Comment est-ce qu’Asana s’intègre à vos outils ?

Votre organisation utilise probablement déjà certains outils de collaboration, tels que le partage de fichier, les e-mails et les messages instantanés. Bien que ces outils soient vraiment pratiques (il nous arrive aussi de les utiliser !), ils ne vous permettent pas de savoir qui fait quoi, ni quand. Lorsque vous suivez votre travail sur Asana, les discussions et les documents pertinents sont tous réunis au même endroit : vous travaillez ainsi de façon fluide au lieu de devoir rechercher des informations dispersées un peu partout et souvent peu claires.

Comment Asana s’intègre à d’autres outils de collaboration tels que Dropbox, Slack, Gmail, JIRA, Basecamp et bien d’autres

En savoir plus avec la vidéo Apprendre à utiliser Asana

Vous préférez une vidéo ? Regardez notre didacticiel Apprendre à utiliser Asana pour une explication détaillée.

E-mail

  • Les e-mails ne sont pas directement exploitables, n’aident pas les équipes à déterminer les étapes suivantes et entraînent l’éparpillement des informations, sans parler des efforts nécessaires pour nettoyer et organiser sa boîte de réception.
  • Avec Asana, votre équipe est automatiquement prévenue lorsque vous terminez, commentez ou modifiez le statut d’une tâche. Vous passez ainsi moins de temps à écrire des e-mails et devenez plus productif.
  • Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l’extension Asana pour Gmail ou l’application Asana pour Outlook pour transformer des e-mails en tâches concrètes sur Asana, sans quitter votre boîte de réception.
  • Transformez un e-mail en tâche en le transférant à x@mail.asana.com. Asana vous permet d’exploiter, de partager et d’attribuer des tâches de façon transparente pour encourager la prise de responsabilité.
  • Le travail est automatiquement organisé par équipe, projet et tâche pour faciliter la recherche. De plus, vous pouvez effectuer n’importe quel type de recherche selon des critères précis à l’aide de la recherche avancée.

Outils de partage de fichiers

  • Les outils de partage de fichiers facilitent grandement la collaboration, mais les documents sont parfois mal organisés ou difficiles à trouver. De plus, comme ils ne sont pas intégrés à votre travail, ils ne vous permettent pas non plus de savoir qui fait quoi, ni quand.
  • Nous vous recommandons d’ajouter vos fichiers directement à vos tâches sur Asana afin de retrouver rapidement la dernière version et de faciliter la collaboration.
  • Asana s’intègre parfaitement à Google Drive, OneDrive, Dropbox et Box afin de faciliter l’ajout de pièces jointes sur Asana depuis un outil de partage de fichiers existant.

Comment joindre des fichiers sur Asana depuis votre ordinateur ou un outil de partage de fichiers

Messagerie instantanée

  • La messagerie instantanée est utile pour discuter rapidement et en temps réel d’un sujet urgent, mais elle peut également gêner la concentration et il est difficile d’y faire des recherches ou de garder le fil des actions à réaliser.
  • Sur Asana, utilisez les discussions pour échanger avec vos collègues à propos d’une tâche ou d’un projet. Vous pouvez accéder à l’historique des discussions et y faire des recherches à tout moment, et les échéances ainsi que les responsables restent facilement visibles.
  • Si votre organisation utilise Slack, utilisez une intégration pour échanger des informations à la fois depuis la plate-forme de messagerie et Asana.

Calendriers partagés

  • Les calendriers sont créés séparément de votre travail, ce qui signifie qu’en cas de changement, les deux outils doivent être mis à jour pour empêcher que l’un d’eux ne devienne obsolète. Cela vous fait perdre du temps.
  • Sur Asana, vous pouvez créer un calendrier automatiquement à partir d’un ensemble de tâches ou de projets. Lorsqu’une échéance est modifiée, la tâche, la liste de projets et le calendrier sont tous mis à jour. Les tâches peuvent également être directement modifiées dans le calendrier, puis déplacées pour mettre à jour les échéances.
  • Synchronisez n’importe quel calendrier Asana avec votre outil de planification favori, tel que Google Agenda, Outlook ou le calendrier d’Apple. Une fois la synchronisation effectuée, un seul clic suffit pour accéder à la tâche sur Asana depuis votre calendrier.

Utiliser la vue Calendrier sur Asana

Listes de tâches individuelles et outils de gestion des tâches

  • Les listes de tâches sont utiles pour noter ce que vous devez faire, mais vos collègues n’y ont pas toujours accès et vous n’avez pas toujours accès à celles de vos collègues.
  • Sur Asana, vous pouvez accéder aux tâches publiques d’un collègue à tout moment en cliquant sur son avatar. Comme le travail reste organisé en projets, consultable et connecté, le rôle joué par chaque tâche pour atteindre un objectif global devient évident.

Réseaux sociaux d’Enterprise

  • Les discussions menées sur les réseaux sociaux d’Entreprise (RSE) n’ont souvent pas grand-chose à voir avec le travail et les projets. À cause du vaste nombre de discussions, il est parfois difficile de trouver ce dont vous avez besoin et de connaître la marche à suivre.
  • Sur Asana, les discussions sont intégrées à votre travail, directement dans les tâches et les projets. Les abonnés à une tâche sont notifiés via leur boîte de réception, ce qui permet à tout le monde de rester facilement informé.

Gestion de projet et outils de productivité propres à chaque équipe

  • Lorsque chaque équipe de votre entreprise utilise un outil différent, il est difficile de bien se coordonner, car personne n’a accès au travail des autres équipes.
  • Chaque membre de votre entreprise peut utiliser Asana et en tirer parti afin d’encourager la collaboration et la productivité au sein des équipes. Plus vous êtes nombreux à utiliser Asana, plus la plate-forme devient efficace. À terme, vous pourrez gérer toute votre entreprise sur Asana et ainsi mettre fin à la fragmentation des outils et des équipes qui les utilisent.

Wikis et documents de référence

  • Lorsqu’ils sont utilisés pour conserver des informations sur l’entreprise, les wikis et les documents sont souvent sous-exploités et trop rarement mis à jour, en plus de ne pas être intégrés à votre travail.
  • Asana conserve automatiquement l’historique de chaque tâche publique afin que toutes les informations restent à jour, facilement accessibles et en contexte avec le travail. De plus, les @mentions permettent au travail et aux documents de référence de rester connectés.

Applications de prise de notes

  • Les notes prises dans un éditeur de texte, un document, un carnet ou sur une note adhésive ne sont pas consultables par vos collègues, sont difficiles à retrouver et ne sont pas directement exploitables.
  • Avec Asana, vous pouvez prendre des notes dans une tâche ou enregistrer des idées dans un projet pour que chaque membre de votre équipe reste informé et puisse les consulter ultérieurement.
  • Si vous souhaitez que vos notes restent privées, n’hésitez pas à créer une tâche privée : elle sera uniquement visible par vous et vous pourrez rapidement y accéder lorsque vous travaillez sur Asana.

Le transfert de vos processus quotidiens depuis vos anciens outils vers Asana constitue une étape déterminante pour gérer tout votre travail depuis un seul endroit. Lisez la suite pour en apprendre plus sur le transfert des processus de votre équipe vers Asana.

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Cours Asana

Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.