Vorlage für den Ablauf der Veranstaltung

Stellen Sie sich den Moment kurz vor dem Beginn Ihres großen virtuellen Events vor. Die Techniker haben den Livestream eingerichtet, die Redner sind im Green Room und Ihr Publikum hat bereits begonnen, sich einzuloggen. Jemand fragt: „Wann ist die Fragerunde geplant?“ und niemand hat die genaue Zeitleiste vor sich. Eine Run-of-Show-Vorlage (ROS) sorgt für eine gute Koordination der Event-Organisatoren und bietet jedem Teammitglied die notwendigen Informationen, um erfolgreiche Events von Anfang bis Ende zu liefern.

Eine Run-of-Show-Vorlage für Veranstaltungen gibt Ihnen eine klar definierte, minutengenaue Aufschlüsselung Ihres Veranstaltungstages. Das Format funktioniert für persönliche Konferenzen, hybride Veranstaltungen, Webinare, Podcasts und Live-Streams. Ein umfassender Produktionsplan für Veranstaltungen, der jede Startzeit, jeden Übergang und jede Eventualität detailliert beschreibt, hilft Teams, auf dem gleichen Stand zu bleiben, hält die Redner zuversichtlich und sorgt für das Engagement des Publikums, ohne dass sich jemand jeden beweglichen Teil merken muss.

Wer profitiert von Run-of-Show-Vorlagen?

Bei Asana haben Veranstaltungsplaner berichtet, wie erleichtert sie sich fühlen, wenn sie ein Run-of-Show-Dokument in einem gemeinsamen Projekt öffnen.

Eventmanager müssen oft mehrere Zeitpläne, Rednerbedürfnisse und Produktionsanforderungen unter einen Hut bringen. Ohne eine einheitliche Zeitleiste für das Event können selbst kleine Verzögerungen den großen Tag durcheinanderbringen und kostspielige Unterbrechungen verursachen. Ein ROS konsolidiert alle notwendigen Eventdetails an einem Ort, einschließlich Start- und Endzeiten, Aufgabenverantwortliche, Produktionshinweise und nächste Schritte. Das Team kann den Plan schnell überprüfen, anstatt unorganisierte Tabellen oder E-Mail-Verläufe durchzusehen.

Beispielprogramm-Vorlagen sind ideal für Eventplaner, Webinar-Produzenten, Konferenzorganisatoren und Marketingteams, die Produkteinführungen oder Live-Podcasts verwalten. Produktionsteams, Event-Mitarbeitende und Stakeholder profitieren ebenfalls, wenn sie das Gesamtbild sehen können. Unabhängig davon, ob der Planungsprozess in Google Sheets, Excel oder direkt in Asana stattfindet, optimiert eine Vorlage für Event-Run-of-Shows Ihr nächstes Event und hält Ihr Team auf dem Laufenden.

Warum die ROS-Vorlage von Asana verwenden?

Die kostenlose Vorlage für Ablaufpläne von Asana geht über das bloße Auflisten von Zeiten hinaus. Sie funktioniert als Echtzeit-Roadmap für die gesamte Veranstaltung. Die Kombination aus präziser Planung und flexiblem Projektmanagement ermöglicht es Teams, sich ohne Chaos anzupassen. Planer reduzieren redundante Kommunikation, koordinieren Teams über Standorte hinweg und bearbeiten Änderungen, sobald sie auftreten, ohne den Überblick über Details zu verlieren.

Gründe, warum Eventplaner und Produktionsteams die ROS-Vorlage von Asana verwenden, sind unter anderem:

• Koordination von Veranstaltungszeitplänen an einem zentralen Ort

• Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe und jeden Übergang

• Verfolgung von Änderungen in Echtzeit für hybride und virtuelle Events

• Sofortige Weitergabe von Updates an Eventmitarbeiter und Stakeholder

• Verwaltung des gesamten Prozesses von der Planung bis zur Nachverfolgung nach dem Event

So verwenden Sie diese Vorlage für den Ablaufplan

Sie können Ihre eigene Vorlage für den Ablaufplan in Asana erstellen, indem Sie dem hier gezeigten Framework folgen. Das Beispiel-Layout enthält Abschnitte für Veranstaltungsinformationen, detaillierte Zeitleiste, Inhalte und Referenten, technische Details, Anbieter und Logistik sowie Notfallpläne. Die Registerkarten oben – Liste, Board, Zeitleiste, Dashboard, Kalender, Workflow, Nachrichten und Dateien – bieten verschiedene Möglichkeiten, dasselbe Projekt anzuzeigen und zu verwalten, sodass Sie sowohl einzelne Details als auch den Gesamtplan verfolgen können.

Indem Sie Ihre Version mit diesen Abschnitten und Ansichten erstellen, können Sie den Ablauf Ihres spezifischen Events anpassen, unabhängig davon, ob Sie eine Live-Konferenz, einen hybriden Workshop oder eine vollständig virtuelle Sitzung planen. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen bei der Erstellung einer Vorlage zur Eventplanung, die alle Eventinformationen an einem einzigen Ort zusammenführt.

