Technische Dokumentation

Sie verwalten eine Produkteinführung, beheben Fehler und bearbeiten Last-Minute-Stakeholder-Reviews. Dann meldet jemand einen defekten Link in Ihren Einrichtungsanweisungen. Der Support verweist immer noch auf eine veraltete FAQ, und Ihr Entwickler hat gerade undokumentierte Änderungen vorgenommen. Ohne eine zuverlässige Vorlage für die technische Dokumentation können kleine Lücken zu größeren Problemen wie Verzögerungen, Verwirrung und unzufriedenen Nutzern führen.

Diese Vorlage bietet einen strukturierten, wiederholbaren Ansatz zum Schreiben, Organisieren und Pflegen technischer Dokumentationen. Sie enthält vordefinierte Abschnitte für Einführungen, Einrichtungsanweisungen, Nutzungsdetails, FAQs, Fehlerbehebung und Versionsverfolgung. So verschwenden Sie keine Zeit damit, zu entscheiden, was Sie einbeziehen oder wie Sie es formatieren sollen. 

Jeder Abschnitt ist als Aufgabe oder Unteraufgabe strukturiert, sodass es einfach ist, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Feedback zu sammeln und den Überprüfungsstatus in Echtzeit zu verfolgen. Sie können Screenshots anhängen, Links zu Spezifikationen erstellen und Grafiken direkt in das Dokument einbetten. Da diese Vorlage für technische Dokumentation in Asana gehostet wird, kann Ihr gesamtes Team auf einfache Weise beitragen, aktualisieren und den Fortschritt verfolgen, ohne sich in Ordnern oder Versionskontrollproblemen zu verlieren. 

Wer profitiert von Vorlagen für die technische Dokumentation?

Bei Asana haben wir gesehen, wie schnell Dinge schief gehen, wenn die technische Dokumentation nicht organisiert oder konsistent ist. Teams leisten doppelte Arbeit, Endnutzer sind verwirrt und der Support verbringt Stunden damit, die gleichen Fragen zur Installation und Fehlerbehebung zu beantworten. Ohne eine gemeinsame Vorlage für die Dokumentation können selbst Routineaufgaben wie das Schreiben eines Benutzerhandbuchs oder das Aktualisieren von Versionshinweisen zu einem Zeitfresser werden.

Diese Vorlage für die technische Dokumentation wurde für schnell agierende Produkt- und Entwicklungsteams entwickelt, die organisierte, konsistente Dokumente in großem Maßstab bereitstellen müssen. Sie ist ideal für:

• CTOs und Entwickler in Startups, die ein neues Softwareprodukt zwischen Sprints dokumentieren müssen.

• Einzelentwickler, die Readme-Dateien, Installationsschritte und API-Dokumentation über mehrere Tools hinweg verwalten.

• Produktmanager, die das Onboarding optimieren und Teams auf einen einzigen Dokumentationsstandard ausrichten möchten.

• Technische Redakteure und Berater, die ein anpassbares Framework benötigen, um Inhalte zu erfassen, zu schreiben und zu pflegen.

• QA- und Compliance-Leads, die Funktionalität, technische Spezifikationen und Versionshistorie für Audits dokumentieren.

• Support-Teams, die Artikel für die Wissensdatenbank, FAQs und Anleitungen zur Fehlerbehebung für Endbenutzer erstellen.

Verwenden Sie diese Vorlage, um alles von Benutzerdokumentationen und API-Referenzen bis hin zu Onboarding-Tutorials und Prozessdokumentationen zu erstellen, ohne von einer leeren Seite aus beginnen zu müssen.

Warum die Vorlage für technische Dokumentation von Asana verwenden?

Ein Softwareentwicklungsteam hatte Schwierigkeiten, mit den Produktänderungen Schritt zu halten. Die Software-Dokumentation war verstreut, voller veralteter Anforderungen und unerklärlicher Fachbegriffe. Nach dem Wechsel zu dieser Vorlage für die technische Dokumentation koordinierten sie ihre Autoren und Entwickler, verbesserten die Benutzererfahrung und reduzierten den Zeitaufwand für Überprüfungen.

Diese Vorlage bietet eine konsistente und skalierbare Möglichkeit, Ihren Produktentwicklungsprozess zu dokumentieren, von Benutzerhandbüchern bis hin zu Versionshinweisen.

• Sparen Sie Zeit mit einer vorgefertigten Struktur, die die Erstellung von Inhalten beschleunigt.

• Dokumentieren Sie Produktfunktionen und Softwareanforderungen in einem organisierten, einheitlichen Format.

