Bonnes pratiques : utiliser Asana pour la gestion de la relation client

Note de l’éditeur : nous avons apporté quelques modifications depuis la publication de cet article. En savoir plus sur la nouvelle intégration Salesforce CRM + Asana.

Asana a pour mission de créer une application qui permette aux utilisateurs de réaliser de grandes choses et de réduire le volume de « tâches d’organisation ». Asana est flexible et peut donc répondre à de nombreux besoins : les équipes peuvent accomplir leurs tâches quotidiennes ainsi que des objectifs de haut niveau à long terme, le tout au sein d’un seul produit centralisé.

Asana est bien plus qu’un simple outil de gestion des tâches et des projets. Il peut également être utilisé pour des fonctions internes spécifiques, comme le suivi des bugs, le suivi des candidats et la mise en place de pipelines. Depuis notre lancement, nous avons reçu de nombreux retours positifs de la part d’équipes et d’entreprises qui s’appuient sur Asana comme outil léger de gestion de la relation client (CRM).

Lorsque vous utilisez Asana pour la gestion de la relation client, les clients deviennent des tâches ou des projets (ou même des étiquettes). Les équipes peuvent conserver une trace de chaque interaction, de la génération de leads au maintien des relations avec les clients fidèles, dans la section des notes et des commentaires.

Les utilisateurs font preuve de créativité dans leur façon d’utiliser Asana. Plusieurs entreprises nous ont confié à quel point elles aimaient utiliser Asana comme solution légère pour la gestion de la relation client (CRM). Voici quelques exemples de ce qui fonctionne pour elles.

Configurer Asana pour la gestion de la relation client

En fonction du nombre de clients avec lesquels vous travaillez à un moment donné et de la complexité de votre cycle de vie client, il existe deux façons principales de configurer Asana :

une tâche par client ou un projet par client.

Une tâche par client

Si vous avez de nombreux clients et qu’une personne de votre équipe travaille généralement avec le même client pendant tout son cycle de vie, il est préférable d’utiliser une tâche par client. Créez un projet intitulé « Clients », puis ajoutez chaque client sur une ligne dans ce projet.

Pensez aux étapes de votre tunnel de vente et à la manière dont vous souhaitez filtrer et visualiser vos clients. Vous pouvez utiliser des en-têtes de priorité pour les étapes et des étiquettes pour les filtres.

Par exemple : imaginons que vous vendez des articles de papeterie personnalisés. Lorsque des clients potentiels vous appellent pour la première fois, ils sont répertoriés comme des prospects, ce qui est indiqué par un en-tête de priorité. Vous pouvez indiquer s’ils sont intéressés par des articles de papeterie Business, personnels ou de mariage en utilisant des étiquettes.

Lorsqu’ils se convertissent en opportunité, ils sont confiés à un commercial. Celui-ci travaille avec le client pour choisir la papeterie, ce qui peut se faire au cours de plusieurs discussions.

Chaque fois qu’un membre de votre équipe envoie un e-mail ou appelle le client, il peut mettre à jour Asana en ajoutant un commentaire sur la tâche afin que vous disposiez d’un enregistrement de chaque interaction qui a eu lieu avec lui.

Une fois que le bon à tirer a été commandé et que le client l’a approuvé, la commande finale est passée, puis la commande complète est livrée. Les tâches du client passent par les différentes étapes et remontent le projet jusqu’à son terme.

En tant que responsable, vous pouvez voir quels projets sont actifs, à quelle étape ils se trouvent, quelle est l’étape suivante et qui en est responsable. Si un client appelle, vous pouvez le trouver rapidement et lui indiquer l’état d’avancement de sa commande.

Un projet par client

Si le cycle de vie de vos clients est plus complexe, par exemple s’il nécessite plusieurs étapes de la part de nombreux membres de votre équipe, vous pouvez créer un projet par client. Si les étapes sont très similaires à chaque fois, vous pouvez utiliser l’option « Dupliquer le projet » pour utiliser un client précédent comme modèle. Vous pouvez désormais attribuer chaque tâche, définir des échéances et suivre la progression.

Les clients pouvant être attribués à des personnes comme n’importe quelle autre tâche, vous pouvez tout conserver au même endroit, au lieu d’avoir à vous connecter à une application CRM distincte et plus compliquée.

Avez-vous des bonnes pratiques CRM à partager concernant l’utilisation d’Asana ? N’hésitez pas à nous en faire part.