Hotmart ayuda a las personas a vivir de sus pasiones con Asana

Imagen principal del estudio de caso de Hotmart
  • Logo de Hotmart
  • Ubicación
    • Sede en Amsterdam, Países Bajos, y oficinas en Brasil, España, México, Colombia, Estados Unidos, Francia e Inglaterra
  • Distribución de los productos
    • Ventas en más de 185 países en todo el mundo

El impacto de Asana

  • Se ahorró tiempo valioso al centralizar toda la información disponible en Asana
  • Informes automatizados para el equipo directivo a través de la integración con Power BI
  • Se redujo la información aislada y se mejoró la comunicación entre los equipos
  • Se logró reducir el tiempo de planificación para el equipo de Creative Lab de una semana a tres horas gracias a su proceso simplificado de de solicitudes creativas

En 2011, João Pedro Resende publicó un ebook con consejos sobre SEO y monetización de contenido. Sabía que contenía mucha información útil, pero no podía distribuirla de la forma que quería y pronto se dio cuenta de que no era el único experto que tenía dificultades para compartir su conocimiento de manera eficiente. Fue entonces cuando se asoció con su amigo de la universidad Mateus Bicalho, y juntos fundaron [Hotmart] (https://www.hotmart.com/), que brinda un ecosistema completo para crear, alojar y vender productos digitales como libros, cursos en línea y podcasts.

La misión de Hotmart es muy especial. Están comprometidos a ayudar a las personas a vivir de sus pasiones y conocimientos, literalmente cambiando sus vidas en el proceso. La empresa cree que estas oportunidades traerán un futuro mejor para todos. Esta admirable filosofía ha generado un importante y rápido crecimiento. Tan solo diez años después de su fundación, Hotmart ya tiene 26 millones de usuarios, más de 370 000 productos y ventas en 188 países.

Maria Eugênia lidera el equipo de Estrategia y Operaciones de Hotmart, conformado por cuatro personas, que brindan datos a cada equipo de la empresa para orientarlos en sus iniciativas y medir el impacto. También apoyan las decisiones comerciales estratégicas del equipo directivo. Y, lo que es más importante, impulsan los resultados de Hotmart al mejorar las prácticas laborales y los procesos de gestión de proyectos de toda la empresa.

Como dice María, “Creemos que no podemos hablar de la ejecución de la estrategia de la empresa sin ejecutar nuestros proyectos e iniciativas correctamente”.

Sin embargo, a medida que los equipos de Hotmart se expandían por todo el mundo, les resultaba cada vez más difícil crear procesos de trabajo estandarizados y generar informes. El número de empleados se ha duplicado en los últimos dos años, de 600 a más de 1000.

Los equipos usaban sus propias hojas de cálculo y varias herramientas de gestión de proyectos para gestionar el trabajo, lo que fragmentó la empresa y redujo la visibilidad:

  • Era imposible centralizar los datos del proyecto y brindar información al equipo directivo sobre lo que estaba sucediendo en la empresa y hacia dónde debería dirigirse.
  • La información estaba aislada, lo que dificultaba la colaboración entre los equipos.
  • Los equipos trabajaban dispersos y estaban sobrecargados de proyectos que se gestionaban en herramientas diferentes.

Hotmart necesitaba una herramienta oficial de gestión del trabajo que fuera usada por todos los equipos no técnicos, y que les permitiera aumentar la transparencia de los informes generados y estructurar los flujos de trabajo. Las grandes herramientas crean grandes procesos y, según el Informe de la anatomía del trabajo, el 80 % de los trabajadores del conocimiento encuestados sostienen que los procesos claros los ayudan a alcanzar objetivos personales. Si los empleados de Hotmart pudieran aumentar la eficiencia en su trabajo diario, toda la empresa avanzaría más rápidamente hacia sus objetivos.

María y su equipo empezaron a buscar una nueva plataforma de gestión del trabajo para implementar en toda la organización.

“Asana es una herramienta muy importante para nosotros ya que somos una empresa que está creciendo rápidamente en todo el mundo, con muchas personas, diferentes idiomas, acentos y formas de pensar. Al poder estandarizar el control y seguimiento de nuestros proyectos, todos están alineados, independientemente de su cultura o idioma”. –Arthur Campanha, analista de Estrategia y Operaciones

Una única plataforma que reúne a los equipos de todo el mundo

Hotmart necesitaba una plataforma que fuera flexible y que se pudiera personalizar de acuerdo con los flujos de trabajo únicos de cada equipo y, a la vez, que pudiera unificar sus diversas actividades en una vista única y consistente para el equipo directivo. También debía ser intuitiva y fácil de usar para los más de 1000 empleados de diferentes países.

Luego de investigar y evaluar las opciones disponibles, María y el equipo de Estrategia y Operaciones adoptaron Asana como la plataforma de gestión del trabajo oficial de la empresa, ya que cumplía con todos los requisitos:

  • A los equipos les encantó la interfaz sencilla y fácil de usar.
  • Las plantillas de Asana les permitió estructurar y estandarizar sus procesos. Además, eran lo suficientemente personalizables para adaptarse a los flujos de trabajo de cada equipo.
  • Todos los proyectos estaban alojados en un solo lugar, lo que les permitía tener una mejor visibilidad y accesibilidad en toda la empresa. Todos los empleados podían visualizar los estados de los proyecto para identificar cuáles estaban en curso o en riesgo.
  • Los equipos también pueden comunicarse directamente en Asana. Asimismo, esta herramienta les permite realizar sus tareas y reunir todos los archivos en un solo lugar.
  • La empresa integró Asana con otras herramientas que usan, como Power BI.

