Podcast-Planungsvorlage

Das Albtraumszenario – die geniale Schnitttechnik, die Sie bei der Nachbearbeitung ausprobieren wollten (die Technik, die Ihren Podcast garantiert zum viralen Erfolg machen würde), wurde von einem Teamkollegen einfach übergangen. Es ist frustrierend, wenn so etwas einmal passiert, aber wenn Sie und Ihr Team keine Möglichkeit finden, den Produktionsprozess klar zu koordinieren, wird Ihr Podcast (und letztendlich auch Ihre Hörer) darunter leiden.

Zum Glück können Sie das verhindern, indem Sie vorausplanen. Wenn Sie einen Podcast starten, wollen Sie in der Regel eine noch engere Bindung zu Ihrem Publikum oder Ihren Kunden aufbauen. Indem Sie eine digitale Podcast-Planungsvorlage erstellen, können Sie sich besser auf diese Aufgabe konzentrieren und sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Schritte befolgen, um hochwertige Inhalte zu produzieren.

Was ist eine Podcast-Planungsvorlage?

Eine Podcast-Planungsvorlage ist ein wiederverwendbares Tool, das alle Informationen, Ressourcen und Aufgaben enthält, die Sie für die ordnungsgemäße Planung Ihres Podcasts benötigen. Um qualitativ hochwertige, regelmäßig erscheinende Podcast-Folgen zu produzieren, müssen Sie für Ordnung sorgen – und eine Podcast-Planungsvorlage ist eine Möglichkeit, genau das zu erreichen. In der Regel sind solche Vorlagen in Abschnitte unterteilt, die Ihren spezifischen Workflow widerspiegeln.

Es gibt eine Reihe von Vorlagen, die Sie erstellen können, um Ihnen die Podcast-Produktion zu erleichtern, wie etwa:

• Eine Aufgabenliste für die Podcast-Planung: Diese Vorlage enthält alle Punkte auf Ihrer To-do-Liste für jeden Podcast. Kopieren Sie die Vorlage für jede Episode und verwenden Sie sie, um den Zeitplan für die Produktion und die Veröffentlichung einzuhalten. Sie könnten zum Beispiel Abschnitte für die Recherche, den Podcast-Inhalt und die Postproduktion einfügen – jeweils mit den entsprechenden Aufgaben.

• Die Gliederung der Podcast-Folge: Sie können auch eine Podcast-Planungsvorlage erstellen, die als Gliederung für jede neue Podcast-Folge dient. In dieser Version sollten Sie Abschnitte für das Podcast-Intro, Interviewfragen und Schlussgedanken aufnehmen.

Brauchen Sie eine Podcast-Planungsvorlage?

Wenn Sie einen Podcast präsentieren, sind Sie wahrscheinlich ein hervorragender Rhetoriker. Aber wie sieht es mit Ihrem Organisationstalent aus? Wenn wir ehrlich sind, können auch Menschen mit viel schöpferischem Talent oft von der klaren Struktur einer Podcast-Planungsvorlage profitieren.

Jeder Bestandteil einer Episode muss sich perfekt mit den anderen Elementen kombinieren lassen. In dem Prozess muss eine bestimmte Reihenfolge eingehalten werden und bestimmte Dinge wie Namen und Berufsbezeichnungen doppelt und dreifach überprüft werden. Wir haben benutzerdefinierte Projektvorlagen mit 18 bis 20 verschiedenen Aufgaben pro Episode erstellt. Das gibt uns einen guten Ausgangspunkt, von dem aus wir die Vorlage dann nach Bedarf an die Episode anpassen können. Für uns ist es enorm wichtig, jeden einzelnen Schritt an einem zentralen Ort zu verwalten, damit nichts übersehen wird.”

Dies gilt insbesondere, wenn Sie Ihre Podcast-Planungsvorlage in einer digitalen Plattform erstellen, zum Beispiel in einem Projektmanagement-Tool. Ihre digitale Podcast-Planungsvorlage hilft Ihnen nicht nur dabei, organisiert zu bleiben und Termine nachzuverfolgen, sondern kann auch Folgendes:

• Sie an die Details erinnern. Kleine Schritte – wie zum Beispiel überprüfen, ob Sie den Namen Ihres Gesprächspartners richtig geschrieben haben – können einen großen Unterschied ausmachen. Die Verwendung einer Vorlage verhindert, dass diese kleinen (aber wichtigen) Informationen unter den Tisch fallen.