• Verbessern Sie die Benutzererfahrung mit benutzerfreundlicher Sprache und Layout.

• Vermeiden Sie Fachsprache und Abkürzungen mit integrierten Glossar- und Definitionsfeldern.

• Unterstützen Sie Projektmanagement-Workflows mit Echtzeit-Zusammenarbeit.

So verwenden Sie diese Vorlage für die technische Dokumentation

Sie finden diese und andere Vorlagen in der Vorlagensammlung von Asana, um Ihre Dokumentations-Workflows zu vereinfachen. Egal, ob Sie Einrichtungsanweisungen oder interne Wikis verfassen, diese Vorlage für technische Dokumentation bietet Ihnen eine klar definierte Struktur, der Sie folgen können. So können Sie sich auf den Inhalt konzentrieren, nicht auf die Formatierung. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre technischen Dokumente sicher zu erstellen, zu pflegen und zu skalieren.

Schritt 1: Duplizieren Sie die Vorlage und benennen Sie Ihr Projekt

Duplizieren Sie zunächst die Vorlage für technische Dokumentation aus der Asana-Sammlung. Geben Sie Ihrem Projekt einen eindeutigen Namen, der seinen Inhalt widerspiegelt, z. B. „Mobile App Onboarding Guide“ oder „v3.5 Release Notes“. 

Ihnen werden vorgefertigte Abschnitte wie Einführung, Einrichtung, Verwendung und Fehlerbehebung angezeigt. Diese bieten einen flexiblen Ausgangspunkt für eine Reihe von technischen Dokumentationen, von Benutzerhandbüchern bis hin zur internen Prozessdokumentation.

Schritt 2: Definieren Sie Ihren Umfang, Ihre Zielgruppe und Ihr Format

Beschreiben Sie im Abschnitt Übersicht, was die Dokumentation abdeckt, für wen sie bestimmt ist und wo sie gespeichert wird. Schreiben Sie für Entwickler, Endnutzer, QA-Prüfer oder neue Mitarbeiter? Wird dies Teil einer Wissensdatenbank, eines Confluence-Wikis oder in Ihre App eingebettet sein?

Die Definition des Projektumfangs hilft, spätere Nacharbeiten zu reduzieren. Wenn Ihre Zielgruppe beispielsweise nicht aus technischen Fachkräften besteht, sollten Sie Fachsprache und Akronyme vermeiden oder sie definieren. Wenn dies Teil eines größeren Produktentwicklungszyklus ist, verknüpfen Sie es mit relevanten Projekten oder Dokumentationsaufgaben in Asana.

Schritt 3: Organisieren Sie Ihre Dokumentstruktur

Verwenden Sie Aufgabenabschnitte, um ein Standard-Dokumentationslayout zu replizieren. Die Vorlage enthält Platzhalter wie:

• Einführung: Definieren Sie den Zweck, die Zielgruppe und den Umfang.

• Inhaltsverzeichnis: Fügen Sie Links oder Überschriften für eine schnelle Navigation hinzu.

• Einrichtung/Installation: Fügen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Grafiken hinzu.

• Verwendung und Funktionen: Dokumentieren Sie wichtige Workflows und Produktfunktionen.

• Fehlerbehebung: Fügen Sie häufige Probleme, häufig gestellte Fragen und Lösungen hinzu.

• Glossar oder Anhang: Definieren Sie Begriffe und stellen Sie zusätzliche Ressourcen bereit.

Verwenden Sie Unteraufgaben, um detaillierte Themen aufzuschlüsseln, Links zu unterstützenden Informationen hinzuzufügen oder Teammitgliedern bestimmte Teile zuzuweisen.

Schritt 4: Verantwortlichkeit zuweisen und Feedback einholen

Weisen Sie Ihren technischen Redakteuren, Product Ownern oder Entwicklern Aufgaben zu, die ihren Fachgebieten entsprechen. Zum Beispiel könnte ein Entwicklungsleiter für die Open-Source-Roadmap verantwortlich sein, während der Support den Abschnitt zur Fehlerbehebung ergänzt.

Verwenden Sie die Kommentare von Asana, um Feedback direkt in der Aufgabe zu sammeln. Sie können auch Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Statusfelder festlegen, um den Fortschritt zu verfolgen. Dadurch wird die Dokumentation zusammen mit Ihrem Softwareentwicklungszyklus vorangetrieben.