Schritt 1: Erstellen Sie den Abschnitt „Veranstaltungsinformationen“

Der Abschnitt Veranstaltungsinformationen dient als schnelle Referenz für das gesamte Team. Fügen Sie den Namen, die Art, das Datum und alle wichtigen Details wie die Zielgruppe oder den Veranstaltungsort hinzu. Fügen Sie einen kurzen Überblick über den Zweck der Veranstaltung hinzu, damit jeder die Ziele von Anfang an versteht.

Fügen Sie Aufgaben für wichtige Ansprechpartner hinzu, z. B. den Eventmanager, den technischen Leiter oder den Anbieterkoordinator. Weisen Sie jede Kontaktaufgabe der richtigen Person zu und geben Sie deren Telefonnummer oder bevorzugte Kommunikationsmethode an. Wenn diese Informationen sichtbar bleiben, werden Verzögerungen vermieden, wenn dringende Fragen auftauchen.

Schritt 2: Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan

Die detaillierte Zeitleiste beschreibt den Ablauf der Veranstaltung von Anfang bis Ende. Unterteilen Sie den Tag in Segmente: Ankunft, Eröffnungsrede, einzelne Sitzungen, Pausen und Schlusswort. Fügen Sie die Start- und Endzeiten für jeden Abschnitt hinzu und weisen Sie die verantwortliche Person oder das verantwortliche Team zu.

Verwenden Sie die Zeitleiste, um die Zusammenhänge aller Arbeitsvorgänge zu visualisieren. Passen Sie den Zeitplan an, indem Sie Segmente an neue Positionen ziehen, um Konflikte zu erkennen, bevor sie auftreten. Diese visuelle Ansicht erleichtert es auch, Änderungen an alle Beteiligten zu kommunizieren.

Schritt 3: Inhalte und Referenten hinzufügen

Erstellen Sie im Abschnitt Inhalt und Referenten eine Aufgabe für jeden Redner, jedes Panel oder jede Präsentation. Fügen Sie den Titel der Sitzung, eine Gliederung und alle unterstützenden Materialien wie Präsentationen oder Videos hinzu. Hängen Sie die Dateien direkt an die Aufgabe an, damit sie mit der richtigen Sitzung verknüpft sind.

Weisen Sie die Aufgabe der Person zu, die den Inhalt bereitstellt, und markieren Sie alle unterstützenden Rollen, z. B. Moderatoren oder technisches Personal. Verwenden Sie Fälligkeitsdaten, um Fristen für Proben, die abschließende Überprüfung von Inhalten oder das Hochladen von vorab aufgezeichneten Segmenten festzulegen.

Schritt 4: Dokumentieren Sie technische Details

Der Abschnitt Technische Details erfasst alle Geräte, Plattformen und Einrichtungsanforderungen. Erstellen Sie Aufgaben für Einträge wie Audio-Checks, Beleuchtungstests, Streaming-Konfigurationen und Backup-Geräte. Weisen Sie sie den entsprechenden Teammitgliedern zu, damit die Verantwortlichkeiten klar sind.

Verwenden Sie die Registerkarte Kalender, um neben den Hauptaufgaben des Events auch technische Proben zu planen. Dies verhindert Überschneidungen mit Inhaltsproben und Lieferungen von Anbietern. Bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen ist dieser Abschnitt von entscheidender Bedeutung, um technische Probleme in letzter Minute zu vermeiden.

Schritt 5: Anbieter und Logistik organisieren

Zu den Aufgaben rund um Anbieter und Logistik gehören Catering, Beschilderung, Transport und Sicherheit. Erstellen Sie eine Aufgabe für jeden Anbieter, einschließlich Kontaktinformationen, Ankunftszeiten und Aufbauhinweise. Weisen Sie den Ansprechpartner des Anbieters zu, um eine einfache Kommunikation zu ermöglichen.

Wechseln Sie zur Boardansicht, um den Fortschritt der Anbieter von „Bestätigt“ bis „Erledigt“ zu verfolgen. Wenn Sie Aufgaben über Spalten hinweg verschieben, erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, wer bereit ist, wer vor Ort ist und wer noch liefern muss.

Schritt 6: Notfallpläne vorbereiten

Der Abschnitt Notfallpläne ist Ihr Sicherheitsnetz. Fügen Sie eine Aufgabe für jede potenzielle Störung hinzu, z. B. Stornierungen von Referenten oder technische Ausfälle, und dokumentieren Sie den Backup-Plan. Weisen Sie jedem Notfall eine eindeutige verantwortliche Person zu, damit das Team weiß, wer Maßnahmen ergreifen wird.

Halten Sie diesen Abschnitt während der Veranstaltung in der Listenansicht sichtbar. Wenn Probleme auftauchen, können Sie sofort handeln, ohne nach Anweisungen suchen zu müssen.

Schritt 7: Verwenden Sie die Registerkarten, um das Event in Echtzeit zu verwalten

Die Registerkarten oben im Projekt bieten Ihnen mehrere Möglichkeiten, den Ablauf Ihrer Veranstaltung zu verwalten. Das Dashboard bietet eine Echtzeit-Ansicht von Fortschritten und Engpässen. Mit Nachrichten bleiben Updates innerhalb des Projekts, sodass sie leicht zu finden sind. Dateien speichert alle Inhalte an einem Ort, von Verträgen bis hin zu Präsentationen.

