Projekt-Statusaktualisierungen und Berichte
- Inhalt
- Wie Übersicht und Dashboard funktionieren
- Beispiele für Berichte
- Tipps für Statusaktualisierungen
Es kann schnell stressig und zeitraubend werden, ständig um Statusaktualisierungen gebeten zu werden. Mit den Ansichten Übersicht und Dashboard in Asana erhalten Sie einen datenbasierten Ansatz zum Verständnis von Projektvorgängen und einen zentralen Anlaufpunkt für die Erstellung, Freigabe und Automatisierung von Statusaktualisierungen.
Wie funktionieren die Ansichten Übersicht und Dashboard?
Übersicht und Dashboard sind Projektansichten in Asana, Sie können also jederzeit zwischen ihnen hin- und herwechseln.
Nutzen Sie die Übersicht, um sich einen Überblick über das Projekt zu verschaffen und loszulegen. Hier können Sie außerdem eine Zusammenfassung von Statusaktualisierungen und Aktivitäten in einem Projekt entwerfen, teilen und anschauen.
Ziehen Sie Highlights per Drag & Drop in Ihre Aktualisierungen, um Diagramme oder Meilensteine mit anderen zu teilen. Asana wird eine Vorlage für Ihre Aktualisierung speichern, wenn Sie dasselbe Format für weitere Beiträge verwenden wollen.
Sie möchten Berichte für mehrere Projekte gleichzeitig erstellen? Sehen Sie sich dafür unseren Artikel für bewährte Vorgehensweisen bei Portfolios an.
Das Dashboard stellt Ihre Projektdaten in Form von anpassbaren Diagrammen dar und zeigt den Aufgabenfortschritt nach Fertigstellung, verantwortlicher Person, Fälligkeitsdatum und mehr. Die Diagramme geben Ihnen Aufschluss über wichtige Fragen. Damit können Sie nicht nur schnell weitere strategisch wichtige Entscheidungen treffen, sondern diese Entscheidungen auch auf Daten stützen und sie an andere weitergeben.
Beispiele für Berichte in Asana
Nichts in Asana funktioniert unabhängig voneinander. Unten finden Sie einige Beispielfragen zum Thema Berichterstattung sowie die passenden Antworten, die Sie direkt in Ihrer Arbeit berücksichtigen können.
| Ausgangsfrage | Im Dashboard überprüfen | Folgemaßnahmen |
|---|---|---|
| Verlaufen ausstehende Prioritätsaufgaben nach Plan? | Aufgaben nach Fertigstellung oder benutzerdefinierten Feldern zur Prioritätsangabe | Verantwortliche per Kommentar in der Aufgabe kontaktieren und Risikobereiche in Ihrer Statusaktualisierung aufzeigen. |
| Wo befinden wir uns im Verzug? | Unerledigte Aufgaben nach Abschnitt | Verwenden Sie die Zeitleiste, um mehrere Fristen nach hinten zu verschieben, beachten Sie mögliche Folgen und teilen Sie den neuen Zeitplan in einer Statusaktualisierung. |
| Gibt es überlastete Personen? | Unerledigte Aufgaben nach Verantwortlichkeit | Verwenden Sie die Zeitleiste oder Listenansicht, um die Arbeitsvorgänge eines Projekts neu zu organisieren. (Nutzen Sie Workload in einem Portfolio, um Änderungen beim Arbeitspensum in mehreren Projekten gleichzeitig vorzunehmen.) |
| Was haben wir bisher erreicht und was war geplant? | Verwenden Sie numerische benutzerdefinierte Felder im Projekt und überprüfen Sie die Summen in Ihrem Dashboard | Kümmern Sie sich um das Budget? Nutzen Sie Ihre Projektdaten, um weitere Ressourcen anzufordern. |
So entwerfen Sie gute Statusaktualisierungen
- Setzen Sie das Fälligkeitsdatum des Projekts (falls vorhanden), so dass es in Ihrem Fortschrittsdiagramm erscheint und Ihren Endtermin für alle erkennbar macht.
- Legen Sie Projektmeilensteine fest, um wichtige Projektziele oder wichtige Arbeitsschritte zu markieren, die abgeschlossen werden müssen, um das Projekt voranzubringen und/oder fertigzustellen.
- Aktualisieren Sie den Projektstatus regelmäßig. Wählen Sie eine Farbe (grün, gelb, rot), um anzugeben, ob ein Projekt „planmäßig“, „gefährdet“ oder „unplanmäßig“ verläuft.
- Verwenden Sie die Statuserstellung und Highlights, um Details aus den Daten in Asana schnell per Drag & Drop in Ihr Update zu ziehen.
- Verwenden Sie die @Erwähnungsfunktion, um Teamkollegen zu loben und Referenzen in Asana hinzuzufügen. Zum Beispiel könnten Sie eine Aufgabe @erwähnen, an die Designs angehängt sind, sodass sie bei Bedarf direkt angesehen werden können.
- Projektmitglieder erhalten eine Inbox-Benachrichtigung, wenn jemand eine neue Statusaktualisierung postet, und Ihr Portfolio wird in Echtzeit aktualisiert, so dass immer alle auf demselben Stand sind.
Nun können Sie, unter Verwendung der bereits vorhandenen Informationen in Asana, überzeugend und visuell Bericht erstatten, um für alle wichtigen Beteiligten die erforderlichen Updates bereitzustellen.
