Ratschläge: 4 Teamleiter verraten ihre Best Practices zur Erstellung eines Ressourcenmanagementplans

Fällt es Ihnen schwer, die Ressourcen für Ihr nächstes Projekt zu verteilen? Führungskräfte stehen oft vor der Herausforderung, ihr Team weder zu überfordern noch zu unterfordern. Oft scheint es jedoch so, als würde man den Durchblick bei der Ressourcenplanung verlieren. Die Entwicklung eines Ressourcenmanagementplans schafft in solchen Fällen Abhilfe und gibt Ihnen einen kontinuierlichen Einblick in die Arbeitsbelastung Ihrer einzelnen Mitarbeiter und Ihres Teams. So können Sie alle Ihre Ressourcen effektiv ausgleichen und erhalten einen vollständigen Überblick darüber, wie Ihr Team seine Ziele umsetzt.

Was ist ein Ressourcenmanagementplan?

Ein Ressourcenmanagementplan wird verwendet, um jede Art von Ressource, die Sie für Ihr Projekt benötigen, zu verwalten und zu verteilen. Ein effektiver Plan beschreibt die spezifischen Ressourcen (einschließlich Personalressourcen, finanzielle Ressourcen, technische Ressourcen und physische Ressourcen) und Aktivitäten, die während des Verlaufs eines Projekts oder einer Initiative erforderlich sind. Er dient als Orientierungshilfe, indem er eine umfassende Sicht auf die Arbeitsbelastung der Teams ermöglicht und alle Informationen an einem Ort vereint. Dadurch können Sie jede Ressource auf eine einfache Weise verwalten, planen und zuweisen und gleichzeitig die Produktivität des Teams maximieren. Wenn Sie lernen, wie Ressourcen im Projektmanagement verteilt werden, sind Sie (und Ihr Team) in der Lage, Projekte effektiv durchzuführen.

Hinweise zum Ressourcenmanagement von vier Teamleitern

Was ist besser, als ein Leitfaden zur Ressourcenverteilung im Projektmanagement? Wie wäre es mit nützlichen Ratschlägen aus der täglichen Praxis von vier Teamleitern mit unterschiedlichen Hintergründen und Herausforderungen? Im Folgenden erfahren Sie mehr über den Umgang mit einem Ressourcenmanagementplan und erhalten Beispiele aus der täglichen Arbeit von Jenny, Ariel, Reigan und Eric.

Jenny Thai, Head of Content, Marketing

Was ist für Sie die größte Herausforderung beim Ressourcenmanagement und wie bewältigen Sie diese?

Eine große Herausforderung, mit der ich bei der Verteilung und Verwaltung der Ressourcen konfrontiert bin, besteht darin, einen Überblick über die Arbeitsauslastung meines Teams zu erhalten. Dafür benötige ich eine genaue Übersicht über alle laufenden und bevorstehenden Projekte.

Um diese Herausforderung zu bewältigen, schaue ich mir zunächst die Roadmap der bevorstehenden Produkteinführungen und Kampagnen an und ermittle dann den Personalbedarf auf Projektebene im Vergleich zu den einzelnen erwarteten Ergebnissen. Ich verwalte alles in einem Arbeitsmanagent-Tool, in dem ein Portfolio mir alle Projekte anzeigt, an denen mein Team jedes Quartal arbeitet. Für kleinere Content-Projekte oder ungeplante Arbeiten habe ich im gleichen Arbeitsmanagement-Tool einen Prozess eingerichtet, mit dem die Mitarbeiter Unterstützung bei der Erstellung von Inhalten anfordern können. Jetzt kann ich neue Anfragen einfach verwalten und die Bedürfnisse, Fristen und Prioritäten ermitteln.

Wenn es um die Personalbesetzung von Projekten oder die Zuteilung von Ressourcen geht, ist das eine Kunst und Wissenschaft gleichermaßen. Ich versuche dafür zu sorgen, dass die verfügbare Kapazität eines Mitarbeiters mit dem Umfang der zugewiesenen Aufgabe übereinstimmt. Außerdem achte ich darauf, Projekte zuzuweisen, die mit den individuellen Fähigkeiten und Karrierezielen der Person übereinstimmen.

