Workation: Definition, Vorteile, Regeln & Checkliste

Immer mehr Menschen entdecken die Workation als Möglichkeit, dem Arbeitsalltag zu entfliehen, ohne Urlaub nehmen zu müssen. Mit der richtigen Planung kann eine Workation helfen, Stress abzubauen, die Akkus wieder aufzuladen und neue Motivation zu finden.

Vermutlich kennen Sie das auch: Ihre Urlaubsreise ist zu Ende, sie packen Ihren Koffer und wünschen sich, Sie könnten noch etwas länger bleiben. Doch das ist nicht möglich, denn zu Hause wartet schon wieder das Büro auf Sie. Bevor die Corona-Pandemie eine Ära des ortsunabhängigen Arbeitens eingeleitet hat, erschien uns die Vorstellung, unsere To-do-Listen an einem exotischen Ort abzuarbeiten, noch unmöglich. Doch nun ist dies ein stetig wachsender Trend, von dem viele Menschen profitieren.

Diese Kombination von Arbeit und Urlaub wird als «Workation» bezeichnet. Und es kommen immer mehr Menschen auf den Geschmack: Laut aktuellen Daten von Gallup aus dem Jahr 2025 arbeiten 53 % der US-Beschäftigten mit Remote-Fähigkeit in einem hybriden Modell, während 27 % vollständig ortsunabhängig tätig sind. Diese weit verbreitete Flexibilität hat die Möglichkeit, Arbeit und Reisen zu verbinden, normalisiert und macht Workations zu einer zunehmend realistischen Option für Berufstätige.

Die Idee, Arbeit und Freizeit miteinander zu kombinieren, ist nicht neu. Schon oft haben Arbeitnehmer im Anschluss an eine Konferenz an einem fernen Ort noch ein paar Tage drangehängt, eine Praxis, die als «Bleisure» bekannt ist, oder ihre Partner auf die Geschäftsreise mitgenommen. Aber der Anstieg der Fernarbeit, die flexible Art des Arbeitsortes und das immer höhere Burnout-Risiko haben diesem Trend eine neue Dimension gegeben.

Was ist eine Workation?

Eine Workation ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens, bei der Sie Ihre regulären Aufgaben von einem anderen Ort aus erledigen, etwa vom Strand, aus den Bergen oder einer fremden Stadt. Der Begriff setzt sich aus den englischen Wörtern «Work» (Arbeit) und «Vacation» (Urlaub) zusammen.

Das ist eine Workation nicht:

• Eine Urlaubsreise. Im Gegensatz zu einer traditionellen Urlaubsreise, für die Sie sich frei nehmen müssen und bei der Sie einmal ganz von der Arbeit abschalten können, müssen Sie für eine Workation keinen Urlaub beantragen, aber im Gegenzug wie gewohnt arbeiten. Auch während einer Workation wird von Ihnen erwartet, dass Sie Fristen einhalten, E-Mails beantworten und an Meetings teilnehmen, allerdings in einer attraktiveren Umgebung.

• Bleisure. Bleisure kombiniert Geschäfts- und Vergnügungsreisen miteinander. Dazu gehört zum Beispiel, dass man die Geschäftsreise noch um ein paar Tage verlängert, um die örtlichen Sehenswürdigkeiten zu genießen oder einfach nur zu entspannen. Auch wenn Sie dafür nicht immer Urlaub beantragen müssen, müssen Sie sich dennoch bei Ihrem Unternehmen für ein paar Tage abmelden, wenn Ihr Trip nicht auf ein Wochenende fällt. Außerdem ist Bleisure nicht so flexibel wie Workations, da man auf den Ort beschränkt ist, an dem zum Beispiel eine Tagung stattfindet.

• Ein freier Tag für die psychische Gesundheit. Einen freien Tag nehmen Sie dann, wenn Sie das Gefühl haben, eine Auszeit zu brauchen. Dieser Tag geht jedoch zu Lasten Ihres Urlaubskontos.

• Ein Sabbatical. Ein Sabbatical ist eine längere Auszeit, die man sich für gewöhnlich zur persönlichen oder beruflichen Weiterentwicklung nimmt. Sabbaticals dauern in der Regel zwölf Wochen, doch ob und für wie lange Sie sich diese Auszeit nehmen können, hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Workations sind kein Ersatz für traditionelle Urlaubsreisen (oder anderen Abwesenheitszeiten). Damit Sie sich wirklich erholen können, brauchen Sie immer noch Phasen, an denen Sie vollständig von der Arbeit abschalten können. Workations allein können kontraproduktiv sein und ein Burnout noch verschlimmern. Das gilt besonders vor dem Hintergrund, dass viele Amerikaner am Ende des Jahres noch ungenutzte Urlaubstage (auf Englisch) haben, weil sie lediglich Workations anstelle traditioneller Urlaube beantragt haben und sich daher nur unzureichend erholen konnten.