Schritt 5: Fügen Sie unterstützende Grafiken und Dokumente hinzu

Eine gute Dokumentation enthält oft Diagramme, Screenshots oder Flussdiagramme, um wichtige Punkte zu veranschaulichen. Hängen Sie diese mithilfe von Integrationen wie Google Drive, Dropbox oder Figma direkt an relevante Aufgaben an. Sie können auch Softwareanforderungen, Designdokumente oder zugehörige Projektpläne verknüpfen. So wird Ihre Dokumentation zu einer zentralen Wissensdrehscheibe für alle Beteiligten.

Schritt 6: Veröffentlichen, pflegen und überarbeiten

Sobald der Inhalt überprüft wurde, markieren Sie Abschnitte als endgültig und aktualisieren Sie den Dokumentstatus mithilfe von benutzerdefinierten Feldern. Fügen Sie ein Änderungsprotokoll oder eine Versionstabelle hinzu, um Updates im Laufe der Zeit nachzuverfolgen.

Legen Sie Erinnerungen fest, um diese Dokumentation regelmäßig zu überprüfen, z. B. nach jeder Produktveröffentlichung oder einem vierteljährlichen Audit. Mit diesem Workflow erstellen Sie nicht nur ein einmaliges Dokument, sondern eine lebendige Ressource, die sich mit Ihrem Softwareprodukt weiterentwickelt.

Funktionen der Asana-Dokumentation

Asana-Funktionen sind integrierte Tools, mit denen Sie Ihren Workflow anpassen und verwalten können. In Verbindung mit dieser Vorlage für technische Dokumentation erleichtern Funktionen wie Aufgabenzuweisungen, benutzerdefinierte Felder und Zeitleisten die Nachverfolgung von Inhalten, das Sammeln von Input und die Aktualisierung.

Wir haben unten einige unserer Lieblingsfunktionen hervorgehoben, aber Sie können die vollständige Liste der Asana-Funktionen hier erkunden, um Ihre Dokumentation noch weiter anzupassen.

Aufgaben und Unteraufgaben: Unterteilen Sie die technische Dokumentation in klare, zuweisbare Komponenten, um die Verantwortlichkeit von der Planung bis zur Veröffentlichung zu verfolgen.

Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie Status-Tags, Versionsnummern, Zielgruppen oder Dokumentationstypen hinzu, um Inhalte einfach zu filtern und zu sortieren.

Zeitleistenansicht: Visualisieren Sie den Fortschritt von Dokumenten und planen Sie Release-Zyklen oder Engineering-Sprints.

Kommentare und Anhänge: Sammeln Sie Feedback, markieren Sie Teammitglieder und fügen Sie Screenshots oder Diagramme an einem Ort hinzu.

Asana AI: Automatisiert Routineaufgaben wie das Organisieren von Inhalten, das Vorschlagen der nächsten Schritte oder das Hervorheben von Dokumentationslücken basierend auf Ihrer Projektaktivität.

Formulare: Sammeln Sie Input von Entwicklern, Support- oder Produktteams, um FAQs und Leitfäden zur Fehlerbehebung zu erstellen.

Empfohlene Integrationen

Integrationen verbinden Asana mit den Tools, die Ihr Team bereits verwendet. Sie können Dateien anhängen, Kalender synchronisieren und Updates automatisieren, ohne die Plattform wechseln zu müssen. Sie helfen, diese Vorlage in einen vollständigen, verknüpften Dokumentations-Workflow zu verwandeln.

Wir haben nachfolgend einige Integrationen ausgewählt, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Sie können den vollständigen Asana Integrations-Hub durchsuchen, um noch mehr Möglichkeiten zu entdecken, Ihre Arbeit zu verknüpfen.

Google Drive: Fügen Sie Produktspezifikationen, Flowcharts oder Diagramme direkt an relevante Dokumentenabschnitte an.

Slack: Halten Sie Ihr Team in Echtzeit über Dokumentationsaufgaben, Überprüfungen und Aktualisierungen auf dem Laufenden.

GitHub oder Jira Cloud: Verknüpfen Sie Asana-Aufgaben mit relevanten Tickets, Pull Requests oder Funktionen, die sich in der Entwicklung befinden.

Microsoft Teams: Arbeiten Sie abteilungsübergreifend zusammen, indem Sie Dokumentationsarbeiten während Standups oder Produktbewertungen anzeigen.

Dropbox: Zentralisieren Sie Bild-Assets, Whitepaper oder archivierte Dokumente neben Ihrer Aufgabenliste.

Häufig gestellte Fragen über Vorlagen für die technische Dokumentation