Mit Workflow können Sie sich wiederholende Aktualisierungen automatisieren, z. B. das Verschieben von Aufgaben in den Abschnitt „Erledigt“ nach dem Ende einer Sitzung. Indem Sie bei Bedarf zwischen diesen Ansichten wechseln, behalten Sie die vollständige Kontrolle über das Event von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung.

Funktionen für die Eventplanung in Asana

Mit den Funktionen von Asana können Sie eine Vorlage für den Ablauf der Veranstaltung an Ihren Workflow für die Veranstaltungsplanung anpassen. Funktionen erleichtern die Visualisierung des Zeitplans, die Automatisierung sich wiederholender Aktualisierungen und die Verbindung aller Beteiligten von der Planung bis zur Nachbereitung der Veranstaltung.

Die vollständige Liste der Funktionen finden Sie unter asana.com/features.

Zeitleistenansicht

Sehen Sie sich den gesamten Veranstaltungszeitplan in einem visuellen Layout an, mit dem Sie Überschneidungen oder Lücken leicht erkennen können. Sie können das Segment eines Redners ziehen, um das Timing anzupassen, ohne den Tagesablauf zu unterbrechen. Eine klare Zeitleiste verhindert Konflikte und verbessert die Teamkoordination.

Benutzerdefinierte Felder

Verfolgen Sie zusätzliche Details wie Sitzungstyp, Name des Sprechers oder Ort. Fügen Sie ein Feld „Live/Voraufgezeichnet“ hinzu, um Segmente hervorzuheben, die eine spezielle technische Einrichtung erfordern. Felder helfen dem Team, wichtige Informationen auf einen Blick zu sehen, wodurch Fragen in letzter Minute reduziert werden.

Abhängigkeiten

Verknüpfen Sie Aufgaben, damit das Produktionsteam genau weiß, was zu tun ist, bevor das nächste Segment beginnt. Zum Beispiel muss „Bühnen-Reset“ abgeschlossen sein, bevor „Podiumsdiskussion“ beginnen kann. Abhängigkeiten schaffen einen logischen Ablauf, der das Ereignis in Bewegung hält.

Kalenderansicht

Verwenden Sie die Kalenderansicht für persönliche Veranstaltungen oder mehrtägige Konferenzen. Sitzungen werden in einem täglichen oder wöchentlichen Format angezeigt, sodass es einfach ist, die Verfügbarkeit von Referenten oder Veranstaltungsorte zu planen. Das visuelle Layout vereinfacht die Planung komplexer Veranstaltungen.

Mobile App

Greifen Sie von Ihrem Handy aus auf die Vorlage für den Ablaufplan zu, während Sie vor Ort oder hinter den Kulissen sind. Mit der mobilen App können Sie Details überprüfen, Aufgaben aktualisieren und sofort mit Teammitgliedern kommunizieren. Diese Flexibilität unterstützt eine schnelle Entscheidungsfindung während der Veranstaltung.

Empfohlene Integrationen

Integrationen verbinden die Run-of-Show-Vorlage mit Ihren bestehenden Tools und sorgen für ein reibungsloses Eventmanagement. Sie helfen Ihnen, die Kommunikation, Dateien und technischen Details ohne zusätzliche manuelle Arbeit auf dem neuesten Stand zu halten.

Die vollständige Liste der Integrationen finden Sie im Asana-App-Verzeichnis.

Slack

Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen, wenn sich die Vorlage ändert. Wenn sich das Zeitfenster des Hauptredners ändert, wird die Aktualisierung im Slack-Kanal des Events gepostet, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Die Slack-Integration ermöglicht die Kommunikation an einem Ort.

Zoom

Verknüpfen Sie Zoom-Meetings oder Webinare direkt mit Segmenten in Ihrem virtuellen Eventplan. Das Produktionsteam kann an Sitzungen teilnehmen, ohne nach Links suchen zu müssen. Diese Integration verkürzt die Vorbereitungszeit für Online-Segmente.

Google Sheets

Synchronisieren Sie Asana mit Google Sheets, um Ihr Dokument für den Ablauf der Veranstaltung schnell zu importieren oder zu exportieren. Eventplaner können zwischen den Tools arbeiten, ohne Daten erneut eingeben zu müssen. Die Integration von Tabellen unterstützt auch die Berichterstattung nach dem Event.

Dropbox

Speichern Sie Präsentationsdateien, Bilder oder Videos in Dropbox und verknüpfen Sie sie mit bestimmten Segmenten im Produktionszeitplan. Dateien bleiben für die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zugänglich. Diese Organisation verhindert Verzögerungen durch fehlende Inhalte.

Vimeo

Fügen Sie gehostete Videos für hybride Veranstaltungen hinzu, damit das Team sie sofort abspielen kann, wenn ein Live-Feed ausfällt. Die Vimeo-Integration stellt sicher, dass Sie für wichtige Momente immer ein Backup parat haben.

FAQs zu Vorlagen für Ablaufpläne