Comment l’équipe numérique d’Asana a utilisé la gestion du travail pour renouveler notre marque

En tant que directrice du numérique chez Asana, je suis habituée aux projets complexes qui impliquent plusieurs équipes et outils. Lorsque nous avons décidé de lancer une refonte numérique majeure de la marque sur Asana.com, je savais que nous avions besoin de plus que de bonnes idées pour réussir : une communication claire, une planification précise et une stratégie d’exécution solide étaient nécessaires pour y parvenir. 

Heureusement, nous avons pu compter sur les capacités d’Asana pour nous accompagner à chaque étape. Je vais vous expliquer comment nous avons tiré parti de notre propre plateforme pour gérer l’initiative interfonctionnelle de A à Z, et comment vous pouvez l’utiliser pour donner vie à vos grands projets.

Relever les défis liés à la refonte de l’identité de marque

Avant de se lancer dans la refonte de la marque, mon équipe devait identifier clairement les défis à venir et signaler tout risque susceptible d’avoir un impact sur notre réussite. Nous avons identifié trois domaines clés :

• La structure du site Web : Asana.com utilise un système de modèles et de composants, ce qui signifie que tout sur le site est interconnecté. Si vous modifiez un composant, comme une bannière CTA, il change sur chaque page où il est utilisé, et pas seulement sur la page sur laquelle vous travaillez. C’est pourquoi nous ne pouvions pas mettre à jour le site page par page. Nous avions besoin d’un moyen de comprendre comment chaque composant était utilisé sur différentes pages pour planifier efficacement les mises à jour sans provoquer de changements involontaires.

• La chronologie du projet : notre équipe marketing avait une échéance stricte pour le lancement d’une campagne de publicité extérieure. Nos mises à jour devaient donc s’aligner sur cette chronologie pour créer une expérience cohérente pour nos clients.

• La nature toujours active du site Web : notre équipe numérique, ainsi que nos partenaires au sein d’autres équipes, comptaient sur le fait que le site soit pleinement opérationnel à tout moment. Nous ne pouvions donc pas nous permettre de « geler » le site pendant les mises à jour. Chaque changement devait être effectué de manière à minimiser les perturbations et à assurer le bon fonctionnement de l’ensemble du système.

« Maintenir le site opérationnel, en publiant des mises à jour en direct tout en activant des projets prioritaires, a été un défi intéressant », explique Rachel Rosin, responsable de l’expérience numérique chez Asana. « La visibilité était primordiale, car nous avions encore des pages en cours de création pendant que nous procédions à l’actualisation de la marque. »

Une fois ces défis relevés, nous nous sommes tournés vers Asana pour élaborer un plan clair. 

Bon nombre des projets que nous menons au quotidien sont prévisibles. Mais ce n’était pas le cas. Nous devions donc mettre en place des processus qui nous aideraient à atteindre nos objectifs plus rapidement et plus efficacement. Nous avons utilisé Asana pour créer une solution personnalisée afin de suivre tout ce travail. ”

Atténuer les risques grâce à la visibilité et aux liens croisés

Avant de pouvoir commencer à travailler, nous devions avoir une idée claire de toutes les dépendances du projet, des freins potentiels et des tâches qui se chevauchaient pour nous assurer que nous utilisions nos ressources à bon escient et que nous minimisions les risques. 

Tout d’abord, nous avons mis en place un projet Asana qui servirait de hub principal pour toutes les tâches liées à la refonte. Ensuite, nous avons créé des tâches Asana individuelles pour deux catégories principales :

• Les composants de page spécifiques à mettre à jour (comme une bannière CTA)

• Pages individuelles à mettre à jour (comme la page d’accueil)

Pour chaque page, nous avons dressé une liste de tous les composants (bannières, boutons, etc.) qui en faisaient partie. Nous avons ensuite associé les tâches liées aux composants aux tâches de la page correspondante. Cela a permis de voir facilement quels composants étaient utilisés sur plusieurs pages, ce qui nous a aidés à repérer rapidement les problèmes potentiels et à décider des pages à prioriser.

Comme l’explique Rachel : « En reliant les composants aux pages correspondantes, nous avons pu voir lesquels étaient les plus utilisés. Cela nous a aidés à identifier les mises à jour qui auraient le plus d’impact. »

« Asana nous a aidés à visualiser à quoi ressembleraient ces premiers lots, et à gérer le travail et les dépendances », ajoute-t-elle. « Nous avons ainsi pu nous concentrer sur notre progression au sein de ce très grand projet. »

Planification et hiérarchisation avec des champs personnalisés 

Si la configuration initiale de notre projet nous a donné une meilleure idée des pages qu’il était le plus logique de mettre à jour du point de vue des composants, nous voulions également nous concentrer sur les pages qui auraient le plus d’impact une fois mises à jour. Pour nous, il s’agissait des pages les plus consultées. 

Pour ce faire, nous avons utilisé les champs personnalisés d’Asana pour étiqueter les tâches avec deux points clés : 

• Trafic de la page : nous avons étiqueté chaque page avec son niveau de trafic (très élevé, élevé, moyen ou faible).

