : les modèles de feuille de route de programme vous permettent d’obtenir plus facilement toutes les informations dont vous avez besoin sans avoir à demander à un collègue et perdre du temps à trier d’innombrables fichiers.

Modèle de feuille de route produit, de programme ou de projet ?

Un modèle de feuille de route de projet consiste à décrire le plan d’un projet donné. Il s’agit généralement d’un plan structuré par phases (avec des délais précis) qui présente des moyens concrets de mener à bien le projet en question. Un modèle de feuille de route produit exposera quant à lui la vision de votre équipe produit et détaillera les phases de développement au fil du temps ainsi que la stratégie de mise en œuvre choisie, autrement dit comment l’équipe prévoit de réaliser le produit en question.

Les modèles de feuille de route de programme fonctionnent de la même manière que les deux autres précédemment évoqués : ils présentent la progression d’un programme ainsi que ses objectifs. Ce qui les différencie ? Ces modèles se concentrent sur des programmes entiers plutôt que sur un unique projet ou produit. Notez cependant que les feuilles de route de projet, programme et produit sont bien souvent utilisées conjointement.

Pourquoi utiliser un modèle de feuille de route de programme ?

Les grandes entreprises comptent parfois des centaines, voire des milliers de programmes. Il peut donc être difficile de s’y retrouver et de suivre efficacement l’ensemble du travail effectué au sein de chacun d’entre eux, notamment lorsqu’ils sont structurés différemment. Dans ce cas, définir un modèle de feuille de route de programme peut alors s’avérer utile. Si un même modèle est utilisé pour créer les feuilles de route de tous les programmes d’une organisation, vous garantirez ainsi une certaine cohérence d’ensemble. Il sera bien plus facile pour quiconque au sein de l’entreprise d’accéder à la feuille de route d’un programme appartenant à un autre service que le sien, de la partager ou encore de l’analyser. C’est aussi un moyen de veiller à ce que les différentes équipes hiérarchisent le travail de la même manière.

Mais l’utilité des modèles de feuille de route de programme ne s’arrête pas là ! Ils s’avèrent aussi très pratiques pour :

• Les lancements de programmes : lorsque vous lancez plusieurs nouveaux programmes en même temps, utilisez un modèle pour créer une feuille de route pour chacun d’entre eux. Les parties prenantes peuvent ainsi obtenir un aperçu global et vous aide ainsi à obtenir l’adhésion et les ressources dont vous avez besoin pour en développer de nouveaux par la suite.

• Les équipes agiles : les programmes qui suivent la méthodologie Agile nécessiteront bien souvent des feuilles de route pour planifier le travail à l’avance. Servez-vous d’un modèle pour vous assurer que chacun des programmes dispose bien du même modèle de feuille de route Agile, quel que soit le service auquel il appartient.

Comment utiliser un modèle de feuille de route de programme ?

Techniquement, il est tout à fait possible de dessiner la feuille de route de votre programme sur un morceau de papier ou encore d’utiliser une feuille de calcul Excel. Il serait cependant difficile de la reproduire ou d’en faire un modèle. Créer votre modèle de feuille de route avec un logiciel de gestion de projet numérique vous offre davantage de possibilités. Une fois votre modèle créé, ajoutez des dépendances, modifiez les responsables et partagez-le facilement au sein de toute l’entreprise. Entièrement personnalisable, adaptez-le sans plus attendre aux besoins spécifiques du programme de votre organisation et à ses objectifs commerciaux.

Jetez un coup d’œil à ces quelques sections et inspirez-vous-en pour mieux vous lancer :

• Les ressources : incluez-y les membres de l’équipe, les valeurs ainsi que la vision du programme. Il doit s’agir d’une vue d’ensemble claire et générale de votre programme, ainsi que de la manière dont il s’aligne avec les objectifs de l’organisation.

• Les objectifs et initiatives de l’entreprise : il est utile d’avoir à portée de main la vision globale de l’entreprise pour guider efficacement votre travail. Utilisez ces objectifs et initiatives comme points de contact pour vous assurer que vous travaillez toujours sur les projets les plus importants.

• Les objectifs du programme : en plus d’énumérer les objectifs à l’échelle de l’entreprise, reliez-les à tout objectif spécifique du programme que vous créez.

• Les livrables : au sein de cette section, dressez la liste des livrables et de leurs plans de projet ou feuilles de route associés.

• Les sections propres à chaque service : les programmes devront faire figurer au sein leur feuille de route certains éléments qui leur sont propres. Si vous faites par exemple partie d’une équipe de développement produit, il sera alors possible d’inclure une section qui présente les différentes phases correspondant à la progression du développement d’un produit donné.

Pour rendre votre modèle de feuille de route de programme plus attractif et lisible, libre à vous de recourir à différentes représentations, notamment :

• Des tableaux Kanban : utilisez cette disposition pour les modèles de feuille de route des programmes Agile qui suivent des sprints et requièrent des diagrammes Swimlane (catégorisation horizontale) pour désigner le travail à faire, en cours et terminé. Vous pouvez également utiliser les tableaux Kanban pour rendre un programme davantage exploitable.

• Des diagrammes de Gantt : cette disposition peut s’avérer utile si vous devez créer la feuille de route de votre programme sous forme de chronologie. Par exemple, si la feuille de route de votre programme s’étend sur une année, structurez votre modèle selon les différentes phases ou trimestres et optez pour un diagramme de Gantt afin de visualiser clairement quelles initiatives sont prévues et à quel moment.

• Des sections créées selon un code couleur : miser sur la différenciation visuelle pour mieux mettre en évidence les multiples initiatives peut être efficace, mais cela dépendra avant tout de l’utilisation que vous en ferez. Si votre modèle de feuille de route de programme est par exemple utilisé pour la gestion de produit informatique, il est possible de distinguer efficacement les différentes sections à l’aide d’un code couleur. Vous mettrez ainsi en évidence les divers projets informatiques soutenus par votre programme au sein de l’organisation. Dans ce cas, choisissez une couleur pour les opérations et une autre pour les demandes internes des employés.

Intégrations pour les modèles Asana

Reliez votre modèle de feuille de route de programme à vos applications préférées et utilisez nos intégrations pour créer un modèle personnalisé parfaitement adapté à vos besoins.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

• Mises à jour de statut de projet : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. Les mises à jour de statut sont simples à utiliser et directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

Applications recommandées

• GitHub : synchronisez automatiquement vos demandes d’extraction GitHub (pull requests) et les mises à jour de statut de vos tâches Asana. Suivez la progression de vos demandes d’extraction et améliorez la collaboration interfonctionnelle entre vos équipes techniques et non techniques, sans quitter Asana.

• Jira : créez des processus interactifs et connectés entre les équipes techniques et commerciales pour une visibilité en temps réel sur les différentes étapes du développement de produit, sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

• Figma : de nombreuses équipes utilisent Figma pour créer des flux d’utilisateurs, simulations d’interfaces utilisateurs, prototypes et bien plus encore. Vous pouvez désormais intégrer ces designs à Asana pour communiquer le contexte et les documents clés à votre équipe. Contrairement aux captures d’écran, les intégrations dynamiques reflètent les changements apportés au fichier de design en temps réel, vous épargnant des recherches et mises à jour d’images chronophages.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

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