Comment est-ce qu'Asana s'intègre à vos outils ?

Votre organisation utilise probablement déjà certains outils de collaboration, tels que le partage de fichier, les e-mails et les messages instantanés. Bien que ces outils soient vraiment pratiques (il nous arrive aussi de les utiliser !), ils ne vous permettent pas de savoir qui fait quoi, ni quand. Lorsque vous suivez votre travail sur Asana, les discussions et les documents pertinents sont tous réunis au même endroit : vous travaillez ainsi de façon fluide au lieu de devoir rechercher des informations dispersées un peu partout et souvent peu claires.

Comment Asana s'intègre à d'autres outils de collaboration tels que Dropbox, Slack, Gmail, JIRA, Basecamp et bien d'autres

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Vous préférez une vidéo ? Regardez notre didacticiel Apprendre à utiliser Asana pour une explication détaillée.

E-mail

  • Les e-mails ne sont pas directement exploitables, n’aident pas les équipes à déterminer les étapes suivantes et entraînent l’éparpillement des informations, sans parler des efforts nécessaires pour nettoyer et organiser sa boîte de réception.
  • Avec Asana, votre équipe est automatiquement prévenue lorsque vous terminez, commentez ou modifiez le statut d’une tâche. Vous passez ainsi moins de temps à écrire des e-mails et devenez plus productif.
  • Les utilisateurs Gmail peuvent essayer l’extension Asana pour Gmail pour transformer les e-mails en tâches concrètes que vous pouvez suivre sur Asana sans quitter votre boîte de réception.
  • Transformez un e-mail en tâche en le transférant à x@mail.asana.com. Asana vous permet d’exploiter, de partager et d’attribuer des tâches de façon transparente pour encourager la prise de responsabilité.
  • Le travail est automatiquement organisé par équipe, projet et tâche pour faciliter la recherche. De plus, vous pouvez effectuer n’importe quel type de recherche selon des critères précis à l’aide de la recherche avancée.

Outils de partage de fichiers

  • Les outils de partage de fichiers facilitent grandement la collaboration, mais les documents sont parfois mal organisés ou difficiles à trouver. De plus, comme ils ne sont pas intégrés à votre travail, ils ne vous permettent pas non plus de savoir qui fait quoi, ni quand.
  • Nous vous recommandons d’ajouter vos fichiers directement à vos tâches sur Asana afin de retrouver rapidement la dernière version et de faciliter la collaboration.
  • Asana s’intègre parfaitement à Google Drive, OneDrive, Dropbox et Box afin de faciliter l’ajout de pièces jointes sur Asana depuis un outil de partage de fichiers existant.

Comment joindre des fichiers sur Asana depuis votre ordinateur ou un outil de partage de fichiers

Messagerie instantanée

  • La messagerie instantanée est utile pour discuter rapidement et en temps réel d’un sujet urgent, mais elle peut également gêner la concentration et il est difficile d’y faire des recherches ou de garder le fil des actions à réaliser.
  • Sur Asana, utilisez les discussions pour échanger avec vos collègues à propos d’une tâche ou d’un projet. Vous pouvez accéder à l’historique des discussions et y faire des recherches à tout moment, et les échéances ainsi que les responsables restent facilement visibles.
  • Si votre organisation utilise Slack ou Hipchat, utilisez une intégration pour échanger des informations à la fois depuis la plate-forme de messagerie et Asana.

Calendriers partagés

  • Les calendriers sont créés séparément de votre travail, ce qui signifie qu’en cas de changement, les deux outils doivent être mis à jour pour empêcher que l’un d’eux ne devienne obsolète. Cela vous fait perdre du temps.
  • Sur Asana, vous pouvez créer un calendrier automatiquement à partir d’un ensemble de tâches ou de projets. Lorsqu’une échéance est modifiée, la tâche, la liste de projets et le calendrier sont tous mis à jour. Les tâches peuvent également être directement modifiées dans le calendrier, puis déplacées pour mettre à jour les échéances.
  • Synchronisez n’importe quel calendrier Asana avec votre outil de planification favori, tel que Google Agenda, Outlook ou le calendrier d’Apple. Une fois la synchronisation effectuée, un seul clic suffit pour accéder à la tâche sur Asana depuis votre calendrier.

Utiliser la vue Calendrier sur Asana

Listes de tâches individuelles et outils de gestion des tâches

  • Les listes de tâches sont utiles pour noter ce que vous devez faire, mais vos collègues n’y ont pas toujours accès et vous n’avez pas toujours accès à celles de vos collègues.
  • Sur Asana, vous pouvez accéder aux tâches publiques d’un collègue à tout moment en cliquant sur son avatar. Comme le travail reste organisé en projets, consultable et connecté, le rôle joué par chaque tâche pour atteindre un objectif global devient évident.

Réseaux sociaux d’entreprise

  • Les discussions menées sur les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) n’ont souvent pas grand-chose à voir avec le travail et les projets. À cause du vaste nombre de discussions, il est parfois difficile de trouver ce dont vous avez besoin et de connaître la marche à suivre.
  • Sur Asana, les discussions sont intégrées à votre travail, directement dans les tâches et les projets. Les abonnés à une tâche sont notifiés via leur boîte de réception, ce qui permet à tout le monde de rester facilement informé.

Gestion de projet et outils de productivité propres à chaque équipe

  • Lorsque chaque équipe de votre entreprise utilise un outil différent, il est difficile de bien se coordonner, car personne n’a accès au travail des autres équipes.
  • Chaque membre de votre entreprise peut utiliser Asana et en tirer parti afin d’encourager la collaboration et la productivité au sein des équipes. Plus vous êtes nombreux à utiliser Asana, plus la plate-forme devient efficace. À terme, vous pourrez gérer toute votre entreprise sur Asana et ainsi mettre fin à la fragmentation des outils et des équipes qui les utilisent.

Wikis et documents de référence

  • Lorsqu’ils sont utilisés pour conserver des informations sur l’entreprise, les wikis et les documents sont souvent sous-exploités et trop rarement mis à jour, en plus de ne pas être intégrés à votre travail.
  • Asana conserve automatiquement l’historique de chaque tâche publique afin que toutes les informations restent à jour, facilement accessibles et en contexte avec le travail. De plus, les @mentions permettent au travail et aux documents de référence de rester connectés.

Applications de prise de notes

  • Les notes prises dans un éditeur de texte, un document, un carnet ou sur une note adhésive ne sont pas consultables par vos collègues, sont difficiles à retrouver et ne sont pas directement exploitables.
  • Avec Asana, vous pouvez prendre des notes dans une tâche ou enregistrer des idées dans un projet pour que chaque membre de votre équipe reste informé et puisse les consulter ultérieurement.
  • Si vous souhaitez que vos notes restent privées, n’hésitez pas à créer une tâche privée : elle sera uniquement visible par vous et vous pourrez rapidement y accéder lorsque vous travaillez sur Asana.

Le transfert de vos processus quotidiens depuis vos anciens outils vers Asana constitue une étape déterminante pour gérer tout votre travail depuis un seul endroit. Lisez la suite pour en apprendre plus sur le transfert des processus de votre équipe vers Asana.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Découvrez comment Asana s’intègre aux outils que vous utilisez déjà.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de