Statusaktualisierungen und Fortschritt

Unklare Projekt-Statusaktualisierungen können zu Verzögerungen, schlechter Ausführung oder vielen unnötigen Meetings führen. Mit Asana haben Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten, um zu sehen, wie weit Ihre Projekte sind und was noch zu erledigen ist. Auf diese Weise unterstützen Sie Ihr Team, Projekte erfolgreich fertigzustellen, und können Pläne mit anderen teilen.

Gründe für die Nutzung von Asana für Statusaktualisierungen

  • Da die Arbeit in Asana geplant und verwaltet wird, müssen Sie den Fortschritt nicht separat in einem anderen Tool überwachen. Asana bietet Ihnen viele verschiedene Ansichten, um den Fortschritt einzusehen, je nachdem, wie Sie diesen verfolgen möchten.
  • Das Veröffentlichen regelmäßiger Statusaktualisierungen in Asana bedeutet, dass Sie Meetings effektiver nutzen können. Anstatt im Raum der Reihe nach das wiederzugeben, was bereits in Ihrem Projektplan steht, können Sie sich um Hindernisse kümmern und die Strategie besprechen.
  • Anstatt Informationen zusammenzusuchen, können Sie diese schnell in Asana abrufen, um Updates mit Führungskräften und anderen Beteiligten zu teilen.

Wie Sie Projekt-Statusaktualisierungen bereitstellen

Statt der mühseligen Suche nach Dateien, der Einberufung eines Meetings oder der Versendung von Updates per E-Mail können Sie die Fortschritts-Ansicht verwenden, um wichtige Updates bezüglich des Status eines bestimmten Projekts zu veröffentlichen oder einzusehen.

Veröffentlichen Sie Statusaktualisierungen in Asana aus der Registerkarte Fortschritt im oberen Bereich jedes Projekts

Um das Beste aus der Fortschrittsansicht herauszuholen, empfehlen wir den folgenden Workflow:

  1. Weisen Sie einen ProjektinhaberProjektinhaber Jedes Projekt kann einen Projektinhaber haben. Dieser kann Statusaktualisierungen für das Projekt angeben. Weiterlesen zu. Diese Person ist für den Fortgang des Projekts bzw. die Überwachung des Workflows verantwortlich, damit gewährleistet wird, dass nichts vergessen wird.
  2. Legen Sie die Projektfrist fest. Dieses Datum wird in der Fortschrittsanzeige und in der Zeitleiste angezeigt, damit Sie den Fortschritt verfolgen können, während Sie auf Ihr Ziel hinarbeiten. Somit ist auch die endgültige Frist für alle klar.
  3. Legen Sie Projekt-Meilensteine fest, um wichtige Projektziele oder kritische Arbeitsschritte zu markieren, die abgeschlossen werden müssen, um das Projekt voranzubringen und/oder fertigzustellen.
  4. Aktualisieren Sie den Projektstatus regelmäßig. Wählen Sie eine Farbe (grün, gelb, rot), um anzugeben, ob ein Projekt „planmäßig”, „risikobehaftet” oder „unplanmäßig” verläuft und fügen Sie eine schriftliche Status-Info hinzu, um weitere Details bereitzustellen.
    • Verwenden Sie @Erwähnen, um Teamkollegen schnell Lob zu geben und Referenzen in Asana hinzuzufügen. Zum Beispiel könnten Sie bestimmte Aufgaben in Ihrem Statusaktualisierung @erwähnen, um einen raschen Überblick darüber zu erlangen, was erledigt wurde und was als Nächstes dran ist. Wenn Sie mit der Arbeit und den Teamkollegen in Verbindung bleiben, bringt das Projekte voran!
    • Projektmitglieder erhalten eine Inbox-Benachrichtigung, wenn jemand eine neue Statusaktualisierung postet, und Ihr Portfolio wird in Echtzeit aktualisiert, so dass immer alle auf demselben Stand sind.

Mehrere Projekte eines Vorhabens mit Portfolios überwachen

Projektmanager, Teamleiter, Koordinatoren und Führungskräfte verfolgen viele laufende Projekte und sind in der Regel für die Berichterstattung an andere im Unternehmen verantwortlich. Portfolios helfen Ihnen beim Überwachen, Berichten und Anzeigen des Echtzeit-Status von Projekten für ein bestimmtes Vorhaben (z. B. die Verfolgung aller wichtigen Projekte mit Hinblick auf Ihre Ziele/OKRs.) Portfolios ziehen Informationen aus der Fortschritts-Ansicht eines jeden Projekts. Sie bieten die Option, benutzerdefinierte Felder zu verwenden, so dass Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick in einer Ansicht sehen können.

Wie Sie Portfolios verwenden

Portfolios sind die beste Lösung, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen. Mit ihnen können Sie Projekte, auf die Sie am häufigsten zugreifen, auf einfache Weise archivieren und organisieren. Außerdem steht Ihnen die Sortierfunktion zur Verfügung, um nach Projektinhaber, Fälligkeitsdatum, Status, Priorität und mehr zu sortieren. Anweisungen zur Erstellung eines Portfolios finden Sie im Hilfe-Bereich.

Weitere Tipps für die Verwendung von Portfolios:

  • Sehen und organisieren Sie Projekte in Portfolios so, wie Sie es benötigen, z. B. nach Status, Fälligkeitsdatum, benutzerdefiniertem Feld, Projektverantwortlichem, alphabetisch und mehr. Um Ihre Portfolio-Ansicht zu filtern, klicken Sie auf den Filter-Button in der oberen rechten Ecke.
  • Erhalten Sie schnellen Zugriff auf jedes Projekt in Ihrem Portfolio, indem Sie zunächst darauf klicken und dann auf Projekt öffnen.
  • Teilen Sie es mit anderen. Damit auch andere Mitarbeiter wichtige Informationen sehen können, die sie benötigen, können Sie den Link zu Ihrem Portfolio mit anderen teilen.
  • Portfolios lassen sich individuell für jede Person anpassen. Es werden keine privaten Projekte angezeigt, es sei denn, die Person, mit der Sie die Informationen teilen, ist auch Mitglied des Projekts.

Fragen, die Sie mithilfe von Portfolios beantworten können

Portfolios bieten einen Echtzeit-Überblick über die Fortschritte eines jeden Projekts

  • Echtzeit-Einblick in die Fortschritte aller Projekte
  • Welche Projekte sind gefährdet oder verlaufen nach Plan?
  • Welche Projekte stehen kurz vor der Fertigstellung?
  • Mit welchem Anteil Ihrer Projekte liegen Sie im Zeitplan?
  • Wie ist die Arbeit über Teamkollegen und/oder Projekte verteilt?
  • Was sind die wichtigsten Prioritäten für mein Team?

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Kürzlich zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.