Modèle de processus d’intégration client

Lorsque vous accueillez un nouveau client, vous n’avez qu’une seule chance de faire une bonne première impression. Mais si votre processus d’intégration est confus ou incohérent, cette première impression peut rapidement s’effondrer. Vous avez peut-être eu du mal à envoyer les documents de lancement. Ou vous avez oublié de présenter les bons membres de l’équipe. Ou peut-être encore que votre client a quitté l’appel en se demandant ce qui allait se passer ensuite.

Que vous soyez travailleur indépendant, responsable d’agence ou responsable des opérations dans une entreprise en pleine croissance, l’intégration doit être un processus fiable et reproductible, et non un exercice d’urgence. C’est pourquoi nous avons développé ce modèle de processus d’intégration client sur Asana.

Ce modèle gratuit vous aide à organiser chaque étape de l’intégration client, de la préparation interne aux e-mails de bienvenue, aux documents juridiques, à la formation et aux points de contact de suivi. Ainsi, au lieu de réinventer la roue à chaque fois, vous pouvez instaurer la confiance, gagner du temps et offrir des expériences client cohérentes qui évoluent avec votre équipe.

À qui profitent les modèles de processus d’intégration client ?

Nous avons vu des équipes aux prises avec des transferts désorganisés, des étapes oubliées et une communication cloisonnée lors de l’intégration des clients. Même des problèmes mineurs, comme des identifiants d’accès manquants ou des responsabilités peu claires, peuvent éroder la confiance et avoir un impact sur l’expérience de votre client.

Ce modèle d’intégration client fonctionne exceptionnellement bien pour :

• Les travailleurs indépendants et les consultants qui souhaitent rationaliser les parcours d’intégration des clients et projeter une image plus soignée et professionnelle.

• Les responsables de la réussite client et les gestionnaires de comptes qui ont besoin d’une liste de contrôle cohérente pour l’intégration des clients afin de s’assurer que toutes les cases sont cochées pour les nouveaux clients.

• Les agences et les fournisseurs de services qui gèrent plusieurs flux d’intégration, comptes de réseaux sociaux et livrables de projet pour différents clients.

• Les responsables des opérations chargés de créer des expériences d’intégration évolutives et reproductibles qui réduisent le taux de désabonnement et améliorent la fidélisation des clients.

• Les équipes marketing et commerciales qui cherchent à améliorer le transfert et la mise en œuvre après la conclusion des transactions, à l’aide de CRM et d’outils de gestion de projet partagés.

Si vous avez déjà tâtonné lors d’une réunion de lancement ou si vous avez eu du mal à trouver les bons modèles d’e-mail d’intégration, ce modèle de processus de diagramme de workflows pour l’intégration des clients est fait pour vous. Il est indispensable pour accueillir de nouveaux clients et de nouveaux utilisateurs de manière à établir des relations durables avec les clients.

Pourquoi utiliser le modèle de processus d’intégration client d’Asana ?

Nous avons collaboré avec une équipe commerciale B2B de taille moyenne qui rencontrait des problèmes de transferts incohérents après la conclusion de contrats avec de nouveaux clients. Après avoir adopté ce modèle, elle a standardisé les étapes clés, de la réunion de lancement aux mises à jour CRM, et a réduit le temps d’intégration de 40 %. Leur taux de fidélisation de la clientèle a également augmenté.

Utilisez ce modèle d’intégration client pour :

• Standardiser votre liste de contrôle d’intégration afin de ne rien oublier.

• Clarifier les responsabilités, les échéances et les prochaines étapes pour chaque membre de l’équipe.

• Créer des processus reproductibles qui s’adaptent aux clients et aux comptes.

• Offrir des expériences d’intégration cohérentes et de haute qualité qui reflètent votre marque et favorisent la réussite à long terme des clients.

• Établir des relations solides avec les clients dès le départ grâce à une communication proactive, des présentations claires et une tarification transparente.

• Soutenir vos équipes du service client en leur fournissant la structure dont elles ont besoin pour guider les clients tout au long d’une expérience d’intégration fluide.

Comment utiliser ce modèle de processus d’intégration client

Prêt à créer un meilleur parcours client ? Voici un guide étape par étape pour vous aider à utiliser efficacement ce modèle d’intégration client. Pour découvrir encore plus d’outils de gestion de projet utiles, consultez notre section complète de modèles.

1. Mettre en place votre lancement interne et attribuer des rôles

Avant que votre client ne reçoive un message de bienvenue, coordonnez votre équipe interne. Ajoutez des tâches pour que les chefs d’équipe puissent examiner les objectifs du client, attribuer des rôles (comme le propriétaire du projet ou le point de contact principal) et vérifier la disponibilité des ressources.

