Status-Updates Updates und Fortschritt

Oft ist es schwierig, zu wissen, wie Projekte voranschreiten, was zu Verzögerungen oder schlechter Planung (oder zu vielen unnötigen Besprechungen) führen kann. Mit Asana haben Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten, um zu sehen, wie weit fortgeschritten Ihre Projekte sind und was noch zu erledigen ist. So können Sie Ihrem Team zum Ziel verhelfen und Pläne mit anderen teilen.

Gründe für die Nutzung von Asana für Status-Updates

  • Wenn Sie an Projekten mit Dokumenten, E-Mails und anderen Tools arbeiten, ist es schwierig zu beurteilen, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist. Wenn Sie all diese Informationen in Asana anlegen, werden Sie weniger Zeit mit zusätzlicher Arbeit über die eigentliche Arbeit verbringen und mehr Zeit für strategische Planung und deren Ausführung zur Verfügung haben.
  • Status-Update-Besprechungen können zeitaufwendig sein und nutzen die Zeit des Teams schlecht. Nutzen Sie Besprechungen, um sich mit Geschäftlichem zu befassen, und verwenden Sie Asana für Status-Updates und Administratives.
  • Mit Asana können Fortschritte dem Management und anderen Beteiligten leichter gezeigt werden. Anstatt irgendetwas zusammenzustellen, können Sie sich die benötigten Informationen schnell in Asana besorgen.

Ihr Asana-Spielplan

Status-Updates können in Asana problemlos veröffentlicht werden – folgen Sie einfach der nachstehenden Anleitung (und vergessen Sie nicht, sich ständig weiter über Funktionen zu informieren, die Sie bei der Veröffentlichung, Überwachung und Analyse von Fortschritt unterstützen):

  1. Sehen Sie sich die Registerkarte Fortschrittsansicht für Projekte an. Die Fortschrittsansicht fasst alle Informationen, die Sie über den Fortschritt eines Projekts benötigen, an einem Ort zusammen, darunter Status-Updates, ein Burnup-Chart und das Fälligkeitsdatum des Projekts.
  2. Schauen Sie sich den Tab Zeitleiste innerhalb eines Projekts einmal genauer an. Die Zeitleiste zeigt alle Aufgaben des Projekts in einer Gantt-Diagrammansicht an. Diese können sie verwenden, um die Zusammenhänge aller Schritte Ihres Projekts abzubilden. Anschließen können Sie den Plan mit anderen teilen, so dass jeder weiß, was wann passiert und wie der aktuelle Stand einer jeden Aufgabe ist.
  3. Fügen Sie Projekte zu Ihrem Dashboard hinzu. Das Dashboard ist Ihre Kommandozentrale für Projektfortschritt und Status-Updates für alle wichtigen Projekte, an denen Sie beteiligt sind. Jedes Projekt in Ihrem Dashboard bietet eine Übersicht über die Fortschrittsansicht des Projekts.
  4. Verwenden Sie Dashboard-Berichte in Google Tabellen, um den Projektfortschritt auf einer tieferen Ebene zu analysieren. Sie können Ihre eigenen Berichte erstellen, um das Projektmanagement zu verbessern, und Interessengruppen Daten zur Verfügung stellen, egal ob Sie sich in der Asana-Domain befinden oder nicht.

So veröffentlichen Sie Status-Updates

Anstatt Dateien zu durchforsten, eine Besprechung einzuberufen oder eine E-Mail mit der Anfrage nach einem Status-Update zu senden, können Sie die Fortschritts-Ansicht verwenden. Die Fortschritts-Ansicht hilft Ihnen dabei, wichtige Status-Aktualisierungen eines Projekts schnell zu verstehen. Klicken Sie einfach auf Fortschritt unterhalb der Projektkopfzeile.