Además, la empresa sabía que Asana mejora continuamente su funcionalidad, por lo que evolucionarían junto con Hotmart.

“La interfaz de Asana es hermosa y flexible. También nos permite crear plantillas y diseñar nuestros propios tableros para cada demanda específica. La flexibilidad de Asana es muy importante para nosotros”. –Maria Eugênia, coordinadora de Estrategias y Operaciones

Informes estandarizados para flujos de trabajo personalizados para equipos únicos

La implementación de Asana se estructuró para ayudar a los equipos a adoptar la plataforma de manera estandarizada. Esto respaldaría el objetivo del equipo de Estrategias y Operaciones de crear una imagen de las actividades en toda la empresa. ¡Y funcionó! En la actualidad, más de 1000 empleados de Hotmart usan Asana activamente, y gestionan más de 300 proyectos.

Siguen un manual con prácticas oficiales de uso desarrollado por el equipo de Estrategias y Operaciones. Cada equipo de Hotmart tiene su propio Equipo en Asana, y sus actividades están representadas por diferentes proyectos. Cada proyecto nuevo se crea a partir de una plantilla que contiene procesos estándar, y las convenciones para la nomenclatura (es decir, nombre del equipo, nombre del proyecto, período, etc.) son coherentes en todos los proyectos.

Plantilla de proyecto en vista de tablero Kanban de Hotmart

El manual recomienda varias plantillas con diferentes vistas de Asana según el tipo de proyecto. Por ejemplo, los procesos ágiles funcionan mejor con tableros Kanban, mientras que los proyectos más tradicionales usan las vistas de lista. Las plantillas con vista de tablero son especialmente útiles para proyectos que cuentan con cierto grado de incertidumbre, mientras que las vistas de lista son ideales para proyectos en los que todas las etapas se planifican con anticipación.

“Nuestras plantillas de Asana son simples pero muy efectivas y constituyen una excelente guía para la planificación y ejecución de proyectos”. –Maria Eugênia, coordinadora de Estrategias y Operaciones

Un equipo colorido y diverso en un solo sistema

Hoy en día, todos los proyectos no técnicos de Hotmart se gestionan en Asana. El equipo de Estrategias y Operaciones usa la integración entre Power BI y Asana para ofrecer paneles personalizados para informes al equipo directivo. La empresa creó un bot que recopila datos de proyectos de Asana en un panel en tiempo real, para que los gerentes sénior puedan visualizar todas las iniciativas que están en curso, las actividades que están en riesgo e identificar cuántos equipos están a plena capacidad. Asana funciona como repositorio central de información, lo que les permite que estos informes estén automatizados.

La implementación de Asana, planificada minuciosamente por parte del equipo de Estrategias y Operaciones, ha tenido un gran impacto en la empresa:

  • El equipo directivo puede tomar decisiones de negocios mejor informadas, y Hotmart puede ejecutar los datos y responder al mercado con mayor rapidez.
  • La gestión centralizada de proyectos y los procesos estandarizados han ayudado a los equipos a trabajar y colaborar de manera eficiente.
  • Los miembros del equipo ya no necesitan buscar la información faltante o las actualizaciones de estado en todas las herramientas.

El equipo de Creative Lab es un excelente ejemplo del impacto positivo que ha tenido Asana en la empresa. Son responsables de crear campañas y recursos de marketing, como videos para YouTube e Instagram, y reciben más de 600 solicitudes creativas por mes. Antes, las solicitudes estaban dispersas en diferentes herramientas, pero ahora se recopilan a través de un formulario de Asana. Gracias a la centralización de Asana, el equipo puede mantener las solicitudes organizadas en un solo lugar y asignarlas fácilmente a los diferentes miembros del equipo.

El equipo sostiene que una plantilla de planificación diseñada para ahorrar tiempo, les permite lograr en tres horas lo que antes les llevaba una semana. Tal como señala Guilherme Coutinho, analista de Estrategias y Operaciones, “Esto es posible gracias a Asana, ya que nos permite recopilar todas las solicitudes de otros equipos con mucha facilidad”.

Difusión del conocimiento para un futuro mejor

Hotmart ha experimentado un crecimiento muy importante en su corta vida, pero aún hay mucho por recorrer. Siguen comprometidos con su misión de cambiar vidas, y hay muchas personas increíbles esperando la oportunidad de compartir sus conocimientos. La empresa continúa expandiéndose a nivel global y adquiriendo nuevas empresas que lideran en el sector del emprendimiento digital, como Teachable. Hotmart sigue invirtiendo fuertemente en sus productos y funciones para brindar aún más valor a sus millones de usuarios.

Es mucho trabajo, pero con Asana como aliado para facilitarles la gestión, no hay nada que los detenga. Para Hotmart, lo importante es apoyar a los expertos poco conocidos a alzar sus voces y compartir sus conocimientos, pues eso implica un mundo mejor para todos nosotros.

“Celebramos nuestro cuarto ciclo de inversión liderado por TCV. Permite que tengamos un mayor crecimiento y una expansión internacional mas rápida para que podamos ayudar a más personas a vivir de sus pasiones”. –Maria Eugênia, coordinadora de Estrategias y Operaciones