Denken Sie also bitte nicht, dass Workations traditionelle Urlaubsreisen ersetzen könnten. Stellen Sie sich Workations lieber als eine strategische Maßnahme zur Vorbeugung von Burnout vor. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wann eine Workation sinnvoll ist und wann Sie stattdessen lieber einen traditionellen Urlaub als Auszeit planen sollten.

Für wen eignet sich eine Workation?

Eine Workation passt nicht zu jeder Rolle. Sie ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Aufgaben ortsunabhängig erledigen können und auch außerhalb des Büros verlässlich erreichbar bleiben.

Prüfen Sie vorab, ob diese Voraussetzungen erfüllt sind:

• Aufgaben: Ihre Arbeit erfordert keine regelmäßige Präsenz vor Ort.

• Arbeitsweise: Sie können selbstständig und konzentriert arbeiten.

• Ausstattung: Sie haben Zugang zu einem ruhigen Arbeitsplatz, etwa in einem Coworking-Space, und stabilem Internet.

• Abstimmung: Sie können Arbeitszeiten und Erreichbarkeit klar mit Ihrem Team koordinieren.

• Zeitzone: Der Zielort passt zu wichtigen Terminen und Abstimmungen.

• Genehmigung: Ihr Unternehmen erlaubt ortsunabhängiges Arbeiten am gewünschten Ort.

Weniger geeignet ist eine Workation, wenn Sie gerade stark ausgelastet sind, viele spontane Absprachen vor Ort brauchen oder bewusst komplett abschalten möchten. In diesen Fällen ist Urlaub oft die bessere Wahl.

Ein gutes Beispiel dafür, wie ortsunabhängiges Arbeiten im großen Maßstab gelingen kann, liefert die Adventure Travel Trade Association (ATTA). Das 50-köpfige internationale Team arbeitet zu 100 % ortsungebunden. Die Organisation koordiniert Projekte und Events mit über 1.300 Mitgliedern weltweit, und das vollständig ohne festen Bürostandort. Wer wissen möchte, wie Teams diese Arbeitsweise erfolgreich umsetzen, findet in der Kundenstory der ATTA konkrete Einblicke.

Die Vorteile einer Workation

Eine Workation bietet sowohl offensichtliche Vorteile (wie Reisen ohne Urlaubsantrag) als auch unterschwellige (mehr Kreativität und Produktivität). Folgende Vorteile warten auf Sie:

• Sie können reisen, ohne sich dafür Urlaub nehmen zu müssen.

• Sie halten Fristen ein und arbeiten wie gewohnt, während Sie gleichzeitig einen neuen Ort entdecken können.

• Sie reduzieren das Burnout-Risiko und verbessern Ihre Work-Life-Balance.

• Sie steigern Ihre Produktivität und aktivieren Ihre Kreativität.

• Sie laden Ihre emotionalen und mentalen Akkus wieder auf.

• Sie kommen erfrischt und inspiriert nach Hause.

• Sie können in Ihrer Freizeit abschalten und die Gegend erkunden.

• Sie können, wenn es auf der Arbeit mal ruhiger ist, Ihre Freizeit genießen, ohne sich dafür frei nehmen zu müssen.

• Sie können Arbeitsstress reduzieren und Ihre mentale Gesundheit fördern.

Sind Workations ein Ersatz für Urlaub?

Laut dem Bureau of Labor Statistics (auf Englisch) beträgt die durchschnittliche Anzahl der Urlaubstage, die Arbeiter im Privatsektor in den USA nach einem Jahr Beschäftigung erhalten, elf Tage. Trotz der Tatsache, dass mehrere Studien (auf Englisch) gezeigt haben, wie wichtig Erholung für die Motivation im Team und das Wohlbefinden der Angestellten ist, sind die wenigen freien Tage für viele Arbeiter in Amerika kaum ausreichend planbar und werden oftmals für besondere Familienzusammenkünfte oder Notfälle aufgebraucht.

Workations sind eine mögliche Alternative, aber kein Ersatz für echtes Abschalten. Sie ermöglichen zwar Erholung an einem anderen Ort, allerdings ohne vollständige Pause von der Arbeit. Wenn die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu stark verschwimmen, kann das Burnout-Risiko sogar steigen.

Das sollte Sie jedoch nicht abhalten: Mit etwas Achtsamkeit finden Sie heraus, ob eine Workation für Sie das Richtige ist.