Was sind Ihre drei wichtigsten Tipps für die Erstellung und Verwaltung eines Ressourcenmanagementplans?
  1. Finden Sie proaktiv heraus, welche Projekte gerade anstehen. Die meisten Projekte meines Teams werden von anderen Teams angestoßen. Daher ist es wichtig, Partner aus anderen Bereichen zu kontaktieren und eine ganzheitliche Sicht auf das zu erhalten, was auf uns zukommt.
  2. Sorgen Sie dafür, dass jedes Teammitglied mindestens ein großes Projekt (z. B. eine Marketingkampagne) auf dem Tisch hat und runden Sie das Arbeitspensum mit wöchentlichen und alltäglichen Aufgaben ab. Das minimiert den Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten und sorgt gleichzeitig für Abwechslung.
  3. Melden Sie sich häufig bei Ihrem Team, damit Sie das Arbeitspensum aller Personen kennen und Anpassungen vornehmen können. Sorgen Sie stets für einen direkten Draht zu allen Beteiligten. Auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass Ihre Ressourcenpläne aktuell bleiben, falls unerwartete Änderungen oder Ereignisse auftreten.

Ariel Ross, Integrated Brand Producer, Design

Was ist für Sie die größte Herausforderung beim Ressourcenmanagement und wie bewältigen Sie diese?

Die größte Herausforderung, die sich mir beim Ressourcenmanagement stellt, besteht darin, einen akkuraten Überblick über die Arbeitsvorgänge meines Teams, unsere Kapazitäten und den Status der Projekte zu erhalten. Dabei sind zahlreiche Feinheiten zu berücksichtigen, denn jeder einzelne Mitarbeiter hat sein eigenes Tempo und seine eigenen Stärken. Ich muss herausfinden, wer die beste Person für ein bestimmtes Projekt ist und diese dann damit beauftragen.

Es ist wichtig, dass die Kommunikation mit den Teammitgliedern ständig verbessert wird. Deshalb sorge ich dafür, dass alle auf dem selben Stand sind, indem ich mich regelmäßig bei jedem melde, Stand-up-Meetings organisiere und persönliche Gespräche führe. Außerdem versuche ich, einen Überblick über die Aufgaben aller Beteiligten zu bekommen, um mich auf die Gespräche vorzubereiten. Für Produktionsprozess meines Teams erstelle ich Zeitleisten und erhalte so einen klaren Überblick darüber, wer wofür verantwortlich ist und was die nächsten Schritte sind.

Was sind Ihre drei wichtigsten Tipps für die Erstellung und Verwaltung eines Ressourcenmanagementplans?
  1. Holen Sie von wichtigen Beteiligten aus verschiedenen Bereichen Feedback zu Ihrem Workback-Plan ein. So können Sie Ihr Team aufeinander abstimmen und realistische Erwartungen und Zeitvorgaben im Voraus festlegen.
  2. Verfolgen Sie den Fortschritt in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool (insbesondere mithilfe Ihrer Zeitleiste). Behalten Sie die zugewiesenen Aufgaben Ihrer Teammitglieder im Blick und nutzen Sie Ihre Zeitleiste, um festzustellen, ob Sie bei eventuellen Hürden helfen können.
  3. Beobachten Sie, wie Ihr Arbeitsmanagement-Tool von Ihrem Team einsetzt wird. Einige Teammitglieder werden vielleicht das Gesamtbild betrachten, während andere sich auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren. Passen Sie Ihren Arbeitsstil an die Arbeitsweise Ihres Teams an.

Eric Pelz, Engineering Manager, Produktteam

Was ist für Sie die größte Herausforderung beim Ressourcenmanagement und wie bewältigen Sie diese?

Eine Herausforderung ist, dass mein Team parallel arbeitet. Daher stelle ich mir die Frage: „Wie kann ich das Ergebnis meines Entwicklerteams maximieren?” Ich muss mich darauf konzentrieren, ein Gleichgewicht zwischen unseren Zielen und den damit verbundenen Risiken zu erreichen.

In unseren regelmäßigen Teambesprechungen nutze ich die Zeit dafür, die Arbeit aller Beteiligten in einer Liste zusammenzufassen. Anhand der Liste erkennen wir, woran wir in den nächsten Wochen arbeiten und wie die Teammitglieder dazu stehen. Anschließend setzen wir das Gelernte in unserem Arbeitsmanagement-Tool um. Dabei ist es besonders wichtig, alles an einer Stelle klar zu dokumentieren.

Alles wird in unserem Arbeitsmanagement-Tool erfasst, einschließlich der Abwesenheitsmeldungen. So sehen wir auf einen Blick, welche Ressourcen wann zur Verfügung stehen werden und es gibt mir die Möglichkeit, strategisch zu planen. Kurz vor dem Wochenende oder bei mehreren Abwesenheiten im Büro werden wir kein größeres Projekt beginnen.

