Formulare

Die Formularfunktion steht allen Kunden mit einem Premium-, Business- oder Enterprise-Konto zur Verfügung. Einige Funktionalitäten von Formularen, wie z. B. Verzweigungen, Anpassung der Kopfzeile, mehrere Formulare pro Projekt und angepasste Bestätigungsmeldungen sind nur für Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Mit Formularen von Asana können Sie den Arbeitsbeginn für Ihr Team standardisieren. Tragen Sie die Informationen zusammen, die Sie benötigen, damit nichts vergessen wird. Sie können Formulare mit internen und externen Teams verwenden, um Informationen zu sammeln und zusammenzufassen, sowie Schwierigkeiten, ewiges Hin und Her oder Missverständnisse für Ihr Team zu minimieren.

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Formular erstellen

Formulare sind fester Bestandteil von Asana-Projekten. Beim Ausfüllen Ihres Formulars wird die Formularübermittlung als neue Aufgabe in dem Projekt angezeigt, in dem sich das Formular befindet.

Wie Sie Formulare erstellen

So erstellen Sie ein Formular:

  1. Öffnen Sie ein Projekt, und navigieren Sie zum Anpassen-Tab
  2. Klicken Sie auf Formular hinzufügen

In diesem Bereich können Sie Formulare erstellen, bearbeiten und teilen. Ihr Formular erhält den gleichen Namen wie das Projekt, mit dem es verknüpft ist. Sie können den Namen Ihres Formulars aber auch ändern und eine Beschreibung hinzufügen, um den Formularabsendern weitere Anweisungen oder Informationen zu geben.

Asana-Formulare sind außerdem mit zwei Standardabfragen für Name und E-Mail des Absenders versehen. So wird sichergestellt, dass Sie die Kontaktinformationen der Personen erhalten, die Anfragen an Ihr Team senden. Sie können diese Fragen beim Erstellen Ihres Formulars aber auch löschen.

Das Löschen der E-Mail-Abfrage bedeutet, dass die Versendenden keine E-Mail-Bestätigung ihrer Formularübermittlung erhalten.

Erstellung von Formularen

Im Fenster Formular erstellen können Sie:

  1. Einen Namen einfügen
  2. Eine E-Mail-Adresse angeben
  3. Weitere Fragen erstellen

Den Absender des Formulars als Beteiligten hinzufügen

Halten Sie den Absender eines Formulars auf dem Laufenden, indem Sie die Person in der Aufgabe, die durch die Übermittlung des Formulars generiert wurde, automatisch als Beteiligten hinzufügen.

Übermittler von Formularen auf dem Laufenden halten

Aktivieren oder deaktivieren Sie die Einstellung im Menü der Formulareinstellungen.

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Formularzweige

Die Verzweigung von Formularen ist eine Funktion des Business-Kontos.

Mit der Formularverzweigung können Sie Rückfragen erstellen, die mit bestimmten Antworten auf Dropdown- oder Mehrfachauswahlfragen verbunden sind.

Wählen Sie bei der Erstellung Ihres Formulars zunächst entweder eine Dropdown- oder Mehrfachauswahl-Frage aus Ihrer Fragenliste aus. Bitte beachten Sie, dass Sie bei beiden Optionen Ihre eigenen Fragen hinzufügen müssen.

Verzweigung 1

Hier können Sie auf das Symbol Formularzweig hinzufügen klicken, das sich auf der rechten Seite der von Ihnen ausgewählten Dropdown-Option befindet.

Verzweigung 2

Sie können mehrere Formularzweige mit bis zu fünf Ebenen anlegen.

Anpassung eines Formulars

Sobald ein Formular erstellt wurde, können Sie über die rechte Seitenleiste weitere Abfragen zu Ihrem Formular hinzufügen.

Formulareinstellungen

Formulareinstellungen

In den Formulareinstellungen können Sie:

  1. Eine Frage auswählen, deren Antwort als Titel der Aufgabe verwendet werden soll
  2. Einen Standard-Verantwortlichen für jedes übermittelte Formular festlegen
  3. Die Option zum Kopieren aller Antworten in die Aufgabenbeschreibung ein- und ausschalten
  4. Eine benutzerdefinierte Bestätigungsnachricht hinzufügen
  5. Eine Schaltfläche einfügen, damit Absender direkt im Anschluss ein weiteres Formular übermitteln können

Die Möglichkeit, einen Standard-Verantwortlichen und eine benutzerdefinierte Bestätigungsnachricht hinzuzufügen, ist eine Funktion von Asana Business.

Zuordnung benutzerdefinierter Felder

Mit der Zuordnung benutzerdefinierter Felder lassen sich die Antworten auf Fragen in Ihrem Formular direkt mit den benutzerdefinierten Feldern im Projekt verknüpfen.