Nehmen Sie sich eine Workation, wenn:

• Sie für zwei Wochen oder mehr an einem anderen Ort leben und neue Erfahrungen sammeln möchten

• Sie bei Reisen an Ihren Zielort gerne Land und Leute kennenlernen wollen

• Ihnen klar ist, dass Sie während ihrer Arbeitszeit nicht als Tourist unterwegs sein können

• Sie für eine längere Zeit Ihre Familie in einem anderen Land besuchen möchten

Nehmen Sie sich Urlaub, wenn:

• Sie sich überarbeitet fühlen und eine längere Pause brauchen

• Sie einmal komplett von der Arbeit abschalten möchten

• Sie voll und ganz in einen neuen Ort eintauchen möchten

• Sie Schwierigkeiten mit Ihrer Work-Life-Balance haben und sich auf Ihr privates Leben konzentrieren möchten

Nehmen Sie ein Sabbatical, wenn:

• Sie das Gefühl haben, dass Ihre Karriere ein Plateau erreicht hat und Sie «feststecken»

• Sie neue Fähigkeiten erlernen oder die Arbeit aus einer ganz neuen Perspektive sehen möchten

• Sie auf der Suche nach einer neuen Möglichkeit sind, Produktivität und Kreativität zu verbessern

• Sie Ihre berufliche Entwicklung vorantreiben und bestimmte Karriereziele erreichen möchten

Nehmen Sie sich einen halben oder ganzen Tag frei, wenn:

• Sie etwas Bestimmtes vorhaben, z.B. einen Flieger erwischen oder Familie und Freunde besuchen

• Sie persönliche Dinge zu erledigen haben, z.b. Arztbesuche

• Sie auf Geschäftsreise sind und den Trip um einen Tag verlängern möchten

• Sie ein langes Wochenende vor sich haben und dieses noch um einen weiteren Tag erweitern möchen

Nehmen Sie sich einen Tag für die psychische Gesundheit frei, wenn:

• Sie Schwierigkeiten haben, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, oder Ihre Produktivität nachgelassen hat

• Sie sich schon bei dem Gedanken an die Arbeit gestresst fühlen oder unter dem Sonntagabendfrust leiden

• Sie sich auf der Arbeit isoliert, unsicher oder reizbar fühlen

• Sie erschöpft sind, sich von Ihrer Arbeit regelrecht vereinnahmt fühlen und Schwierigkeiten haben, abzuschalten

Nachteile und Herausforderungen einer Workation

Eine Workation kann entlasten, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich. Ohne klare Absprachen kann die Mischung aus Arbeit und Ortswechsel schnell anstrengender werden als gedacht.

Typische Stolpersteine sind:

• Verschwimmende Grenzen: Ohne klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit steigt das Risiko für Überarbeitung.

• Ablenkungen: Neue Umgebungen, Reisebegleitung oder Sehenswürdigkeiten können die Konzentration erschweren.

• Zeitverschiebungen: Bei großen Zeitunterschieden wird die Abstimmung mit dem Team aufwändiger.

• Erreichbarkeitsdruck: Viele fühlen sich verpflichtet, ständig verfügbar zu sein.

• Arbeitsbedingungen: Lärm, instabiles Internet oder fehlende Ausstattung beeinträchtigen die Produktivität.

• Organisationsaufwand: Planung und Koordination vor und während der Reise kosten zusätzliche Zeit.

Damit eine Workation gut funktioniert, brauchen Sie realistische Erwartungen, einen passenden Zeitpunkt und ein Setup, mit dem Sie konzentriert arbeiten können.

Rechtliche Rahmenbedingungen für eine Workation

Bevor Sie eine Workation planen, sollten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen mit Ihrem Unternehmen klären. Eine Workation ist in der Regel kein rein privater Reiseentschluss, sondern eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens, die abgestimmt werden muss.

Besonders wichtig sind diese Punkte:

• Zustimmung: Ihr Arbeitgeber muss der Workation ausdrücklich zustimmen.

• Arbeitsvereinbarung: Regeln Sie Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Verantwortlichkeiten schriftlich.

• Steuern und Sozialversicherung: Prüfen Sie Meldepflichten und Abgaben am Zielort.

• Datenschutz: Klären Sie Vorgaben zur Nutzung von Unternehmensgeräten und -daten.

• Einreisebestimmungen: Informieren Sie sich über Visa- und Aufenthaltsregeln des Ziellandes.

• Kostenverteilung: Vereinbaren Sie, wer Reise-, Unterkunfts- und Arbeitskosten trägt.

