Intégration d’Asana à vos outils

Votre entreprise utilise probablement déjà certains outils de collaboration, notamment pour le partage de fichiers, la gestion des e-mails ou les échanges par messagerie instantanée. Bien que ces outils soient vraiment pratiques (il nous arrive aussi de les utiliser !), ils ne vous permettent pas de savoir qui fait quoi ni pour quand. Lorsque vous suivez votre travail sur Asana, les discussions et les documents pertinents sont tous réunis au même endroit. Votre travail est fluide : plus besoin de rechercher des informations dispersées, voire peu claires.

Une vidéo pour en savoir plus ?

Rien de tel qu’une vidéo pour mieux appréhender ces questions. Consultez notre tutoriel [Apprendre à utiliser Asana](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) pour en savoir plus.

E-mail

• Les e-mails ne sont pas directement exploitables, n’aident pas les équipes à déterminer les étapes à suivre et entraînent l’éparpillement des informations, sans parler des efforts nécessaires pour « nettoyer » et organiser sa boîte de réception.
• Avec Asana, votre équipe est automatiquement prévenue lorsque vous terminez, commentez ou modifiez le statut d’une tâche. Vous passez ainsi moins de temps à écrire des e-mails et gagnez en productivité.
• Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l’extension Asana pour Gmail ou l’application Asana pour Outlook pour transformer vos e-mails en tâches concrètes sur Asana, sans quitter votre boîte de réception.
• Pour convertir un e-mail en tâche, transférez-le à l’adresse x@mail.asana.com. Asana vous permet de partager et d’attribuer des tâches de façon transparente pour prendre aisément les mesures nécessaires et encourager la prise de responsabilité.
• Le travail est automatiquement organisé par équipe, projet et tâche de façon à ce que rien ne se perde. De plus, vous pouvez resserrer vos recherches selon des critères précis à l’aide de la recherche avancée.

Outils de partage de fichiers

• Les outils de partage de fichiers facilitent grandement la collaboration, mais les documents sont parfois mal organisés ou difficiles à trouver. De plus, comme ils ne sont pas intégrés à votre travail, ils ne vous permettent pas non plus de savoir qui fait quoi, ni pour quand.
• Nous vous recommandons d’ajouter vos fichiers directement à vos tâches sur Asana afin de retrouver rapidement la dernière version en date et de faciliter la collaboration.
• Asana s’intègre parfaitement à Google Drive, OneDrive, Dropbox et Box afin de faciliter l’ajout de pièces jointes sur Asana depuis un outil de partage de fichiers existant.

Messages instantanés (tchat)

• La messagerie instantanée est utile pour discuter rapidement et en temps réel d’un sujet urgent, mais elle peut également gêner la concentration et il est difficile d’y faire des recherches ou de garder le fil des actions à réaliser.
• Sur Asana, utilisez les discussions pour échanger avec vos collègues à propos d’une tâche ou d’un projet. Vous pouvez accéder à l’historique des discussions et y faire des recherches à tout moment. Les échéances ainsi que les responsables restent facilement visibles.
• Si votre organisation utilise Slack, utilisez une intégration pour échanger des informations à la fois depuis la plate-forme de messagerie et Asana.

Calendriers partagés

• Les calendriers sont créés séparément de votre travail, ce qui signifie qu’en cas de changement, les deux outils doivent être mis à jour pour empêcher que l’un d’eux ne devienne obsolète. Cela vous fait perdre du temps.
• Sur Asana, vous pouvez créer un calendrier automatiquement à partir d’un ensemble de tâches ou de projets. Lorsqu’une échéance est modifiée, la tâche, la liste de projets et le calendrier sont tous mis à jour. Les tâches peuvent également être directement modifiées dans le calendrier, puis déplacées pour mettre à jour les échéances.
• Synchronisez n’importe quel calendrier Asana avec votre outil de planification favori, tel que Google Agenda, Outlook ou le calendrier d’Apple. Une fois la synchronisation effectuée, un seul clic suffit pour accéder à la tâche sur Asana depuis votre calendrier.

Listes de tâches individuelles et outils de gestion des tâches

• Les listes de tâches sont utiles pour noter ce que vous devez faire, mais vos collègues n’y ont pas toujours accès et vous n’avez pas toujours accès à celles de vos collègues.
• Sur Asana, vous pouvez accéder aux tâches publiques d’un collègue à tout moment en cliquant sur son avatar. Comme le travail reste organisé en projets, consultable et connecté, le rôle joué par chaque tâche pour atteindre un objectif global devient évident.

Réseaux sociaux d’entreprise

• Les discussions menées sur les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) ne sont pas toujours liées au travail ou aux projets. Parmi le nombre d’échanges, difficile de retrouver les informations utiles ou d’identifier les actions à traiter.
• Sur Asana, les discussions sont intégrées à votre travail, directement au sein des tâches et projets. Les collaborateurs d’une tâche reçoivent les notifications correspondantes dans leur boîte de réception : tout le monde reste facilement informé.

Gestion de projet et outils de productivité propres à chaque équipe

• Si chaque équipe au sein de l’entreprise s’appuie sur un outil différent, comment bien se coordonner ? Impossible en effet de suivre les activités des uns et des autres.
• Chaque membre de votre entreprise peut utiliser Asana et en tirer parti afin d’encourager la collaboration et la productivité au sein des équipes. Plus vous êtes nombreux à utiliser Asana, plus la plateforme est efficace. À terme, vous pourrez gérer toute votre entreprise sur Asana et mettre fin à la fragmentation des outils et des équipes qui les utilisent.

Wikis et documents de référence

• Lorsqu’ils sont utilisés pour conserver des informations sur l’entreprise, les wikis et les documents sont souvent sous-exploités et trop rarement mis à jour, en plus de ne pas être intégrés à votre travail.
• Asana conserve automatiquement ’historique de chaque tâche publique afin que toutes les informations restent à jour, facilement accessibles et en contexte. De plus, les @mentions permettent de relier les diverses activités aux documents de référence pertinents.

Applications de prise de notes

• Les notes prises dans un éditeur de texte, un document, un carnet ou sur une note adhésive ne sont pas consultables par vos collègues, sont difficiles à retrouver et ne sont pas directement exploitables.
• Avec Asana, vous pouvez prendre des notes dans une tâche ou enregistrer des idées dans un projet pour que chaque membre de votre équipe reste informé et puisse les consulter ultérieurement.
• Si vous ne souhaitez pas divulguer vos notes, n’hésitez pas à créer une tâche privée : vous seul pourrez la consulter et vous pourrez y accéder en un clic lorsque vous travaillerez sur Asana.

Le transfert de vos processus quotidiens depuis vos anciens outils vers Asana constitue une étape déterminante pour gérer tout votre travail depuis un seul endroit. Lisez la suite pour en apprendre davantage sur le transfert des processus de votre équipe vers Asana.