Rückverfolgbarkeits-matrix Vorlage erstellen!

Bei der Planung eines Projekts ist es wichtig, von Anfang an genau zu wissen, welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Sie die technischen Spezifikationen oder die besonderen Anforderungen der Nutzer verstehen müssen, bevor Sie mit der Entwicklungsarbeit beginnen. Verwenden Sie eine Rückverfolgbarkeitsmatrix Vorlage (auch „Requirements Traceability Matrix“ genannt), um die Projektanforderungen übersichtlich darzustellen.

Was ist eine Rückverfolgbarkeitsmatrix?

Eine Rückverfolgbarkeitsmatrix (auch “Requirements Traceability Matrix” genannt) ist ein spezifisches Anforderungsdokument, das zwei verschiedene Optionen hervorhebt und ihre Spezifikationen vergleicht. Sie verwendet eine „Viele-zu-viele“-Beziehung, vergleicht also innerhalb jeder Option mehrere verschiedene Faktoren miteinander. Sie können sich zum Beispiel eine Tabelle vorstellen, in der die Spezifikationen von zwei verschiedenen Mobiltelefonen verglichen werden. Sie vergleicht hier verschiedene Spezifikationen, wie z. B. Akkulaufzeit, Kameraqualität, Bildschirmgröße und mehr. Eine Rückverfolgbarkeitsmatrix wird häufig bei Softwaretests verwendet und hilft dabei, die technischen und geschäftlichen Anforderungen zusammenhängend darzustellen.

Was ist eine Rückverfolgbarkeitsmatrix Vorlage?

Eine Rückverfolgbarkeitsmatrix Vorlage ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, um schnell eine neue Rückverfolgbarkeitsmatrix zu erstellen. Sie dient dazu, den Projektplanungsprozess zu beschleunigen. Wenn also eine neue Rückverfolgbarkeitsmatrix erstellt werden soll, kann Ihr Team die Tabelle schnell ausfüllen, statt die Matrix von Grund auf neu zu erstellen.

Welche Vorteile bietet eine Rückverfolgbarkeitsmatrix Vorlage?

Eine Rückverfolgbarkeitsmatrix wird zwar häufig speziell zur Darstellung technischer Spezifikationen in der Softwareentwicklung verwendet, es gibt jedoch noch viele andere Anwendungsfälle. Hier erfahren Sie, warum Sie eine Rückverfolgbarkeitsmatrix Vorlage auch im Projektmanagement verwenden sollten:

• Duplizierbar: Wenn Ihnen eine Rückverfolgbarkeitsmatrix Vorlage vorliegt, müssen Sie nicht jedes Mal eine neue Matrix erstellen, wenn Sie eine neue Anforderung darstellen müssen.

• Anpassbar: Das Gute an der Verwendung einer Rückverfolgbarkeitsmatrix Vorlage ist, dass alle wichtigen Komponenten bereits enthalten sind. Wenn Sie Anpassungen vornehmen müssen, um die spezifischen Anforderungen Ihres Teams zu berücksichtigen, können Sie die Vorlage einfach bearbeiten, um ihre eigene Matrix zu erstellen.

• Mehr Konsistenz: Wenn Sie Ihrem Team eine Vorlage zur Verfügung stellen, wird diese zur Grundlage für künftige Prozesse. Die Erstellung einer Rückverfolgbarkeitsmatrix Vorlage trägt dazu bei, dass alle nachfolgenden Matrizen konsistent sind, da Ihr Team bereits mit dem Tool vertraut ist.

Was umfasst eine Rückverfolgbarkeitsmatrix?

Rückverfolgbarkeitsmatrizen können zwar von Team zu Team unterschiedlich sein, aber es gibt ein paar allgemeine Informationen, die in jeder Matrix enthalten sein sollten.

• Name und Beschreibung der Anforderung: Das ist der konkrete Name einer bestimmten Anforderung, die für das Projekt benötigt wird, sowie eine kurze Beschreibung, damit die für die Bearbeitung der Anforderung verantwortliche Person den nötigen Kontext erhält.

• ID der Anforderung: Eine Identifikationsnummer wird gerade bei Softwaretests häufig verwendet, kann aber auch dazu dienen, ähnliche, aber dennoch verschiedene funktionale Anforderungen voneinander zu unterscheiden. Wenn dies der Fall ist, sollte jede Anforderung eine eindeutige ID-Nummer haben, damit das Team bei Bedarf leicht auf sie Bezug nehmen kann.

• User Story: Eine kurze Erläuterung einer Softwarefunktion aus der Sicht des Endnutzers. Sie folgt in der Regel dem Format: „Als [Persona] möchte ich [Softwareziel], damit [gewünschtes Ergebnis].“

• Ergebnis: Dies ist das von einem Entwickler erstellte Endprodukt, das den in der Anforderungsrückverfolgbarkeitsmatrix festgelegten Details entspricht.

• Verantwortliche Person: Die Person, die für die Erfüllung einer bestimmten Anforderung verantwortlich ist.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, wird dieses als eine neue Aufgabe in einem Asana-Projekt angezeigt. Indem Sie Informationen über ein Formular einholen, können Sie neue Arbeitsabläufe standardisieren, die von Ihnen benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass kein Arbeitsvorgang übersehen wird. Behandeln Sie Anfragen nicht als Ad-hoc-Prozesse, sondern schaffen Sie stattdessen ein standardisiertes System und einen vereinheitlichten Fragenkatalog, den jeder beantworten muss. Oder nutzen Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorausgegangenen Antwort des Nutzers anzupassen. Letztendlich helfen Ihnen Formulare, die Zeit und Mühe zu verringern, die für die Verwaltung von eingehenden Anfragen aufgewendet werden müssen. So hat Ihr Team mehr Zeit für die Arbeit, auf die es wirklich ankommt.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Genehmigungen. Manchmal müssen Sie nicht nur eine Aufgabe erledigen, sondern auch wissen, ob deren Ergebnis genehmigt wurde oder nicht. In Asana verkörpern Genehmigungen einen speziellen Aufgabentyp mit den Optionen „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“. So erhalten die Aufgabenverantwortlichen klare Anweisungen, welche Maßnahmen sie ergreifen sollten und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht. 

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

• Zendesk. Mit der Zendesk-Integration von Asana können Nutzer Asana-Aufgaben schnell und einfach erstellen – direkt in ihren Zendesk-Tickets. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, hängen Sie Dateien an und verlinken Sie bestehende Aufgaben, um die für das Abschließen eines Tickets notwendige Arbeit zu erfassen. Die Integration bietet zudem einen aktuellen Überblick über beide Systeme, wodurch alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben – unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

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