L’analyse des processus Business (BPA) expliquée

Beaucoup d’entre nous ont des routines répétables dans leurs journées de travail. En gestion de projet, nous pouvons avoir une série d’étapes pour chaque nouvelle demande de projet. Ou une séquence pour déléguer et attribuer des éléments. Ce sont nos processus, des groupes de tâches dans des séquences spécifiques qui constituent des processus récurrents. Lorsqu’il est bien conçu, votre processus Business doit servir de guide, montrant aux employés comment travailler et créer d’une manière qui profite à la fois à l’entreprise et à leur propre travail.

Mais ce n’est pas un outil à configurer une fois pour toutes. Au fil du temps, les processus peuvent se dégrader ou devenir obsolètes. Vous devez donc les examiner et les analyser régulièrement pour déterminer s’ils sont toujours efficaces. Si ce n’est pas le cas, vous devrez chercher des moyens de les améliorer. Ces examens, ou analyses des processus Business, sont très bénéfiques pour votre entreprise. Des analyses de processus métier réussies peuvent générer plus de revenus, stimuler la croissance et rationaliser les opérations commerciales. 

Qu’est-ce que l’analyse des processus métier (BPA) ?

L’analyse des processus métier, ou BPA, est une méthode conçue pour vous aider à examiner vos processus. Les processus sont des groupes reproductibles de tâches ou d’étapes qui produisent un certain résultat. Par exemple, vous pouvez avoir un processus d’intégration pour les nouvelles recrues ou un processus de révision des objectifs trimestriels. Il existe également des processus Business plus larges, tels que les processus de prise de décision utilisés lors des séances de planification. 

Les BPA relèvent de la gestion des processus métier (BPM), qui englobe l’analyse de vos processus métier, leur maintenance et leur amélioration. Dans le cadre de l’analyse des processus métier, un analyste d’entreprise examine vos processus existants et détermine s’ils sont toujours efficaces ou s’il est temps de les mettre à jour.

Analyse des processus métier ou analyse commerciale

Le principal facteur de différenciation entre une analyse des processus métier et une analyse commerciale est que la première se concentre uniquement sur les processus, tandis que la seconde examine votre entreprise dans son ensemble. 

Par exemple, si vous souhaitez mettre à jour le processus de suivi des finances, vous aurez besoin d’une analyse des processus métier. Votre analyste Business examinera les étapes et les actions que votre équipe entreprend pour suivre les budgets, les achats et les revenus. En revanche, si vous souhaitez plutôt déterminer la rentabilité de votre entreprise, vous devrez effectuer une analyse commerciale complète pour examiner vos finances.

Pourquoi effectuer une analyse des processus métier ?

Les analyses des processus métier peuvent avoir un impact considérable sur votre entreprise. Des analyses solides vont au-delà des entrées et des sorties pour déterminer les valeurs fondamentales de vos processus et vous montrer où il existe des possibilités d’amélioration. 

Parmi les nombreux avantages, les analyses des processus Business peuvent vous aider à :

• Identifier les lacunes : les analyses des processus métier vous montrent les maillons manquants dans vos opérations les plus importantes. Souvent, ces derniers affectent directement vos résultats, en particulier lorsque vous examinez les processus de recrutement, de facturation ou de conclusion de contrats.

• Décrire toutes les ressources disponibles : si vous hésitez à dire non à un nouveau projet, une analyse des processus métier peut vous aider. Elle décrit toutes les ressources disponibles pour chaque processus dont vous auriez besoin, de la même manière que la planification des capacités. Ainsi, vous connaissez votre capacité et votre disponibilité pour le travail supplémentaire.

• Créer de nouveaux processus qui s’alignent sur la culture et le climat actuels : parfois, les changements culturels ou environnementaux ont un impact significatif sur vos processus métier. Prenons l’exemple de la pandémie de COVID-19. Les équipes ont d’abord dû déterminer comment gérer une équipe à distance, puis comment retourner au bureau en toute sécurité, avec de nombreux allers-retours entre les deux. Les BPA vous aident à créer un tout nouveau processus lorsque le climat actuel l’exige.

• Réduire les redondances, les inefficacités et les freins : selon nos recherches, le travailleur de la connaissance moyen a consacré 129 heures à des tâches redondantes en 2021. Un véritable gâchis ! Les BPA vous aident à améliorer vos processus pour réduire ou éliminer les tâches redondantes. En vous montrant les possibilités d’ajouter des modèles réutilisables ou de vous appuyer sur l’automatisation, vous pouvez réduire les tâches d’organisation.

• Améliorer l’adoption par les employés : plus vos processus sont efficaces, plus les employés les utiliseront. En analysant régulièrement vos processus, vous faites d’une pierre deux coups : vous montrez à vos employés que vous vous souciez de leur façon de travailler et vous rendez les processus plus efficaces.

• Créer un meilleur processus : en fin de compte, votre processus doit évoluer en même temps que votre travail. Les BPA créent un meilleur modèle pour vos processus, ce qui revient à dire qu’ils facilitent la création de changements et de mises à jour de routine en temps réel.

Les 5 étapes de l’analyse des processus Business

La mise en œuvre d’un cycle d’analyse des processus métier au sein de votre équipe nécessitera quelques ajustements. N’oubliez pas que la plupart des BPA ne seront pas gérés directement par vous, sauf si vous êtes un analyste commercial. Vous devrez probablement faire appel à un prestataire externe ou, selon vos besoins, créer un poste dédié en interne. Quelle que soit la manière dont vous lancez l’analyse des processus métier dans votre entreprise, en suivant ces cinq étapes, vous pourrez établir des bases solides pour leur développement.