Welche Regeln gelten, hängt vom Land, von der Dauer und von Ihrer Rolle ab. Holen Sie deshalb vor der Buchung eine interne Freigabe ein und lassen Sie Sonderfälle bei Bedarf rechtlich prüfen.

So planen Sie Ihre Workation

Wenn Sie sich für eine Workation entscheiden, gibt es einige Dinge zu beachten, wie zum Beispiel die Frage, ob Ihr Arbeitsplatz für diese Idee die entsprechenden Möglichkeiten bietet. Sobald Sie die Genehmigung Ihres Vorgesetzten haben, sollten Sie auch darüber nachdenken, wohin Sie reisen möchten und wie Sie dort die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben festlegen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie eine Workation planen können, gleichermaßen produktiv und erholsam ist.

1. Besprechen Sie Ihre Idee mit Ihrem Vorgesetzten

Bevor Sie mit den Planungen beginnen, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass Ihr Unternehmen für dieses Konzept auch offen ist. Einen Hinweis geben hier schon einmal die Unternehmenskultur und die Richtlinien zum ortsunabhängigen Arbeiten. Sie sollten auch Ihre Rolle in Betracht ziehen und sich fragen, ob Sie außerhalb des Büros Ihren Verpflichtungen noch vollständig nachkommen können.

Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie eine Workation nehmen möchten, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Hierbei müssen Sie noch nicht in die Details gehen, die können Sie später besprechen. Beim ersten Gespräch sollten Sie Ihre Idee erst einmal vorschlagen und die Vor- und Nachteile einer Workation, deren Bedeutung für Sie und die positiven Auswirkungen für das Unternehmen erläutern.

2. Wohin soll es gehen?

Sobald Ihr Vorgesetzter sich mit Ihrer Workation einverstanden erklärt hat, können Sie mit der Planung beginnen. Es gibt zwei wichtige Faktoren, die Sie bedenken sollten, während Sie Ihre Workation planen: das Wo und das Wann.

Für das Wann sollten Sie einen Blick auf Ihren Kalender werfen. Vermeiden Sie es, Ihre Workation in einer besonders hektischen Woche, wie während der Saison oder während eines neuen Großprojekts, zu nehmen. Wenn es in Ihrer Branche ruhigere Zeiten gibt, sollten Sie Ihren Trip entsprechend planen.

Und das Wo sollte für ortsunabhängiges Arbeiten ausgelegt sein. Ein Ort ohne leichten Internetzugriff, zum Beispiel, würde sich wohl kaum zum Arbeiten eignen. Sie sollten Folgendes bedenken:

• Besteht eine zuverlässige Internetverbindung?

• Entspricht die Zeitzone an Ihrem Zielort der Zeitzone Ihres Unternehmens?

• Könnten Sie den ganzen Tag an diesem Ort arbeiten, oder würden Ablenkungen Ihnen die Arbeit erschweren?

• Wie ist die Unterkunft? Würde sie sich als Arbeitsplatz eignen?

• Welche lokalen Aktivitäten gibt es? Passen sie zu Ihrem Zeitplan?

3. Arbeiten Sie mit Ihrem Vorgesetzten und Ihrem Team einen Plan aus

Sobald Sie wissen, wann und wohin Sie verreisen werden, sollten Sie sich noch einmal mit Ihrem Vorgesetzten und Ihrem Team zusammensetzen. Dieses Mal geht es um die Logistik Ihrer Workation, einschließlich aller Informationen, die Ihre Kollegen haben sollten, während Sie nicht im Büro sind. Dazu gehören folgende Punkte:

• Wann sind Sie weg und wann kehren Sie ins Büro zurück?

• In welcher Zeitzone werden Sie arbeiten? Und wie weit liegen Ihre und die Zeitzone Ihres Unternehmens auseinander?

• Zu welchen Uhrzeiten arbeiten Sie und zu welchen Uhrzeiten arbeiten Sie nicht (falls die Zeitzonen weiter auseinanderliegen)?

• Wie sind Sie während Ihrer Workation am besten zu erreichen?

• An wen sollen sich Ihre Kollegen wenden, wenn sie Sie im Notfall nicht erreichen können?

• Gibt es irgendwelche Aufgaben, die Sie während Ihrer Abwesenheit delegieren möchten, wie beispielsweise die Moderation betrieblicher Meetings?

4. Setzen Sie sich klare Grenzen und bleiben Sie produktiv

Okay, Sie haben mit Ihrem Vorgesetzten alles abgesprochen, Sie haben den perfekten Zielort gefunden und mit Ihrem Team über die Logistik gesprochen. Sie sind am Zielort angekommen. Was nun?

