Politique et procédure

Essayer de rédiger ou de mettre à jour des politiques sans plan peut s’apparenter à entrer dans un labyrinthe sans carte. Les tâches peuvent être dupliquées, les étapes peuvent être négligées et il peut être difficile de déterminer quelle version est la plus à jour. C’est là qu’un modèle de plan de politique et de procédure peut s’avérer utile. Il fournit à votre équipe un processus structuré pour la rédaction, la révision et la mise en œuvre de politiques et de procédures efficaces.

Ce modèle fait partie de la plateforme de gestion du travail d’Asana, ce qui facilite sa réutilisation pour de nouvelles politiques, l’organisation du travail connexe et l’attribution des tâches entre les équipes. Au lieu de PDF statiques et de documents Google Docs cloisonnés, vous obtenez des instructions collaboratives étape par étape, de l’ébauche à la mise en œuvre. Que vous documentiez un processus de réseaux sociaux, révisiez une politique de harcèlement ou élaboriez des procédures d’intégration, ce modèle de politique et de procédures vous aide à créer un processus reproductible et partagé.

À qui s’adressent les modèles de plan de politique et de procédure ?

Chez Asana, nous avons constaté à quel point il est important de fournir aux équipes un moyen simple de gérer la création de politiques. Sans cela, les documents de politique finissent par être dispersés sur des disques et des e-mails, et personne ne sait qui est responsable des mises à jour.

Ce modèle de politique convient à toute personne responsable de la rédaction ou de la gestion des procédures internes :

• Les équipes RH qui standardisent les descriptions de poste, les politiques de sécurité au bureau ou les processus d’évaluation des performances.

• Les équipes des opérations qui documentent les heures de travail, le code vestimentaire ou les procédures opérationnelles standard (SOP) pour l’environnement de travail.

• Les équipes juridiques et de conformité qui rédigent ou mettent à jour les politiques de sécurité et les mesures disciplinaires.

• Les petites entreprises qui organisent leur première série de politiques et de processus.

• Les organisations à but non lucratif qui créent des guides pour la conduite du changement, les conflits d’intérêts ou la conduite des employés.

• Les chefs de service qui souhaitent communiquer leurs attentes aux nouvelles recrues et aux employés de longue date.

Pourquoi utiliser le modèle de plan de politique et de procédure d’Asana ?

La mise en œuvre d’une politique ne se résume pas à la rédaction de documents. Vous avez besoin d’un moyen de recueillir des commentaires, d’étiqueter les brouillons à réviser, de suivre les révisions et d’attribuer les prochaines étapes. Ce modèle vous aide à faire tout cela dans un seul espace de travail partagé.

Utilisez ce modèle de politique et de procédure pour :

• Standardiser la rédaction et la mise à jour des politiques par votre équipe.

• Attribuer la responsabilité de chaque partie du processus, de la rédaction aux approbations.

• Documenter l’historique des versions et les dates d’entrée en vigueur de chaque politique.

• Tenir les nouvelles recrues et les employés actuels informés grâce à des processus intégrés.

• Associer les politiques ou les manuels de procédures connexes afin que rien ne se perde.

Comment utiliser ce modèle de plan de politique et de procédure ?

Un modèle de plan de politique et de procédure aide votre équipe à créer, réviser et déployer des politiques selon un processus cohérent. Voici comment vous lancer :

1. Dupliquez le modèle

Cliquez sur « Utiliser le modèle » sur Asana pour créer votre projet de politique. Nommez-le en fonction de la politique que vous élaborez, par exemple « Politique de travail à distance » ou « Mise à jour sur la sécurité dans l’environnement de travail ».

2. Définissez la portée de la politique et le responsable

Dans l’onglet Aperçu, précisez à quoi s’applique la politique, à qui elle s’adresse et quand elle est requise. Désignez un responsable pour gérer l’ébauche et piloter la mise en œuvre.

3. Divisez le travail en étapes

Utilisez des tâches pour les phases clés : recherche, rédaction, examen juridique, commentaires des parties prenantes, mise en forme, approbations et publication. Ajoutez des sous-tâches pour les détails tels que la rédaction de l’énoncé de politique, la liste des lois applicables ou la définition de la date d’entrée en vigueur.

4. Collaborez sur une même plateforme

Utilisez les commentaires pour recueillir les avis des parties prenantes et mentionnez vos collègues pour les questions qui nécessitent leur attention. Joignez des documents de référence, des organigrammes ou des versions antérieures pour plus de contexte.

5. Suivez les révisions et les approbations

Marquez les tâches comme « Révision juridique terminée » ou « Approuvé par le conseil d’administration » comme jalons. Utilisez les champs personnalisés pour afficher le statut de la politique (brouillon, en cours de révision, final).

6. Publiez et notifiez

Une fois finalisé, téléchargez le document de politique ou intégrez-le via Google Drive. Créez une tâche pour informer les équipes, mettre à jour les manuels ou ajouter des documents d’intégration.

7. Planifiez des révisions périodiques

Définissez des tâches récurrentes pour revoir les politiques en fonction des besoins de l’entreprise, des changements de la loi ou de l’évolution de la culture d’entreprise.

Fonctionnalités d’Asana pour les politiques et procédures

Asana comprend des outils intégrés qui facilitent la gestion de chaque étape du processus de création des politiques, de la rédaction et du feedback aux approbations et à la publication. Vous pouvez consulter la liste complète des fonctionnalités Asana pour découvrir les outils disponibles.

Tâches et sous-tâches : divisez les politiques en plusieurs parties afin de pouvoir attribuer des tâches telles que la rédaction, la révision et la publication séparément.

Champs personnalisés : suivez le type de politique, la date de révision ou le statut (brouillon, en cours de révision, final) avec des listes déroulantes ou des champs de texte.

Vue Projet : choisissez parmi plusieurs options de disposition pour planifier et suivre le travail d’élaboration des politiques, notamment une vue Liste pour les détails des tâches, une vue Tableau pour les étapes du processus, une vue Calendrier pour les échéances clés et une vue Chronologie pour les étapes de séquençage.

Approbations : ajoutez des champs d’approbation aux tâches afin que les réviseurs puissent approuver officiellement les ébauches avant leur publication.

Formulaires : recueillez les nouvelles demandes de politique ou les suggestions de révision des employés dans un format structuré qui alimente le processus.

Pièces jointes : stockez les documents, organigrammes ou versions précédentes directement dans les fiches de tâches afin que l’historique de votre politique reste centralisé.

Intégrations Asana recommandées

Asana Connect se connecte à vos outils quotidiens pour simplifier la rédaction, la révision et le partage des politiques. Explorez la liste complète des intégrations pour trouver des applications qui prennent en charge votre processus de politique, du stockage à la communication.

Google Drive : joignez des documents de politique en direct pour que votre équipe ait toujours accès à la version la plus récente.

Slack : envoyez des mises à jour Asana automatiques aux canaux Slack lorsqu’une nouvelle politique est publiée ou que des commentaires sont demandés.

Dropbox : partagez et organisez les documents de procédure et les ressources associées pour les consulter facilement.

Microsoft Teams : collaborez à la planification des politiques en synchronisant les tâches Asana avec les discussions Teams.

Gmail : transformez les e-mails concernant les changements de politique en tâches Asana pour faire avancer le travail.

FAQ sur les modèles de plan de politique et de procédure