Vorlage für agile Projektpläne

Traditionelle Projektmanagement-Strategien folgen oftmals einer linearen Wasserfallmethode. Jedoch eignet sich diese Strategie weniger für dynamische Produkte, wie im Bereich Softwareentwicklung. Die Agile-Methode aus dem Jahr 2001 wurde entwickelt, um dynamischen und schnell arbeitenden Teams dabei zu helfen, ihre Reaktionszeit in iterativen Prozessen zu verkürzen und sich so besser auf Kundenbedürfnisse konzentrieren zu können.

Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Projektmanagement-Tools, die Sie zur Planung Ihres neuen Agile-Projekts nutzen können. Bei einem von diesen handelt es sich um die Vorlage für agile Projektpläne.

Was ist eine Vorlage für agile Projektpläne?

Eine Vorlage für agile Projektpläne ist ein reproduzierbares Modell, das Sie für all Ihre zukünftigen Agile-Projekte anpassen und verwenden können. Die Nutzung einer Vorlage für agile Projektpläne beschleunigt den Projektplanungsprozess und sorgt über alle Projekte Ihres Teams hinweg für Einheitlichkeit.

Agile Projektpläne werden oftmals in Form eines Kanban-Boards strukturiert. Hierbei repräsentiert eine Kanban-Karte eine einzelne Aufgabe, die erledigt werden muss. Diese durchwandert dann verschiedene Stadien, die durch die unterschiedlichen Spalten auf dem Kanban-Board dargestellt werden.

Die Agile-Methode

Agile ist eine gängige Projektmanagement-Methode, die größere Projekte in kleinere Zeitabschnitte aufgliedert, die auch als „Sprints“ bekannt sind. Bei agilem Projektmanagement handelt es sich um einen iterativen Prozess. Das bedeutet, dass Ihr Team sich nach jedem Sprint oder Durchlauf Zeit nimmt, darüber nachzudenken, was für den nächsten Sprint verbessert werden kann.

Sie können Ihre Vorlage für agile Projektpläne für jede Art von Agile-Methode verwenden, einschließlich Lean-Projektmanagement, Kanban und Scrum.

So erstellen Sie eine Vorlage für agile Projektpläne

Vorlagen für agile Projektpläne werden häufig auf eine der zwei folgenden Weisen strukturiert: als Kanban-Board oder Gantt-Diagramm. Das Kanban-Board eignet sich am besten, um anzuzeigen, welche Aufgaben sich in bestimmten Phasen befinden, wohingegen das Gantt-Diagramm den Projektfortschritt in linearer Form darstellt.

Bevor Sie Ihre Vorlage für agile Projektpläne erstellen, sollten Sie Ihren aktuellen Agile-Planungsprozess unter die Lupe nehmen. Identifizieren Sie, welche bestimmten Stadien Ihre Aufgaben durchlaufen, welche Informationen für den Product Owner oder Projektmanager auf einen Blick erkenntlich sein sollten und welche Details Ihr Team benötigt, um eine Aufgabe erledigen zu können.

Agile-Projekte verfolgen üblicherweise Aufgaben, die in Bearbeitung sind. Daher können Sie Ihre Vorlage beispielsweise nach folgenden Phasen strukturieren: „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“. Aufgaben im „To-do“-Abschnitt werden oftmals als Product Backlog oder schlicht Backlog bezeichnet. Sie können die Phase „In Bearbeitung“ dem individuellen Workflow Ihres Teams anpassen. So werden verschiedene Teams unterschiedliche Phasen für z. B. Umfangseinschätzung, Überprüfung und Entwicklung haben.

Der nächste Schritt beim Erstellen Ihrer Vorlage für agile Projektpläne besteht darin, zu identifizieren, welche Informationen in die jeweiligen Kanban-Karten eingefügt werden sollten. Dabei kann es sich um Story Points, Start- und Fälligkeitsdaten oder die Aufgabenverantwortlichen handeln. Dies lässt sich am einfachsten mit einer Vorlage für Kanban-Karten erledigen.

Warum Sie eine Vorlage für agile Projektpläne verwenden sollten

Die Verwendung einer Vorlage für agile Projektpläne bietet nicht nur Vorteile für den Projektmanager oder Product Owner, sondern für das ganze Team. Hier nennen wir Ihnen einige Gründe, warum Sie eine Vorlage für agile Projektpläne in einem digitalen Projektmanagement-Tool erstellen sollten:

• Visualisieren Sie das Projekt mit verschiedenen Ansichten. Wenn Sie ein Product Owner sind, kann es hilfreicher sein, das Projekt als Gantt-Diagramm darzustellen, sodass Sie Abhängigkeiten von Ergebnissen umgehend identifizieren können. Diejenigen, die an der Erledigung von Aufgaben arbeiten, mögen das Projekt als Kanban-Board einfacher verständlich finden.

• Automatisieren Sie Berichte. Einige digitale Projektmanagement-Tools bieten Funktionen zur automatischen Erstellung von Diagrammen und Grafiken, wie z. B. ein Burndown Chart. Dies kann Projektmanagern Zeit sparen und Agile-Teams dabei helfen zu verstehen, wie viel Arbeit vom Entwicklungsteam erledigt werden muss, bevor ein Sprint beendet ist.

• Arbeiten Sie mit Projekt-Teammitgliedern in Echtzeit zusammen. Die Zeiten von veralteten Dokumenten und stagnierenden Tabellen sind vorbei. Mit einem digitalen Projektmanagement-Tool können Sie Ihren Projektzeitplan, Aufgaben und Informationen in Echtzeit verfolgen.

Enthaltene Funktionen

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Berichterstellung. Diese Asana-Funktion übersetzt Projektdaten in visuelle Diagramme und leicht verständliche Schaubilder. Indem die Berichterstellung dort stattfindet, wo sämtliche Aufgaben erfasst werden, können Sie doppelte Arbeit vermeiden und das unnötige Hin und Her zwischen verschiedenen Apps verringern. Und weil die gesamte Arbeit des Teams bereits in Asana ist, können Sie Informationen aus dem jeweiligen Projekt oder Team beziehen, um so ein akkurates Gesamtbild über alle Geschehnisse an einem einzigen Ort zu erhalten.

• Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappenziele für das Projekt dar. Sie geben den Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit dem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern. 

• Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe als auf eine andere Aufgabe wartend kennzeichnen. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Anteil an der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können. 

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

• ServiceNow. Reduzieren Sie die manuelle Arbeit für IT-Teams in ServiceNow, indem Sie die Erstellung von Aufgaben in Asana automatisieren und eine plattformübergreifende Sichtbarkeit in den Echtzeit-Status und Kontext ermöglichen. Interne Service-Teams, die ServiceNow für die Nachverfolgung und Verwaltung von Mitarbeiter-Tickets verwenden, erhalten oftmals Anfragen, die Maßnahmen außerhalb von ServiceNow erforderlich machen (z. B. die Bearbeitung von Hardware-Anfragen oder die Beantwortung von Fragen zur Gehaltsabrechnung). Mit dieser Integration können Sie ServiceNow ganz leicht mit Aktionen und Updates in Asana verknüpfen.

FAQs