Automatische Zuordnung von benutzerdefinierten Feldern

Sie können auch ein neues benutzerdefiniertes Feld aus dem Fenster Verknüpft mit erstellen.

Zuordnung der Datumsfelder

Bei Datumsfragen können Sie die Formularantworten auch mit dem Fälligkeitsdatum verknüpfen.

Zuordnung der Datumsfelder

Anpassung der Kopfzeile

Die Anpassung der Kopfzeile ist eine Funktion von Asana Business.

Um ein Titelbild hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Titelbild hinzufügen oben auf Ihrem Formular.

Formularkopfzeile

Die Bildmaße für die Kopfzeile betragen 800 x 120 Pixel.

Individuelles Branding für Formulare

Benutzer von Asana Enterprise, die über ihre Admin-Konsole ein Logo in Asana hochgeladen haben, können dieses Logo auf ihren Formularen anzeigen lassen.

Um Ihr Formular mit einem individuellen Branding zu versehen, laden Sie bitte zuerst Ihr Firmenlogo hoch. Nutzen Sie hierfür den Tab Einstellungen in Ihrer Admin-Konsole.

Wenn das Logo hochgeladen wurde, öffnen Sie Ihr Formular und klicken Sie auf den Formularnamen / die Formularbeschreibung. Klicken Sie anschließend auf Unternehmenslogo über diesem Formular anzeigen.

Benutzerdefiniertes Formularlogo

Formular-Anhänge hinzufügen

Sie können auch Anhänge zu Ihrem Formular hinzufügen, so dass Formularabsender Kreativ-Briefings, Bilder, Dokumente, PDFs und mehr anhängen können. Jede Anlage, die zu einem Formular hinzugefügt wird, wird an die Aufgabe angehängt, die in Ihrem Projekt erstellt wird. Dies geschieht, sobald das Formular gesendet wurde.

Um einen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Anhang unter Ihren Fragen.

Anhänge

Anhang 2

Sobald Sie Ihre Frage hinzugefügt haben, können Sie:

  1. Den Titel der Frage ändern oder bearbeiten und eine Beschreibung hinzufügen
  2. Das Hinzufügen mehrerer Anhänge erlauben
  3. Das Pflichtfeld ein- oder ausschalten

Anzeige einer Formularvorschau

Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie es jederzeit in der Vorschau betrachten, um zu sehen, wie es für Formularabsender aussieht.

Ansicht 1

In der Formular-Anzeige eines Projekts:

  1. Klicken Sie auf Formular anzeigen

Ansicht 2

Formulare mit anderen teilen

Standardmäßig sind Formulare für Ihr Unternehmen privat. Dies kann in den Formulareinstellungen jedoch auch geändert werden.

Teilen von Formularen

Legen Sie fest, wer auf das Formular zugreifen kann, indem Sie eine der folgenden drei Optionen wählen: Jeder kann zugreifen, Nur für Unternehmensmitglieder, oder Deaktiviert.

Nachdem Ihr Formular zur Freigabe bereit ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Link kopieren, wodurch der Link in die Zwischenablage kopiert wird. Sie können den Link sowohl mit Ihren Teamkollegen in Asana als auch mit Personen teilen, die kein Asana-Konto haben. Das Formular lässt sich also von jedem ausfüllen.

Wie Sie Formulare erstellen

Sobald das Formular ausgefüllt ist und gesendet wurde, sieht der Sender des Formulars eine Bestätigungsnachricht, die ihn darüber informiert, dass die Formularübermittlung erfolgreich war. Das gesendete Formular erscheint dann als neue Aufgabe in Ihrem Projekt.

Nach dem Absenden des Formulars wird zusätzlich eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kopie des eingereichten Formulars verschickt.

Das Formular muss eine E-Mail-Abfrage enthalten und der Versender muss diese ausfüllen, damit das Formular eingereicht werden kann.

Ansicht 2

Wenn der Einreichende Teil Ihres Asana-Bereiches ist, können Sie ihn als an der Aufgabe Beteiligten hinzufügen. Wenn die Person nicht Teil Ihres Asana-Bereiches ist und Ihnen folgen soll, können Sie ihr eine Einladung schicken, Ihrem Bereich beizutreten.

Ansicht 2

Dann können Sie Beteiligte hinzufügen, die Arbeit priorisieren, Aufgabendetails ändern und die Sache voranbringen, um sicherzustellen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Formulare auf internen oder externen Websites einbetten

Ab jetzt lassen sich Formulare auf beliebigen Websites einbetten. Dadurch können Sie neue Einreichungen direkt in Ihren Workflow einbinden und somit unnötige Routinearbeit vermeiden.

Formular teilen

Um ein Formular einzubetten, klicken Sie auf Formular teilen.