1. Examinez la façon dont vos processus s’intègrent dans un contexte plus général

Vos processus doivent tous contribuer à des initiatives et objectifs commerciaux plus larges. Les processus sont le « comment » de votre entreprise, c’est-à-dire la manière dont vous atteignez vos objectifs. Mais ils doivent être liés à votre « pourquoi ». Par exemple, si l’énoncé de vision de votre entreprise est de donner à chacun dans le monde un accès plus facile aux soins de santé, chaque processus que vous créez doit soutenir cet objectif. 

La première étape de votre analyse des processus métier consistera à passer en revue les processus existants et à voir comment ils s’intègrent dans les processus, les services et, en fin de compte, les objectifs à long terme qui soutiennent la mission de votre entreprise.

2. Recueillir des informations sur la situation actuelle

C’est l’étape de collecte des données. Avant de pouvoir analyser vos processus, vous devez savoir exactement comment ils fonctionnent. Pour ce faire, le mieux est de parler aux personnes qui les utilisent le plus. Interrogez les principales parties prenantes, créez des enquêtes et passez en revue les indicateurs clés de performance et les mesures associées. Cette étape prendra un peu plus de temps que les autres, mais elle est essentielle pour bien comprendre le processus avant d’y apporter des modifications. 

Par exemple, si vous analysez la façon dont votre équipe produit évalue et trie ses backlogs produit, vous devrez interroger les développeurs qui en sont responsables. Vous devriez également examiner les indicateurs clés de performance des processus actuels, tels que le nombre d'éléments restant dans le backlog après la fin d'un sprint Agile. 

3. Analysez et cartographiez vos données

Le moment est venu de passer à l’analyse. Vous devrez compiler toutes vos données, notamment :

• Toutes les étapes du processus

• Les diagrammes de processus pertinents

• Les membres de l’équipe associés

• Les indicateurs de réussite et ICP actuels

Vous pouvez utiliser le mappage des processus métier pour créer une disposition visuelle de vos processus afin de les examiner plus facilement. Le mappage des processus vous aide à créer un organigramme ou une autre carte visuelle des séquences et des étapes actuelles afin de mieux visualiser les processus. Cette disposition facilite l’identification des tendances et des lacunes dans votre processus. 

4. Identifiez les possibilités d’amélioration

Au cours de l’étape d’analyse, vous identifierez les redondances et les lacunes. Ce sont des domaines clés à améliorer. Par exemple, imaginons que votre analyse montre que les développeurs passent 3 jours à planifier un backlog de sprint. Sur la base d’entretiens avec les parties prenantes et de l’analyse des calendriers de réunions, vous vous rendez compte que les différents fuseaux horaires sont à l’origine du retard. Dans ce cas, de nouvelles options technologiques favorisant la communication asynchrone permettraient à l’équipe de communiquer plus facilement et de réduire le temps passé à communiquer.  

5. Apporter des modifications

L’amélioration des processus Business (BPI) vous permet de mettre en pratique tout ce que vous avez appris. Après votre analyse des processus métier, vous utiliserez l’amélioration des processus métier pour adapter et modifier vos processus en mettant l’accent sur l’augmentation de la rentabilité. Une BPA est votre guide de découverte, qui vous montre les tenants et les aboutissants de vos processus métier. La dernière étape consiste à utiliser toutes ces informations pour mettre en œuvre des changements qui améliorent ces processus ou vous aident à en créer de nouveaux.  

Comment effectuer une analyse des processus Business ?

L’analyste que vous embaucherez pour vos BPA aura probablement ses propres méthodes et outils d’analyse des processus métier, mais en voici quelques-uns des plus courants :

• Analyse des causes racines : utilisez cette analyse pour identifier les fondements de vos processus et vous assurer qu’ils sont en phase avec les objectifs plus larges de votre entreprise.

• Analyse SWOT : SWOT est un acronyme issu de l’anglais : strengths, weaknesses, opportunities, threats (forces, faiblesses, opportunités et menaces). Cette analyse peut s’avérer utile, car elle vous donne des indicateurs sur la réussite de vos processus et sur les points à améliorer.

• Analyse des lacunes : cette analyse vous montre ce qui manque à vos processus par rapport aux objectifs généraux de votre entreprise.

Quels outils utiliser pour une analyse des processus métier ?

Pour mener une analyse des processus métier, vous avez besoin d’un outil efficace qui peut conserver toutes vos données dans une source unique de référence. Un outil de gestion de projet est idéal, car il vous permet d’automatiser les tâches, de générer des rapports et d’envoyer des mises à jour de statut instantanément. Ainsi, toutes les parties prenantes peuvent suivre l’analyse des processus métier en temps réel, et celle-ci fonctionne en cohérence avec toutes vos automatisations de processus métier. 

Dans quels cas utiliser l’analyse des processus métier ?

La plupart des processus métier bénéficient d’une amélioration continue, mais il existe des situations où une analyse des processus métier est plus utile que d’autres. 

L’analyse des processus Business est particulièrement utile dans les cas suivants :

• Pour les processus plus anciens et potentiellement obsolètes.

• Lorsque vous constatez une baisse de productivité ou un taux de rotation élevé dans certains domaines.

• Lors du lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle structure d’équipe, pour déterminer sa viabilité à long terme.

Le héros méconnu de vos activités Business

Les analyses des processus métier vous permettent de jeter un œil dans les coulisses de vos activités commerciales. Elles vous montrent comment vous, votre équipe et votre entreprise travaillez. Ces informations sont une mine d’or de possibilités : utilisez les résultats de votre analyse des processus métier pour augmenter la productivité et améliorer les processus. Et qui sait, votre prochaine grande stratégie de croissance pourrait bien se trouver au sein de vos processus existants.