Was sind Ihre drei wichtigsten Tipps für die Erstellung und Verwaltung eines Ressourcenmanagementplans?
  1. Falls Sie ein Projekt oder eine Aufgabe mit erhöhtem Risiko vor sich haben, schreiben Sie es sofort auf. Mit dieser Art von Notizen schützen Sie sich selbst und vermeiden jegliche Worst-Case-Szenarien oder sonstige Risiken.
  2. Bleiben Sie flexibel. Betrachten Sie Ihren Plan nicht als eine einmalige Aufgabe, die Sie einfach von Ihrer Liste abhaken können. Lernen Sie immer wieder, planen Sie neu und justieren Sie nach, um Ihren Ressourcenmanagementplan im Laufe der Zeit zu optimieren.
  3. Betrachten Sie das Denken im Team als gemeinschaftliche Aktivität. Jedes Mitglied Ihres Teams sollte ermutigt werden, die eigene Meinung zu teilen, Empfehlungen auszusprechen und andere zu informieren, wenn seine aktuellen Kapazitäten beschränkt sind. Ressourcenmanagement ist nicht die Aufgabe einer einzelnen Person, sondern eine Gruppenleistung.

Reigan Combs, Head of Life Cycle Marketing and Global Campaigns, Marketing

Was ist für Sie die größte Herausforderung beim Ressourcenmanagement und wie bewältigen Sie diese?

Eine große Herausforderung, die sich mir beim Ressourcenmanagement stellt, ist die richtige Einschätzung von Anfragen. Für jede Anfrage muss ich die geeignete Person identifizieren und dabei die freien Kapazitäten der Teammitglieder berücksichtigen. Ich frage mich oft: „Wer bringt die besten Voraussetzungen mit und kennt sich am besten aus, um diese spezielle Anfrage zu übernehmen?

Mein Team erstellt jeden Monat eine Übersicht über seine fünf Top-Prioritäten, damit ich seine Kapazität bewerten kann. Dabei geht es vor allem um die Ermittlung der Projekte, die für jede Person am sinnvollsten sind. Ein Projekt für ein bereits bestehendes Vorhaben eignet sich zum Beispiel besser für einen neuen Mitarbeiter. Ein komplexeres Projekt hingegen dürfte sich wohl eher für einen länger beschäftigten Mitarbeiter eignen.

Kürzlich habe ich in meinem Arbeitsmanagement-Tool ein Projekt erstellt, das mir eine Übersicht über einen redaktionellen Kalender bietet. Ich sehe alle E-Mail-Kampagnen, an denen mein Team arbeitet und bekomme einen schnellen Überblick darüber, wann eine Kampagne gestartet wird und wer dafür verantwortlich ist.

Was sind Ihre drei wichtigsten Tipps für die Erstellung und/oder Verwaltung eines Ressourcenmanagementplans?
  1. Optimieren Sie Ihren Arbeitsprozess. Besonders wenn mehrere Anfragen gleichzeitig auf Ihrem Schreibtisch landen, fühlt man schnell überfordert. Versuchen Sie, diesen Prozess durch digitale Formulare zu vereinfachen.
  2. Treffen Sie sich wöchentlich mit Ihrem Team. Machen Sie sich ein Bild davon, wie Ihre Teammitglieder über ihr aktuelles Arbeitspensum denken und mit wie viel Arbeit sie sich wohl fühlen.
  3. Bestimmen Sie Ihre Prioritäten. Schauen Sie sich die fünf wichtigsten Prioritäten Ihres Teams im Monat an und finden Sie heraus, auf welche Art von Arbeit sich jede Person konzentriert. Beobachten Sie die Prioritäten Ihres Teams auf wöchentlicher Basis und achten Sie darauf ob sich etwas geändert hat, um bei Bedarf neue Prioritäten festzulegen.

Bereit zur Erstellung eines Ressourcenmanagementplans?

Die Wahl des richtigen Tools für Ihren Ressourcenmanagementplan – in dem alle Informationen untergebracht werden können – ist von entscheidender Bedeutung für Ihren Erfolg. Die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools bietet Ihnen eine Gesamtübersicht und lässt bei Bedarf Anpassungen zu. Es hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Ressourcen zu behalten und Verzögerungen zu vermeiden. Achten Sie darauf, Zeitpläne zu erstellen und jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zuzuweisen, um Transparenz zu schaffen und das Risiko für Burnout unter Ihren Mitarbeitern zu minimieren. Machen Sie sich bewusst, dass Plananpassungen im Zuge von Veränderungen in Ordnung sind. Achten Sie nur darauf, kontinuierlich mit Ihrem Team zu kommunizieren

Sobald Ihr Ressourcenmanagementplan erstellt ist und Sie Ihre Ressourcen zugeteilt haben, denken Sie immer daran, die Erfolge der Mitarbeiter zu erkennen und hervorzuheben. Indem Sie den Erfolg Ihres Teams zelebrieren, sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter engagiert und produktiv bleiben.

Um dasselbe Tool wie Jenny, Ariel, Reigan und Eric zu benutzen, werfen Sie einen Blick auf Asana und erledigen Sie Ihre Arbeit damit schneller.