• Empreinte des composants : nous avons indiqué le nombre de pages sur lesquelles chaque composant apparaissait, en utilisant des étiquettes telles que élevé, moyen ou faible.

Cela nous a permis de trier les tâches en fonction des mises à jour qui auraient le plus d’impact, afin de pouvoir donner la priorité aux pages les plus importantes.

À partir de là, nous avons opté pour une approche progressive, en déployant les mises à jour par séquences regroupant des pages similaires. En regroupant les pages avec des composants similaires, nous avons pu concentrer nos efforts, ce qui a facilité les phases ultérieures puisque la plupart de notre bibliothèque de composants était déjà mise à jour.

Coordination des équipes interfonctionnelles pour une collaboration efficace

Une fois le plan et le calendrier établis, il était temps de lancer le travail. Comme pour de nombreux projets de transformation numérique, cela a nécessité une collaboration transparente entre plusieurs équipes, notamment celles du marketing, de la conception, de l’ingénierie, du marketing produit et de la localisation. 

Asana nous a aidés à coordonner ces équipes de deux manières principales : en fournissant une source unique de référence à travers notre projet de refonte et en facilitant la collaboration interfonctionnelle avec l’hébergement multiple.

« Asana nous a fourni une source unique de référence où tout était suivi et mis à jour au fur et à mesure de l’évolution de la situation », explique Rachel. « Nous avons également pu visualiser la façon dont toutes les petites tâches s’intégraient pour faire avancer le projet dans son ensemble. »

Le fait de regrouper toutes les tâches liées à la refonte de la marque au sein d’un seul et même projet principal a permis de créer un espace centralisé pour les mises à jour, le suivi du statut et une communication claire. Ensuite, pour que chaque équipe se concentre sur ses tâches spécifiques tout en restant connectée au projet dans son ensemble, nous avons utilisé la fonctionnalité d’hébergement multiple d’Asana, qui a permis à chaque équipe d’organiser et de suivre les tâches dans ses propres projets d’équipe sans avoir à les dupliquer.

Par exemple, le chef de projet du rebranding avait besoin d’une visibilité totale sur chaque partie du projet. Nos partenaires de l’équipe d’ingénierie, quant à eux, n’avaient besoin de visualiser que les tâches liées à leur travail. Grâce à l’hébergement multiple, l’équipe d’ingénierie a pu ajouter ces tâches à ses propres projets, afin de maintenir une bonne organisation du travail, tandis que ces mêmes tâches restaient également visibles dans le projet principal. Tout le monde était ainsi sur la même longueur d’onde et chaque équipe avait la possibilité de travailler comme elle le souhaitait, sans efforts supplémentaires.

« Pour ce qui est de la réalisation du travail, l’hébergement multiple a changé la donne », explique Rachel. « Nous avons pu rester connectés et suivre la progression sans répéter le travail. » 

Garder le cap avec la vue Chronologie

Une fois le travail commencé, nous nous sommes appuyés sur la vue Chronologie d’Asana pour suivre notre progression. Nous avons ainsi pu bénéficier d’une vue d’ensemble de tout ce qui se passait dans le projet, des calendriers des sprints aux versions par lots. Nous avons également pu visualiser clairement le début, l’arrêt et le chevauchement des tâches, ce qui nous a permis de repérer facilement les freins potentiels ou les problèmes de surcapacité. 

En consultant la chronologie du projet, Rachel pouvait rapidement voir si quelqu’un avait trop de travail ou si un sprint était trop chargé. Cette visibilité a facilité les discussions importantes sur les compromis à faire et la répartition du travail en conséquence. De plus, cela nous a aidés à maintenir un rythme régulier de mises à jour tout au long de l’année, en équilibrant les livrables à court terme avec les objectifs à long terme.

« La fonctionnalité de chronologie a vraiment aidé à avoir ces discussions de compromis », explique Rachel. « Elle nous a permis de repérer facilement les cas où la charge de travail devenait trop importante. » 

Générez un impact au sein de votre organisation

La gestion de projets complexes comme une refonte de marque peut s’avérer difficile, et disposer de la bonne plateforme de gestion de projet peut faire toute la différence. « Grâce aux fonctionnalités d’Asana, nous avons pu répondre exactement aux besoins de l’entreprise en déployant notre nouvelle marque sur les pages clés dans un délai serré. Nous avons lancé le nouveau site Web en même temps que notre campagne de marque, tout en apportant des améliorations importantes à nos plateformes technologiques.

Asana nous a fourni la visibilité, la flexibilité et le contrôle nécessaires pour coordonner nos équipes, faire avancer le projet et obtenir des résultats significatifs.

Si votre entreprise est innovante, vous faites des choses que personne n’a jamais faites auparavant. Asana peut s’adapter pour vous accompagner. ”

Que vous gériez des tâches de routine ou des projets qui nécessitent une réflexion innovante, Asana fournit un cadre flexible qui peut s’adapter à vos besoins.