Modèle de réunion de lancement

Au lancement d’un projet, il est naturel de vouloir mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Une réunion de lancement (ou kick off meeting) est la première réunion qui vous permet de vous entendre sur les détails importants avec votre équipe et d’obtenir l’approbation de chacun avant de vous mettre au travail. Elle marque le coup d’envoi du projet.

Malheureusement, si cette démarche est fondamentale dans le cycle de vie d’un projet, son organisation peut être un vrai casse-tête en raison de nombreux éléments à prendre en compte : établir l’ordre du jour, partager des notes, coordonner les temps de parole, etc.

Vous ne savez pas comment faire une réunion de lancement? Utilisez un modèle de kick off meeting pour suivre des étapes prédéfinies et faciliter l’organisation de votre réunion.

Qu’est-ce qu’un modèle de kick off ?

Un modèle de kick off ou réunion de lancement est un template réutilisable qui détaille toutes les étapes à suivre pour organiser une réunion de lancement réussie. Grâce à lui, plus aucun risque de rater des étapes ou d’oublier des informations cruciales, il vous suffit de le copier et de l’utiliser comme base pour chaque lancement de projet.

En tant que chef d’équipe, vous pouvez également utiliser ce modèle de kick off afin d’uniformiser le processus pour l’ensemble de votre équipe. Ainsi, tout le monde peut s’y référer et les parties prenantes ont toutes les informations nécessaires à chaque nouveau projet.

Les avantages d’un modèle de kick off

Compte tenu des nombreux éléments à prendre en compte, l’organisation d’une réunion de lancement de projet n’est pas une mince affaire. Un modèle en ligne sera plus avantageux pour assurer leur suivi en temps réel, tout en coordonnant les différentes parties prenantes du projet pour que tout soit prêt le jour J.

Vous pourrez planifier la réunion, partager l’ordre du jour, attribuer des actions à traiter et prendre des notes de réunion en un seul endroit. Votre travail est simplifié et vos parties prenantes trouveront toutes les informations dont elles ont besoin au sein de cette source unique de référence.

Vous pouvez vous appuyer sur un modèle de kick off pour :

• Standardiser le processus de réunion de lancement de projet pour l’ensemble de l’équipe.

• Planifier, exécuter et assurer le suivi de votre kick off en un seul endroit.

• Communiquer les rôles, les objectifs du projet et l’ordre du jour sans aucun effort.

• Attribuer des responsables pour chaque sujet de discussion afin que chacun sache quoi faire et comment se préparer.

• Actualiser aisément l’ordre du jour en cas de changement de priorité.

• Ajouter des informations contextuelles, documents, présentations, images ou vidéos à chaque tâche.

• Attribuer des tâches claires avec des échéances à chaque intervenant pour s’assurer que les préparations se font en amont.

Comment créer un modèle de réunion de lancement ?

Votre modèle de kick off doit comprendre tout ce dont vous avez besoin pour organiser une réunion de lancement réussie. Ces éléments indispensables sont les suivants :

• Ordre du jour : les sujets à aborder et la durée de chaque discussion.

• Rôles lors de la réunion : les responsabilités de chacun pendant la réunion (Ex. : animation, prise de notes).

• Tâches administratives : les tâches à réaliser avant et après la réunion pour le bon déroulement du processus, comme créer et communiquer l‘ordre du jour, attribuer des actions à traiter ou partager les présentations.

Prêt à commencer ? Créez des sections distinctes pour ces trois éléments dans votre modèle de kick off meeting.

Imaginez la réunion de lancement idéale et gardez-la à l’esprit quand vous remplissez chaque section. Posez-vous les bonnes questions : quels sont les sujets classiques à inclure dans l’ordre du jour ? Les étapes à suivre avant, pendant et après la réunion ? Les rôles des parties prenantes? Néanmoins, n’oubliez pas que vous pouvez toujours rajouter des tâches ou procéder à des ajustements selon les spécificités du projet.

Pour optimiser le déroulement des prochaines réunions, il est tout à fait possible de standardiser le rôle de chaque membre de l’équipe pendant celles-ci. Par exemple, le coordinateur de projet peut s’occuper de la prise de notes, tandis que le chef de projet animera la réunion par défaut. Vous perdrez donc moins de temps à décider qui fait quoi à chaque nouveau projet.

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

Comment utiliser un modèle de réunion de lancement ?

Votre modèle de kick off meeting est créé ? Voici comment procéder pour l’utiliser :

1. Copiez votre modèle de réunion de lancement.

2. Ajoutez-y ou retirez-en des sujets de discussion, des tâches d’administration et les rôles à attribuer lors de la réunion selon les besoins de votre projet.

3. Attribuez les tâches et définissez les points essentiels et les échéances.

4. Collaborez directement avec les parties prenantes dans votre modèle. Partagez les éléments de l’ordre du jour, joignez-y les documents utiles, attribuez les actions de suivi et plus encore.

5. Une fois la réunion terminée, n’oubliez pas de rédiger votre compte rendu de réunion !

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