Pour une agence marketing, cela peut signifier affecter un responsable créatif, un responsable stratégie et un gestionnaire de compte à l’espace de travail du client.

2. Personnaliser et envoyer le kit de bienvenue au client

Créez une section pour vos documents destinés aux clients. Incluez des modèles modifiables pour les e-mails de bienvenue, les questionnaires de marque ou un document d’aperçu du projet. Attribuez des tâches pour personnaliser et envoyer ces ressources.

Par exemple, votre e-mail de lancement peut inclure la présentation de l’équipe, un lien vers le formulaire de réception du client et un aperçu de la chronologie.

3. Gérer les contrats, la facturation et les autorisations

Suivez les documents juridiques, les factures, le statut des paiements et l’accès aux comptes au même endroit. Utilisez les champs personnalisés pour signaler le statut et informer les équipes financières ou juridiques lorsqu’un suivi est nécessaire. Ajoutez des tâches telles que « Envoyer le contrat DocuSign », « Vérifier la première facture payée » et « Confirmer l’accès à l’outil accordé ».

4. Recueillir les objectifs et les indicateurs de réussite

Utilisez un formulaire Asana pour recueillir les objectifs, les indicateurs cibles et les préférences de votre client. Associez-les aux jalons du projet afin que votre équipe comprenne à quoi correspond la réussite pour chaque client. Une équipe de mise en œuvre SaaS peut saisir la date de mise en service cible du client, les principaux indicateurs clés de performance (KPI) et toute fonctionnalité supplémentaire nécessaire pour atteindre les objectifs (pensez à l’automatisation ou aux outils d’IA).

5. Planifier les phases de mise en œuvre ou de prestation de services

Divisez le parcours d’intégration en plusieurs phases. Créez une vue Chronologie ou utilisez des colonnes pour représenter la planification, la configuration, la formation et la mise en service. Ajoutez des tâches et des responsables pour chaque phase. Pour une agence de marketing numérique, cela peut inclure : « audit SEO », « configuration de Google Ads », « présentation de la stratégie réseaux sociaux ».

6. Planifier la formation, les points réguliers et l’assistance

Ajoutez des tâches récurrentes pour rester en contact pendant et après l’intégration. Incluez des sessions de formation, des points réguliers et des enquêtes de satisfaction. Attribuez des responsables et des dates afin de ne rien manquer.

Par exemple, créez une tâche récurrente pour un contrôle toutes les deux semaines afin de demander comment se déroule l’intégration et si le client a des questions.

Fonctionnalités d’intégration client d’Asana

Les fonctionnalités intégrées d’Asana facilitent la personnalisation, le suivi et l’évolution de ce modèle de processus d’intégration client. Bien que la plateforme de gestion du travail d’Asana offre de nombreuses fonctionnalités, voici quelques-unes de nos préférées pour améliorer l’expérience d’intégration de vos clients.

Formulaires : standardisez la réception des clients à l’aide de formulaires intégrés qui envoient des données directement sur Asana.

Champs personnalisés : suivez les informations importantes telles que la phase d’intégration, le statut du contrat ou le contact principal, afin que les détails clés soient toujours visibles en un coup d’œil.

Vue Chronologie : visualisez l’ensemble du parcours d’intégration à l’aide d’un diagramme de Gantt montrant chaque phase et dépendance.

Dépendances des tâches : assurez-vous que rien ne commence avant l’heure en identifiant clairement quand une tâche dépend d’une autre.

Règles d’automatisation : réduisez le travail administratif en automatisant les étapes récurrentes telles que l’attribution de tâches ou la mise à jour des statuts.

Intégrations recommandées pour l’onboarding

Connectez Asana à vos outils préférés pour simplifier la communication, automatiser les mises à jour et améliorer votre processus d’intégration client. Vous souhaitez découvrir d’autres intégrations d’applications Asana ? Consultez notre annuaire complet des intégrations.

Slack : obtenez des mises à jour instantanées sur les tâches ou partagez la progression de l’intégration avec votre équipe en temps réel.

Gmail : convertissez les e-mails des clients en tâches d’intégration exploitables en un seul clic.

Google Drive : joignez des documents partagés, tels que des présentations de bienvenue ou des listes de contrôle d’intégration, aux tâches Asana.

HubSpot : connectez votre CRM directement à Asana pour synchroniser les informations de contact et automatiser la création de tâches d’intégration.

Pipedrive : déclenchez des processus d’intégration sur Asana immédiatement après la conclusion des transactions sur Pipedrive. Assurez une transition fluide entre la vente et le service.

Salesforce : générez automatiquement des tâches d’intégration lorsque les transactions sont conclues. Assurez la synchronisation des équipes commerciales et de réussite.

FAQ sur les modèles de processus d’intégration client