Projets complexes

Lorsque les tâches passent par un processus particulier ou suivent plusieurs étapes, vous pouvez créer un projet de pipeline et le partager avec votre équipe. Vous pouvez créer un pipeline pour n’importe quel processus, comme les calendriers éditoriaux, les pipelines de suivi des références et le suivi des comptes.

Les fonctionnalités suivantes vous aideront à établir des processus de pipeline sur Asana :

Champs personnalisés

Utilisez des champs personnalisés dans votre projet de pipeline pour ajouter des données à chaque tâche, d’une manière plus fonctionnelle pour votre équipe. Les noms et valeurs des champs sont personnalisables et vous pouvez créer des champs de menu déroulant, numériques ou de texte pour saisir des informations précises sur votre travail. Dans le cadre d’un projet de pipeline, les champs personnalisés vous permettent de suivre les étapes, l’ordre de priorité des tâches, leur statut, le type de tâche, etc. Vous pouvez utiliser les mêmes champs dans différents projets et effectuer des recherches avancées pour comparer des tâches et enregistrer des rapports de recherche avancée dans votre barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .

Ajoutez des champs personnalisés à votre projet de pipeline en cliquant sur le menu déroulant des actions de projet et en sélectionnant Gérer les champs personnalisés. De là, vous pouvez créer et gérer vos champs personnalisés pour chaque étape ou les autres données que vous devez suivre.

Comment créer des champs personnalisés sur Asana Comment gérer les champs personnalisés sur Asana

Sections

Les sectionssection Les sections vous permettent d’organiser vos listes de tâches. Répartissez les projets ou votre liste Mes tâches selon leur catégorie, leur étape dans le processus ou leur priorité. Lire la suite peuvent vous aider à organiser vos tâches. Vous pouvez utiliser des sections pour scinder votre projet en groupes bien définis, par exemple selon la catégorie, l’étape du projet ou le calendrier. Si toutefois vous devez garder une trace des informations au niveau de la tâche, nous vous recommandons d’utiliser des champs personnalisés.

Créez une section en cliquant sur le bouton Ajouter une section en haut de la vue Listevue Liste Affiche vos tâches dans une liste. La vue Liste est la vue par défaut pour Mes tâches, vos projets et vos recherches. Lire la suite ou en saisissant le signe deux-points à la fin du nom de n’importe quelle tâche.

Si vous avez besoin de déplacer une tâche d’une section à une autre, il vous suffit de la faire glisser et de la déposer (vous pouvez aussi utiliser la sélection multiple pour déplacer plusieurs tâches à la fois).

Tri et vues

Pour voir combien de tâches de pipeline ont été attribuées à un collègue en particulier, choisissez la vue recommandée Tâches par responsable. Pour voir votre pipeline sur un calendrier, vérifiez que chaque tâche a une échéance et sélectionnez la vue Calendrier. Vous pouvez également trier par champ personnalisé pour voir votre travail trié par étape ou par phase.

Un pipeline de calendrier éditorial créé sur Asana

Communiquer la progression

Accédez à la vue Progressionvue Progression La vue Progression vous permet de suivre l’accomplissement des tâches d’un projet au fil du temps et de recevoir des mises à jour du statut de la part des propriétaires du projet. Lire la suite dans un projet pour afficher une mise à jour du statut. Vous pouvez indiquer la progression du travail dans le pipeline et si les choses se déroulent comme prévu. Si vous avez plusieurs projets de pipeline, vous pouvez les ajouter à votre tableau de bord pour avoir une vue d’ensemble de tous vos projets et ainsi voir ceux qui se déroulent correctement et ceux qui pourraient nécessiter plus d’attention.

Pour informer l’équipe quant au statut d’une tâche spécifique du pipeline, utilisez des commentaires. Cette fonction est particulièrement utile si une tâche est bloquée à une même étape et reste dans une même section pendant un long moment : rédigez un commentaire pour que vos collègues sachent que vous attendez un élément livrable ou que quelque chose prend plus de temps que prévu.

Faire avancer le travail

Les commentaires sont également utiles lorsque vous faites passer une tâche à l’étape suivante (en mettant à jour le champ d’étape ou en déplaçant la tâche dans une autre section.) Communiquez à votre équipe les détails d’une vente, la date de livraison estimée ou la date de début prévue. Vous pouvez également faire référence à d’autres tâches connexes en les @mentionnant ou indiquer les tâches qui risquent de bloquer la tâche actuelle en utilisant des dépendances.

Exemples

Voici des exemples de pipelines que vous pouvez utiliser sur Asana. Votre équipe peut créer et personnaliser ces éléments pour vous aider.

Pour encore plus d’inspiration, consultez tous nos exemples.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Définissez des flux de travail pour suivre les projets les plus structurés comme ceux de la gestion de blog ou du recrutement.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de