Comment est-ce qu’Asana s’intègre à vos outils ?

Votre organisation utilise probablement déjà certains outils de collaboration, tels que le partage de fichier, les e-mails et les messages instantanés. Bien que ces outils soient vraiment pratiques (il nous arrive aussi de les utiliser !), ils ne vous permettent pas de savoir qui fait quoi, ni quand. Lorsque vous suivez votre travail sur Asana, les discussions et les documents pertinents sont tous réunis au même endroit : vous travaillez ainsi de façon fluide au lieu de devoir rechercher des informations dispersées un peu partout et souvent peu claires.

Comment Asana s’intègre à d’autres outils de collaboration tels que Dropbox, Slack, Gmail, JIRA, Basecamp et bien d’autres

En savoir plus avec la vidéo Apprendre à utiliser Asana

Vous préférez une vidéo ? Regardez notre didacticiel [Apprendre à utiliser Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) pour une explication détaillée.

E-mail

  • Les e-mails ne sont pas directement exploitables, n’aident pas les équipes à déterminer les étapes suivantes et entraînent l’éparpillement des informations, sans parler des efforts nécessaires pour nettoyer et organiser sa boîte de réception.
  • Avec Asana, votre équipe est automatiquement prévenue lorsque vous terminez, commentez ou modifiez le statut d’une tâche. Vous passez ainsi moins de temps à écrire des e-mails et devenez plus productif.
  • Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l’extension Asana pour Gmail ou l’application Asana pour Outlook pour transformer des e-mails en tâches concrètes sur Asana, sans quitter votre boîte de réception.
  • Transformez un e-mail en tâche en le transférant à x@mail.asana.com. Asana vous permet d’exploiter, de partager et d’attribuer des tâches de façon transparente pour encourager la prise de responsabilité.
  • Le travail est automatiquement organisé par équipe, projet et tâche pour faciliter la recherche. De plus, vous pouvez effectuer n’importe quel type de recherche selon des critères précis à l’aide de la recherche avancée.

Outils de partage de fichiers

  • Les outils de partage de fichiers facilitent grandement la collaboration, mais les documents sont parfois mal organisés ou difficiles à trouver. De plus, comme ils ne sont pas intégrés à votre travail, ils ne vous permettent pas non plus de savoir qui fait quoi, ni quand.
  • Nous vous recommandons d’ajouter vos fichiers directement à vos tâches sur Asana afin de retrouver rapidement la dernière version et de faciliter la collaboration.
  • Asana s’intègre parfaitement à Google Drive, OneDrive, Dropbox et Box afin de faciliter l’ajout de pièces jointes sur Asana depuis un outil de partage de fichiers existant.

Comment joindre des fichiers sur Asana depuis votre ordinateur ou un outil de partage de fichiers

Messagerie instantanée

  • La messagerie instantanée est utile pour discuter rapidement et en temps réel d’un sujet urgent, mais elle peut également gêner la concentration et il est difficile d’y faire des recherches ou de garder le fil des actions à réaliser.
  • Sur Asana, utilisez les discussions pour échanger avec vos collègues à propos d’une tâche ou d’un projet. Vous pouvez accéder à l’historique des discussions et y faire des recherches à tout moment. Les échéances ainsi que les responsables restent facilement visibles.
  • Si votre organisation utilise Slack, utilisez une intégration pour échanger des informations à la fois depuis la plate-forme de messagerie et Asana.

Calendriers partagés

  • Les calendriers sont créés séparément de votre travail, ce qui signifie qu’en cas de changement, les deux outils doivent être mis à jour pour empêcher que l’un d’eux ne devienne obsolète. Cela vous fait perdre du temps.
  • Sur Asana, vous pouvez créer un calendrier automatiquement à partir d’un ensemble de tâches ou de projets. Lorsqu’une échéance est modifiée, la tâche, la liste de projets et le calendrier sont tous mis à jour. Les tâches peuvent également être directement modifiées dans le calendrier, puis déplacées pour mettre à jour les échéances.
  • Synchronisez n’importe quel calendrier Asana avec votre outil de planification favori, tel que Google Agenda, Outlook ou le calendrier d’Apple. Une fois la synchronisation effectuée, un seul clic suffit pour accéder à la tâche sur Asana depuis votre calendrier.

Utiliser la vue Calendrier sur Asana

Listes de tâches individuelles et outils de gestion des tâches

  • Les listes de tâches sont utiles pour noter ce que vous devez faire, mais vos collègues n’y ont pas toujours accès et vous n’avez pas toujours accès à celles de vos collègues.
  • Sur Asana, vous pouvez accéder aux tâches publiques d’un collègue à tout moment en cliquant sur son avatar. Comme le travail reste organisé en projets, consultable et connecté, le rôle joué par chaque tâche pour atteindre un objectif global devient évident.

Réseaux sociaux d’Enterprise

  • Les discussions menées sur les réseaux sociaux d’Entreprise (RSE) n’ont souvent pas grand-chose à voir avec le travail et les projets. À cause du vaste nombre de discussions, il est parfois difficile de trouver ce dont vous avez besoin et de connaître la marche à suivre.
  • Sur Asana, les discussions sont intégrées à votre travail, directement dans les tâches et les projets. Les abonnés à une tâche sont notifiés via leur boîte de réception, ce qui permet à tout le monde de rester facilement informé.

Gestion de projet et outils de productivité propres à chaque équipe

  • Lorsque chaque équipe de votre entreprise utilise un outil différent, il est difficile de bien se coordonner, car personne n’a accès au travail des autres équipes.
  • Chaque membre de votre entreprise peut utiliser Asana et en tirer parti afin d’encourager la collaboration et la productivité au sein des équipes. Plus vous êtes nombreux à utiliser Asana, plus la plateforme est efficace. À terme, vous pourrez gérer toute votre entreprise sur Asana et mettre fin à la fragmentation des outils et des équipes qui les utilisent.

Wikis et documents de référence

  • Lorsqu’ils sont utilisés pour conserver des informations sur l’entreprise, les wikis et les documents sont souvent sous-exploités et trop rarement mis à jour, en plus de ne pas être intégrés à votre travail.
  • Asana conserve automatiquement l’historique de chaque tâche publique afin que toutes les informations restent à jour, facilement accessibles et en contexte avec le travail. De plus, les @mentions permettent au travail et aux documents de référence de rester connectés.

Applications de prise de notes

  • Les notes prises dans un éditeur de texte, un document, un carnet ou sur une note adhésive ne sont pas consultables par vos collègues, sont difficiles à retrouver et ne sont pas directement exploitables.
  • Avec Asana, vous pouvez prendre des notes dans une tâche ou enregistrer des idées dans un projet pour que chaque membre de votre équipe reste informé et puisse les consulter ultérieurement.
  • Si vous souhaitez que vos notes restent privées, n’hésitez pas à créer une tâche privée : elle sera uniquement visible par vous et vous pourrez rapidement y accéder lorsque vous travaillez sur Asana.

Le transfert de vos processus quotidiens depuis vos anciens outils vers Asana constitue une étape déterminante pour gérer tout votre travail depuis un seul endroit. Lisez la suite pour en apprendre plus sur le transfert des processus de votre équipe vers Asana.

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