• Die Planungszeit verkürzen. Wenn Sie eine digitale Podcast-Planungsvorlage erstellen, können Sie diese innerhalb weniger Minuten duplizieren und dann direkt mit der Arbeit beginnen.

• Informationen an einem Ort bündeln. Verlinken Sie alle Ihre Unterlagen an einem Ort, damit Sie Ihre Referenzen bei Bedarf immer zur Hand haben.

• Details für alle Beteiligten nutzbar machen. Geben Sie die Informationen ganz einfach an Ihr Podcast-Team und alle externen Partner weiter, auch an Werbekunden und Influencer.

• Für mehr Konsistenz sorgen. Spontan entstehende Themen und Gedanken sind oft schwer festzuhalten. Indem Sie den Prozess der Erstellung Ihres Podcasts planen und genau festlegen, was Sie in jeder Episode sagen wollen, können Sie beim Thema bleiben und eine Routine für die nahtlose Erstellung von Inhalten aufbauen.

• Mit Ihnen wachsen. Wenn Sie Ihre Produktion erweitern und vergrößern, können Sie Ihre Vorlage so anpassen, dass sie mit Ihren Vorhaben mitwächst.

So erstellen Sie eine Podcast-Planungsvorlage

Natürlich bleibt es Ihnen überlassen, wie genau Sie Ihre Podcast-Planungsvorlage erstellen, aber im Allgemeinen können Sie dafür fünf einfache Schritte befolgen:

1. Nutzen Sie eine digitale Plattform, z. B. eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre Podcast-Vorlage leicht nutzen und duplizieren können.

2. Verwenden Sie Ihre Vorlage, um jede wichtige Aufgabe zu erfassen. Keine Aufgabe ist zu klein. Listen Sie alles an einem Ort auf und stellen Sie so sicher, dass nichts durch die Maschen fällt.

3. Nutzen Sie Abschnitte, um Ihre Arbeit zu organisieren. Ihr Podcast durchläuft wahrscheinlich eine Vorproduktion, eine Produktion und eine Nachproduktion. Verwenden Sie Abschnitte und Tags, um zu verdeutlichen, in welchem Stadium Sie sich befinden, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

4. Speichern Sie Ihre Vorlage und teilen Sie sie mit allen Stakeholdern. Wenn Sie bei der Produktion Ihres Podcasts mit Auftragnehmern, Freiberuflern oder Agenturen zusammenarbeiten, können alle Ihre Vorlage als Referenz und Informationsquelle nutzen.

5. Duplizieren Sie Ihre Vorlage und verwenden Sie sie für jede neue Folge.

Sobald eine wiederkehrende Aufgabe auftaucht, fügen wir diese zu unserer Vorlage hinzu, damit sie in Zukunft nicht vergessen wird.”

Sie können auch Podcast-Vorlagen für alle zugehörigen Workflows erstellen, z. B. eine Vorlage für Ihre Episodenrecherche, eine Vorlage für das Drehbuch, eine für die Inhaltsstrategie oder auch eine Checkliste für die Kontaktaufnahme mit potenziellen Sponsoren.

Was sollte in Ihrer Podcast-Planungsvorlage enthalten sein?

Ihre Podcast-Planungsvorlage sollte alle Schritte von der Vorproduktion bis hin zum Marketing enthalten. Fügen Sie Abschnitte für jede dieser Phasen ein und unterteilen Sie Ihre Vorlage dann noch weiter in Aufgaben mit verantwortlichen Teammitgliedern und Fristen, damit Sie rechtzeitig und zuverlässig erledigt werden. Hier sind einige Ideen für Aufgaben, mit denen Sie beginnen können:

• Aufgaben während der Vorproduktion: Listen Sie alles auf, was Sie vor der Produktion einer Folge zu tun haben. Die Vorproduktionsaufgaben beginnen zum Beispiel oft mit der Recherche, dem Zusammenstellen von Notizen oder dem Einholen von Unterschriften auf Freigabeformularen.

• Produktion: Was tun Sie jedes Mal, wenn Sie eine Folge produzieren? Bei größeren Podcasts könnte das sich darauf beziehen, dass Sie sich um die Räumlichkeiten im Studio kümmern oder Ihren Gast vom Hotel zum Podcast-Studio bringen. Bei kleineren Podcasts gehören zu Ihren Aufgaben in der Produktion auch die einzelnen Schritte während der Aufzeichnung, zum Beispiel das Vorbereiten der Rauschunterdrückung für die Aufnahme.