Veröffentlichen Sie Status-Updates in Asana aus der Registerkarte Fortschritt im oberen Bereich jedes Projekts

Um das Beste aus der Fortschrittsansicht herauszuholen, empfehlen wir den folgenden Workflow:

  1. Bestimmen Sie einen Projektverantwortlichen. Das ist die Person, die dafür verantwortlich ist, das Projekt voranzubringen oder den Workflow zu überwachen, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
  2. Legen Sie die Projektfrist fest. Dieses Datum wird in der Fortschrittsanzeige und in der Zeitleiste angezeigt, damit Sie den Fortschritt verfolgen können, während Sie auf Ihr Ziel hinarbeiten. Somit ist auch die endgültige Frist für alle klar.
  3. Aktualisieren Sie den Projektstatus regelmäßig. Wählen Sie eine Farbe (grün, gelb, rot), um anzugeben, ob ein Projekt „planmäßig”, „risikobehaftet” oder „unplanmäßig” verläuft und fügen Sie eine schriftliche Status-Info hinzu, um weitere Details bereitzustellen.
    • Verwenden Sie @Erwähnen, um Teamkollegen schnell Lob zu geben und Referenzen in Asana hinzuzufügen. Zum Beispiel könnten Sie bestimmte Aufgaben in Ihrem Status-Update @erwähnen, um einen raschen Überblick darüber zu erlangen, was erledigt wurde und was als Nächstes dran ist. Wenn Sie mit der Arbeit und den Teamkollegen in Verbindung bleiben, bringt das Projekte voran!
    • Projektmitglieder erhalten eine Inbox-Benachrichtigung, wenn jemand eine neue Status-Aktualisierung veröffentlicht, und Ihr Dashboard wird in Echtzeit aktualisiert, so dass jeder auf dem Laufenden bleibt.
  4. Kommentieren Sie Status-Aktualisierungen. Projektmitglieder können auf Fragen und Feedback antworten und sich auf bestehende Arbeit in Asana beziehen, indem Sie diese einfach @erwähnen. Dies kann Ihnen helfen, unnötige Besprechungen zu vermeiden oder einen effektiven Besprechungsplan anzulegen.
  5. Schauen Sie sich das Fortschrittsdiagramm an, um das Momentum zu erkennen.

Verfolgen Sie ein einzelnes Projekt mit der Zeitleiste

Die Asana-Zeitleiste ist eine Ansicht im Gantt-Diagramm-Stil mit der Sie Projekte von Anfang bis Ende planen und managen können

Zusätzlich zur Verwendung der Zeitleiste zur Planung Ihres Projekts können Sie Ihren Plan in Aktion sehen und während des Projekts Anpassungen vornehmen. Das bedeutet, dass jeder, von den Personen in Ihrem Team bis zum CEO, die gleiche Sicht auf die Projektpläne und -fortschritte hat – es sind also alle auf demselben Stand. Klicken Sie einfach auf den Tab Zeitleiste.

Tipps zur Verwendung der Zeitleiste für Status-Aktualisierungen

  • Mit der Zeitleiste können Sie Ihren Plan ganz einfach mit anderen teilen. Sie brauchen lediglich Projektmitglieder hinzuzufügen oder die Zeitleisten-Ansicht während einer Besprechung vorzuzeigen. Im Gegensatz zu Tabellen oder Screenshots, die schnell veralten, wird in Asana alles in Echtzeit aktualisiert.
  • Verwenden Sie die Zeitleiste, um schnell zu ermitteln, welche Arbeitsvorgänge Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Sie bemerken, dass es Konflikte mit Abhängigkeiten, unvollständige Aufgaben, die sich ihrer Frist nähern, oder noch ungeplante Arbeiten gibt, dann sollten sie sich mit den jeweiligen Verantwortlichen in Verbindung setzen, bevor Sie über den Projektstatus berichten.
  • Die Zeitleiste ist ideal für alle Beteiligte, von einzelnen Personen, die an einem Projekt arbeiten, bis hin zu Führungskräften, die einen Überblick über den gesamten Plan wünschen.

Verfolgen Sie mehrere Projekte in Ihrem Dashboard

Projektmanager, Teamleiter und Koordinatoren überwachen eine Menge Projekte in Bewegung und sind in der Regel dafür verantwortlich, Updates an andere im Unternehmen weiterzuleiten. Das Dashboard ruft Daten aus der Fortschrittsansicht eines Projekts ab, um Ihnen rasch und auf einen Blick die wichtigsten Informationen anzuzeigen, wobei Berichte in Google Tabellen eine detailliertere Analyse bieten und diesen Prozess vereinfachen.