Code kopieren

Klicken Sie auf Code kopieren, um den Einbettungscode zu kopieren und ihn dann auf der Website einzufügen, auf der Sie das Formular bereitstellen möchten.

Auf einer öffentlichen Website einbetten

Wenn das Formular auf einer öffentlichen Website eingebettet werden soll, setzen Sie die entsprechenden Berechtigungen auf Jede Person, die über den Link verfügt, hat Zugriff.

Zugriff

Weitere Informationen über Zugriffsberechtigungen für Formulare finden Sie in unserem Artikel Zugriffsberechtigungen für Formulare.

Deaktivieren der Formular-Einbettungsfunktion

Super-Admins von Enterprise-Konten können die Formular-Einbettungsfunktion für ihre Domain unter „Sicherheit“ in der Admin-Konsole deaktivieren.

Tab Sicherheit in der Admin-Konsole

Um die Formular-Einbettungsfunktion zu deaktivieren:

  1. Gehen Sie zu Ihrer Admin-Konsole, und klicken Sie auf Sicherheit.
  2. Klicken Sie auf Zugriffsberechtigungen für Formulare.

Berechtigungen zum Einbetten

Hier können Sie die Option Mitgliedern erlauben, Formulare einzubetten aktivieren oder deaktivieren.

Formulare als Vorlage

Die von Asana erstellten Projektvorlagen enthalten auch Formulare.

Kreativanfragen

So erstellen Sie eine Formularvorlage:

  1. Klicken Sie unter Wählen Sie eine Projektvorlage auf Kreativanfragen
  2. Klicken Sie auf Vorlage verwenden, wenn Sie zur Formularvorlage gehen

Von den Projektvorlagen werden Sie zu einem Formular für Kreativanfragen weitergeleitet, in dem alle Kreativanfragen Ihres Teams erfasst und für Sie organisiert werden.

Ansicht 2

Sobald Sie die Option Vorlage verwenden anklicken, können Sie die Vorlage umbenennen und mit Ihrem neuen Projekt als Formularvorlage beginnen.

Mehrere Formulare pro Projekt

Die Nutzung mehrerer Formulare in einem Projekt ist eine Funktion des Business-Kontos.

Jedes Projekt hat seinen eigenen Zweck und seine eigene Funktionalität. Deshalb ist es so wichtig, verschiedene Arten von Eingaben und Informationen zu bündeln, damit die Projekte effektiv verwendet werden können. Jetzt können Sie mehrere Formulare pro Projekt erstellen, um verschiedene Arten von Anfragen innerhalb eines bestimmten Projekts zu ermöglichen. Die Erstellung mehrerer Formulare kann Nutzern und Teams dabei helfen, verschiedene Arten von wichtigen Informationen an einem Ort zu sammeln und zu verarbeiten. Dies trägt dazu bei, Workflows zu optimieren und die „Arbeit rund um die Arbeit“ zu minimieren, die Nutzer oft zusätzlich belastet.

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Ein Formular duplizieren

Das Duplizieren von Formularen kann Ihnen helfen, bei neuen Anpassungen Ihres Erfassungsprozesses Zeit zu sparen.

Formular duplizieren

Um ein Formular zu duplizieren, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der rechten oberen Ecke und wählen Sie Formular duplizieren.

Formular duplizieren 2

Hier können Sie den Namen des Formulars ändern und auf Formular duplizieren klicken.

Im duplizierten Formular können Sie dann auf „Ändern“ klicken, um den Formularlink zu aktivieren. In Ihren Formulareinstellungen können Sie festlegen, wer auf das Formular zugreifen darf.

Formular duplizieren 3

Formular duplizieren 4

Über das Menü Anpassen können Sie alle Ihre Formulare einsehen.

In einem Projekt können Sie höchstens 5 Formulare haben.

Wenn Sie ein Projekt duplizieren, haben Sie außerdem die Möglichkeit, auch Ihr Formular zu duplizieren. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Formular, wenn Sie das gewünschte Projekt duplizieren.

Duplizieren

Formulare werden automatisch bei der Duplizierung von in Asana erstellten Vorlagen, benutzerdefinierten Vorlagen und bei API-Verwendung mit dupliziert.

Eine Frage in einem Formular duplizieren

Klicken Sie zum Duplizieren einer Frage auf das + Symbol. Sie können dann die duplizierte Frage und ihre Zweige bearbeiten.

Frage duplizieren

Missbrauch eines Formulars melden

Um den Missbrauch eines Formulars zu melden, klicken Sie auf Missbrauch melden. Daraufhin wird das Sicherheitsteam von Asana verständigt, das den Fall prüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen wird.

Missbrauch melden 1

Missbrauch melden 1

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