• Anweisungen für die Postproduktion: Geben Sie alles an, was Sie und Ihr Team brauchen, um die Episoden durch die Postproduktion zu bringen, z. B. die Bearbeitung oder Konvertierung für den Upload auf Spotify oder YouTube.

• Marketing: Aufgaben, die auf Ihre Marketingstrategie abgestimmt sind, sowohl für die allgemeine Öffentlichkeitsarbeit vor der Produktion als auch für Ihre Marketingbemühungen nach der Produktion.

• Ressourcen und Referenzen: Bewahren Sie alle relevanten Unterlagen an einem Ort auf, wie zum Beispiel eine Liste mit Fragen, die Sie in Ihrem Podcast vorsichtshalber nicht stellen werden.

Ohne die Vorlagen in Asana wäre es um einiges schwerer, dieses Level an Konsistenz beizubehalten. Wir erfahren mit dem Tool im Detail, welche Schritte wir noch abarbeiten müssen, bevor wir die Episode pünktlich veröffentlichen und für unsere Hörer bewerben können.”

Integrierte Features

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, wird dieses als eine neue Aufgabe in einem Asana-Projekt angezeigt. Indem Sie Informationen über ein Formular einholen, können Sie neue Arbeitsabläufe standardisieren, die von Ihnen benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass kein Arbeitsvorgang übersehen wird. Behandeln Sie Anfragen nicht als Ad-hoc-Prozesse, sondern schaffen Sie stattdessen ein standardisiertes System und einen vereinheitlichten Fragenkatalog, den jeder beantworten muss. Oder nutzen Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorausgegangenen Antwort des Nutzers anzupassen. Letztendlich helfen Ihnen Formulare, die Zeit und Mühe zu schmälern, die für die Verwaltung von eingehenden Anfragen aufgewendet werden müssen. So kann Ihr Team mehr Zeit auf die Arbeit verwenden, auf die es wirklich ankommt.

• Nachrichten. Müssen Sie Informationen weitergeben, die nicht direkt umsetzbar sind? Versuchen Sie es mit Asana-Nachrichten. Mit Nachrichten können Sie innerhalb von Asana über nicht umsetzbare Arbeiten kommunizieren. Sie können Nachrichten an eine beliebige Kombination von Einzelpersonen, Teams und Projekten senden, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Verknüpfen Sie die Nachrichten mit Aufgaben, Projekten und Zielen in Asana, damit die Empfänger Ihrer Nachrichten den Kontext erkennen und sich die Details ansehen können.

• Projekt-Statusaktualisierungen. Endlich müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln, um Informationen zum Projektstatus aufzuspüren, oder eine weitere Besprechung über sich ergehen lassen, die man eigentlich auch per E-Mail hätte abwickeln können. In Asana sind Projekt-Statusaktualisierungen jetzt nicht nur einfacher zu handhaben, sondern auch direkt mit der Arbeit des Teams verknüpft. So können die Teammitglieder ganz einfach auf zusätzliche Projektinformationen zugreifen, z. B. auf den Projektplan, den Kommunikationsplan, die Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und vieles mehr. Im Endeffekt reduzieren Projektstatusberichte den manuellen Aufwand, bündeln Informationen und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.

Empfohlene Apps

• Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Adobe Creative Cloud. Kreative Teams arbeiten am besten, wenn sie sich auf die Designgestaltung konzentrieren können. Mit der Integration von Asana für Adobe Creative Cloud können Kreativ- und Designteams problemlos auf die benötigten Informationen zugreifen, um mit der Arbeit zu beginnen, Feedback von Prüfern und Genehmigenden zu erhalten und das fertige Material bereitzustellen. Dabei müssen sie Photoshop, Illustrator oder InDesign nicht verlassen. Neue Aufgaben anzeigen, Designs teilen, XD-Freigabelinks einbetten und Feedback aus Asana einarbeiten – alles, ohne die Adobe Creative Cloud zu verlassen.

• Canva. Mit der Integration von Canva für Asana können Sie atemberaubende Canva-Designs mühelos einbetten und Ihre Asana-Projekte so zum Leben erwecken. Von Präsentationen über Social-Media-Assets und Wireframes bis hin zu Videos erlaubt Ihnen die Canva-Integration, all Ihre Ideen und Designs an einem Ort zu sammeln, damit Sie nahtlos kommunizieren und zusammenarbeiten können.

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