So verwenden Sie das Dashboard

Sie können in der oberen Leiste von Asana auf das Dashboard zugreifen und Projekte auf mehrere Arten zum Dashboard hinzufügen:

  • Klicken Sie auf in Ihrem Dashboard auf Projektzusammenfassung hinzufügen.
  • Wechseln Sie in die Fortschritts-Ansicht eines bestimmten Projekts und klicken Sie auf den Button Zum Dashboard hinzufügen.
  • Klicken Sie auf die Projektauswahlliste (oben) und wählen Sie Zum Dashboard hinzufügen.

Das Dashboard in Asana zeigt Ihnen den Status jedes Projekts

Hier sind weitere Tipps, um mehr aus dem Dashboard zu machen:

  • Betrachten und organisieren Sie Projekte nach Ihren Wünschen. Sie können Projekte in Ihrem Dashboard nach Statusfarbe, Fälligkeitsdatum oder alphabetisch sortieren. Sie können sie auch per Drag & Drop in eine eigene, benutzerdefinierte Reihenfolge bringen.
  • Erhalten Sie schnellen Zugriff auf die wichtigsten Projekte. Wenn Sie auf ein Fortschrittsdiagramm klicken, wird die vollständige Fortschrittsansicht angezeigt. Wenn Sie auf den Projektnamen klicken, können Sie direkt zum Projekt navigieren, es ist keine Suche erforderlich.
  • Mit anderen teilen. Sie können die URL Ihres Dashboards teilen, damit andere auf die hochwertigen Informationen zugreifen können, die sie Dashboards können für jede Person angepasst werden.

Ausführlichere Anweisungen zum Anpassen des Dashboards finden Sie in diesem Hilfe-Artikel.

Erstellen Sie Berichte in Google Tabellen

Für ein robusteres Projektmanagement und datengestützte Entscheidungsfindung, können Sie mit Google Tabellen Berichte aus Ihrem Dashboard generieren. Dashboard-Berichte helfen Ihnen dabei, den Fortschritt, die Produktivität und die Bereitstellung von Teamressourcen zu analysieren, damit Sie anderen Beteiligten Bericht erstatten und bessere Planungsentscheidungen treffen können.

Starten Sie jetzt mit Dashboard-Berichten in Google Tabellen

  1. Bevor Sie eine Google Tabelle von Ihrem Dashboard aus öffnen, vergewissern Sie sich, dass die Projekte, die Sie analysieren möchten, zu Ihrem Dashboard hinzugefügt wurden, da aus diesen Projekten die Daten abgerufen werden. > Berichte in Google Tabellen sind besonders leistungsstark, wenn Sie mehrere Projekte in Ihrem Dashboard haben. Mit Asana Premium können Sie so viele Projekte zu Ihrem Dashboard hinzufügen, wie Sie möchten.
  2. Sobald sich die Projekte, die Sie benötigen, auf Ihrem Dashboard befinden, klicken Sie auf der linken Seite der Dashboard-Kopfzeile auf Bericht in Google Tabellen öffnen. Google Tabellen wird dann in einem neuen Tab geöffnet.

 Öffnen Sie einen Dashboard-Bericht in Google Tabellen aus dem Dashboard

Dashboard-Beispielberichte

Die Möglichkeiten von Berichten, die Sie aus Dashboards in Google Tabellen erstellen können, sind praktisch unbegrenzt. Detailliertere Anweisungen und Beispiele finden Sie in unserem Hilfe-Artikel. Hier sind ein paar Fragen, die Sie beantworten können:

  • Welche Projekte sind gefährdet und in Kürze fällig?
  • Anzahl der überfälligen, zugewiesen und unvollständige Aufgaben (und nach Projekt)
  • Welcher Teil Ihrer Projekte verläuft nach Plan?
  • Wie ist die Arbeit über Teamkollegen und/oder Projekte verteilt?
  • Welche Teams bearbeiten Projekte, die kurz vor dem Abschluss sind?

Zu viele Teams verbringen zu viel Zeit mit Arbeit über Arbeit, insbesondere wenn es sich um Status-Updates und Berichterstattung über Fortschritte handelt. Anstatt wertvolle Ressourcen zu vergeuden, nur um herauszufinden, was vor sich geht, verwenden Sie Asana, damit Sie verstehen, wie Projekte ablaufen. Dann können Sie Ihre Zeit damit verbringen, sie erfolgreich abzuwickeln und effektiv zu planen.

Erfahren Sie mehr: Dashboard

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.