Modèle de plan à 30–60–90 jours

Les trois premiers mois d’un employé sont cruciaux : ils influenceront sa capacité à réussir dans ses nouvelles fonctions. En effet, des études ont révélé qu’un processus d’intégration solide permettait d’améliorer la fidélisation des employés de 82 % et la productivité de plus de 70 %.

Vous souhaitez créer un processus d’intégration efficace ? Un conseil : appuyez-vous sur un plan infaillible. Vous ne savez pas par où commencer ? Jetez un coup d’œil à notre modèle de plan à 30–60–90 jours et démarrez du bon pied.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan à 30–60–90 jours ?

Un modèle de plan à 30–60–90 jours est un cadre de référence réutilisable permettant de guider les employés au cours de leurs trois premiers mois à un nouveau poste. Il s’agit en quelque sorte d’une liste de contrôle qui regroupe toutes les démarches, formations et tâches que les nouveaux membres de l’équipe doivent accomplir au fil de leurs premiers mois de travail. Ce type de modèle permet non seulement aux nouvelles recrues de se fixer des objectifs atteignables, mais aussi d’accomplir les actions essentielles liées à leurs nouvelles fonctions. Elles peuvent alors se familiariser progressivement avec leur rôle.

Standardisez le processus d’intégration de votre équipe en enregistrant ce dernier en tant que modèle. Chaque nouvelle recrue sera en mesure de réussir grâce à un cadre de référence prédéfini à utiliser sans perdre de temps. Plus besoin de repartir de zéro dès qu’un nouvel employé rejoint votre équipe : il vous suffit de copier le modèle et de l’adapter si nécessaire pour lancer rapidement votre processus d’intégration.

Quels sont les avantages d’un modèle de plan à 30–60–90 jours numérique ?

L’intégration ne s’effectue pas de façon isolée, il s’agit avant tout d’un processus interfonctionnel qui implique bon nombre de membres d’équipe, de parties prenantes et d’étapes. Les nouvelles recrues doivent assister à des séances de formation, nouer des relations, mettre en pratique des compétences clés et rester à l’écoute du feedback de leurs pairs tout au long du processus d’intégration.

Qu’on se le dise, les documents statiques et autres feuilles de calcul ne permettent pas de collaborer efficacement. Optez plutôt pour une plateforme de gestion du travail, qui centralise les tâches d’intégration et la communication au même endroit. Les nouveaux employés disposent ainsi d’une source unique de référence leur permettant de gérer l’ensemble de leurs activités, de poser des questions et de recevoir des commentaires, sans avoir à passer constamment d’un outil à l’autre.

Élaborez votre plan à 30–60–90 jours sur une plateforme de gestion du travail et :

• Donnez aux nouvelles recrues un plan d’action concret pour garder le cap lors de leurs débuts dans leur nouvelle entreprise.

• Centralisez les informations liées à l’intégration au même endroit, afin que les nouveaux employés puissent facilement accéder à toutes les données dont ils ont besoin.

• Fixez des objectifs mesurables pour chaque semaine et mois d’intégration.

• Suivez en temps réel la progression de votre nouvel employé et l’ensemble des tâches qu’il accomplit.

• Joignez des documents pertinents et vidéos de formation aux tâches.

• Adaptez les échéances et objectifs en fonction du rythme d’intégration de chaque nouveau membre d’équipe.

• Favorisez la collaboration entre votre nouvelle recrue et les parties prenantes des différents services.

• Fournissez une feuille de route complète indiquant tout ce que les nouveaux membres d’équipe doivent accomplir au cours de leurs trois premiers mois.

Création d’un modèle de plan à 30–60–90 jours

Chaque nouvel employé est différent. Votre modèle de plan à 30–60–90 jours doit ainsi être suffisamment général pour que vous puissiez le réutiliser et le personnaliser selon les besoins de chaque nouveau membre d’équipe. Ne soyez pas trop précis, réfléchissez plutôt aux tâches que chaque nouvelle recrue devrait accomplir au cours de ses 90 premiers jours dans l’entreprise, indépendamment de son rôle ou de son expérience. Il s’agira bien souvent de le familiariser avec la culture et la mission de l’entreprise, d’organiser des réunions d’accueil avec ses nouveaux collègues et de fixer des objectifs personnels. Cette liste de tâches générales constituera la base de votre modèle ; si besoin, vous pourrez ensuite ajouter des missions plus spécifiques en fonction du rôle de chaque nouvel employé.

Maintenant que vous avez une idée claire des tâches que vos nouvelles recrues doivent accomplir, voici comment structurer votre modèle :

• Divisez les tâches d’intégration en différentes sections. Pour optimiser l’organisation du travail, créez des sections distinctes pour les 30, 60 et 90 premiers jours. Séparer ainsi les tâches dans votre modèle évitera aux nouveaux employés de se sentir dépassés et vous assurera de répartir correctement le travail dans le temps. Les nouvelles recrues pourront ainsi progresser bien plus facilement au fil des mois.

• Créez une section de référence. Au cours de l’intégration, votre nouvelle recrue souhaitera probablement enregistrer certaines informations pour s’y référer plus tard. Prévoyez un espace pour qu’elle puisse garder une trace des données importantes, comme les processus de demande de congés payés ou encore les coordonnées de l’équipe informatique.

• Créez des jalons pour chaque étape. Déterminez des étapes claires que les employés doivent accomplir à la fin de leur premier, deuxième et troisième mois. Il s’agira par exemple d’objectifs d’apprentissage ou de performance, lesquels ne sont pas à graver dans le marbre. Ces derniers serviront d’éléments de référence que vous (et votre employé) pourrez utiliser pour créer des indicateurs de réussite plus personnalisés par la suite. Des objectifs SMART seront également à définir le moment venu. Ces derniers devront être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

• Identifiez un référent principal pour chaque tâche. L’intégration va généralement de pair avec un flot de nouvelles informations. Votre nouvel employé aura donc probablement tout un tas de questions à poser lors de cette période. Facilitez-lui la tâche en ajoutant au sein de votre modèle un espace avec les coordonnées de la personne à qui s’adresser pour chacune de ses tâches. Cela est particulièrement utile lors d’une intégration à distance, lorsque les nouveaux employés sont dans l’impossibilité de se rendre au bureau de leur responsable de recrutement pour poser les mille et une questions qui leur passent par la tête.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Vimeo : si l’écrit permet de faire passer un message, jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

FAQ