Modèle de plan de communication

La communication est une pièce maîtresse de toute activité humaine. Dans la vie quotidienne, un problème de communication peut simplement entrainer un retard de dix minutes au restaurant, ou l'oubli d'organiser le dîner hebdomadaire. Cependant, dans le contexte de la gestion de projet, une erreur de communication peut avoir des conséquences bien plus sérieuses, comme l’allongement de la durée d’un projet, des délais non respectés et la frustration des parties prenantes.

Pour minimiser ces erreurs de communication et garantir que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, un modèle de plan de communication est indispensable. Il schématise comment votre équipe envisage de communiquer avec les parties prenantes tout au long du projet.

En clarifiant les attentes, ces modèles permettent à votre équipe de rester synchronisée, de limiter le travail redondant et les erreurs de communication, et de s'assurer que chacun reçoit les informations correctes au bon moment.

Qu'est-ce qu'un plan de communication ?

En gestion de projet, c'est une vision globale de comment votre équipe envisage de partager les informations cruciales du projet avec les principales parties prenantes. Les plans de communication efficaces précisent quand et comment communiquer durant le projet, par exemple la fréquence de mise à jour du projet et les canaux de communication à privilégier. Ces plans contribuent à réduire le travail superflu et garantissent une harmonisation générale quant au partage des détails du projet.

Un modèle de plan de communication, quant à lui, est un squelette de plan de communication pour un projet donné. Il fournit une structure standard que votre équipe peut utiliser pour concevoir des plans de communication spécifiques à chaque projet, assurant que les mêmes étapes soient toujours suivies et qu'aucun détail ne soit omis.

Pensez-y de cette façon : sans modèle, votre équipe devrait créer un plan de communication à partir de zéro pour chaque nouveau projet. Avec un modèle, il suffit de le dupliquer et d'élaborer la stratégie de communication du projet en se basant sur la structure préétablie.

Pourquoi avez-vous besoin d'un modèle de plan de communication?

Un plan de communication stratégique est indispensable à tout projet, car il permet de réduire les erreurs de communication et de s'assurer que tout le monde reçoit les bonnes informations sur le projet par les bons canaux. Les modèles de plan de communication standardisent cette structure, ce qui vous permet de la réutiliser pour différents projets.

Un modèle de plan de communication numérique peut vous permettre de :

• S'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à la manière et à l'endroit où communiquer les informations du projet.

• Assigner des responsables pour chaque information, clarifiant les rôles et responsabilités de chacun.

• Réduire le travail en double en normalisant l'endroit où vous partagez l'information.

• Réduire les erreurs de communication et le travail inutile, comme les réunions improductives qui auraient pu être évitées avec une communication asynchrone.

• Fournir des lignes directrices en matière de communication pour l'ensemble de l'équipe, promouvoir la clarté et l'efficacité.

• Encourager la transparence pour les membres de l'équipe interne et les parties prenantes externes.

• Réduire le besoin de changer constamment d'applications grâce à des fonctionnalités intégrées et des applications professionnelles.

• Créer une structure normalisée pour la diffusion des mises à jour du projet.

• Offrir aux parties prenantes un endroit pour laisser des commentaires et collaborer tout au long du projet.

• Aligner les attentes des membres de l'équipe interne et des parties prenantes externes, en réduisant les dérives du projet.

Que contient un modèle de plan de communication?

Un modèle de plan de communication fournit une structure que vous pouvez utiliser pour élaborer votre plan de communication pour n'importe quel projet. Il doit comprendre :

• Une description des informations que vous prévoyez de partager (ex: mises à jour sur les étapes du projet ou les produits livrables).

• La fréquence à laquelle vous partagerez ces informations.

• Le format ou les canaux de communication que vous utiliserez pour communiquer les informations.

• Le public cible de votre communication.

• Le membre de l'équipe de projet qui sera chargé de partager l'information.

Comment utiliser un modèle de plan de communication ?

L'utilisation d'un modèle de plan de communication implique plusieurs étapes :

1. Identifier les parties prenantes : Déterminez qui a besoin d'être informé sur le projet.

2. Définir les méthodes de communication : Établissez vos canaux de communication synchrone et asynchrone.

3. Planifier votre communication : Établissez un plan d'action pour informer les parties prenantes des détails du projet.

4. Décider des mises à jour à partager : Déterminez les types de mises à jour du projet que vous partagerez et qui devra être inclus dans chaque mise à jour.

5. Choisir le mode de communication préféré des parties prenantes : Travaillez avec les parties prenantes pour identifier leur méthode de communication idéale.

6. Déterminer la fréquence des mises à jour : Établissez combien de fois vous communiquerez pour répondre aux besoins des parties prenantes et garder le projet sur la bonne voie.

7. Assigner des responsabilités : Attribuez un responsable aux tâches de partage de l'information.

8. Personnaliser le suivi des détails importants : Mettez en place des balises personnalisées pour mettre en évidence les détails essentiels.

9. Maintenir la constance : Utilisez des tâches récurrentes pour maintenir votre plan de communication sur la bonne voie.

Fonctionnalités intégrées et applications recommandées pour votre modèle de plan de communication

Un modèle de plan de communication crée de la transparence pour votre équipe et réduit les erreurs de communication en définissant clairement quelles informations sont partagées et qui, au sein de votre équipe, est responsable de ce partage.

Nos fonctionnalités synchronisées et nos applications facilitent encore plus la communication en évitant le passage d’une appli à une autre et en optimisant le partage d'informations.

Fonctionnalités intégrées

1. Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

2. Automatisation  : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

3. Champs personnalisés : les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

4. Ajouter des tâches à plusieurs projets. le travail est interfonctionnel par essence et les équipes doivent pouvoir travailler efficacement tous services confondus. Cependant, lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Asana facilite le suivi et la gestion des tâches sur plusieurs projets. Cela vous évite du travail en double et renforce la visibilité interéquipes. Votre équipe peut consulter les tâches en contexte, vous connaissez les responsabilités de chacun et vous faites le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

1. Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

2. Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

3. Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions exploitables, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. Les réunions commencent sur Asana, où le partage des ordres du jour des réunions apporte de la visibilité et du contexte sur les points qui seront abordés. Pendant la réunion, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revenir aux échanges selon leurs besoins.

4. Gmail. Grâce à l'intégration d'Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement à partir de votre boîte de réception Gmail. Toutes les tâches que vous créez à partir de Gmail incluent automatiquement le contexte de votre e-mail, ce qui vous permet de ne jamais perdre le fil. Vous avez besoin de vous référer à une tâche Asana tout en rédigeant un e-mail ? Au lieu d'ouvrir Asana, utilisez le module complémentaire Asana pour Gmail pour rechercher cette tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail.

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