Es kann verführerisch sein, jetzt in den Ferienmodus zu schalten, schließlich sind Sie an einem fremden Ort, es gibt viel zu sehen und zu tun. Aber denken Sie daran, Sie sind hier, um zu arbeiten und Spaß zu haben. Richten Sie sich selbst auf Erfolg aus, indem Sie sich Grenzen setzen (und diese auch einhalten), und zwar auf die gleiche Weise, wie Sie es auch im Homeoffice tun würden.

Wenn Sie mit Ihrer Familie unterwegs sind, könnte das bedeuten, dass Sie klare Arbeitszeiten und Feierabende festlegen. Wenn Sie allein reisen, könnten Sie sich eine produktive Morgenroutine zulegen, um in den Arbeitsmodus zu kommen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Möglichkeiten, während Ihrer Workation produktiv zu bleiben:

• Nutzen Sie Organisationstechniken, um produktiv zu bleiben.

• Halten Sie sich an einen festgelegten Zeitplan, wann Sie online und wann Sie offline sein werden.

• Schaffen Sie sich eine optimale Arbeitsumgebung für Ihren Job.

• Nutzen Sie Zeitmanagement-Techniken wie das Eisenhower-Prinzip oder die Pomodoro-Technik, um Ihre Arbeit zu organisieren.

• Bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt mit Ihrem Team, während Sie abwesend sind.

• Legen Sie Richtlinien für die Kommunikation mit Ihrem Team fest und halten Sie sich daran.

• Planen Sie Fokuszeiten ein und nutzen Sie Fokus-Trigger (wie zum Beispiel das Hören einer bestimmten Musik), um Ablenkungen zu minimieren

5. Genießen Sie Ihre Zeit

In einer modernen technologisierten Welt fällt es uns nicht nur als Beschäftigte sondern auch als Privatmensch nicht leicht, einfach einmal abzuschalten, obwohl wir Freiräume in heutiger Zeit dringend brauchen.

Expedias Studie zu Entbehrungen im Urlaub (auf Englisch) fand 2022 heraus, dass es Amerikanern während des Urlaubs schwerfällt, abzuschalten, dass sie oftmals ihre Arbeitslaptops mitnehmen, wenn sie verreisen, und während ihrer Freizeit an Zoom-Meetings teilnehmen.

Es kann schwierig sein, Distanz zu seiner Arbeit aufzubauen, aber es ist keine Schande, wenn man mal eine Pause braucht. Workations sind zu gleichen Teilen Arbeit und Urlaub, also sollten Sie in Ihrer Freizeit von den vielen Möglichkeiten profitieren, die Ihnen Ihr neuer Aufenthaltsort bietet. Schalten Sie von Ihrer Arbeit ab und halten Sie sich an die Grenzen, die Sie zuvor gesteckt haben. Ihr künftiges (entspanntes und erfrischtes) Selbst wird es Ihnen danken.

Workations produktiv gestalten, mit dem richtigen Aufgabenmanagement

Eine Workation funktioniert besser, wenn Ihr Team Arbeit an einem zentralen Ort plant, statt Informationen über Chats, Postfächer und einzelne Dateien zu verteilen.

Das zeigt auch das Beispiel der Adventure Travel Trade Association (ATTA). Die gemeinnützige Organisation koordiniert mit über 1.300 Mitgliedern weltweit Projekte und Events, und das mit einem rund 50-köpfigen Team, das vollständig ortsunabhängig arbeitet. Vor der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe verloren Projektverantwortliche regelmäßig Zeit, weil Informationen auf verschiedene Plattformen verteilt waren.

Durch den Einsatz von Asana als zentrale Plattform konnte das Team die Projektplanung deutlich beschleunigen und wiederverwendbare Vorlagen einführen. Neue Teams, etwa das Klimateam mit Mitgliedern in drei Regionen, profitieren davon, dass Dokumente und Entscheidungen an einem Ort gebündelt sind. Gerade für eine Workation ist das entscheidend: Wenn Aufgaben und Zuständigkeiten transparent einsehbar sind, können Sie von jedem Ort aus produktiv arbeiten.

Besonders hilfreich sind dabei einfache Standards für die Zusammenarbeit:

• Vorlagen für wiederkehrende Abläufe

• klare Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe

• ein zentraler Ort für Dokumente, Entscheidungen und nächste Schritte

• gemeinsame Projektansichten für Meetings und Status-Updates

• transparente Aufgabenlisten, damit Absprachen nicht in Nachrichten verloren gehen

Wenn Sie Ihre nächste Workation mit einem klaren System für Aufgaben und Kommunikation vorbereiten möchten, können Sie mit Asana jetzt loslegen.